Lista kontrolna obowiązków pracodawcy w związku z PPK

Działania i obowiązki pracodawcy na etapie tworzenia i prowadzenia PPK w jednostce sektora finansów publicznych - lista kontrolna

Wskazane daty są właściwe dla podmiotów będących jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy o finansach publicznych.

Obowiązki pracodawcy na etapie tworzenia PPK                                      Tak      Nie

Czy pracodawca dokonał Wyboru usługodawcy w sposób odpowiedni?

Objaśnienie: Pracodawca w porozumieniu z reprezentacją pracowników dokonuje wyboru usługodawcy spośród ofert znajdujących się na portalu PPK (www.mojeppk.pl). Pracodawcy będą mieli możliwość zapoznania się z dostępnymi ofertami i ich porównania. Instytucja finansowa dostarczy podstawowe informacje o ofercie na Portal PPK, które będą prezentowane wszystkim pracodawcom.

Czy pracodawca wystosował zapytanie ofertowe na wybór usługodawcy PPK lub ogłosił przetarg na PPK?

Objaśnienie: Pracodawca tworzący PPK w III kwartale 2020 roku nie ma obowiązku stosowania trybu przetargowego, może wystosować zapytanie ofertowe do instytucji finansowej i poprosić o oferty na prowadzenie PPK. W dalszym kroku mogą się odbyć spotkania, podczas których pracodawca będzie prowadził negocjacje z instytucją finansową. Pracodawca, który będzie tworzył PPK w IV kwartale 2020 roku będzie miał obowiązek zweryfikowania czy musi wyłonić instytucję finansową w oparciu o przetarg w ramach PZP. Nie będzie tego robił, jeżeli wartość zamówienia nie przekroczy progów unijnych. Jeżeli wartość zamówienia przekroczy progi unijne to będzie musiał postępować w oparciu o szczegółowe regulacje wynikające z ustawy prawo zamówień publicznych, która wchodzi w życie w dniu 1 stycznia 2021 roku.

Czy pracodawca przekazał informacje o warunkach PPK?

Objaśnienie: Pracodawca może, ale nie musi informować osób zatrudnionych o warunkach uczestnictwa w PPK oraz o uprawnieniach podmiotu zatrudniającego oraz osób zatrudnionych w związku z uczestnictwem w PPK. Natomiast bezwzględny obowiązek takiego informowania osób zatrudnionych spoczywa na instytucji finansowej (art. 15 ust. 4 i 5 ustawy o PPK). W przypadku tworzenia PPK, warto te informacje przekazać w październiku 2020 roku. Instytucja finansowa przekaże te informacje po zawarciu umowy o prowadzenie PPK każdemu uczestnikowi PPK.

Czy pracodawca przyjmował deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK?

Objaśnienie: Od 1 lipca 2020 roku pracownicy (w wieku 18-54 lat) mogą przekazywać swojemu pracodawcy deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Jeżeli taka deklaracja zostanie prawidłowo przyjęta przez pracodawcę przed dniem zawarcia umowy o prowadzenie PPK, to pracodawca nie może zapisać takiej osoby do PPK. Za zapisanie takiej osoby do PPK, pracodawcy grozi kara finansowa.

Czy pracodawca poinformował pracowników w wieku 55-69 lat o możliwości uczestnictwa w PPK?

Objaśnienie: Od 1 lipca 2021 roku pracownicy (w wieku 55-69 lat) mogą przekazywać pracodawcy deklaracje uczestnictwa w PPK. Pracodawca ma obowiązek poinformować tę grupę pracowników o możliwości uczestnictwa w PPK. Jeżeli pracownicy przekażą deklarację uczestnictwa pracodawcy przed dniem zawarcia umowy o prowadzenie PPK, to taka osoba jest zapisywana do PPK tak jak osoby w wieku 18-54 lat.

Czy pracodawca zapisał do PPK pracowników w wieku 55-69 lat, które złożyły deklarację uczestnictwa?

Objaśnienie: Jeżeli pracownicy (w wieku 55-69 lat) przekażą deklarację uczestnictwa pracodawcy przed dniem zawarcia umowy o prowadzenie PPK, to taka osoba jest zapisywana do PPK tak jak osoby w wieku 18-54 lat.

Czy pracodawca poinformował pracowników o możliwości deklarowania wpłat dodatkowych do 4% i możliwości obniżenia wpłaty podstawowej do 0,5%?

Objaśnienie: Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK pracodawca ma obowiązek poinformować swoich pracowników o możliwości deklarowania wpłat dodatkowych (do 4%) i możliwości obniżenia wpłaty podstawowej (z 2% do maksymalnie 0,5%) dla osób, które osiągają wynagrodzenie w miesiącu ze wszystkich źródeł niższe niż 1,2 minimalnego wynagrodzenia (3000 zł w 2023 roku).

Czy pracodawca osiągnął porozumienie z reprezentacją osób zatrudnionych do 23 października 2019 roku?

Objaśnienie: Każdy pracodawca, który chce zawrzeć umowę o zarządzanie PPK w I kwartale 2020 roku albo w II kwartale 2020 roku (do 10 maja 2020 roku) musi mieć zawarte porozumienie z reprezentacją osób zatrudnionych (związkową albo niezwiązkową). Dopóki takie porozumienie nie zostanie zawarte (przed dniem 11 listopada 2019 roku) pracodawca nie może samodzielnie zawrzeć umowy o zarządzanie PPK. Po tym dniu, pracodawca samodzielnie decyduje, z którą instytucją finansową będzie prowadził PPK.

Czy pracodawca zawarł umowę o zarządzanie PPK do 24 kwietnia 2020 roku?

Objaśnienie: Umowy o zarządzanie PPK zawierane w I kwartale 2020 roku (ze skutkiem ich obowiązywania począwszy od 1 lipca 2019 roku) są zawierane na czas nieokreślony. Umowy o zarządzanie PPK zawierane od 11 maja 2020 roku będą musiały zostać zawarte na czas określony np. 3 lata.

Czy pracodawca zawarł umowę o prowadzenie PPK (przekazał listę uczestników PPK) do 10 lipca 2020 roku?

Objaśnienie: Formalny moment zawarcia drugiej umowy składającej się na PPK - umowy o prowadzenie PPK - nie może mieć miejsca później niż w dniu 10 lipca 2020 roku. Umowa o prowadzenie PPK jest zawierana na czas nieokreślony.

Czy pracodawca przekazał pierwszą wpłatę PPK do instytucji finansowej do 15 sierpnia 2020 roku albo do 17 września 2020 roku?

Objaśnienie: Od wynagrodzenia potrąconego w lipcu 2020 roku, np. w dniu 10 sierpnia 2020 roku, pracodawca potrąci pierwszą wpłatę do PPK (od całego wynagrodzenia) i najpóźniej w dniu 17 sierpnia 2020 roku przekaże ją do instytucji finansowej. Od wynagrodzenia wypłaconego np. w dniu 10 września 2020 roku, pracodawca wpłatę do PPK przekaże do instytucji finansowej najpóźniej w dniu 17 września 2020 roku.

Obowiązki pracodawcy na etapie funkcjonowania PPK                                    Tak  Nie

Czy pracodawca obliczył, pobierał i przekazał instytucji finansowej wpłatę do PPK?

Objaśnienie: Najważniejszym obowiązkiem pracodawcy jest terminowe naliczanie i pobieranie z wynagrodzenia pracowników wpłat do PPK a następnie ich odprowadzanie do instytucji finansowej w wyznaczonym terminie (najpóźniej do 17 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały potrącone z wynagrodzenia uczestnika PPK).

Czy pracodawca przyjmuje deklaracje pracowników o rezygnacji z PPK i przekazuje do instytucji finansowej w odpowiednim terminie?

Objaśnienie: Zarówno nowozatrudniony pracownik jak i uczestnik PPK może w dowolnym momencie zrezygnować z uczestnictwa w PPK. W przypadku rezygnacji uczestnika PPK, obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie tej wiadomości instytucji finansowej w ciągu 7 dni od dnia jej otrzymania.

Czy pracodawca zapisuje nowych pracowników do PPK?

Objaśnienie: Obowiązkiem pracodawcy będzie zapisanie do PPK wszystkich nowych pracowników w wieku 18-54 lat (chyba, że złożą pracodawcy deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK) do 17 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym taki pracownik osiągnie 3 miesiące staż pracy. Staż pracy zawsze należy liczyć w ostatnich 12 miesiącach.

Czy pracodawca dokonuje wypłaty transferowej z art. 19?

Objaśnienie: Dokonanie wypłaty transferowej środków nowego pracownika na rachunek nowego pracodawcy (procedura z art. 19 ustawy o PPK). Jeśli nowo zatrudniony pracownik poinformuje podmiot zatrudniający o posiadanych rachunkach PPK, to obowiązkiem tego podmiotu jest poinformowanie takiego pracownika o zamiarze dokonania wypłaty transferowej środków w ramach PPK od dotychczasowego do nowego pracodawcy.

Czy pracodawca informuje pracowników o ponownym zapisaniu do PPK?

Objaśnienie: Co 4 lata począwszy od 2023 roku (następnie w 2027 i 2031 roku) do końca marca pracodawca ma obowiązek poinformowania wszystkich osób w wieku 18-54 lat, że z dniem 1 kwietnia zostaną zapisane automatycznie do PPK. Takie osoby będą mogły ponownie zrezygnować z PPK.

Czy pracodawca ponownie zapisuje do PPK osoby, które zrezygnowały z uczestnictwa w PPK?

Objaśnienie: Obowiązkiem pracodawcy co 4 lata, począwszy od 2023 roku (następnie w 2027 i 2031 roku) i zawsze 1 kwietnia będzie zapisywanie do PPK wszystkich osób, które zrezygnowały z uczestnictwa w PPK. Dotyczy to tych osób, które w dniu 1 kwietnia będą w wieku 18-54 lat.

Czy pracodawca poinformował pracowników z którymi kończy stosunek zatrudnienia o PPK?

Objaśnienie: Pracodawca rozwiązując z uczestnikiem PPK stosunek zatrudnienia może przekazać mu krótką informację, w której wskaże w jakiej instytucji finansowej prowadzone było PPK. Taka informacja może się przydać pracownikowi kiedy będzie chciał rozpocząć procedurę wypłaty transferowej środków, o której mowa w art. 19 ustawy o PPK, kiedy taka osoba zatrudni się w nowym miejscu pracy.

Obowiązki informacyjne i sprawozdawcze po stronie pracodawcy prowadzącego PPK.

W przypadku tworzenia PPK najlepiej przekazać poniższe informacje w październiku 2020 roku, natomiast w przypadku zatrudnienia nowego pracownika w okresie pierwszych 3 miesięcy zatrudnienia.

Co do zasady na pracodawcy prowadzącym PPK spoczywają nieliczne systemowe obowiązki informacyjne w stosunku do uczestników PPK czy w stosunku do innych podmiotów.

Ustawodawca przewidział w przypadku podmiotów zatrudniających głównie okazjonalne obowiązki o charakterze technicznym oraz dał pracodawcom możliwości działania w obszarze informowania o PPK.