Instrukcja wdrożenia zasad równości wynagrodzeń

Instrukcja wdrożenia zasad równości wynagrodzeń

Instrukcja do Projektu dostosowania systemu płacdo ,,DYREKTYWY PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2023/987 z dnia 25 maja 2023 r.w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartościza pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania"

Rozważ prawidłowość zawierania stosunków pracy w Twojej organizacji, przeanalizuj stosowane Umowy i oferowane na nich warunki wynagrodzeń i świadczeń.

1.   Jeśli stosujesz z pojedynczymi osobami różnego rodzaju umowy poza umowami o pracę (np. zlecenia, o dzieło, agencyjne, nienazwane tzw. B2B, kontrakty menedżerskie), a są to de facto umowy dot. stosunku świadczenia pracy możesz narazić się na zarzut nierównego traktowania. Kieruj się przepisami prawa pracy i orzecznictwem oraz zapisami Dyrektywy a także pomocnikami udostępnianymi przez Deloitte. Analizuj poszczególne rodzaje / przypadki umów. Jeśli w świetle przepisów

a)   charakter pracy wskazuje na Umowę o pracę to w świetle Dyrektywy tak będzie traktowana.

b)   Jeśli wykryłeś przypadki innych Umów, które powinny być Umowami o pracę, sprawdź czy można je porównać pod kątem charakteru pracy do zawieranych w Twojej Organizacji Umów o pracę (np. umowy o pracę na wybrane stanowiska pracy). Dokonaj analizy oferowanych warunków wynagrodzeń i świadczeń na wszystkich typach umów, gdzie charakter pracy jest podobny. Jeśli mają inne warunki pracy i płacy, spodziewaj się problemów. Wymagane są działania naprawcze. Weź pod uwagę, że polskie prawo pracy już teraz nakazuje stosować umowy o pracę, gdzie jest to zasadne, zapadają wyrok sądowe i nakazy administracyjne w tym zakresie. Należy więc jak najszybciej uporządkować sytuację.

2.   Przeanalizuj prawidłowość podziału pracy w Twojej organizacji oraz dokumentację z tym związaną.

a)   Ogólnie podział pracy w organizacji powinien być udokumentowany ,,od góry do dołu". Kluczowe dokumenty to : struktura organizacyjna (schemat organizacyjny, organigram), regulamin organizacyjny, opisy stanowisk pracy, zakresy obowiązków pracowników oraz ew. inne dokumenty związane ze zlecaniem pracownikom dodatkowych zadań np. powołania do projektów, karty celów premiowych, dokumenty powierzenia różnorakich ról i funkcji. Wszystkie te dokumenty mogą służyć do ustalania / udowadniania, jakie prace pracownicy wykonywali, zatem pośredni wpływają na kształtowania płac (wycena pracy).

b)   Jeśli dokumenty są niekompletne, nieaktualne lub sprzeczne ze sobą - będzie trudno udowodnić co wpływa na wynagrodzenia poszczególnych pracowników. Wymagane jest uporządkowanie i uzupełnienie dokumentacji.

3.   Przeanalizuj posiadany schemat wartościowania.

a)   Jeśli posiadasz schemat wartościowania, przeanalizuj jego zawartość pod kątem kryteriów zawartych w dyrektywie. Jeśli nie uwzględnia ono kryteriów publikatory innych schemat wartościowania będzie trzeba poprawić a następnie dokonać z uwzględnieniem tych kryteriów. Jeśli ponadto stosujesz inne kryteria, mogą one pozostać schemacie wartościowania pod warunkiem że nie mają dyskryminującego charakteru. Pamiętaj że dyrektywa odnosi się do braku dyskryminacji ze względu na płeć, ale przepisy zawiera katalog czynników dyskryminacyjnych między innymi wiek, rodzaj umowy o pracę, przekonania czy przynależność związkowa (pełen katalog znajdziesz w kodeksie pracy). Sprawdź więc też schemat wartościowania pod tym kątem.

b)   Jeśli nie posiadasz schematu wartościowania wymagane będzie jego lub zakup o PwC doradczej, w tym przypadku również upewnij się że zawarte kryteria są zgodne z tymi które widnieją w Dyrektywie.

4.   Zaktualizuj wyceny stanowisk pracy.

a)   W przypadku poprawy schematu wartościowania wymagane jest ponowne wartościowanie wszystkich stanowisk pracy zgodnie z nowym schematem.

b)   Wyceny stanowisk pracy należy też dokonać w sytuacji kiedy schemat wartościowania jest zgodny z zapisami dyrektywy ale nie są z wartościowania wszystkie stanowiska pracy lub też charakter pracy na wycenionych stanowiskach zmienił się. W takim przypadku wartościowanie może dotyczyć jedynie części stanowisk pracy.

c)   Jeśli w Twojej organizacji nie przeprowadzano wyceny stanowisk pracy to jest właśnie czas kiedy należy jej dokonać.

5.   Zweryfikuj przypisanie pracowników do stanowisk.

a)   Jeśli w wyniku przygotowań do Dyrektywy dokonywałeś porządkowania stanowisk pracy np. zmiany nazw stanowisk, zmiany w opisach stanowisk pracy, łączenie lub dzielenie stanowisk, dodawanie lub likwidacja stanowisk itp., wymagane jest przypisanie pracowników do stanowisk ,,po nowemu”. Po przypisaniem roboczych charakter i na razie nie będzie jeszcze wdrożone w życie (zmiana umów o pracę, jest ono potrzebne do przeprowadzania analityki płac). Przypisania zazwyczaj dokonuje się wspólnie z menedżerami.

b)   Jeśli dopiero wdrażasz nowe rozwiązania, przypisanie pracowników do stanowisk również będzie potrzebne.

6.   Dokonaj analityki płac i ustal widełki płacowe.

a)   Na tym etapie wymagane jest dokonanie analityki płac tj. porównanie płac wewnętrznie oraz z rynkiem pracy, aby ustalić referencyjne poziomy wynagrodzeń (przyszłe widełki płacowe) oraz sprawdzić, na ile obecne wynagrodzenia pracowników odbiegają od tych widełek. Prace te są prowadzone jak w zwykłym projekcie wartościowania stanowisk pracy, należy tylko pamiętać, że w finale powinny powstać dość wąskie widełki płacowe obowiązujące na stanowiskach lub w grupach stanowisk sprzyjające równości płac.

b)   Projekt widełek płacowych musi być sprawdzony pod kątem możliwości budżetowych firmy, gdyż ich wdrożenie finale będzie oznaczało regulację płac pracowników. Dlatego może być konieczne sporządzenie różnych wariantów widełek płacowych i całej siatki płac, uwzględniając oczywiście zasadę równości płac i uzyskaną wycenę stanowisk.

c)   W sytuacji ograniczeń budżetowych uniemożliwiających wdrożenie regulacji płac możliwe jest powstanie rozwiązań przejściowych, zakładających sukcesywne podwyższanie widełek płacowych i regulację płac w transzach - na ewentualne potrzeby udowadniania starań pracodawcy ważne jest spisanie formalnych zasad w tym zakresie.

7.   Dokonaj szczególnej analityki płac pod kątem równości wynagrodzeń.

a)   Przed przystąpieniem do dalszych prac przyprowadź szczególne analizy, sprawdzające lukę płacową w rozumieniu Dyrektywy. Przygotuj sprawozdanie płacowe według zapisów Dyrektywy i sprawdź, czy proponowanych zmianach w płacowych nie zaistnieje sytuacja, w której luka płacowa wynagrodzeń kobiet wobec wynagrodzeń mężczyzn (lub odwrotnie) nie przekracza 5% w poszczególnych grupach stanowisk (o równej wartości pracy lub pracy o podobnej wartości).

b)   W sytuacji stwierdzenia luki może być konieczne skorygowanie planowanych regulacji wynagrodzeń poszczególnych pracowników, oczywiście nie odstępując od wszystkich już przygotowanych systemowych rozwiązań (chodzi tu bardziej o zmiany tempa wzrostu najsłabiej zarabiających pracowników lub zamrożenie wynagrodzeń najlepiej zarabiających pracowników w danej grupie stanowisk).

c)   Tę rodzaj analityki i wynikających z niej decyzji pozwoli na dostosowanie do Dyrektywy poziomu wynagrodzeń zasadniczych, które zazwyczaj są dominującą pozycją w całym systemie wynagradzania.

d)   Zgodnie z założeniami Dyrektywy, po wejściu w życie przepisów krajowych odnoszących się do równości płac wymagane będzie coroczne raportowanie i udostępnianie tych raportów pracownikom, o stwierdzenie luki płacowej wymagało będzie przeglądu płac i wdrożenie mechanizmów naprawczych. Dlatego potraktuj wykonanie analityki z tego punktu jako przygotowanie do działań cyklicznych - warto rozważyć wdrożenie narzędzia analitycznego, który będzie używany rokrocznie (np. SAP SuccessFactors, Workday, raport w Excelu).

8.   Wdróż nowy system wynagrodzeń zasadniczych.

a)   Wdrożenie nowego systemu wynagrodzeń polega na opracowaniu, skonsultowaniu ze stroną społeczną i wdrożeniu w życie nowych zasad płacowych. Oznacza to konieczność wdrożenia nowego Regulaminu Wynagrodzeń lub Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy, a następnie przeprowadzenie wymaganych zmian wynagrodzeń pracowników (o ile wymaga tego sytuacja). Wdrożenie nowego systemu wynagrodzeń i zmiana warunków płacowych pracowników odbywa się na zasadach Kodeksu Pracy.

b)   Dyrektywa gwarantuje pracownikom transparentne i jasne oraz dostępne zasady płacowe, co w praktyce oznacza, iż pracownicy muszą być zapoznani zarówno z zasadami wartościowania stanowisk (wyceny pracy), grupowania stanowisk zależnie od charakteru pracy (praca o tej samej lub porównywalnej wartości), tworzenia widełek płacowych, przypisywania pracowników do stanowisk pracy (powierzanie pracownikom danych stanowionych stanowisk, awanse), zasady zmiany płac (podwyżki akcyjne i indywidualne) oraz obowiązujący w danym czasie taryfikator stanowisk i siatka płac. Zapisy w tym zakresie powinny więc znaleźć się w dokumentach formalnych.

9.   Przygotuj się na liczne aktualizacje rozwiązań.

a)   Ponieważ podstawą ustalania wynagrodzeń pracowników charakter ich pracy oraz jej wycena, miej świadomość że przyjęte rozwiązania będą wymagały aktualizacji. W organizacjach odbywają się liczne zmiany podziału pracy, powstają nowe zadania i stanowiska a inne wygasają - z tego też powodu opisany powyżej schemat postępowania będzie musiał być co jakiś czas ponawiany. Najlepiej żeby odbywało się to na bieżąco, jednak niektórzy pracodawcy decydują się na cykliczne przeglądy na przykład raz w roku. Innym powodem aktualizacji są zmiany na rynku pracy, w szczególności dotyczy to oczywiście zmian poziomu wynagrodzeń.

10. Dokonaj mapowania innych składników płacowych.

a)   Pamiętaj że dyrektywa o równości płac dotyczy całościowego pakietu wynagrodzeń i świadczeń jakie otrzymują pracownicy z tytułu pracy u danego pracodawcy.

b)   Dokonaj szczegółowego przeglądu innych składników płacowych - jakie składniki płacowe (np. premie, prowizje, nagrody, opcje na akcje), świadczenia (np. Multisport, prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie grupowe, nagrody rzeczowe) istnieją, na jakich zasadach są przyznawane i naliczane oraz czy zasady te są spisane. Dokonaj też analizy, czy przyjęte rozwiązania są jasne, transparentne i niedyskryminujące a u podstawy ich przyznawania stoją obiektywne kryteria. W sytuacji stwierdzenia nieprawidłowości w tym zakresie wymagane będzie z sformułowanie i wdrożenie zasad przyznawania i rozliczania składników - w sposób prawidłowy.

c)   Najwięcej problemów sprawiają składniki płacowe i świadczenia przyznawane uznaniowo przez menedżerów. W świetle obecnych przepisów prawnych ale też Dyrektywy należy tą uznaniowość wyeliminować na rzecz systemowych zasad.

d)   Pamiętaj, że powierzanie pracownikom różnych ról i funkcji wiąże się dla nich z dodatkową pracą, którą należy opisać, wycenić i wynagradzać, aby całościowo spełnić zasady równości płac. Nie warto dodawać tego typu dodatkowych prac do stanowisk pracy powiązanych z wynagrodzeniami zasadniczymi, gdyż w finale kończy się to tym, iż część osób zatrudnionych na danych stanowiskach takie zadania wypełnia, a część nie - co powoduje w finale nierówności płacowe (osoby robią co innego a zarabiają tyle samo lub robią to samo a zarabiają inaczej). Dlatego w przypadku istnienia różnych ról i funkcji (lub innych dodatkowych aktywności), które nie były uregulowane - również należy je zmapować i uporządkować, wprowadzając jednolite mechanizmy powierzania tych aktywności oraz wynagradzania za nie. Przykładem tego rodzaju aktywności mogą być np. mentoring, administracja systemu informatycznego (SAP), szkolenia, koordynacja projektu.

e)   Miej na uwadze, że niektóre rodzaje składników płacowych i świadczeń wymagają przygotowania szeregu regulacji i zasad, które dotyczą nie tylko samego aspektu nagradzania, ale też wdrożenia całego rozwiązania organizacyjnego. Przykładowo wdrożenie premiowania za projekty wymaga wdrożenia systemowych zasad zarządzania projektami, aby można było osadzić i powiązać to premiowanie z rzeczywistym angażowaniem pracowników w projekty, ich pracą projektową i wynikami projektów. Innym przykładem może być premia dla opiekunów stażystów, która wymaga wcześniejszego uregulowania procesu onboardingu stażystów, wskazania zadań opiekunów i zasad wyłaniania opiekunów oraz oceny ich pracy - dopiero wtedy można myśleć o premiowaniu.