Kwestionariusz kontroli dokumentacji pracowniczej

Treść badanego zagadnienia                                                              tak   nie   Nie dotyczy

Czy dokumentacja pracownicza składa się z czterech części - A, B, C, D?

Czy dla każdego pracownika prowadzone są oddzielne akta osobowe?

Czy w poszczególnych częściach akt osobowych przechowywane są tylko takie dokumenty, jakie są wskazane w rozporządzeniu Dz.U. 2018 poz. 2137 w sprawie dokumentacji pracowniczej?

Czy dokumenty zgromadzone w aktach osobowych są umieszczone chronologicznie (od najstarszego do najnowszego) we właściwych częściach i ponumerowane?

Czy przed każdą częścią akt (A, B, C, D) umieszczono, sporządzony według porządku chronologicznego, pełny wykaz dokumentów, które się w niej znajdują (spis treści)?

Czy oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, przechowywane są w częściach, powiązanych ze sobą tematycznie, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne?

Czy przechowywane w powiązanych ze sobą częściach tematycznych (A1, B1, C1 i kolejnych) dokumenty i oświadczenia przechowywanie są w porządku chronologicznym, numerowanie wraz z wykazem oświadczeń lub dokumentów dotyczących każdej części?

Czy dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne?

Czy dokumenty znajdujące się w części D1, D2 i kolejnych przechowuje się w porządku chronologicznym, ponumerowanie wraz z wykazem dokumentów dotyczącym każdej części?

Czy w związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, usuwa się całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym częściom dotyczącym innych kar przyporządkowuje się następujące po sobie numery?

Czy w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, przechowuje się wyłącznie odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę?

Czy na zgromadzonych w postaci papierowej dokumentach nanoszone są uwagi, adnotacje lub sprostowania?

Czy pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych?

Czy dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym wymagania określone w § 8 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej?

Czy dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną zgodnie z § 10 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej?

Czy w przypadku, gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji?

Czy prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca stosuje odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu 50 lat przechowywania dokumentacji?

Czy odwzorowania cyfrowe, o których mowa w art. 94⁸ § 2 Kodeksu pracy, sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej?

Czy przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi następuje w sposób zgodny z § 13 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej?

Czy pracodawca doręcza, za pokwitowaniem pracownikowi albo byłemu pracownikowi, informację lub zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej?

Czy pracodawca wydaje dokumentację pracowniczą pracownikowi albo byłemu pracownikowi?

Czy pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobie, o której mowa w art. 94⁹ § 3 Kodeksu pracy, kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na ich wniosek nie później niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania?

Czy wniosek o wydanie kopie całości lub części dokumentacji pracowniczej pracodawca przechowuje odpowiednio w części B albo C akt osobowych pracownika?

Kontrola części A akt osobowych

Czy w części A akt osobowych znajdują się wyłącznie oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1, pkt 1, 11 i 12 Kodeksu pracy)?

Kontrola części B akta osobowych

Czy w części B akt osobowych znajdują się wyłącznie dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika?

Czy w części B akt osobowych znajdują się?

- oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy

- umowa o pracę lub odpowiednio: akt powołania, mianowania, wyboru. Jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków

- zakres czynności pracownika (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę

- dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych

- pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami obowiązującymi na danym stanowisku pracy, w tym z treścią:

   a) regulaminu pracy albo obwieszczenia

   b) przepisów i zasad dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, (wraz z zaświadczeniem o ukończeniu wymaganego szkolenia);

   c) informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

- potwierdzenie poinformowania pracownika:

   a) o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 3² Kodeksu pracy)

   b) warunkach zatrudnienia (art. 29¹ § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29¹ § 4 Kodeksu pracy)

   c) o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22² § 8 Kodeksu pracy)

   d) o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy)

- potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego opiekuna prawnego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy)

- dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy

- oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie

- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i 125 Kodeksu pracy)

- dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych

- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy)

- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego, urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu rodzicielskiego

- dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art.182^1e Kodeksu pracy)

- dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu rodzicielskiego (art. 186⁷ Kodeksu pracy)

- oświadczenie pracownika będącego matką lub ojcem o:

   a) zamiarze lub o braku zamiaru korzystania ze zwolnienia od pracy w wymiarze 16 godzin lub 2 dni w roku kalendarzowym (dotyczy to pracowników wychowujących przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat),

   b) wyrażeniu zgody (braku zgody) na wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych

   c) wyrażeniu zgody (braku zgody) na prace w porze nocnej,

   d) obniżeniu wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 186⁷ Kodeksu pracy

   e) wyrażeniu zgody (braku zgody) pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na pracę w wymiarze przekraczającym 8 godzin w systemach i rozkładach czasu pracy, o których mowa w art. 135-138, 143 i 144

- dokumenty związane udzielaniem urlopu wychowawczego (art. 174 i 174¹ Kodeksu pracy)

- skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

   a) wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy)

   b) okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2, 3 i 5 Kodeksu pracy)

- umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w czasie pozostawania w stosunku pracy (art. 101¹ § 1 Kodeksu pracy)

- wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego okręgowego inspektora pracy (art. 151 ⁷ § 6 Kodeksu pracy)

- dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania

- dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy

Kontrola części C akt osobowych

Czy w części C akt osobowych znajdują się wyłącznie oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy?

Czy w części C akt osobowych znajdują się?

- oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę np.: wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę lub przez pracownika, rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron, rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia, potwierdzenie przez pracodawcę faktu wygaśnięcia umowy o pracę, odwołanie ze stanowiska pracy

- wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy

- dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy)

- kopie wydanego pracownikowi świadectwa pracy

- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 88⁴ § 2 Kodeksu postępowania cywilnego)

- umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę

- skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie czynników rakotwórczych i mutagennych lub biologicznych czynników chorobotwórczych (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy)

Kontrola części D akt osobowych

Czy w części D akt osobowych znajduje się wyłącznie odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu