Instrukcja kancelaryjna

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia nr ZK/01/2023

Dyrektora Elektro-Tech Sp. z o.o.

z dnia 01.01.2023 r.

Instrukcja kancelaryjna

Elektro-Tech Sp. z o.o.

w Warszawie, ul. Kwiatowa 12

01.01.2023 r.

Spis treści:

Rozdz. I Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej ....................................................str. 3

Rozdz. II System kancelaryjny. Jednolity rzeczowy wykaz akt. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne ..............................................str. 5

Rozdz. III Podział czynności kancelaryjnych i obieg dokumentacji ...............................str. 7

Rozdz. IV Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek .......................................str. 8

Rozdz. V Przeglądanie i przydzielanie korespondencji ................................................str. 11

Rozdz. VI Rejestrowanie spraw i znakowanie akt. Zakładanie i prowadzenie teczek aktowych .................................................str. 12

Rozdz. VII Formy załatwiania spraw ..............................................................................str. 16

Rozdz. VIII Sporządzanie czystopisów i odpisów ...........................................................str. 18

Rozdz. IX Podpisywanie pism, umieszczanie pieczęci służbowej ................................str. 19

Rozdz. X Wysyłanie korespondencji ............................................................................str. 19

Rozdz. XI Przechowywanie akt spraw załatwionych ....................................................str. 20

Rozdz. XII Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt ............................................str. 21

Rozdz. XIII Wykorzystanie narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych ....................................................................str. 23

Rozdz. XIV Postanowienia końcowe ................................................................................str. 23

Rozdział I

Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej

§1

1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Elektro-Tech Sp. z o.o. w Warszawie, ul. Kwiatowa 12.

2. Określony w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem, bądź utratą dokumentacji od chwili jej wpływu lub powstania wewnątrz komórek organizacyjnych Elektro-Tech Sp. z o.o. w Warszawie, ul. Kwiatowa 12 do momentu przekazania jej do składnicy akt lub do zniszczenia.

3. Przedmiotem instrukcji są zasady postępowania z aktami jawnymi i dokumentacją oznaczoną klauzulą "zastrzeżone". Postępowanie z pozostałą dokumentacją zawierającą informacje niejawne regulują odrębne przepisy.

4. W sprawach związanych z obiegiem i przechowywaniem dokumentacji zawierającej informacje niejawne tylko wówczas stosuje się tryb postępowania podany w niniejszej instrukcji, gdy czynności te nie zostały uregulowane w odrębnych przepisach.

5. Niniejsza instrukcja określa zasady postępowania z dokumentacją, niezależnie od techniki jej wykonania i jej formy zewnętrznej.

§2

Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają:

1. akta sprawy * całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki, pliki elektroniczne, itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy;

2. aprobata * wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy;

3. archiwista * pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie składnicy akt lub wykonujących czynności archiwisty;

4. czystopis * tekst dokumentu lub pisma w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu przez osobę uprawnioną;

5. dekretacja * adnotację na piśmie wpływającym, przydzielającą je do załatwienia określonej komórce organizacyjnej lub referentowi, zawierającą dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;

6. dokument * akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (orzeczenie, wyrok, świadectwo, decyzja, itp.);

7. dokumentacja * wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, jak również korespondencję, dokumentację finansową, techniczną i statystyczną, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania audiowizualne - bez względu na sposób ich wytworzenia;

8. Elektro-Tech (lub ET) * Elektro-Tech Sp. z o.o. w Warszawie, ul. Kwiatowa 12

9. Dyrektor * Dyrektora Elektro-Tech Sp. z o.o. w Warszawie, ul. Kwiatowa 12 * upoważnioną przez niego osobę;

10. kierownik * kierownika komórki organizacyjnej Elektro-Tech lub osobę zajmującą samodzielne stanowisko pracy;

11. komórka * komórkę organizacyjną Elektro-Tech, do zadań której należy ostateczne pod merytoryczna względem merytorycznym załatwienie danej sprawy i która w tym zakresie gromadzi całość akt;

12. komórka * dział, zespół, sekcję, samodzielne stanowisko pracy; organizacyjna

13. korespondencja * każde pismo wpływające do Elektro-Tech lub wysyłane przez Elektro-Tech;

14. nośnik * płytę CD, DVD lub inny nośnik, zawierający dokumentację w postaci informatyczny elektronicznej;

15. nośnik papierowy * arkusz papieru, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma, itp.;

16. odpis * odzwierciedlenie treści dokumentu, sporządzone przez przepisanie jego treści, nieodwzorowujące wiernie układu graficznego;

17. parafa * skrót oryginalnego podpisu lub inicjały zastępujące podpis;

18. pieczęć * stemple nagłówkowe, wpływu, imienne do podpisu itp.;

19. podpisujący * osoba upoważniona do podpisania dokumentu;

20. poprzedniki * akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie;

21. przesyłka * otrzymywaną oraz wysyłaną korespondencję, dokumenty, pakiety, paczki, telegramy, faksy oraz e-maile;

22. referent * pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwienia oraz po jej zakończeniu;

23. rejestr * zestawienie spraw jednorodnych na nośniku papierowym lub kancelaryjny informatycznym stanowiące równoważnik spisu spraw;

24. rejestr pism * rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej pism przychodzących otrzymywanych przez Elektro-Tech;

25. rejestr pism * rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej pism wychodzących wysyłanych przez Elektro-Tech;

26. sekretariat * stanowisko pracy, do którego zadań należy obsługa kancelaryjna Elektro-Tech oraz czynności związane z przyjmowaniem i wysyłaniem korespondencji;

27. składnica akt * składnica akt Elektro-Tech;

28. spis spraw * formularz na nośniku papierowym lub informatycznym służący do chronologicznego rejestrowania spraw w obrębie teczki założonej zgodnie z wykazem aktw danym roku kalendarzowym w danej komórce organizacyjnej;

29. sprawa * zdarzenie lub stan rzeczy, jak również podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych;

30. teczka aktowa * teczkę wiązaną, skoroszyt, kopertę, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt, jak również teczkę obejmującą dokumentację jednej sprawy oraz teczkę zbiorczą; stanowi przeważnie odrębną jednostkę archiwalną;

31. wykaz akt * jednolity rzeczowy wykaz akt, czyli wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi oraz kwalifikacją archiwalną;

32. załącznik * każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (pisma, broszury, książki, druki, formularze itp.);

33. znak akt * zespół symboli określających przynależność spraw do określonej komórki organizacyjnej i do określonej klasy z wykazu akt;

34. znak sprawy * zespół symboli oznaczających komórkę organizacyjną oraz przynależność sprawy do określonej klasy wykazu akt i numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki aktowej lub w rejestrze kancelaryjnym w danym roku kalendarzowym.

Rozdział II

System kancelaryjny. Jednolity rzeczowy wykaz akt. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne.

§3

1. W Elektro-Tech Sp. z o.o. obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt.

2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej Elektro-Tech Sp. z o.o., klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności Elektro-Tech Sp. z o.o. oraz zawiera jej kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Elektro-Tech Sp. z o.o. oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania dokumentacji.

3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na siedem klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami od 0 do 6. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: 00, 01, 02 ... 69. W miarę potrzeb wprowadza się dalszy podział akt na klasy trzeciego rzędu, oznaczone symbolami trzycyfrowymi: 000, 001, 002 ... 699, a w ramach klas trzeciego rzędu, podział na klasy czwartego rzędu, oznaczone symbolami czterocyfrowymi 0000, 0001 ... 6999, itd. Niektóre klasy z pierwszego, drugiego i dalszych rzędów pozostawiono wolne, na wypadek konieczności uzupełnienia w przyszłości wykazu akt o nowe klasy.

4. Klasy końcowe w wykazie akt, tj. klasy oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają teczkom aktowym.

5. Akta jednorodne tematycznie pochodzące z różnych komórek organizacyjnych będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą tylko symbole komórek organizacyjnych.

§4

1. Każda komórka organizacyjna może sporządzić do własnego użytku wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie pozycje wykazu akt, tj. symbole, hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną akt i informacje z rubryki "uwagi".

2. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w co najmniej dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do składnicy akt.

§5

Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych dokonuje się na podstawie zarządzenia Dyrektora w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Warszawie.

§6

1. Komórki organizacyjne Elektro-Tech Sp. z o.o. wytwarzają i gromadzą wyłącznie dokumentację niearchiwalną, tj. posiadającą czasową wartość praktyczną i niestanowiącą materiałów archiwalnych.

2. Do oznaczenia kategorii archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu "B", z tym że:

1) symbolem "B" z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy;

2) symbolem "BE" z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania, liczonego w sposób określony w pkt 1), podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione;

3) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w sposób określony w pkt 1).

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Archiwum Państwowe w Warszawie może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji, o której mowa w ust. 2, między innymi uznając ją za materiały archiwalne.

§7

1. W wykazie akt Elektro-Tech Sp. z o.o. ustala się kategorię archiwalną dokumentacji dla komórek merytorycznych.

2. Komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.

3. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji, wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi, komórki organizacyjne inne niż komórka merytoryczna przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej.

4. Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 3, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc.

5. Zmiany kwalifikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4, może dokonać Dyrektor Archiwum Państwowego w Warszawie.

Rozdział III

Podział czynności kancelaryjnych i obieg dokumentacji.

§8

1. Czynności kancelaryjne w Elektro-Tech Sp. z o.o. wykonują:

1) sekretariat;

2) Dyrektor;

3) kierownicy;

4) referenci.

2. Do podstawowych czynności kancelaryjnych sekretariatu należy:

1) przyjmowanie pism do podpisu Dyrektora;

2) przyjmowanie korespondencji, otwieranie i sprawdzanie przesyłek oraz umieszczanie pieczęci wpływu, a w jej obrębie daty wpływu i numeru pisma z rejestru pism przychodzących;

3) przedstawianie korespondencji Dyrektorowi do wglądu i dekretacji;

4) segregowanie korespondencji według treści i przekazywanie jej komórkom organizacyjnym;

5) prowadzenie rejestrów pism przychodzących i wychodzących;

6) przygotowanie przesyłek do wysyłki (z zastrzeżeniem postanowień ust. 3 pkt 3) i przekazywanie ich do Poczty Polskiej, bezpośrednio lub za pośrednictwem innego pracownika Elektro-Tech Sp. z o.o., w tym Anny Kowalskiej;

7) przygotowywanie przesyłek do przekazania za pośrednictwem Anny Kowalskiej lub innego pracownika Elektro-Tech Sp. z o.o.;

8) gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych, w zakresie wyznaczonym przez Dyrektora i ich przekazywanie do składnicy akt.

3. Do podstawowych czynności kancelaryjnych referentów należy:

1) rejestrowanie spraw w spisach spraw;

2) przygotowanie projektów pism, oznaczanie pism znakiem sprawy oraz przekazywanie ich podpisującemu w celu aprobaty;

3) w przypadku przesyłek przekazywanych za pośrednictwem Poczty Polskiej - adresowanie kopert oraz wypełnianie druków zwrotnego potwierdzenia odbioru (jeśli dotyczy);

4) gromadzenie i przechowywanie akt spraw w teczkach aktowych w zakresie wyznaczonym przez przełożonego;

5) przekazywanie akt spraw załatwionych do składnicy akt.

4. Szczegółowy podział czynności kancelaryjnych w Elektro-Tech Sp. z o.o. ustala Dyrektor.

§9

Obieg typowych akt w Elektro-Tech Sp. z o.o. przebiega w następujący sposób:

1) sekretariat przyjmuje korespondencję, otwiera ją, sprawdza, opatruje pieczęcią wpływu (wzór pieczęci wpływu stanowi Załącznik Nr 1 do instrukcji), odnotowuje w rejestrze pism przychodzących, a następnie przedkłada korespondencję Dyrektorowi do dekretacji,

2) zadekretowaną korespondencję sekretariat przekazuje poszczególnym komórkom organizacyjnym celem załatwienia,

3) kierownik dekretuje sprawę na referenta,

4) referent rejestruje sprawę w spisie spraw, załatwia sprawę zgodnie z dyspozycjami kierownika, powierzonym zakresem obowiązków oraz obowiązującymi procedurami, z uwzględnieniem przyjętych standardów oraz zasad etycznego postępowania, a także przygotowuje projekt pisma,

5) w przypadku projektu pisma, dla którego podpisującym jest Dyrektor - referent, po zaaprobowaniu projektu pisma przez kierownika, przekazuje projekt do sekretariatu, a sekretariat przedkłada Dyrektorowi projekt pisma do podpisu,

6) w przypadku projektu pisma, dla którego podpisującym jest kierownik - referent po podpisaniu pisma przez kierownika przekazuje pismo do sekretariatu,

7) podpisane przez podpisującego pismo sekretariat odnotowuje w rejestrze pism wychodzących, nanosi numer pisma wychodzącego z rejestru i datę, kopertuje (z zastrzeżeniem postanowień § 8 ust. 3 pkt 3) i wysyła pod wskazany adres.

Rozdział IV

Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek

§ 10

1. Sekretariat uprawniony jest do przyjmowania korespondencji wpływającej do Elektro-Tech Sp. z o.o., w tym przesyłek przekazywanych pocztą elektroniczną.

2. Korespondencję może przyjmować bezpośrednio komórka organizacyjna. Wszelka korespondencja przyjęta przez komórki organizacyjne, za wyjątkiem korespondencji, o której mowa w § 12 ust. 2 pkt 2), przekazywana jest niezwłocznie do sekretariatu celem opatrzenia jej pieczęcią wpływu i odnotowania w rejestrze pism przychodzących.

3. Podczas odbioru przesyłek należy sprawdzić prawidłowość adresu oraz stan opakowania przesyłki. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki sporządza się adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda się od pracownika poczty doręczającej przesyłkę spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

4. Przesyłki mylnie doręczone (adresowane do innego adresata, tzn. których adresatem nie jest Elektro-Tech Sp. z o.o. ) zwraca się niezwłocznie do Poczty Polskiej doręczającego przesyłkę.

5. W przypadku przesyłek w wersji papierowej nieznanego pochodzenia, nieopatrzonych danymi umożliwiającymi identyfikację nadawcy (imię, nazwisko, adres), pracownik sekretariatu lub inny pracownik Elektro-Tech Sp. z o.o., który przyjął przesyłkę, podejmuje czynności mające na celu w miarę możliwości zidentyfikowanie nadawcy.

6. Po uzyskaniu danych umożliwiających identyfikację nadawcy, korespondencję odnotowuje w rejestrze pism przychodzących i przekazuje do dekretacji. W przypadku braku możliwości zidentyfikowania nadawcy, korespondencji nie ewidencjonuje się w rejestrze pism przychodzących, ale przekazuje się ją odpowiednim komórkom do ewentualnego wykorzystania. Wyjątek stanowią wnioski o pracę, które - nawet w przypadku braku danych nadawcy - przekazuje się komórkom właściwym do załatwienia sprawy.

7. Tryb postępowania z przesyłkami nieznanego pochodzenia otrzymanymi pocztą elektroniczną określa § 12 ust. 5 i ust. 6 instrukcji.

8. Z przesyłkami nieznanego i podejrzanego pochodzenia, co do których istnieje podejrzenie, że mogą stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa osób przebywających w Elektro-Tech Sp. z o.o., postępuje się w trybie określonym w odrębnych przepisach.

§ 11

1. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki (wpływy) z wyjątkiem:

1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,

2) przesyłek oznakowanych jako oferty złożone w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, które przekazuje bezpośrednio do Działu Zamówień Publicznych; jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz jako oferta złożona w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego okaże się, że zawiera ona taką ofertę, sekretariat bezzwłocznie przekazuje ją do Działu Zamówień Publicznych z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty;

3) przesyłek oznakowanych jako oferty kandydatów złożone w związku z naborem na wolne stanowisko pracy, które przekazuje bezpośrednio do Działu Kadr; jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz jako oferta złożona w związku z naborem na wolne stanowisko pracy okaże się, że zawiera ona taką ofertę, sekretariat bezzwłocznie przekazuje ją do Działu Kadr z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty;

4) przesyłek niejawnych, które przekazuje adresatom; jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz jako zawierająca korespondencję niejawną (np. napisem "zastrzeżone", lub "poufne", lub "do rąk własnych") okaże się, że zawiera ona pisma tego rodzaju, sekretariat bezzwłocznie przekazuje je w zamkniętej kopercie właściwej do jej odbioru osobie, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty;

5) wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem; ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nieoznaczonych jako wartościowe, np. bony podarunkowe i inne walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości, składa się do kasy, a pismo opatruje się pieczęcią wpływu, obok której umieszcza się informację o walorach i przesyła się je zgodnie z postanowieniami § 9;

6) przesyłek, co do których istnieje podejrzenie, że mogą stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa osób przebywających w Elektro-Tech Sp. z o.o..

2. Po otwarciu koperty sekretariat sprawdza:

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

2) czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidocznione są na kopercie; brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

3. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do:

1) pism zastrzeżonych, poufnych, wartościowych, poleconych, priorytetowych, za dowodem doręczenia;

2) pism, dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego);

3) pism, dla których brak jest nadawcy lub daty pisma;

4) pism mylnie skierowanych;

5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego;

6) faktur;

7) w razie niezgodności zapisów na kopercie z jej zawartością.

4. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie nadawcy pisma. Potwierdzenie wydaje się w postaci pieczęci wpływu naniesionej na kopii pisma przeznaczonej dla nadawcy pisma.

5. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji na dowód przyjęcia umieszcza się w górnej części pisma po lewej stronie pieczęć wpływu (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty).

6. W przypadku braku możliwości naniesienia pieczęci wpływu w lewej górnej części pisma, pieczęć nanosi się w innym miejscu górnej części pisma lub na dodatkowej kartce połączonej z pismem w sposób trwały.

7. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na dokumentach wewnętrznych, załącznikach i pismach (np. drukach) niewymagających merytorycznego załatwienia.

§ 12

1. Pracownicy przyjmujący przesyłki przekazane pocztą elektroniczną dokonują ich wstępnej selekcji, mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję służbową. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na oficjalną skrzynkę poczty elektronicznej [email protected] oraz przesyłki adresowane na skrzynki poczty elektronicznej komórek organizacyjnych lub indywidualne skrzynki poczty elektronicznej pracowników Elektro-Tech Sp. z o.o., z których treści wynika, że tworzą akta sprawy i winny zostać odnotowane w rejestrze pism przychodzących; w przypadku, gdy przesyłka taka wpłynęła na skrzynkę poczty elektronicznej komórki organizacyjnej lub indywidualną skrzynkę poczty elektronicznej pracownika Elektro-Tech Sp. z o.o., pracownik obsługujący daną skrzynkę niezwłocznie przesyła korespondencję na oficjalną skrzynkę poczty elektronicznej [email protected];

2) przesyłki adresowane na skrzynki poczty elektronicznej komórek organizacyjnych oraz na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej pracowników Elektro-Tech Sp. z o.o., z których treści wynika, że nie wymagają odnotowania w rejestrze pism przychodzących.

3. Z przesyłkami, o których mowa w ust. 2 pkt 1), po ich wydrukowaniu, postępuje się jak