Instrukcja inwentaryzacji

.................................

Firma "Szybki Grosz"

Instrukcja w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji

1

1.1 Niniejsza instrukcja reguluje tryb i zasady przeprowadzania inwentaryzacji w jednostce oraz rozliczania jej wyników zgodnie z art. 26 i 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ((Dz. U. z 2021 r. poz. 217)).

1.2 Przedmiotem inwentaryzacji są wszelkie składniki majątkowe będące w użytkowaniu, składowaniu, zarządzaniu lub ewidencji jednostki bez względu na to czyją one są własnością.

1.3 Celem inwentaryzacji jest doprowadzenie do zgodności danych wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanem rzeczywistym, a tym samym rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej jednostki, ujawnienie różnic (niedoborów, nadwyżek) oraz ustalenie i rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie, ujawnienie niewłaściwych lub nieodpowiednich form przechowywania, magazynowania i użytkowania składników majątkowych, ujawnienie zapasów zbędnych i nadmiernych, a także dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych, przeciwdziałanie wszelkim nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem jednostki.

2

2.1 Inwentaryzację składników majątkowych jednostki przeprowadza się następująco:

- przeprowadza się inwentaryzację według wcześniej ustalonych długoletnich planów,

- przeprowadza się inwentaryzację pełną okresową na określony dzień,

- przeprowadza się inwentaryzację w przypadkach zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, pożaru, kradzieży lub innych zdarzeń losowych,

- przeprowadza się inwentaryzację wyrywkową wskazanych grup składników majątku na wniosek Kierowników działów odpowiedzialnych za te grupy majątku lub na wniosek Kierownika jednostki.

3

3.1 Odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w terminach wyznaczonych przepisami ustawy o rachunkowości ponosi Kierownik jednostki.

3.2 Kierownik jednostki informuje pisemnie o terminie przeprowadzenia inwentaryzacji, o których mowa w pkt 2.1; osoby odpowiedzialne za jej przeprowadzenie i organizację, zwane są dalej osobami odpowiedzialnymi.

3.3. Osoby odpowiedzialne przygotowują arkusze inwentaryzacyjne, razem z Komisją Inwentaryzacyjną nadzorują przebieg inwentaryzacji, wnioskują - wraz z uzasadnieniem - o przeprowadzenie inwentaryzacji wyrywkowych i przyczynowych.

3.4. Kierownik jednostki wyznacza osobę, której podlegają osoby odpowiedzialne i która wraz z osobami odpowiedzialnymi przygotowuje plany i harmonogramy inwentaryzacji, kontroluje przygotowania do przeprowadzenia inwentaryzacji, organizuje inwentaryzację i nadzoruje jej sprawny i prawidłowy przebieg, oraz ustala składy Komisji Inwentaryzacyjnych i zapewnia ich przeszkolenie.

4

4.1 Osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone im mienie odpowiadają za:

- właściwe oznaczenie składników majątkowych oraz przygotowanie miejsc spisowych,

- złożenie zespołowi spisowemu oświadczeń wstępnych i końcowych,

- stałe uczestnictwo w spisie inwentaryzacyjnym,

- złożenie wyjaśnień do powstałych różnic ze wskazaniem ich przyczyn i proponowanego sposobu ich rozliczenia.

4.2 Komisje Inwentaryzacyjne przygotowują raporty z przeprowadzonej inwentaryzacji, w których dokonują analizy różnic inwentaryzacyjnych wynikających z niedoborów i nadwyżek, ustalają przyczyny ich powstania, oraz kwalifikują ustalone różnice do zawinionych i niezawinionych.

4.3 Komisje Inwentaryzacyjne dokonują ustalenia osób odpowiedzialnych za niedobory zawinione i wysokości odszkodowania za niedobory zawinione, a także wnioskują co do sposobu likwidacji wszystkich ujawnionych różnic.

5

5.1 Dział księgowości odpowiada za:

- uzgodnienie ewidencji księgowej z ewidencją składników majątku wynikającą z przeprowadzonej inwentaryzacji,

- zapewnienie wyceny arkuszy spisowych,

- ustalenie różnic inwentaryzacyjnych, dokonanie ich ewentualnych kompensat i ujęcie w księgach rachunkowych wyników inwentaryzacji - po zatwierdzeniu ich przez Kierownika jednostki.

5.2 Do Kierownika działu księgowości należy:

- prowadzenie ewidencji rozliczania arkuszy spisowych z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania,

- skontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym wypełnionych arkuszy spisowych i innych dokumentów z inwentaryzacji,

- sporządzenie opinii dotyczącej gospodarki majątkiem oraz jego zabezpieczenia w oparciu o raporty otrzymane od Komisji Inwentaryzacyjnej,

- ustalenie, wraz z osobami odpowiedzialnymi, przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i przedstawienia wniosków w sprawie ich rozliczenia,

- przedstawienie wniosków w sprawie zagospodarowania ujawnionych w czasie inwentaryzacji zapasów niepełnowartościowych, zbędnych i nadmiernych Kierownikowi jednostki.

5.3 Dział księgowości we własnym zakresie przeprowadza inwentaryzację aktywów i pasywów nieobjętych spisami z natury drogą uzgodnienia sald, a nieobjętych spisami z natury i potwierdzeniem sald drogą uzgodnienia stanów księgowych z dokumentacją.

5.4 W drodze uzyskania potwierdzenia sald inwentaryzuje się:

- środki zgromadzone na rachunkach bankowych, w tym różnego rodzaju lokaty, kredyty,

- należności, pożyczki, zobowiązania (z wyjątkiem rozrachunków z pracownikami, publiczno-prawnych, należności spornych, wątpliwych),

- powierzone kontrahentom własne składniki majątkowe.

5.5 W drodze uzgodnienia stanów księgowych z dokumentacją inwentaryzuje się bilansowe składniki aktywów i pasywów nieobjętych innymi formami inwentaryzacji jak:

- materiały, towary i środki pieniężne w drodze,

- należności sporne i wątpliwe,

- rozrachunki publicznoprawne,

- rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne,

- rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów,

- pozostałe.

6

6.1 Spisu z natury dokonuje Komisja Inwentaryzacyjna w minimum trzyosobowym składzie, wyznaczanym przez osobę, o której mowa w pkt 3.4.

6.2 W składzie Komisji Inwentaryzacyjnej obowiązane są znajdować się:

- osoba/osoby odpowiedzialne materialne, lub ich pełnomocnicy,

- osoba/osoby przejmujące odpowiedzialność,

- osoby wyznaczone przez kierownika działu, w którym przeprowadzana jest inwentaryzacja,

- pracownik Działu księgowości - wyznaczony przez Kierownika działu księgowego,

- osoba lub osoby dodatkowo wyznaczone na wniosek Kierownika jednostki lub na wniosek osoby odpowiedzialnej materialnie.

7

7.1 Przed rozpoczęciem spisu osoba materialnie odpowiedzialna składa Komisji Inwentaryzacyjnej oświadczenie o stopniu przygotowania miejsca spisowego do inwentaryzacji.

7.2 Wpisu do arkusza spisowego należy dokonać bezpośrednio po ustaleniu stanu składnika. Komisja Inwentaryzacyjna ma obowiązek dokładnie policzyć, pomierzyć i poważyć inwentaryzowane składniki.

7.3 Na arkuszu spisowym należy wprowadzać dokładną nazwę, jednostkę miary, ilość i cenę jednostkową spisywanych składników, ich numery inwentarzowe lub symbole indeksu, numery fabryczne oraz inne cechy identyfikujące jak typy, wymiary. Wpisu należy dokonywać w sposób trwały, np. długopisem.

7.4 Arkusze spisowe sporządza się w dwóch egzemplarzach.

7.5 Arkusze spisowe stanowią dowód księgowy. Dowody te powinny być sporządzone czytelnie i z zachowaniem poniższych zasad:

- na każdym arkuszu należy zamieścić numer i datę przeprowadzania inwentaryzacji - nie można ujmować na jednym arkuszu spisywanych składników z wielu dni inwentaryzacji,

- pozostałe wolne wiersze na arkuszu zakreśla się,

- po ostatnim zapisie na arkuszu kończącym inwentaryzację danej grupy składników umieszcza się klauzulę następującej treści „spis zakończono na pozycji nr__”,

- arkusze spisowe wypełnia się dla każdej grupy składników oddzielnie,

- błędy popełnione na arkuszach spisowych można poprawiać jedynie poprzez skreślenie błędnego zapisu, tak aby pozostał on czytelny, a następnie wpisanie poprawnego zapisu i potwierdzenie go podpisem osoby dokonującej spisu,

- dostarczone w czasie trwania spisu składniki majątkowe należy spisać oddzielnie,

- zapasy zbędne, niepełnowartościowe należy spisywać na odrębnych arkuszach,

- oddzielnie należy też spisać stany składników obcych,

- każda strona arkusza powinna być podpisana przez wszystkich uczestników inwentaryzacji.

7.6 Podczas inwentaryzacji należy zawiesić obrót składnikami inwentaryzowanymi. Do czasu zakończenia prac przez Komisję Inwentaryzacyjną należy wstrzymać przyjmowanie, wydawanie, zwroty, itp. składników inwentaryzowanych.

7.7 Komisja Inwentaryzacyjna jest obowiązana przerwać spis, jeśli uzyska informację o zdarzeniach rzutujących na przebieg i realność spisu. Spis można wznowić dopiero po wyjaśnieniu tych zdarzeń i usunięciu przeszkód wpływających na prawidłowość spisu.

7.8 Po zakończeniu spisu osoba materialnie odpowiedzialna jest obowiązana złożyć oświadczenie, że wszystkie składniki, za które ponosi odpowiedzialność zostały objęte spisem i że nie wnosi zastrzeżeń do przebiegu spisu i składu Komisji Inwentaryzacyjnej.

7.9 Po zakończeniu spisu osoba przejmująca składniki majątkowe wypełnia deklarację przyjęcia odpowiedzialności materialnej.

7.10 Po zakończeniu spisu Komisja Inwentaryzacyjna sporządza sprawozdanie z jego przebiegu i przekazuje je osobie, o której mowa w pkt 3.4.

8

8.1 Osoba, o której mowa w pkt 3.4, przekazuje otrzymane arkusze spisowe do Działu księgowego w celu ich wyceny i rozliczenia spisu.

8.2 Kierownik działu księgowego dokonuje czynności, o których mowa w pkt 5.2.

8.3 Osoba materialnie odpowiedzialna jest zobowiązana w wyznaczonym 14 dniowym terminie złożyć pisemne wyjaśnienie i wnioski dotyczące ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych i ich likwidacji oraz przekazać je do Kierownika działu księgowego.

8.4 Dokumentację przygotowaną przez Kierownika działu księgowego wraz z wyjaśnieniami, osoba, o której mowa w pkt 3.4, przekazuje do zatwierdzenia Kierownikowi jednostki.

8.5 Kierownik jednostki przed zatwierdzeniem wyników i wniosków z inwentaryzacji może żądać dodatkowych materiałów informacyjnych, za których dostarczenie odpowiada osoba, o której mowa w pkt 3.4.

8.6 Zatwierdzony przez Kierownika jednostki protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji stanowi dowód księgowy przekazywany Kierownikowi działu księgowego.

9

9.1 Kierownik działu księgowości odpowiada za przygotowanie i dostarczenie wezwań do zapłaty osobom materialnie odpowiedzialnym - z tytułu niedoborów zawinionych wynikających z przeprowadzonej inwentaryzacji.

9.2 O podjęciu postępowania karnego wobec osób materialnie odpowiedzialnych decyduje Kierownik jednostki.

10

10.1 W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją mają zastosowanie przepisy ustawy o rachunkowości.

10.2 W sprawach specyficznych nieunormowanych żadnymi przepisami decyzje podejmuje Kierownik jednostki w oparciu o opinię organów odpowiedzialnych za proces inwentaryzacji.

11

11.1 Instrukcja wchodzi w życie z dniem 01.01.2024.

.................................................

Kierownik jednostki

.................................................

Kierownik działu księgowego