Polityka Rachunkowości

POLITYKA RACHUNKOWOŚCI

...................................................

(Stowarzyszenie "Pomocna Dłoń")

 

Uchwała Zarządu

z dnia 2024-03-15

w sprawie Polityki Rachunkowości

 

Na podstawie art. 10 i innych postanowień ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) - dalej u.o.r. - oraz uchwały zgromadzenia członków stowarzyszenia/ rady fundatorów z dnia 2024-02-28 dotyczącej wyboru przez jednostkę statusu jednostki mikro zgodnie z art. 3 ust. 1a pkt 2 u.o.r. wprowadza się z dniem 2024-04-01 Politykę Rachunkowości do stosowania w Stowarzyszeniu "Pomocna Dłoń" w Warszawie, ul. Kwiatowa 12.

Polityka stanowi załącznik do niniejszej uchwały.

Traci moc uchwała zarządu z dnia 2023-03-20 określająca poprzednią wersję polityki rachunkowości organizacji.

Prezes Zarządu

Anna Nowak

ZAŁĄCZNIK do uchwały

I. Postanowienia ogólne

I.1. Rok obrotowy i okresy sprawozdawcze

Rokiem obrotowym jednostki jest dwanaście miesięcy w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia. W jego skład wchodzą krótsze okresy sprawozdawcze:

a. miesiąc dla:

- sumowania obrotów na kontach księgi głównej oraz dokonywania uzgodnień z dziennikiem i zapisami w ewidencji analitycznej prowadzonej do kont syntetycznych oraz zamykania księgowań miesiąca,

- rozliczenia kosztów działalności statutowej,

- sporządzania deklaracji podatkowych i innych sprawozdań (informacji wewnętrznych), do których jednostka jest zobligowana,

b. rok dla:

- inwentaryzacji aktywów i pasywów jednostki, wyceny i rozliczenia różnic,

- dokonania przeksięgowania kosztów i przychodów na wynik finansowy,

- sporządzania sprawozdania finansowego, deklaracji podatkowych i innych sprawozdań, do których jednostka jest zobligowana.

I.2. Księgi rachunkowe

1. Księgi rachunkowe prowadzone są w siedzibie organizacji. Obejmują one zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

- dziennik,

- księgę główną,

- księgi pomocnicze,

- zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

- wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

2. Księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera w oparciu o program Comarch Optima oraz moduły Comarch Optima (np. Środki trwałe, Kadry i Płace). Szczegółowy opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania zawiera "Instrukcja obsługi systemu" (np. "Podręcznik użytkownika" dostępny w pomocy systemu informatycznego).

3. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych zawiera "Podręcznik użytkownika".

4. Jednostka stosuje wykaz kont księgi głównej określony w załączniku nr 1 do niniejszej polityki rachunkowości. Poszczególne operacje na kontach syntetycznych grupuje się, prowadząc ewidencję szczegółową według zasad określonych w załączonym planie kont.

5. Konta ksiąg pomocniczych prowadzone są dla:

- wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych i środków trwałych w budowie wraz z ewidencją odpisów umorzeniowych - w module Comarch Optima (np. Środki Trwałe);

- rozrachunków z kontrahentami - w module Comarch Optima (np. Należności i Zobowiązania wbudowanym w system finansowo - księgowy);

- rozrachunków z pracownikami - w module Comarch Optima (np. Kadry i Płace oraz w systemie finansowo - księgowym);

- operacji sprzedaży - w module Comarch Optima (np. Sprzedaż);

- operacji zakupu - bezpośrednio w systemie finansowo - księgowym;

- operacji kasowych - bezpośrednio w systemie finansowo - księgowym;

- pozostałe operacje - bezpośrednio w systemie finansowo - księgowym.

I.3. Zakładowy Plan Kont

1. Jednostka stosuje przyjęty i zaprezentowany w załączniku nr 1 Zakładowy Plan Kont. W razie zaistnienia potrzeby powinno się dokonać wprowadzenia nowych kont syntetycznych lub analitycznych zgodnie z zaprezentowanymi poniżej zasadami funkcjonowania zespołów kont.

2. Konta syntetyczne uzupełniane są kontami analitycznymi (księgi pomocnicze) określonymi w art. 17 ust. 1 u.o.r. i wskazanymi w podrozdziale powyżej.

3. Jednostka na bieżąco, w zależności od potrzeb informacyjnych, ma prawo wprowadzać zmiany do ksiąg pomocniczych zapewniając ich integralność i spójność.

4. Wprowadzane konta ksiąg pomocniczych muszą być przyporządkowane do kont księgi głównej. Wprowadzane konta syntetyczne muszą być przyporządkowane do odpowiednich pozycji sprawozdania finansowego, którego wartość tworzą. Przyporządkowanie nie może nastąpić później niż w chwili wprowadzania konta do ksiąg.

5. Na potrzeby ewidencji szczegółowej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych stosuje się tabele amortyzacyjne, dokumenty przyjęcia i likwidacji środków trwałych. Ewidencja środków trwałych i naliczania ich amortyzacji prowadzona jest odrębnym module Comarch Optima (np. Środki Trwałe).

6. Ewidencję szczegółową rozrachunków z dostawcami zagranicznymi prowadzi się w walutach obcych i w walucie polskiej. W przypadku prowadzenia rozrachunków z tym samym kontrahentem w różnych walutach obcych w ewidencji wyodrębnia się każdą z tych walut (przez symbol waluty lub odrębne konta analityczne).

7. Zgodnie z art. 17 ust. 2 u.o.r. powadzona jest ewidencja ilościowo-wartościowa dla materiałów zużywanych w działalności wytwórczej, towarów i produktów. Materiały służące działalności innej niż wytwórcza odpisywane są w koszty w chwili ich zakupu.

I.4. Sprawozdanie finansowe

1. Organizacja sporządza jednostkowe roczne sprawozdanie finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości i wg wzorów i zakresu określonych w ww. ustawie.

2. Dla potrzeb sprawozdawczości organizacja sporządza sprawozdanie finansowe wg wzorów określonych w załączniku nr 6 do u.o.r.

W skład tego sprawozdania wchodzą:

- wprowadzenie do sprawozdania,

- bilans,

- rachunek zysków i strat,

- dodatkowe informacje i objaśnienia.

Sprawozdanie finansowe sporządzane jest w złotych.

3. Jeśli zaistnieją okoliczności uzasadniające konieczność poinformowania czytelników sprawozdania finansowego o istotnych zdarzeniach, dokonaniach mających odzwierciedlenie w sytuacji finansowej i majątkowej oraz wyniku finansowym organizacji zarząd wprowadza dodatkowe ujawnienia ponad te wskazane w załączniku nr 6.

II. Zasady przeprowadzania, rozliczania i dokumentowania wyników inwentaryzacji

Zasady inwentaryzowania składników majątkowych jednostka stosuje zgodnie z przepisami określonymi w art. 26 i 27 u.o.r. i zasadami określonymi w instrukcji inwentaryzacyjnej, która określa szczegółowe zasady przeprowadzania inwentaryzacji, opis zakresów odpowiedzialności i organizacji prac.

III. Dowody księgowe

III.1. Cechy dowodów księgowych

1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi", które dzielą się na:

a. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

b. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

c. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

2. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

a. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

b. korygujące poprzednie zapisy,

c. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

d. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

3. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, zezwala się na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

4. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem komputerowych nośników danych, gdy podczas rejestrowania tych zapisów zapewnione są następujące warunki:

a. uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,

b. możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,

c. stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

d. dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

5. Dowód księgowy powinien zawierać, co najmniej:

a. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

b. określenie stron (Stowarzyszenie "Pomocna Dłoń", Warszawa, ul. Kwiatowa 12) dokonujących operacji gospodarczej,

c. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

d. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

e. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

f. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W przypadku dokumentów związanych z realizacją określonych projektów w tym współfinansowanych ze środków unijnych konieczne jest uzupełnienie treści dowodu o informacje zgodne z wytycznymi dotyczącymi danego projektu w tym, co najmniej:

a. określenie nazwy i symbolu projektu, którego dokument dotyczy

b. wskazanie źródła finansowania

c. podpis osoby kierującej projektem lub osoby przez nią upoważnionej.

6. Dowód księgowy opiewający na waluty obce należy przeliczyć na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie.

7. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

8. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba, że inne przepisy stanowią inaczej.

9. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

10. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, sposób postępowania z każdym z nich ustalono w Instrukcji obiegu dokumentów, gdzie wskazano, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

III.2. Kontrola dowodów księgowych

1. Zarząd organizacji wprowadza kontrolę dowodów księgowych. Dowody księgowe obejmuje się kontrolą merytoryczną, formalną i rachunkową, której celem jest sprawdzenie legalności, rzetelności i prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych wyrażonych w tych dowodach.

2. Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dane zawarte w dokumencie są zgodne z zamówieniem, umową, zleceniem i obowiązującymi przepisami oraz sprawdzeniu, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza jest celowa z punktu widzenia ekonomicznego jednostki.

3. Kontrola merytoryczna dokonywana jest przez:

- pracownika w zakresie celowości zdarzenia, jakie dokumentuje dowód księgowy oraz prawidłowości merytorycznej;

- osobę upoważnioną do wprowadzenia danych do ksiąg rachunkowych w zakresie poprawności udokumentowania zdarzenia pod względem zgodności z przepisami prawa.

4. Kontrola formalna polega na stwierdzeniu zgodności formy i elementów dokumentu w szczególności zgodności z wymogami wobec dowodów księgowych określonymi w art. 20, 21 i 22 ustawy o rachunkowości oraz przepisach dotyczących podatku od towarów i usług (VAT). Kontroli dokonuje osoba upoważniona do wprowadzenia dokumentu do ksiąg rachunkowych.

5. Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu poprawności arytmetycznej danych sprawozdawczego oraz sposobu ujęcia w księgach (dekretacja) oraz potwierdzenie wykonania tej czynności podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Dekretacja na dokumentach księgowych wskazująca sposób ujęcia w księgach może nastąpić odręcznie lub automatycznie w przypadku, gdy dany rodzaj dowodu jest zawarty w dowodzie księgowym. Osoby sprawdzające dowód księgowy powinny na znak wykonania tych czynności zamieścić swoje podpisy na dowodzie.

III.3. Dekretacja dowodów księgowych

1. Każdy dowód podlegający ujęciu w księgach rachunkowych, po sprawdzeniu powinien zostać zakwalifikowany do ujęcia w księgach rachunkowych przez uprawnioną osobę. Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu polega na wskazaniu miesiąca, w którym dokument powinien zostać ujęty w księgach rachunkowych oraz kont, na których operacja winna zostać zaksięgowana.

2. Nie ma potrzeby umieszczania tych danych, jeśli dowód księgowy jest przygotowywany za pomocą komputera, a technika przetwarzania danych wskazuje jednoznacznie sposób księgowania tego rodzaju dowodów.

3. Nie wymaga się umieszczania dekretów na dowodach księgowych bezpośrednio przekazywanych z modułów sprzedażowych, o ile zapewniona zostaje integralność zapisów w systemie finansowo-księgowym i sprzedażowym, a faktury sprzedaży ujmowane są w module FK wg ich numerów danych w module sprzedażowym.

4. Kierownik jednostki zarządza konieczność umieszczania danych dotyczących rodzaju kosztu i rodzaju projektu, którego ten koszt dotyczy na każdym dokumencie potwierdzającym poniesienie nakładów kosztowych. Osobą odpowiedzialną na umieszczenie tych informacji jest pracownik bądź bezpośrednio odpowiedzialny za poniesienie tego kosztu lub osoba przez niego wskazana.

IV. Stosowane uproszczenia w ramach przyjętych zasad rachunkowości

1. W księgach rachunkowych organizacji należy ująć wszystkie operacje gospodarcze dotyczące danego okresu sprawozdawczego. Dokonując kwalifikacji zdarzeń gospodarczych i podejmując decyzję o technicznym sposobie ich ujęcia należy kierować się definicją istotności zawartą w art. 4a u.o.r. oraz poniżej wskazanymi uproszczenia