Procedura zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa

Prawo

praca

Kategoria

instrukcja

Klucze

działania następcze, informacja zwrotna, naruszenia prawa, procedura zgłoszeń wewnętrznych, przyjęcie zgłoszenia, rejestru zgłoszeń, weryfikacja zgłoszenia

Procedura zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa określa sposób postępowania w przypadku wykrycia nieprawidłowości lub naruszeń przepisów w firmie. Dokument określa kroki, jakie należy podjąć w celu zgłoszenia problemu, oraz procedury, jakie będą stosowane w celu jego rozwiązania. Procedura ma na celu zapewnienie przejrzystości i skuteczności działań w sytuacjach, gdy dochodzi do naruszenia prawa wewnętrznego lub zewnętrznego firmy.

Przyjęcie zgłoszenia:

☐ 1) Przyjęcie zgłoszenia przez CyberTech Sp. z o.o. lub DataGuard SA, lub SecureSoft Ltd.

Potwierdzenie zgłoszenia:

☐ 2) Potwierdzenie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu e-mail.

Wstępna weryfikacja zgłoszenia w ramach działań następczych:

☐ 3) Ocena czy zgłoszenie jest anonimowe (nie podano imienia, nazwiska lub innych danych).

Ważne! W przypadku, gdy CyberTech Sp. z o.o. nie rozpoznaje zgłoszeń anonimowych, to nie jest zobowiązany do rozpoznania zgłoszenia anonimowego – na tym kończy się postępowanie, o czym należy powiadomić zgłaszającego, o ile pomimo zgłoszenia anonimowego CyberTech Sp. z o.o. dysponuje numerem telefonu.

☐ 4) Ocena czy zgłoszenie dotyczy „naruszenia prawa”:

☐ a) Przekroczenia uprawnień

☐ b) Nadużycia władzy

☐ c) Dyskryminacji

☐ d) Mobbingu

☐ e) Kradzieży

☐ f) Oszustwa

☐ g) Przestępstw komputerowych

☐ h) Naruszenia tajemnicy handlowej

☐ i) Naruszenia ochrony danych osobowych

☐ j) Nieprzestrzegania przepisów BHP

☐ k) Nieprzestrzegania przepisów przeciwpożarowych

☐ l) Korupcji

☐ m) Prania brudnych pieniędzy

☐ n) Fałszowania dokumentów

☐ o) Utrudniania kontroli

☐ p) Naruszenia praw autorskich

1

2023/10/27-ZGL-001

2

Zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów CyberTech Sp. z o.o. nie musi rozpoznawać zgłoszeń anonimowych (art. 2 pkt 2 ustawy o ochronie sygnalistów). Jeżeli CyberTech Sp. z o.o. nie rozpoznaje zgłoszeń anonimowych, to nie jest zobowiązany do rozpoznania zgłoszenia anonimowego.

☐ r) Naruszenia przepisów o ochronie środowiska

Ważne! W przypadku, gdy zgłoszenie nie dotyczy żadnego z powyżej wskazanych naruszeń prawa, takie ustalenie kończy postępowanie.

☐ 5) ocena, czy zgłoszenia dotyczy „naruszenia prawa”:

☐ a) Nadużycia finansowe

☐ b) Niegospodarność

☐ c) Konflikt interesów

☐ d) Naruszenie zasad konkurencji

☐ e) Naruszenie zasad etyki zawodowej

Ważne! W przypadku, gdy zgłoszenie nie dotyczy żadnego z powyżej wskazanych naruszeń prawa należy rozważyć zakończenia postępowania.

☐ 6) ocena czy zgłoszenie pochodzi od:

☐ a) Pracownika

☐ b) Byłego pracownika

☐ c) Kandydata do pracy

☐ d) Akcjonariusza

☐ e) Członka zarządu

☐ f) Członka rady nadzorczej

☐ g) Wolontariusza

☐ h) Stażysty

☐ i) Kontrahenta

☐ j) Dostawcy

☐ k) Klienta

☐ l) Odbiorcy

☐ m) Partnera biznesowego

☐ n) Podwykonawcy

☐ o) Doradcy

☐ p) Audytora

☐ r) Innej osoby

☐ s) Przedstawiciela związku zawodowego

Ważne! W przypadku, gdy zgłoszenie nie pochodzi od żadnej ze wskazanych osób należy rozważyć zakończenia postępowania, gdyż zgłoszenie naruszenia mogło nie zostać dokonane w kontekście związanym z pracą.

☐ 7) Ocena, czy zgłoszenie naruszenie prawa zostało dokonane w kontekście związanym z pracą.

Ważne! W przypadku, gdy zgłoszenie nie zostało złożone w kontekście związanym z pracą należy rozważyć zakończenia postępowania.

Postępowanie w sprawie zgłoszenia (działania następcze):

☐ 8) Działanie podjęte przez CyberTech Sp. z o.o. w celu oceny informacji zawartych w zgłoszeniu.

☐ 9) Niepodejmowanie działań odwetowych w stosunku do sygnalisty.

☐ 10) Zastosowanie w stosunku do sygnalisty środków ochrony.

☐ 11) Podjęcie działań w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.

☐ 12) Zamknięcie procedury.

Informacja zwrotna:

☐ 13) Przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście (w ciągu 3 miesięcy).

Prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych:

☐ 14) Odnotowanie wszystkich danych w rejestrze (data zgłoszenia, dane sygnalisty, treść zgłoszenia, podjęte działania).

4

27.10.2023

Procedura zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa stanowi ważne narzędzie zarządzania ryzykiem i zapobiegania problemom w organizacji. Zgłaszanie nieprawidłowości i ich skuteczne rozwiązywanie zapewniają uczciwe i zgodne z przepisami funkcjonowanie firmy, a także budują zaufanie między pracownikami a zarządem. Przestrzeganie procedur wewnętrznych to kluczowy element odpowiedzialnego zarządzania.