Procedura zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa
- Prawo
praca
- Kategoria
instrukcja
- Klucze
działania następcze, informacja zwrotna, naruszenia prawa, procedura zgłoszeń wewnętrznych, przyjęcie zgłoszenia, rejestru zgłoszeń, weryfikacja zgłoszenia
Procedura zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa określa sposób postępowania w przypadku wykrycia nieprawidłowości lub naruszeń przepisów w firmie. Dokument określa kroki, jakie należy podjąć w celu zgłoszenia problemu, oraz procedury, jakie będą stosowane w celu jego rozwiązania. Procedura ma na celu zapewnienie przejrzystości i skuteczności działań w sytuacjach, gdy dochodzi do naruszenia prawa wewnętrznego lub zewnętrznego firmy.
Przyjęcie zgłoszenia:
☐ 1) Przyjęcie zgłoszenia przez CyberTech Sp. z o.o. lub DataGuard SA, lub SecureSoft Ltd.
Potwierdzenie zgłoszenia:
☐ 2) Potwierdzenie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu e-mail.
Wstępna weryfikacja zgłoszenia w ramach działań następczych:
☐ 3) Ocena czy zgłoszenie jest anonimowe (nie podano imienia, nazwiska lub innych danych).
Ważne! W przypadku, gdy CyberTech Sp. z o.o. nie rozpoznaje zgłoszeń anonimowych, to nie jest zobowiązany do rozpoznania zgłoszenia anonimowego – na tym kończy się postępowanie, o czym należy powiadomić zgłaszającego, o ile pomimo zgłoszenia anonimowego CyberTech Sp. z o.o. dysponuje numerem telefonu.
☐ 4) Ocena czy zgłoszenie dotyczy „naruszenia prawa”:
☐ a) Przekroczenia uprawnień
☐ b) Nadużycia władzy
☐ c) Dyskryminacji
☐ d) Mobbingu
☐ e) Kradzieży
☐ f) Oszustwa
☐ g) Przestępstw komputerowych
☐ h) Naruszenia tajemnicy handlowej
☐ i) Naruszenia ochrony danych osobowych
☐ j) Nieprzestrzegania przepisów BHP
☐ k) Nieprzestrzegania przepisów przeciwpożarowych
☐ l) Korupcji
☐ m) Prania brudnych pieniędzy
☐ n) Fałszowania dokumentów
☐ o) Utrudniania kontroli
☐ p) Naruszenia praw autorskich
1
2023/10/27-ZGL-001
2
Zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów CyberTech Sp. z o.o. nie musi rozpoznawać zgłoszeń anonimowych (art. 2 pkt 2 ustawy o ochronie sygnalistów). Jeżeli CyberTech Sp. z o.o. nie rozpoznaje zgłoszeń anonimowych, to nie jest zobowiązany do rozpoznania zgłoszenia anonimowego.
☐ r) Naruszenia przepisów o ochronie środowiska
Ważne! W przypadku, gdy zgłoszenie nie dotyczy żadnego z powyżej wskazanych naruszeń prawa, takie ustalenie kończy postępowanie.
☐ 5) ocena, czy zgłoszenia dotyczy „naruszenia prawa”:
☐ a) Nadużycia finansowe
☐ b) Niegospodarność
☐ c) Konflikt interesów
☐ d) Naruszenie zasad konkurencji
☐ e) Naruszenie zasad etyki zawodowej
Ważne! W przypadku, gdy zgłoszenie nie dotyczy żadnego z powyżej wskazanych naruszeń prawa należy rozważyć zakończenia postępowania.
☐ 6) ocena czy zgłoszenie pochodzi od:
☐ a) Pracownika
☐ b) Byłego pracownika
☐ c) Kandydata do pracy
☐ d) Akcjonariusza
☐ e) Członka zarządu
☐ f) Członka rady nadzorczej
☐ g) Wolontariusza
☐ h) Stażysty
☐ i) Kontrahenta
☐ j) Dostawcy
☐ k) Klienta
☐ l) Odbiorcy
☐ m) Partnera biznesowego
☐ n) Podwykonawcy
☐ o) Doradcy
☐ p) Audytora
☐ r) Innej osoby
☐ s) Przedstawiciela związku zawodowego
Ważne! W przypadku, gdy zgłoszenie nie pochodzi od żadnej ze wskazanych osób należy rozważyć zakończenia postępowania, gdyż zgłoszenie naruszenia mogło nie zostać dokonane w kontekście związanym z pracą.
☐ 7) Ocena, czy zgłoszenie naruszenie prawa zostało dokonane w kontekście związanym z pracą.
Ważne! W przypadku, gdy zgłoszenie nie zostało złożone w kontekście związanym z pracą należy rozważyć zakończenia postępowania.
Postępowanie w sprawie zgłoszenia (działania następcze):
☐ 8) Działanie podjęte przez CyberTech Sp. z o.o. w celu oceny informacji zawartych w zgłoszeniu.
☐ 9) Niepodejmowanie działań odwetowych w stosunku do sygnalisty.
☐ 10) Zastosowanie w stosunku do sygnalisty środków ochrony.
☐ 11) Podjęcie działań w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.
☐ 12) Zamknięcie procedury.
Informacja zwrotna:
☐ 13) Przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście (w ciągu 3 miesięcy).
Prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych:
☐ 14) Odnotowanie wszystkich danych w rejestrze (data zgłoszenia, dane sygnalisty, treść zgłoszenia, podjęte działania).
4
27.10.2023
Procedura zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa stanowi ważne narzędzie zarządzania ryzykiem i zapobiegania problemom w organizacji. Zgłaszanie nieprawidłowości i ich skuteczne rozwiązywanie zapewniają uczciwe i zgodne z przepisami funkcjonowanie firmy, a także budują zaufanie między pracownikami a zarządem. Przestrzeganie procedur wewnętrznych to kluczowy element odpowiedzialnego zarządzania.