Procedura użytkowania samochodów służbowych

Procedura przyznawania i użytkowania samochodów służbowych

Definicja samochodów służbowych

§1

Samochodami służbowymi w Global Corp, objętymi niniejszą procedurą, są pojazdy będące w dyspozycji (na podstawie umowy leasingu) Global Corp i użytkowane przez pracowników Global Corp na podstawie umowy użytkowania nr GCS/2023/05/01 z dnia 15.05.2023 r., zawartej pomiędzy Global Corp a LeasePlan Fleet Management.

Cel przyznawania samochodów służbowych

§2

Samochody służbowe przyznawane są w celu ułatwienia wypełniania obowiązków służbowych pracowników Global Corp.

Podstawowe zasady przydziału

§3

Samochód służbowy może być przydzielony pracownikowi z uwagi na:

1) charakter pracy i częste wyjazdy służbowe;

2) specyfikę stanowiska pracy oraz ze względu na zajmowanie kluczowych stanowisk w firmie.

Szczegółowe zasady przydziału

§4

1. Przydział samochodu służbowego występuje w dwóch formach:

1) stały przydział samochodu służbowego – decyzją Prezesa Zarządu Global Corp;

2) okresowy przydział samochodu służbowego – decyzją Dyrektora Departamentu, w którego zarządzie znajdują się samochody służbowe przeznaczone do realizacji zadań określonych w regulaminie organizacyjnym.

2. Członkowie Zarządu spółki posiadają prawo do użytkowania samochodów służbowych wynikające z zapisów kontraktów menedżerskich. Postanowienia niniejszej procedury nie obejmują samochodów służbowych użytkowanych przez członków Zarządu spółki.

3. Samochody służbowe są przyznawane do użytkowania określonym przez Zarząd spółki menedżerom wyższego szczebla (dyrektorom departamentów) oraz wytypowanym przez dyrektorów departamentów i zatwierdzonym przez Zarząd spółki menedżerom niższego szczebla (kierownikom działów), dla których samochód służbowy jest niezbędnym narzędziem pracy.

4. Pozostałe samochody służbowe są przeznaczone do użytkowania przez poszczególne komórki organizacyjne Global Corp, które będą wykorzystywać pojazdy do realizacji zadań określonych w regulaminie organizacyjnym spółki.

5. W komórkach tych samochody okresowo użytkować mogą różni pracownicy – każdorazowo określeni przez dyrektora danej komórki.

6. Dyrektor danej komórki określa zadania pracownika, do których realizacji niezbędne jest korzystanie z samochodu służbowego, oraz każdorazowo okres jego użytkowania.

7. Dyrektor komórki określa również zbiorczą listę pracowników, którzy mogą użytkować samochody służbowe.

8. Okres użytkowania samochodu służbowego, o którym mowa w ust. 5, może być determinowany zakończeniem zadania (zadań) przez danego pracownika.

9. Do pracowników korzystających okresowo z samochodów służbowych odnoszą się wszystkie postanowienia niniejszej procedury.

10. Określenie rodzaju udostępnianych samochodów leży w gestii Zarządu spółki i może zostać zmienione przez Zarząd bez konieczności wcześniejszego informowania pracowników.

Ogólna odpowiedzialność użytkownika

§5

1. Wszyscy użytkownicy samochodów są odpowiedzialni za użytkowany pojazd i są zobowiązani do należytego dbania o pojazd i jego wyposażenie.

2. Użytkownicy pojazdów zostaną dodatkowo przeszkoleni przez LeasePlan Fleet Management w zakresie procedur postępowania w trakcie użytkowania samochodu.

3. Wszystkich użytkowników samochodów służbowych obowiązują Zasady Postępowania Global Corp, które stanowią załącznik nr 1 do niniejszej procedury.

4. Zasady Postępowania Global Corp stanowią integralną część niniejszej procedury.

5. Zarząd spółki zachowuje prawo do odebrania samochodu każdemu użytkownikowi, który nie będzie respektował zasad zawartych w niniejszej procedurze.

6. Osobom mającym w ciągu 12 miesięcy dwa wypadki, w których użytkownik został uznany za winnego przez policję lub ubezpieczyciela, Zarząd spółki może cofnąć prawo do korzystania z samochodów.

7. Pracownik, któremu zostaje wydany samochód wraz z wyposażeniem, jest odpowiedzialny za wydane mienie i odpowiada na zasadach określonych w rozdziale II działu piątego Kodeksu pracy („Odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi”).

Koordynacja polityki samochodowej

§6

1. Global Corp do ogólnej koordynacji spraw związanych z użytkowaniem pojazdów floty samochodowej oraz do koordynacji współpracy z LeasePlan Fleet Management wyznacza pracownika działu Administracji.

2. Wszelkie sprawy związane z użytkowaniem samochodów powinny być co do zasady realizowane w kontakcie z koordynatorem floty – pracownikiem działu Administracji.

3. W poszczególnych komórkach posiadających samochody służbowe do użytku związanego z wykonywaniem zadań określonych w regulaminie organizacyjnym tych jednostek bieżącymi sprawami związanymi z użytkowaniem samochodów służbowych i współpracą z koordynatorem floty LeasePlan Fleet Management zajmuje się osoba wyznaczona przez dyrektora danego departamentu.

Dopuszczalność użytkowania dla celów prywatnych

§7

W ramach udostępnienia samochodu służbowego danemu pracownikowi i jednoczesnego przyznania pojazdu do stałego użytku osobistego, możliwe jest również dodatkowe korzystanie z pojazdu dla celów prywatnych.

Ograniczenia związane z użytkowaniem samochodów służbowych

§8

1. Do korzystania z samochodów służbowych są uprawnieni jedynie pracownicy spółki Global Corp.

2. Samochód nie może być udostępniany członkom rodziny użytkownika.

3. Inna osoba (np. członek rodziny) jedynie w wyjątkowych przypadkach (np. nagłej choroby) może prowadzić samochód służbowy, zawsze pod warunkiem uzyskania zgody przełożonego i pracownika koordynującego sprawy związane z użytkowaniem pojazdów floty samochodowej.

4. Użytkownik samochodu służbowego jest zobowiązany do natychmiastowego zwrotu powierzonego mu samochodu na okres urlopu wypoczynkowego, urlopu bezpłatnego, zwolnienia lekarskiego trwającej dłużej niż 30 dni lub na każde inne żądanie Pracodawcy.

5. Wszelkie inne obustronne uzgodnienia mają moc tylko w formie pisemnej.

Podstawowe zasady bezpieczeństwa

§9

1. Użytkownik samochodu służbowego nie powinien pozostawiać samochodu w miejscach powszechnie uważanych za niebezpieczne.

2. Użytkownik samochodu służbowego zawsze powinien zamykać samochód i włączać alarm.

3. Użytkownik samochodu służbowego nie powinien pozostawiać w samochodzie dokumentów samochodu, a także innych dokumentów, których pozostawienie z jednej strony mogłoby sprzyjać narażeniu na uszkodzenie samochodu w wyniku włamania lub próby włamania, z drugiej zaś strony – narazić spółkę lub klienta/kontrahenta Global Corp na straty związane np. z utratą istotnych lub poufnych informacji lub danych przechowywanych w samochodzie.

4. Użytkownik samochodu służbowego nie powinien pozostawiać w samochodzie żadnych sprzętów i urządzeń (laptopa, telefonu komórkowego, tableta, nawigacji itp.).

5. Ze względu na zwiększone potencjalne niebezpieczeństwo uszkodzenia samochodu w wyniku włamania lub próby włamania użytkownik nie powinien w samochodzie pozostawiać również pustych teczek, toreb, segregatorów itp.

6. Niestosowanie się do powyższych zasad powoduje odpowiedzialność, o której mowa w § 5.

Koszty eksploatacji samochodów

§ 10

1. Zgodnie z umową użytkowania, o której mowa w § 1, Global Corp pokrywa koszty związane z eksploatacją samochodu.

2. Zakupy paliwa do samochodów służbowych Global Corp są realizowane w formie bezgotówkowej, przy użyciu karty flotowej. Spółka w tym zakresie prowadzi współpracę z Orlen.

3. Zasady korzystania z kart flotowych Orlen stanowią załącznik nr 2 (zasady w nim ujęte stanowią integralną część niniejszej procedury). Każdy użytkownik karty jest zobowiązany do przestrzegania zasad.

Przeglądy, naprawy, awarie samochodów, szkody komunikacyjne

§ 11

Postępowanie odnoszące się do przeglądów, napraw, awarii samochodów oraz szkód komunikacyjnych jest uregulowane przez Procedurę Postępowania Global Corp (załącznik nr 3 do niniejszej procedury).

Postanowienia końcowe

§ 12

1. Zarząd spółki zachowuje prawo zmiany polityki przyznawania i korzystania z samochodów.

2. Użytkownicy samochodów służbowych podpisują dokument „Oświadczenie o zapoznaniu się z procedurą użytkowania samochodów służbowych”, potwierdzając tym samym przyjęcie zawartych tu zasad do wiadomości i wykonania.

3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym dokumentem zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu pracy.

Zasady użytkowania i rozliczania samochodów służbowych

I. ZASADY OGÓLNE

1. Samochodami służbowymi w spółce Global Corp są pojazdy leasingowane lub w jakiejkolwiek innej formie wynajmowane przez spółkę.

2. Samochody służbowe są przyznawane menedżerom nadzorującym struktury Sprzedaży i Marketingu, jak również pracownikom Działu Handlowego i Marketingu bezpośrednio zajmującym się sprzedażą produktów i usług spółki (przedstawiciele handlowi, specjaliści ds. kluczowych klientów, menedżerowie ds. rozwoju biznesu, koordynatorzy ds. marketingu). Nowy pracownik Działu Handlowego i Marketingu, z którego zakresu obowiązków wynika jednoznacznie konieczność korzystania w pracy z samochodu, otrzymuje najstarszy pojazd użytkowany przez dział.

3. Wszyscy użytkownicy samochodów muszą być świadomi, że są odpowiedzialni za wartościowy środek trwały spółki i mają obowiązek należycie o niego dbać:

1) Zarząd spółki zachowuje prawo do odebrania samochodu każdemu użytkownikowi, który nie będzie respektował zasad zawartych w niniejszej procedurze. W szczególności osobom mającym w ciągu 12 miesięcy dwa wypadki, w których użytkownik został uznany za winnego przez policję lub ubezpieczyciela, Zarząd spółki może cofnąć prawo do korzystania z samochodów;

2) pracownik, któremu zostaje wydany samochód wraz z wyposażeniem, jest odpowiedzialny za wydane mienie i odpowiada na zasadach określonych w rozdziale II działu piątego Kodeksu pracy („Odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi”).

4. Określenie rodzaju udostępnianych samochodów leży w gestii Zarządu spółki i może zostać zmienione przez Zarząd bez konieczności wcześniejszego informowania pracowników.

5. Zasadą jest również, że samochody są zamawiane u dostawcy pojazdów, z którym jest podpisana umowa flotowa, i że spółka Global Corp korzysta tylko z jednej marki samochodów (Škoda).

6. Flotą samochodową zarządza Dział Administracji i Logistyki; wszelkie sprawy związane z użytkowaniem lub zamawianiem samochodów powinny być załatwiane z administratorem floty.

7. O standardzie zamawianych pojazdów decyduje Prezes Zarządu. Zasadą jest, że pracownicy zajmujący podobne stanowiska korzystają z samochodów o takim samym standardzie.

8. Samochody służbowe są przyznawane wyłącznie w celu wykorzystywania ich w sprawach służbowych.

9. Jedynie pracownicy spółki mogą korzystać z samochodów służbowych. Samochód nie powinien być udostępniany członkom rodziny użytkownika. Jedynie w wyjątkowych przypadkach (np. nagłej choroby) inna osoba (członek rodziny) może prowadzić samochód służbowy, zawsze pod warunkiem uzyskania zgody pracodawcy i pracownika administracji. Zarząd spółki rezerwuje sobie prawo odebrania samochodu służbowego pracownikowi, który nie stosuje się do powyższej zasady.

10. Zarząd spółki zachowuje prawo zmiany polityki przyznawania i korzystania z samochodów.

II. PROCES ZAMÓWIENIA I WYDANIA SAMOCHODÓW

1. Zamówienie:

1) bezpośredni przełożony składa zamówienie na samochód do Działu Administracji i Logistyki na standardowym druku zamówienia (załącznik nr 4 do niniejszej procedury); druk zamówienia powinien być podpisany przez bezpośredniego przełożonego, jak również przez dyrektora Finansowego lub Prezesa Zarządu; w zamówieniu określa się wszystkie dodatkowe informacje odnośnie do typu, rodzaju pojazdu oraz standardu wyposażenia samochodu;

2) Dział Administracji i Logistyki sprawdza u dostawcy pojazdów możliwości zamówienia samochodu zgodnie ze złożonym wewnętrznym zamówieniem i określa termin realizacji.

2. Wydanie samochodu:

1) osoba z Działu Administracji i Logistyki rejestruje samochód w wydziale komunikacji i ubezpiecza; następnie pracownik Działu Administracji i Logistyki informuje użytkownika samochodu o dacie odbioru samochodu od dostawcy pojazdów;

2) użytkownik samochodu odbiera samochód od dostawcy pojazdów na podstawie wystawionego przez Dział Administracji i Logistyki upoważnienia; użytkownik samochodu przekazuje do Działu Administracji i Logistyki zapasowe kluczyki i polisę ubezpieczeniową samochodu; w dniu odbioru samochodu od dostawcy pojazdów użytkownik podpisuje w Dziale Administracji i Logistyki protokół przejęcia samochodu do użytkowania – załącznik nr 5, jak również umowę o powierzenie mienia – załącznik nr 6;

3) protokół zawiera wszystkie informacje o samochodzie, jak również o dodatkowym wyposażeniu pojazdu; z chwilą podpisania protokołu użytkownik samochodu odpowiada za powierzone mu mienie;

4) pracownik Działu Administracji i Logistyki przygotuje umowę o korzystanie z samochodu służbowego; umowa zostanie podpisana w dniu wydania samochodu pracownikowi i zostanie podpisana przez pracownika i Prezesa spółki.

III. UŻYTKOWANIE SAMOCHODU

1. Koszty eksploatacji samochodów. Spółka Global Corp pokrywa koszty związane z eksploatacją samochodu, tzn. koszty ubezpieczenia, utrzymania w sprawnym stanie, koniecznych napraw, z wyłączeniem napraw spowodowanych uszkodzeniem samochodu z winy pracownika, koszty paliwa na podróże służbowe na terytorium Polski. Zasady podróży służbowych poza terytorium Polski oraz ich rozliczanie są ustalane w odrębny sposób – indywidualnie w związku z delegacją zagraniczną wymagającą wykorzystania samochodu służbowego.

1.1. Zasady dotyczące finansowania kosztów paliwa – karty flotowe. Paliwo – koszt paliwa każdy użytkownik będzie pokrywał w formie bezgotówkowej, przy użyciu karty flotowej Orlen. W tym zakresie prowadzi współpracę z operatorem Orlen. Operator Orlen zarządza stacjami paliw Orlen wyposażonymi w sprzęt umożliwiający dokonanie płatności bezgotówkowej. Lista stacji paliw Orlen stanowi załącznik nr 7. Lista ta będzie uaktualniana na początku każdego kwartału. Karty flotowe – administrator floty wyda kartę flotową każdemu użytkownikowi samochodu. Fakt ten zostanie odnotowany na protokole przekazania, o którym mowa w pkt II ppkt 2. Regulamin korzystania z kart flotowych stanowi załącznik nr 8 i zasady w nim ujęte stanowią integralną część procedury. Każdy użytkownik karty jest zobowiązany do przestrzegania zasad zawartych w regulaminie.

1.2. Dodatkowe koszty związane z użytkowaniem samochodu. Spółka Global Corp pokryje wszystkie uzasadnione koszty związane z eksploatacją samochodu. Przede wszystkim koszty utrzymania samochodu w należytym stanie technicznym umożliwiającym bezpieczną jazdę (wymiana opon, klocków hamulcowych), koszty mycia i czyszczenia samochodu, jak również koszty zakupienia płynów eksploatacyjnych na zasadach określonych w regulaminie kart flotowych.

1.3. Ubezpieczenie samochodu:

1) spółka Global Corp pokryje koszty ubezpieczenia samochodu; ubezpieczenie obejmować będzie OC, AC i NWW; z chwilą wydania samochodu użytkownikowi samochód jest już objęty ubezpieczeniem; użytkownik pojazdu otrzyma zaświadczenie o ubezpieczeniu samochodu;

2) użytkownik samochodu sprawdza, czy termin ważności polisy AC nie wygasł; zgłasza ten fakt na miesiąc przed końcem ważności polisy do administratora floty; przygotowanie nowej polisy AC należy do obowiązków administratora floty;

3) użytkownik samochodu jest jednak zobowiązany do dbania o bezpieczeństwo pojazdu i znajdującego się w nim wyposażenia; nie powinien pozostawiać samochodu w miejscach powszechnie uważanych za niebezpieczne; zawsze powinien zamykać samochód i włączać alarm; nie powinien pozostawiać w samochodzie dokumentów samochodu oraz innych przedmiotów, a w szczególności wartościowych sprzętów lub urządzeń; niestosowanie się do powyższych zasad powoduje odpowiedzialność odszkodowawczą użytkownika względem spółki.

2. Naprawy samochodów. Spółka Global Corp pokrywa koszty napraw samochodów, jeżeli taka konieczność wynika z naturalnego zużycia rzeczy. Użytkownik na własną rękę pokryje koszty naprawy, która jest spowodowana sytuacją, za którą całkowitą winę ponosi użytkownik, a uszkodzenie to nie jest objęte polisą ubezpieczeniową.

2.1. Serwis gwarancyjny i przeglądy:

1) nowe samochody marki Škoda są objęte 2-letnią gwarancją na samochód, 5-letnią na akumulator i 12-letnią na perforację karoserii;

2) jeżeli w trakcie trwania gwarancji wystąpią jakiekolwiek problemy ze sprawnym działaniem pojazdu, użytkownik powinien niezwłocznie zgłosić ten fakt administratorowi floty; zasadą jest, że wszelkie naprawy są dokonywane w autoryzowanych serwisach samochodowych marki Škoda; użytkownik nie może naprawiać samochodu w innych warsztatach niż autoryzowane serwisy samochodów Škoda pod groźbą utraty gwarancji na samochód;

3) centralnym serwisem marki Škoda jest serwis przy ul. Fabrycznej 12 w Warszawie; przegląd okresowy jest przeprowadzany po przejechaniu 30 tys. km, jak również po każdych następnych 30 tys. km; zasadą jest, że gwarancyjny przegląd samochodowy jest dokonywany w serwisie w Warszawie przy ul. Fabrycznej 12 oraz w serwisie przy ul. Krakowskiej 20;

4) zasady przeprowadzenia przeglądu: a) każdy użytkownik kontroluje stan licznika, tak aby nie przekraczać 30 kilometrów, o którym mowa powyżej, b) użytkownik zgłasza ten fakt administratorowi floty, c) administrator floty ustala z serwisem termin przeglądu, d) jeżeli przegląd jest powiązany z naprawą gwarancyjną trwającą dłużej niż 24 godziny, na czas przeglądu użytkownik otrzyma samochód zastępczy;

5) jeżeli ceny przeglądów w serwisach innych niż w Warszawie są porównywalne, dopuszcza się możliwość przeprowadzenia przeglądów w tychże serwisach; sprawa ta powinna być wcześniej uzgodniona z administratorem floty.

2.2. Naprawy pogwarancyjne. Spółka Global Corp podpisze w rejonach działania użytkowników samochodów umowy serwisowe z serwisami samochodów Škoda. Konieczność przeprowadzenia naprawy powinna być zgłoszona administratorowi floty. Administrator floty przygotuje zamówienie serwisowe i zaakceptowane pod względem finansowym zamówienie przesyła właściwemu serwisowi samochodowemu. Dopiero wówczas serwis może przystąpić do naprawy. Wystawiona faktura za wykonaną usługę będzie sprawdzona pod względem zgodności z zamówieniem. Faktura będzie wystawiana na Global Corp z podaniem dokładnego adresu i numeru NIP 8521234567. Termin płatności ustala się jako przelew.

3. Zasady rozliczania transakcji przy użyciu karty flotowej.

3.1. Rozliczanie transakcji:

1) karta flotowa stanowi narzędzie, dzięki któremu można realizować transakcje w formie bezgotówkowej na wszystkich stacjach zarządzanych przez operatora Orlen;

2) przed przeciągnięciem karty przez terminal operator wprowadza kod transakcji, nr rejestracyjny samochodu, na który transakcja jest realizowana; transakcje dokonane w formie bezgotówkowej są rozliczane przez operatora Orlen raz na miesiąc przez wystawienie na Global Corp faktury zbiorczej; do faktury jest dołączony szczegółowy wykaz transakcji dokonanych w danym okresie rozliczeniowym;

3) wobec tego, że dokonane w formie bezgotówkowej transakcje docelowo obciążają Global Corp, tę formę płatności uważa się za zaliczkę pobieraną od spółki; zaliczka taka podlega rozliczeniu na zasadach wskazanych poniżej;

4) zasadą jest, że transakcje bezgotówkowe są rozliczane przez użytkowników kart raz na miesiąc; użytkownicy kart – pracownicy Działu Handlowego i Marketingu – pod koniec miesiąca i ostatniego tygodnia miesiąca składają w Dziale Administracji i Logistyki w celu rozliczania transakcji następujące dokumenty: a) wypełniony druk ewidencji przebiegu pojazdu, b) druk rozliczania transakcji – załącznik nr 9 procedury, c) dowody dokonania transakcji (wydruki z terminalu), dołączone do druku rozliczania transakcji, d) druki delegacji, zgodnie z którymi użytkownik pojazdu używał samochodu służbowego;

5) dokumenty powinny być podpisane przez bezpośredniego przełożonego, a następnie przekazane do Działu Administracji i Logistyki;

6) menedżerowie będący użytkownikami samochodów są zwolnieni z obowiązku przedstawiania ewidencji przebiegu pojazdu przy rozliczeniu transakcji.

3.2. Metoda rozliczania transakcji.

1) w celu rozliczenia transakcji używa się następującej metody: z analizy liczby przejechanych kilometrów wynika, ile paliwa powinno być zużyte; ilość tę porównuje się z kwotami transakcji, dodatkowo są one sprawdzane z delegacjami wystawianymi dla pracownika;

2) jeżeli transakcji jest więcej, niż to wynika z przedstawionych dokumentów, administrator floty wyjaśnia sytuację z Orlen, czy dane podane przez operatora Orlen są właściwe; jeżeli z przeprowadzonego wyjaśnienia wynika, że liczba transakcji jest bezsporna, administrator floty wzywa użytkownika samochodu do wyjaśnienia sprawy;

3) jeżeli z wyjaśnień wynika, że po zliczeniu transakcji występują transakcje za paliwo użytą w celach prywatnych, kwota ta zostanie potrącona pracownikowi z wynagrodzenia; działanie takie uważa się za działanie na niekorzyść pracodawcy i Global Corp może wyciągnąć dalsze konsekwencje przewidziane w Kodeksie pracy.

3.3. Rozliczanie transakcji niestandardowych. Przekroczenie limitu na karcie:

1) jeżeli dokonano zakupu paliwa niemieszczącego się w ustalonym limicie za dany miesiąc rozliczeniowy, o którym mowa w regulaminie, dopuszcza się taką transakcję jako ostatnią w danym okresie rozliczeniowym i w tym zakresie Global Corp zostaje obciążona przez operatora Orlen należnością za dokonany zakup paliwa na zasadach ogólnych wynikających z umowy podpisanej pomiędzy operatorem Orlen a spółką Global Corp;

2) jeżeli natomiast użytkownik karty flotowej zatankował paliwo i nie mógł dokonać transakcji bezgotówkowej z powodu wcześniejszego i całkowitego wyczerpania limitu na karcie, jest zobowiązany samodzielnie pokryć należność za zakupione paliwo. W takiej sytuacji informuje o zaistniałej sytuacji Dział Administracji i Logistyki; Dział Administracji i Logistyki konsultuje się w tej sprawie z bezpośrednim przełożonym użytkownika pojazdu i jeżeli przekroczenie limitu jest zasadne, zwraca poniesione koszty na zasadach wskazanych poniżej;

3) jeżeli z planów Działu Handlowego i Marketingu na dany miesiąc wynika, że limit ustalony na karcie w danym miesiącu może być zbyt niski, pokrycie kosztów paliwa może nastąpić na dwa sposoby: a) przekroczenie limitu do kwoty 200 zł – użytkownik pokrywa różnicę z własnych środków, b) przekroczenie limitu powyżej kwoty 200 zł – spółka Global Corp wypłaci użytkownikowi zaliczkę pieniężną na pokrycie planowanych kosztów. W pierwszym przypadku spółka Global Corp zwróci należną kwotę użytkownikowi w ciągu 7 dni od momentu złożenia rozliczenia do Działu Administracji i Logistyki. Druk rozliczenia stanowi załącznik nr 10. W drugim przypadku użytkownik jest zobowiązany do rozliczenia kwoty niezwłocznie po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Druk rozliczenia stanowi załącznik nr 11. Powyższe zasady obowiązują również w przypadku czasowego niedziałania karty. Rozliczanie innych kosztów samochodowych: 1) w przypadku wystąpienia konieczności zakupienia dodatkowego wyposażenia samochodu lub jakiejś części użytkownik samochodu zgłasza tę konieczność do Działu Administracji i Logistyki; Dział Administracji i Logistyki przygotowuje zamówienie wewnętrzne i przekazuje do podpisu bezpośredniemu przełożonemu użytkownika i dyrektorowi Finansowemu; 2) sposób finansowania i rozliczenia transakcji odpowiada zasadom odnoszącym się do przekroczenia limitu na karcie.

IV. POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU AWARII I SZKÓD

W każdym przypadku należy niezwłocznie zawiadomić administratora floty o zaistniałym zdarzeniu i o podjętych działaniach w tej sprawie.

1. Zasady postępowania przy uszkodzeniu pojazdu.

1.1. Użytkownik powinien:

1) zapobiec zwiększeniu się szkody;

2) powstałą szkodę niezwłocznie zgłosić w najbliższej placówce ubezpieczyciela;

3) nie dokonywać w uszkodzonym pojeździe żadnych istotnych zmian, jeżeli nie są one uzasadnione koniecznością kontynuowania dalszej bezpiecznej jazdy, i nie podejmować naprawy bez uprzedniego przeprowadzenia oględzin przez ubezpieczyciela.

Gdy zachodzi konieczność holowania pojazdu, należy:

1) zaholować pojazd do serwisu naprawczego lub do miejsca, gdzie pojazd zostanie odpowiednio zabezpieczony; holowanie może być dokonane tylko przez jednostkę współpracującą w tym zakresie z ubezpieczycielem w ramach Assistance;

2) w ciągu 48 godzin rzeczoznawca powinien dokonać oględzin pojazdu oraz sporządzić kosztorys naprawy – u ubezpieczyciela należy podać dokładny adres miejsca postoju pojazdu oraz numer telefonu kontaktowy;

3) kosztorys naprawy powinien zostać dostarczony do serwisu naprawczego; warsztat może przystąpić do naprawy pojazdu tylko i wyłącznie po akceptacji kosztorysu naprawy otrzymanego z towarzystwa ubezpieczeniowego;

4) warsztat dokonuje naprawy i wystawia fakturę VAT na spółkę Global Corp; na fakturze powinny znaleźć się następujące informacje: nazwa spółki, NIP, marka samochodu, numer rejestracyjny, nr szkody.

Gdy skutki kolizji nie przeszkadzają w kontynuacji jazdy, należy:

1) w celu jak najszybszej likwidacji szkody udać się uszkodzonym pojazdem do najbliższego inspektoratu ubezpieczyciela i dokonać zgłoszenia szkody;

2) ocena techniczna wraz kosztorysem powinna zostać sporządzona na miejscu zgłoszenia i przekazana przez pracownika ubezpieczyciela użytkownikowi pojazdu;

3) przekazać pojazd do serwisu – warsztat może przystąpić do naprawy tylko i wyłącznie po akceptacji kosztorysu naprawy otrzymanego z towarzystwa ubezpieczeniowego;

4) warsztat dokonuje naprawy i wystawia fakturę VAT na spółkę Global Corp; na fakturze powinny znaleźć się następujące informacje: nazwa spółki, NIP, marka samochodu, numer rejestracyjny, nr szkody;

5) odnotować, w razie kolizji z innym pojazdem, dane dotyczące pojazdu, osoby kierującej tym pojazdem, a także numer polisy, nazwę i adres ubezpieczyciela, z którym została zawarta polisa OC posiadacza lub posiadaczy pojazdów mechanicznych.

1.2. W przypadku gdy użytkownik samochodu był sprawcą wypadku, pokrywa on pierwsze 500 zł. Jeżeli jednak ubezpieczyciel nie zwrócił pełnej kwoty kosztów naprawy, spółka Global Corp może wystąpić do użytkownika samochodu o pokrycie tychże kosztów – szczególnie w sytuacji, gdy użytkownik pojazdu nie respektował zasad opisanych powyżej.

2. Zasady postępowania przy kradzieży pojazdu.

2.1. Użytkownik pojazdu musi niezwłocznie po spostrzeżeniu zaszłego zdarzenia zgłosić fakt kradzieży na policję. Należy zwrócić uwagę, aby zaświadczenie wystawione przez policję zawierało informacje potwierdzające: 1) fakt zamknięcia pojazdu po jego opuszczeniu; 2) fakt załączenia alarmu i innych zabezpieczeń wymaganych przez ubezpieczyciela przy zawieraniu umowy ubezpieczeniowej.

2.2. Zawiadomić najbliższy inspektorat ubezpieczyciela o zaistniałej szkodzie.

2.3. Zawiadomić administratora floty o wystąpieniu szkody.

2.4