Procedura przeglądu i usuwania danych osobowych w związku z ZFŚS

Proceduraprzeglądu i usuwania danych osobowych przetwarzanych w związku zgospodarowaniem środków z ZFŚS

1. Niniejsza Procedura została wprowadzona w związku z koniecznością realizowania obowiązków wymienionych w art. 8 ust. 1d ustawy z 4 marca 1984 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1688).

2. Ilekroć mowa o:

a) pracodawcy - należy przez to rozumieć Fabryka Mebli "Dąb" Sp. z o.o.

b) Funduszu, ZFŚS - należy przez to rozumieć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

c) Zakładowej Komisji Świadczeń Socjalnych (ZKŚS) - należy przez to rozumieć zespół rozstrzygający sprawy socjalne

d) procedurze - należy przez to rozumieć niniejszą Procedurę przeglądu i usuwania danych osobowych przetwarzanych w związku z gospodarowaniem środków z ZFŚS.

3. Dane osobowe, udostępniane pracodawcy przez osobę uprawnioną w celu skorzystania ze świadczenia z ZFŚS, ulgowej usługi, dopłaty z ZFŚS i ustalenia ich wysokości, mogą być przetwarzane przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres 5 lat niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

4. Pracodawca jest zobowiązany do dokonywania przeglądu danych osobowych przetwarzanych w związku z gospodarowaniem środkami ZFŚS, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania.

5. Przegląd, o którym mowa w ust. 4 powyżej może być dokonywany przez członków Zakładowej Komisji Świadczeń Socjalnych.

6. Przegląd, o którym mowa w ust. 4 dokonywany jest do końca marca każdego roku. W razie potrzeby może być on dokonywany częściej.

7. Okres przechowywania poszczególnych danych osobowych określa Fabryka Mebli "Dąb" Sp. z o.o..

8. W razie wątpliwości co do wymaganego okresu przechowywania poszczególnych danych osobowych członkowie ZKŚS zobowiązani są zwrócić się do Działu Prawnego z zapytaniem co do wymaganego okresu przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celów, dla których zostały one zebrane.

9. Dane osobowe powinny być usunięte w sposób uniemożliwiający ich ponowne odczytanie i w sposób zapewniający zachowanie poufności tych informacji. W szczególności dane zapisane na nośnikach papierowych (dokumenty), powinny zostać zniszczone w niszczarce.

10. Do przetwarzania danych osobowych w związku z przyznawaniem świadczeń z ZFŚŚ i ustalaniem ich wysokości, mogą zostać dopuszczone jedynie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Niniejsza Procedura wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2024 r.