Procedura przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa od sygnalistów

Procedura przyjmowania zewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa od sygnalistów w podmiocie publicznym

Zakres stosowania procedury

1. Procedura dotyczy zgłoszeń naruszeń prawa w innych podmiotach, które znajdują się w dziedzinie należącej do zakresu naszego działania.

2. Jeżeli zgłoszenie należy do zakresu działania innego organu publicznego, przekażemy to zgłoszenie do właściwego podmiotu.

3. W ramach naszej Procedury zgłoszeń wewnętrznych, można zgłaszać naruszenia prawa dotyczące naszej organizacji, w kontekście związanym z wykonywaną dla nas pracą lub przed nawiązaniem z nami stosunku pracy.

4. Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego, który dotyczy podmiotu, w którym doszło do naruszenia prawa, zachęcamy do skorzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych tego podmiotu, szczególnie wtedy, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu.

5. Jeżeli obawia się Pan/Pani działań odwetowych ze strony podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie, można dokonać zgłoszenia zewnętrznego, z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego.

6. Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego, może Pan/Pani skorzystać z poufnej porady upoważnionego przez nas pracownika. W tym celu proszę skorzystać z danych kontaktowych podanych poniżej.

Sposób przekazania zgłoszenia – dane kontaktowe¹

1. Zgłoszenie może być dokonane:

• na ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa z dopiskiem "Zgłoszenie Sygnalisty";

• poprzez e-mail na adres [email protected];

• poprzez naszą elektroniczną skrzynkę podawczą lub /epuap;

• za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji pod adresem www.przykladowa.firma.pl/zgloszenia;

• ustnie - telefonicznie lub elektroniczne poprzez komunikator Skype: sygnalista_przykladowa;

• ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania od Pana/Pani wniosku o taką formę zgłoszenia.

2. Za Pana/Pani zgodą zgłoszenie ustne będzie dokumentowane w formie:

• nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

• dokładnej transkrypcji rozmowy, lub

• protokołu rozmowy, odtwarzającego jego dokładny przebieg.

3. W przypadku zgody na udokumentowanie ustnego zgłoszenia, może Pan/Pani dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.

4. Wskazane kanały komunikacji:

• są niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach naszej zwykłej działalności;

• zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych;

• pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego.

Treść zgłoszenia

Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

1. szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa;

2. dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);

3. dane identyfikacyjne, o ile zgłoszenie nie jest anonimowe;

4. dane umożliwiające kontakt, jeżeli chce być Pan/Pani informowana o wynikach naszych działań w związku z otrzymanym zgłoszeniem.

Ochrona Sygnalisty

1. Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym Jan Kowalski, Anna Nowak, Piotr Wiśniewski, Maria Zielińska, Tomasz Malinowski, Katarzyna Wójcik, Andrzej Kowalczyk itp. Dotyczy to także przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Przykładowa Firma Sp. z o.o. lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w Przykładowa Firma Sp. z o.o. lub już po ich ustaniu.

2. Zapewniamy ochronę Sygnalistów poprzez:

1. ochronę Pani/a tożsamości, chyba że otrzymamy od Pani/a wyraźną zgodę na ujawnienie Pani/a danych;

2. jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, zapewnimy także ochronę poufności ich tożsamości;

3. udział w procesie rozpatrywania bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;

4. zapewnienie, że dostęp do Pana/Pani danych oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów.

3. Na Pana/Pani żądanie wydamy w terminie 7 dni od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że podlega Pan/Pani ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie o ochronie sygnalistów.

4. Dokonanie przez Pana/Panią zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie tajemnicy przedsiębiorstwa, tajemnicy handlowej, tajemnicy zawodowej, tajemnicy bankowej oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy Przykładowa Firma Sp. z o.o., pod warunkiem że miał Pan/Pani uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą o sygnalistach.

5. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ustępie powyżej, może Pan/Pani wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

6. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

7. W przypadku podjęcia wobec Pana/Pani działań odwetowych, ma Pan/Pani prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż 10 000 zł) lub prawo do zadośćuczynienia.

8. Może Pan/Pani przekazać zgłoszenie anonimowo.

9. Środki ochrony sygnalisty opisane w Procedurze oraz przepisach, dotyczą także:

• osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;

• osoby prawnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

10. W związku z przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych zapewniamy ochronę poufności tożsamości osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Naruszenia prawa, któr