Zasady planowania szkoleń

Zasady planowania szkoleń w Spółce Cyberdyne Systems

§1Podstawy systemu planowania szkoleń

1. Realizacja niniejszej instrukcji jest niezbędna do zapewnienia efektywnego wykorzystania środków finansowych Spółki Cyberdyne Systems przeznaczonych na rozwój kwalifikacji i kompetencji wszystkich pracowników Spółki Cyberdyne Systems, które są niezbędne do podnoszenia jakości procesów produkcyjnych, usługowych i obsługowych (wewnętrznych) oraz sprawnego zarządzania procesem pracy.

2. Za realizację polityki szkoleniowej pracowników Spółki Cyberdyne Systems obejmującej kwestie planowania szkoleń, realizacji rocznych planów szkoleniowych i ich oceny w sposób bezpośredni odpowiedzialny jest Departament Personalny (a w jego składzie – w stopniu określonym przez dyrektora Departamentu – Dział Szkoleń i Rozwoju oraz Dział Zarządzania Zasobami Ludzkimi).

3. W planowaniu i realizacji polityki szkoleniowej Departament Personalny jest uprawniony do żądania zachowania szczególnej staranności i terminowości od podmiotów zobowiązanych do działań przewidzianych niniejszą instrukcją.

4. Za identyfikację i określenie potrzeb szkoleniowych podległych pracowników jest odpowiedzialny ich bezpośredni przełożony.

5. Szkolenia dla potrzeb przygotowywania planu szkoleń określa się w następującym układzie/podziale dotyczącym obszarów/tematów:

a) szkolenia merytoryczne/specjalistyczne,

b) szkolenia kwalifikacyjne (usprawnieniowe),

c) szkolenia sprzedażowe,

d) aktualizacja znajomości przepisów,

e) szkolenia e-learningowe,

f) szkolenia dotyczące systemu jakości,

g) komunikacja/negocjacje/kontakt z klientem,

h) pozostałe szkolenia (i inne przedsięwzięcia związane z rozwojem zawodowym),

i) przełożeni, określając niezbędne i/lub pożądane szkolenia w swoim zespole, mogą korzystać ze wsparcia/konsultacji Działu Szkoleń i Rozwoju oraz Działu Zarządzania Zasobami Ludzkimi.

6. Określając stopień ważności szkoleń, każdy kierownik nadaje odpowiedni status przedsięwzięć szkoleniowych (szkolenia i inne formy podnoszenia kwalifikacji), który określa się następująco:

− szkolenia niezbędne, obowiązkowe, o najwyższym priorytecie dla działu/grupy pracowników,

− szkolenia bardzo istotne, o wysokim priorytecie – również dla pojedynczych pracowników,

− szkolenia „standardowe”, istotne dla bieżącej pracy działu,

− szkolenia dodatkowe, motywacyjne lub zaległe.

7. Do 15 września danego roku kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Spółki Cyberdyne Systems przekazują do Działu Szkoleń i Rozwoju w wersji elektronicznej swoje zapotrzebowanie na szkolenia i inne formy podnoszenia kwalifikacji pracowniczych na rok następny przy użyciu formularza dotyczącego potrzeb szkoleniowych (załącznik nr 1/2024 do niniejszej instrukcji).

8. Zapotrzebowania te opierają się na następujących podstawach merytorycznych:

a) identyfikacji potrzeb szkoleniowych organizacji i osób zatrudnionych przy wykorzystaniu Systemu Ocen Okresowych Pracowników. Potrzebę szkoleniową w rozumieniu niniejszej instrukcji stwarza niższy poziom wiedzy, umiejętności lub nieodpowiednia postawa pracownika w porównaniu z poziomem wiedzy, umiejętności i postaw, które są konieczne w jego obecnej pracy, lub też które wynikną wskutek przyszłych, możliwych do przewidzenia, zmian (m.in. organizacyjnych, personalnych, prawnych czy technicznych);

b) określeniu dla wszystkich stanowisk niezbędnych i/lub pożądanych szkoleń za pomocą Audytu Kompetencyjnego Pracowników – wynikających z preferencji przedsiębiorstwa i ujawnionych/zidentyfikowanych oczekiwań pracowników;

c) rozmowach lub ankietach dotyczących potrzeb szkoleniowych przeprowadzanych/przygotowywanych odrębnie (przy udziale Departamentu Personalnego).

9. Audyt Kompetencyjny Pracowników jest sposobem na określenie dla poszczególnych, indywidualnych zatrudnionych programów szkoleniowych w różnych obszarach. Podstawą doboru odpowiedniego kierunku rozwoju pracownika są w równym stopniu:

a) identyfikacja preferencji pracownika w zakresie zdobywania nowych kompetencji,

b) potrzeby komórki organizacyjnej, w której pracuje,

c) analiza luk kompetencyjnych dokonana w trakcie oceny okresowej i/lub w trakcie Audytu Kompetencyjnego Pracowników.

10. Audyt Kompetencyjny Pracowników może być z powodzeniem wykorzystany jako narzędzie wspomagające w trakcie oceny pracownika (rozmowy oceniającej). Zasadnicze zastosowanie tego narzędzia powinno mieć miejsce w terminach właściwych dla terminu Ocen Okresowych Pracowników. Audyt Kompetencyjny Pracowników ma za zadanie przede wszystkim różnicowanie programów rozwojowych przeznaczonych dla różnych pracowników, tak by nawet stosunkowo ograniczona w danym okresie liczba szkoleń mogła służyć do wspierania określonych wcześniej potrzeb kompetencyjnych.

11. Szczegółowe zasady przeprowadzania Ocen Okresowych Pracowników oraz Audytu Kompetencyjnego Pracowników są zawarte w Regulaminie Ocen Okresowych Pracowników oraz w załączniku nr 2/2024 do tego dokumentu.

§2Przygotowywanie planu szkoleń

1. Do 1 października danego roku, na podstawie zebranych zapotrzebowań, Departament Personalny przygotowuje wstępny projekt planu szkoleń w przedsiębiorstwie na rok następny.

2. Wstępny projekt planu szkoleń jest opracowywany w rozbiciu na poszczególne Piony/Departamenty i przekazywany dyrektorom jednostek organizacyjnych w celu analizy zgodności z planami i priorytetami oraz możliwościami budżetowymi poszczególnych struktur.

3. W terminie do 15 października danego roku dyrektorzy poszczególnych Pionów/Departamentów Spółki Cyberdyne Systems przekazują do dyrektora Departamentu Personalnego wypełnione formularze planowania szkoleń w poszczególnych strukturach (załącznik nr 3/2024 do niniejszej instrukcji).

4. W terminie do 25 października danego roku Departament Personalny (Dział Szkoleń i Rozwoju) opracowuje zbiorczy plan szkoleń dla Spółki Cyberdyne Systems i przekazuje Zarządowi Spółki Cyberdyne Systems.

5. Po zatwierdzeniu przez Zarząd Spółki Cyberdyne Systems budżetu na rok następny Departament Personalny przygotowuje ostateczną wersję planu szkoleń na dany rok do zatwierdzenia przez Zarząd.

6. W przypadku ostatecznego przyznania w budżecie przedsiębiorstwa na plan szkoleń kwoty znacząco odmiennej niż wcześniej planowana należy przeprowadzić odpowiednią modyfikację planu w porozumieniu z poszczególnymi Pionami/Departamentami Spółki Cyberdyne Systems.

7. Ostatecznie zatwierdzony plan szkoleń na dany rok jest przekazywany poszczególnym Pionom/Departamentom w postaci zatwierdzonego planu/harmonogramu szkoleń. Formularz harmonogramu szkoleń jest identyczny jak formularze planowania szkoleń.

§3Realizacja zaplanowanych szkoleń

1. Plan szkoleń realizowany jest zgodnie z określonym harmonogramem.

2. Podstawą do uczestnictwa danego pracownika w szkoleniu (innej formie podnoszenia kwalifikacji) jest zgłoszenie indywidualnego zapotrzebowania w formie tradycyjnej lub elektronicznej.

3. Przed zgłoszeniem danego pracownika do udziału w szkoleniu (innej formie podnoszenia kwalifikacji) należy zweryfikować jego zgodność z planem. W przypadku rozbieżności należy uzasadnić zmiany planu i zweryfikować możliwości finansowe.

4. Zawarte w planie szkoleniowym poszczególne obszary/tematy szkoleń mogą ulec zmianie, przy czym fakt ten musi być odnotowany w sprawozdaniu z realizacji planu szkoleniowego z podaniem uzasadnienia (np. zastąpienie danego planowanego tematu szkolenia innym szkoleniem w związku z nowymi potrzebami szkoleniowymi poszczególnych komórek organizacyjnych, nowymi szkoleniami itp.).

5. Uzasadnienia każdorazowo muszą być przygotowane i przekazane do Działu Szkoleń i Rozwoju przez kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych przed faktycznym rozpoczęciem danego szkolenia lub innej formy podnoszenia kwalifikacji (formularz zapotrzebowania na szkolenie).

6. Opis realizacji planu/harmonogramu szkoleń odbywa się na bieżąco w trakcie roku budżetowego, w którym uwzględnia się informacje o zrealizowanych szkoleniach zgodnie z planem, rezygnacjach z poszczególnych tematów oraz realizacje szkoleń nieplanowanych. Za opis planu/harmonogramu szkoleń jest odpowiedzialny Dział Szkoleń i Rozwoju.

7. W ciągu dwóch tygodni od zakończenia danego kwartału Dział Szkoleń i Rozwoju przygotowuje sprawozdanie/analizę realizacji planu/harmonogramu szkoleń, który przekazuje dyrektorowi Departamentu Personalnego, dyrektorom Pionów/Departamentów Spółki Cyberdyne Systems oraz Zarządowi.

§4Obowiązki pracowników

1. Po powrocie ze szkolenia pracownik (w przypadku szkolenia związanego z wyjazdem – wraz z rozliczeniem delegacji) musi przedstawić ocenę szkolenia na formularzu oceny szkolenia. Brak wypełnionej oceny szkolenia uniemożliwi pracownikowi uczestnictwo w dalszych przedsięwzięciach szkoleniowo-rozwojowych.

2. Rozliczenie delegacji po akceptacji przełożonego kierowane jest do Działu Finansowo-Księgowego, a ocena szkolenia wraz z kopią certyfikatu (zaświadczeniem) ukończenia/udziału odpowiednio do Działu Szkoleń i Rozwoju oraz Działu Zarządzania Zasobami Ludzkimi.

3. W przypadku organizacji szkoleń wewnętrznych w Spółce Cyberdyne Systems (zarówno przy udziale ekspertów zewnętrznych, jak i prowadzonych we własnym zakresie) fakt organizacji tego szkolenia powinien być potwierdzony listą obecności uczestników.

4. Szkolenia wewnętrzne w Spółce Cyberdyne Systems prowadzone przez ekspertów zewnętrznych powinny być również każdorazowo poddane ocenie na formularzu oceny szkolenia przez każdego uczestnika.

§5Postanowienia końcowe

1. Uwagi i spostrzeżenia oraz doświadczenia związane z realizacją planu szkoleniowego w danym roku powinny być wykorzystane w trakcie przygotowywania planu szkoleń w latach następnych. Dotyczy to zarówno kwestii ustalania zapotrzebowań na szkolenia na podstawie ocen pracowniczych, jak i oceny zaplanowanych szkoleń – w szczególności Cyberdyne Systems szkoleniowych i jakości ich usług, przydatności tematów szkoleń do wykonywanych obowiązków i zadań przez poszczególnych pracowników.

2. Niniejsza instrukcja wchodzi w życie z dniem 2024-01-01.

Przykład: Ankieta dla celów planowania szkoleń

Niniejsza ankieta badania potrzeb szkoleniowych wypełniana jest:

a) standardowo – przez kierownika wspólnie z pracownikiem po zakończeniu oceny okresowej pracownika;

b) alternatywnie – samodzielnie przez kierownika w ramach badania potrzeb szkoleniowych (oddzielnego przedsięwzięcia realizowanego przez Departament Personalny lub inną upoważnioną komórkę organizacyjną Cyberdyne Systems);

c) alternatywnie – samodzielnie przez pracownika w ramach badania potrzeb szkoleniowych (oddzielnego przedsięwzięcia realizowanego przez Departament Personalny lub inną upoważnioną komórkę organizacyjną Cyberdyne Systems; w tym przypadku również jest potrzebny na wypełnionym formularzu podpis przełożonego, który nie oznacza jednak wyrażenia zgody przełożonego/pracodawcy na dane przedsięwzięcie szkoleniowe).

Imię i Nazwisko pracownika: Jan Kowalski

Stanowisko: Programista

Dział: IT

Rodzaj przedsięwzięcia szkoleniowego | I kwartał | II kwartał | III kwartał | IV kwartał

Szkolenia merytoryczne/specjalistyczne | Python - zaawansowany (I) | | Bezpieczeństwo systemów IT (II) |

Szkolenia kwalifikacyjne (usprawnieniowe) | | Scrum (III) | |

Szkolenia sprzedażowe | | | |

Aktualizacja znajomości przepisów | RODO - aktualizacja (II) | | |

Szkolenia e-learningowe | | | |

Szkolenia dotyczące systemu jakości | | | | ISO 9001 (III)

Komunikacja/negocjacje/kontakt z klientem | | | |

Pozostałe szkolenia (i inne przedsięwzięcia związane z rozwojem zawodowym) | | | |

Data: 2024-03-15

Okoliczności wypełnienia ankiety: (a)

Podpis pracownika: J.K.

Podpis przełożonego: A.N.

Uwaga! Status przedsięwzięć szkoleniowych określa się następująco:

I. Szkolenia niezbędne, obowiązkowe, o najwyższym priorytecie dla działu/grupy pracowników

II. Szkolenia bardzo istotne, o wysokim priorytecie – również dla pojedynczego pracownika

III. Szkolenia „standardowe”, istotne dla bieżącej pracy działu

IV. Szkolenia dodatkowe, motywacyjne lub zaległe

Przykład dokumentu – roczny plan szkoleń struktury (pionu/departamentu)

I. Pion/departament: Cyberdyne Systems

Dział/rodzaje szkoleń/ liczba pracowników w poszczególnych miesiącach | I kwartał | II kwartał | III kwartał | IV kwartał | Koszt

IT/Szkolenia merytoryczne/ 10 | Python - podstawy (5) - I | | Python - zaawansowany (3) - II | | 15 000 zł

IT/Szkolenia kwalifikacyjne/ 10 | | Scrum (7) - III | | | 10 000 zł

* miesiąc rocznej oceny okresowej w Cyberdyne Systems