Zasady rachunkowości

ZARZĄDZENIE NR 2023/10/01

Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 17 w Warszawie

z dnia 1 października 2023 r.

w sprawie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości.

Na podstawie zapisów art. 10 i art. 13 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. z 2021 r. poz. 217) - dalej u.o.r. oraz art. 40 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305) i § 14-16 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760) wprowadza się: dokumentację przyjętych zasad (polityki) rachunkowości.

§1

Przyjmuje ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

1. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe Szkoły Podstawowej nr 17 zgodnie z art. 11 u.o.r. prowadzone i przechowywane są:

* w siedzibie Szkoły ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa

* poza siedzibą szkoły Biuro Rachunkowe "Finanse" ul. Słoneczna 2, 00-002 Warszawa

2. Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych

Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy - od 1 stycznia do 31 grudnia każdego roku kalendarzowego.

Okres sprawozdawczy, stanowi okres, za który sporządza szkoła sprawozdanie finansowe lub inne sprawozdania sporządzane na podstawie ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Okresami sprawozdawczymi są poszczególne miesiące w roku obrotowym, w którym sporządza się:

- sprawozdania budżetowe - zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103):

a) za okres miesięczny sporządza się następujące wzory sprawozdań: Rb-27S, Rb-28S;

b) za okres półroczny sporządza się następujący wzór sprawozdania: Rb-34S Szkoła Podstawowa nr 17,

c) za rok sporządza się następujące wzory sprawozdań: Rb-27S, Rb-28S, Rb-34S, Rb-WSa.

- sprawozdania z operacji finansowych - zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1773):

a) za okres kwartalny sporządza się następujące wzory sprawozdań: Rb-Z, Rb-N. Przy sporządzaniu sprawozdania Rb-Z i Rb-N w zakresie prezentowania zobowiązań i należności w układzie podmiotowym wobec wierzycieli i dłużników, a dotyczących osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą na własny rachunek zatrudniających do 9 osób włącznie, czy też powyżej 9 osób, w przypadku braku wyczerpujących informacji na temat przynależności do danej grupy wierzycieli - szkoła korzysta w tym zakresie z szacunków i przypisuje do grupy "gospodarstw domowych".

- sprawozdania finansowe - zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 760):

a) za rok sporządza się: bilans jednostki budżetowej; rachunek zysków i strat (wariant porównawczy); zestawienie zmian na funduszu jednostki.

§2

Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

1. Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

a) Księgi rachunkowe szkoły prowadzone są (właściwe wpisać):

* przy pomocy komputera;

Program komputerowy zapewnia powiązanie poszczególnych zbiorów ksiąg rachunkowych w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną.

b) Księgi rachunkowe szkoły obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald. Księgi te tworzą:

- dziennik,

- księgę główną,

- księgi pomocnicze,

- zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

- wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

c) Dziennik prowadzony jest:

- wszystkie zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, są ujmowane chronologicznie,

- kolejno numerowane są zapisy w okresie roku,

- sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły,

- obroty dziennika są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej

- dla każdego rachunku bankowego tworzy się odrębny dziennik ewidencji wyciągów bankowych.

d) Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w taki sposób, aby spełniała następujące zasady:

- podwójnego zapisu,

- systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków, które są ujmowane w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą.

- powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku.

e) Księgi pomocnicze (konta analityczne) - stanowią zapisy, które są uszczegółowieniem wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego. Wykaz kont analitycznych (pomocniczych) prowadzonych do poszczególnych kont syntetycznych wraz z określeniem ich powiązań z kontami księgi głównej (szkoła opracowuje z symbolami konta - zasady prowadzenia kont analitycznych oraz powiązanie z kontami księgi główne).

f) Konta pozabilansowe - ich funkcja jest wyłącznie informacyjno - kontrolna. Wszelkie zdarzenia rejestrowane na tych kontach, nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Zapisy na tych kontach nie podlegają uzgodnieniu z dziennikiem. Na kontach pozabilansowych ujmowane są: (wymienić zdarzenia)

- gwarancje i poręczenia

- obce środki trwałe w użytkowaniu

- wartości powierzone

Księgi rachunkowe jednostki prowadzi się w celu uzyskania odpowiednich danych, które są wykorzystywane do sporządzania sprawozdań budżetowych, operacji finansowych, finansowych, statystycznych i innych oraz rozliczeń z ZUS oraz US do których jednostka została zobowiązana odrębnymi przepisami.

Do prowadzenia ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program Rachunkowość Szkolna 2000

- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej - drukuje się na koniec każdego miesiąca, które zawiera:

* symbole i nazwy kont,

* salda na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,

* sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,

Obroty "Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej" są zgodne z obrotami dziennika.

- zestawienia sald ksiąg pomocniczych niezbędnych do sporządzenia obowiązujących przez jednostkę sprawozdań budżetowych - drukuje się na koniec każdego miesiąca,

- zestawienia sald ksiąg pomocniczych inwentaryzowanej grupy składników aktywów - drukuje się na dzień ich inwentaryzacji,

Do prowadzenia kont pomocniczych dla ewidencji rzeczowych składników majątkowych stosuje się następujące zasady od 01.01.2023r.

Koszty ujmuje się tylko na kontach zespołu 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie.

Szkoła Podstawowa nr 17 nie ustalił szczególnych zasad grupowania operacji gospodarczych istotnych dla rodzaju działalności.

2. Dowody księgowe

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych szkoły są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Należy rozróżnić dowody księgowe:

* zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

* zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

* wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Mogą być również podstawą zapisów dowody księgowe sporządzone przez jednostkę:

* zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

* korygujące poprzednie zapisy;

* zastępcze - które są, wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

* rozliczeniowe - dowody ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Dyrektor szkoły może w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, które są sporządzone przez osoby dokonujące tych operacji. Nie dotyczy to jednak operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.

W przypadku prowadzenia przez szkołę ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, które są wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione, co najmniej następujące warunki:

* uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

* możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

* stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

* dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Każdy dowód księgowy, aby był prawidłowy winien spełniać wymogi art. 21 u.o.r oraz powinien być wolny od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Korektę błędów w dowodzie księgowym dokonuje się zgodnie z zasadami określonymi w art. 22 u.o.r.

3. Zapisy w księgach rachunkowych

Zapisów w księgach rachunkowych szkoły dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.

Każdy zapis księgowy powinien zawierać, co najmniej:

* datę dokonania operacji gospodarczej;

* określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;

* zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów;

* kwotę i datę zapisu;

* oznaczenie kont, których dotyczy.

Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane ze sobą w taki sposób, aby umożliwiały ich sprawdzenie oraz powinny być dokonane w taki sposób, aby zapewniały ich trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych.

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się zgodnie z zapisami art. 25 ustawy o rachunkowości.

4. Zakładowy plan kont

a) Wykaz kont

Konta bilansowe

Zespół 0 - Majątek trwały

011 - Środki trwałe

013 - Pozostałe środki trwałe

014 - Zbiory biblioteczne

020 - Wartości niematerialne i prawne

071 - Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych

080 - Środki trwałe w budowie (inwestycje)

Zespół 1 - Środki pieniężne i rachunki bankowe

130 - Rachunek bieżący jednostki

135 - Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia

Zespół 2 - Rozrachunki i rozliczenia

201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych

222 - Rozliczenie dochodów budżetowych

223 - Rozliczenie wydatków budżetowych

225 - Rozrachunki z budżetami

229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

240 - Pozostałe rozrachunki

245 - Wpływy do wyjaśnienia

290 - Odpisy aktualizujące należności

Zespół 3 - Materiały i towary

300 - Rozliczenie zakupu

310 - Materiały

Zespół 4 - Koszty według rodzajów i ich rozliczenie

400 - Amortyzacja

401 - Zużycie materiałów i energii

402 - Usługi obce

403 - Podatki i opłaty

404 - Wynagrodzenia

405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

409 - Pozostałe koszty rodzajowe

410 - Inne świadczenia finansowane z budżetu państwa

Zespół 7 - Przychody, dochody i koszty

720 - Przychody z tytułu dochodów budżetowych

750 - Przychody finansowe

751 - Koszty finansowe

760 - Pozostałe przychody operacyjne

761 - Pozostałe koszty operacyjne

770 - Zyski nadzwyczajne

771 - Straty nadzwyczajne

Zespół 8 - Fundusze, rezerwy i wynik finansowy

800 - Fundusz jednostki

851 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

860 - Wynik finansowy

Konta pozabilansowe

975 - Wydatki strukturalne

976 - Wzajemne rozliczenia między jednostkami

980 - Plan finansowy wydatków budżetowych

998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

999 - Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

b) Opis zasad funkcjonowania kont

Poszczególne operacje gospodarcze klasyfikuje się stosownie do ich wpływu na sytuację finansową, majątkową oraz na wynik finansowy szkoły. Poszczególne konta ujęte powyżej funkcjonują zgodnie z opisem Rachunkowość Szkolna 2000.

5. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych

Księgi rachunkowe szkoły prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego Rachunkowość Szkolna 2000.

Do programu została opracowana instrukcja, która stanowi załącznik nr 1/2023.

Komputerowy system rachunkowości obejmuje moduły Księga Główna, Księgi Pomocnicze, Środki Trwałe od 01.01.2023r.

- Opis systemu komputerowego

W szkole do prowadzenia ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program komputerowego Rachunkowość Szkolna 2000.

Decyzją dyrektora szkoły program powyższy jest wykorzystywany od 01.01.2023r. Zasady ochrony danych, jakie metody zabezpieczenia dostępu do przetwarzania danych są stosowane określa instrukcja użytkownika programu RS2000/01.

Natomiast zasady stosowania algorytmów i parametrów w poszczególnych programach opisano w dokumentacji użytkownika programu RS2000/02.

6. Metody i terminy przeprowadzenie inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych w szkole

a) Szkoła zobowiązana jest przeprowadzić inwentaryzację aktywów i pasywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Powyższy termin i częstotliwość jest dotrzymana, jeżeli szkoła przeprowadzi inwentaryzację w terminach określonych poniżej. 31.12.2023r

b) Spis z natury dokonywany jest na podstawie bezpośredniego, naocznego stwierdzenia przez zespół spisowy, fizycznego istnienia ilości spisywanych aktywów w drodze ich przeliczenia, przeważenia, przemierzenia, obliczenia technicznego lub oszacowania i w dniu spisu jest wpisany przez członka zespołu spisowego do arkusza spisu.

c) Inwentaryzacja może być przeprowadzona w formie inwentaryzacji okresowej lub inwentaryzacji doraźnej. Inwentaryzację okresową przeprowadza się zgodnie z planem inwentaryzacji z uwzględnieniem terminu i częstotliwości inwentaryzacji określonej w ustawie o rachunkowości. Natomiast inwentaryzację doraźną przeprowadza się w przypadku:

• zmiany na stanowisku osoby odpowiedzialnej za powierzone jej mienie,

• zdarzeń losowych (np. włamanie, kradzież, pożar lub inne zjawiska mogące mieć wpływ na stan składników majątkowych),

• likwidacji szkoły,

• potrzeby kontroli i rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych (spis z natury przeprowadzony w terminie niezapowiedzianym).

d) Polecenie przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej i doraźnej zarządza kierownik jednostki.

7. Opis systemu służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

a) Księgowość Biuro Rachunkowe "Finanse" wraz z systemem operacyjnym, dla którego została napisana, udostępnia narzędzia i procedury ochrony przed zniszczeniem, nieuprawnioną modyfikacją i ukryciem zapisu. Część znajdująca się bezpośrednio w zakresie funkcjonalnym programu to procedury porządkowania i weryfikacji danych, ich szyfrowania, procedura chronionego dostępu do programu tylko dla osób o znanym programowi identyfikatorze i haśle oraz system zróżnicowanych uprawnień dla poszczególnych operatorów.

b) Dodatkowo założono, że właściwy poziom zabezpieczenia oraz ochrony danych programu osiągnie się poprzez zdefiniowanie dostępów do katalogów i plików programu z poziomu systemu operacyjnego tylko upoważnionym osobom oraz fizyczną ochronę danych poprzez ograniczenie dostępu do komputera przechowującego bazę danych. Bazy danych przechowywane są na odrębnym serwerze.

c) Ustala się również osoby odpowiedzialne za realizowanie zasad i harmonogramu wykonywania kopii zapasowych na nośniki o wymaganej niezawodności zapisu. Program udostępnia niezbędne procedury rejestracji i wykonywania kopii.

d) Programowa ochrona danych - reglamentacja dostępu danych poprzez system haseł identyfikujących poszczególnych użytkowników, którym nadaje się odpowiednie uprawnienia dostępu do danych i ich przetwarzania. Uprawnienia dla poszczególnych użytkowników nadaje Anna Kowalska.

§3

Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego

1. Metody wyceny aktywów i pasywów

Szkoła dokonuje wyceny aktywów i pasywów zgodnie z przepisami zawartymi w rozdziale 4 ustawy o rachunkowości oraz z uwzględnieniem przepisów szczególnych wynikających z rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej w tym celu ustala tzw. zakładowe metody wyceny aktywów i pasywów.

Szkoła SP17 w opracowywanych metodach wyceny uwzględnia:

* Zasady postępowania przy majątku likwidowanej szkoły lub postawionej w stan likwidacji.

* Wycenę składników aktywów trwałych: środków trwałych, pozostałych środków trwałych, inwestycji, dóbr kultury.

* Wycenę wartości niematerialnych i prawnych,

* Wycenę rozrachunków: należności, zobowiązania.

2. Ustalenie wyniku finansowego

Wynik finansowy jednostki ustala się na koncie 860 Wynik finansowy. Ewidencja kosztów działalności podstawowej prowadzona jest na kontach zespołu 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie, wg podziałek klasyfikacji budżetowej dokonywanych wydatków.

§4

1. Zarządzanie wchodzi w życie z dniem 01.10.2023r.

§5

2. Traci moc Zarządzenie 2022/10/01

Jan Nowak

( Jan Nowak , podpis)