Instrukcja Inwentaryzacyjna

Załącznik do Zarządzenia Burmistrza Miasta Gdańsk Nr GBM/0012/2023 z dnia 2023-10-26 r.

Instrukcja Inwentaryzacyjna

ROZDZIAŁ I

Pojęcie, cel inwentaryzacji

§1

1. Podstawowym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki na określony dzień, porównanie tego stanu ze stanem ewidencyjnym oraz rozliczeniem różnic inwentaryzacyjnych i doprowadzenie zgodności stanu ewidencyjnego do zgodności ze stanem faktycznym. Inwentaryzacja jest także prowadzona w celu:

1) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych,

2) rozliczeniem osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone je mienie jednostki,

3) zapobieżeniu nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem jednostki.

§2

1. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji, określone w niniejszej instrukcji mają zastosowanie w Urzędzie Miasta w Gdańsku, ul. Wały Jagiellońskie 1.

§3

1. Inwentaryzacja obejmuje także składniki majątku powierzone jednostce czasowo do używania, przechowania itp.

ROZDZIAŁ II

Sposoby przeprowadzania inwentaryzacji

§4

1. Każdą inwentaryzację w Urzędzie Miasta Gdańsk jest przeprowadza się na podstawie zarządzenia wewnętrznego wydawanego przez Burmistrza Miasta Gdańsk.

§5

1. Rzeczywisty stan aktywów i pasywów urzędzie ustala się w drodze:

1) spisu z natury,

2) potwierdzenia prawidłowości stanu,

3) porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami.

2. Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji zależy od rodzaju składnika aktywów lub pasywów będącego przedmiotem inwentaryzacji.

3. Metodą spisu z natury należy inwentaryzować:

1) krajowe i zagraniczne środki pieniężne (z wyjątkiem środków pieniężnych na rachunkach bankowych),

2) papiery wartościowe w postaci materialnej,

3) środki trwałe (z wyjątkiem gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony) oraz nieruchomości zaliczanych do inwestycji,

4) materiały,

5) maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,

6) składniki aktywów będące własnością innych jednostek.

4. Spis z natury polega na dokonaniu fizycznego pomiaru ilości składników majątkowych na podstawie ich przeliczenia, zważenia lub zmierzenia przez zespół spisowy. Podczas spisu z natury należy przestrzegać następujących zasad:

1) kompletności - każdy składnik objęty spisem musi być zapisany w arkuszu spisu z natury,

2) jednokrotności - każdy składnik objęty spisem może być ujęty w arkuszu spisu z natury tylko jeden raz,

3) porównywalności - stan składnika majątkowego ustalony na podstawie spisu z natury w określonym dniu trzeba porównać ze stanem ewidencyjnym tego samego składnika z tego samego dnia.

5. Spis z natury składników majątkowych w dalszej fazie czynności inwentaryzacyjnych podlega wycenie i porównaniu z danymi wynikającym z ewidencji księgowej. Następnie są wyliczane ewentualne różnice pomiędzy danymi księgowymi, a danymi spisów z natury. Różnice te (nadwyżki lub niedobory) należy wyjaśnić.

6. W drodze uzyskania od kontrahentów pisemnego potwierdzenia salda ustala się stany następujących aktywów i pasywów:

1) aktywów pieniężnych na rachunku bankowym,

2) papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,

3) bezspornych należności,

4) udzielone pożyczki,

5) powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych.

7. Nie wymaga pisemnego uzgodnienia:

1) należności wobec osób fizycznych oraz podmiotów gospodarczych, nie prowadzących ksiąg rachunkowych,

2) należności sporne i wątpliwe,

3) rozrachunki z pracownikami,

4) należności publicznoprawne,

5) należności objętych powództwem sądowym lub postępowaniem egzekucyjnym,

6) drobne należności do kwoty nieprzekraczającej pięciokrotności opłaty pobieranej przez Pocztę Polską SA za nadawanie przesyłek pocztowych.

8. Inwentaryzacją w drodze weryfikacji stanu ewidencyjnego obejmuje się:

1) grunty,

2) prawa zakwalifikowane do nieruchomości,

3) trudno dostępne środki trwałe,

4) środki trwałe w budowie,

5) należności sporne i wątpliwe,

6) należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

7) należności i zobowiązań wobec pracowników,

8) należności i zobowiązań z tytułów publiczno-prawnych,

9) wartości niematerialne i prawne,

10) fundusze specjalne, rezerwy i rozliczenia międzyokresowe kosztów i przychodów,

11) długoterminowe aktywa finansowe,

12) kapitały własne jednostki,

13) inne aktywa i pasywa.

9. Weryfikacja stanu księgowego polega na analizie zapisów na poszczególnych kontach wchodzących do bilansu i ich weryfikacji z dokumentacją będącą podstawą do ujęcia zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych. Proces weryfikacji podlega udokumentowaniu w postaci protokołu (sprawozdania) z przeprowadzonej weryfikacji.

ROZDZIAŁ III

Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji

§6

1. Spis z natury winien być dokonywany corocznie z tym jednak, że Burmistrz Miasta Gdańsk ustala, iż:

1) nie rzadziej, niż co 4 lata są inwentaryzowane:

a. środki trwałe znajdujące się terenie strzeżonym (Burmistrz Miasta Gdańsk uznaje budynki zajmowane przez Urząd Miasta Gdańsk jako strzeżone);

b. nieruchomości zaliczanych do środków trwałych oraz inwestycji,

c. maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.

2) nie rzadziej, niż raz na 2 lata są inwentaryzowane składniki majątkowe objęte ewidencją ilościowo-wartościową, znajdujących się na strzeżonych składowiskach:

a. materiały,

b. wyroby gotowe,

c. towary,

d. półprodukty.

3) corocznej inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego podlegają:

a. aktywa pieniężne:

- gotówka w kasie,

- inne środki pieniężne (weksle i czeki obce)

- metale szlachetne, o ile nie są zaliczane do rzeczowych składników majątku trwałego,

b. papiery wartościowe w formie zmaterializowanej,

c. rzeczowe aktywa obrotowe:

- produkcja w toku,

- materiały i towary zaliczane w koszty w dniu zakupu,

4) corocznie inwentaryzacji na dowolny dzień mieszczący się w okresie na 3 miesiące przed końcem danego roku obrotowego i do 15 dnia roku następnego podlegają:

a. znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub znajdujące się na terenie strzeżonym, lecz nieobjętych ewidencją ilościowo-wartościową rzeczowe składniki aktywów obrotowych,

b. znajdujące się na terenie niestrzeżonym środków trwałych,

c. znajdujące się na terenie niestrzeżonym maszyny i urządzenie wchodzące w skład środków trwałych w budowie,

d. składników aktywów będących własnością innych jednostek, powierzonych jednostce do sprzedaży, przechowania lub używania.

2. Inwentaryzacje drogą spisu z natury należy przeprowadzić także w następujących przypadkach:

1) na dzień zmiany osoby osób materialnie odpowiedzialnych,

2) na dzień, w którym wystąpiły wypadki losowe lub inne przyczyny, w wyniku których nastąpiło naruszenie stanu składników majątkowych (pożar, włamanie, itp.),

3) zlecenie Regionalnej Izby Obrachunkowej (np. Najwyższa Izba Kontroli, Urząd Skarbowy itp.)

3. Terminy inwentaryzacji winny być tak ustalone, aby składniki majątku powierzone jednej osobie materialnie odpowiedzialnej lub zespołowi osób współodpowiedzialnych, objęte zostały spisem z natury w jednym terminie.

4. Inwentaryzację w drodze potwierdzenia salda ustala się na ostatni dzień roku obrotowego, z tym że inwentaryzacja można rozpocząć w ciągu IV kwartału i zakończyć do 15 dnia następnego roku, a podlegają jej następujące składniki aktywów i pasywów:

1) aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papieru wartościowe zdematerializowane,

2) należności, w tym udzielonych pożyczki (z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także jeśli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe,

3) własne składniki aktywów powierzone kontrahentom.

5. Inwentaryzację w drodze weryfikacja salda ustala się na ostatni dzień roku obrotowego, z tym że inwentaryzacja można rozpocząć w ciągu IV kwartału i zakończyć do 15 dnia następnego roku, a podlegają jej następujące składniki aktywów i pasywów:

1) środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

2) grunty, prawa wieczystego użytkowania gruntów oraz spółdzielcze prawa do lokali mieszkalnych i użytkowych,

3) należności sporne i wątpliwe,

4) należności wobec nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

5) należność i zobowiązania z tytułów publiczno-prawnych,

6) inwestycje rozpoczęte (z wyjątkiem maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą),

7) inne aktywa i pasywa, których inwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe:

- wartości niematerialne i prawne,

- rozliczenie międzyokresowe przychodów i kosztów,

- fundusze własne,

- rezerwy,

- fundusze specjalne,

- środki pieniężne w drodze,

- materiały w drodze i dostawy niefakturowane,

8) aktywa i pasywa ewidencjonowane pozabilansowo.

ROZDZIAŁ IV

Prawa i obowiązki osób uczestniczących w inwentaryzacji

§7

1. W Urzędzie Miasta w Gdańsku, ul. Wały Jagiellońskie 1 w celu przeprowadzenia inwentaryzacji powołuje się Komisję Inwentaryzacyjną.

2. Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej powołuje Burmistrz Miasta Gdańsk.

3. Komisję inwentaryzacyjną powołuje Burmistrz Miasta Gdańsk na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej - w składzie co najmniej dwóch osób. Członkowie Komisji Inwentaryzacyjnej powinni zostać przeszkoleni.

4. W celu sprawnego przeprowadzenia spisu z natury powołuje się zespoły spisowe - spośród pracowników. Zespół spisowy musi się składać co najmniej z dwóch osób, przy czym nie mogą to być osoby odpowiedzialne materialnie za spisywany składnik majątku. Skład zespołów spisowych ustala się - na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej - Burmistrz Miasta Gdańsk, w formie zarządzenia.

5. Zadaniami Burmistrza Miasta Gdańsk w ramach inwentaryzacji są:

1) ustalenie zasad przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze wydania stosownych wewnętrznych przepisów wykonawczych, instrukcji inwentaryzacyjnej, zarządzeń wewnętrznych, planów i harmonogramów inwentaryzacji;

2) powołanie organów i osób do przeprowadzenia określonych czynności inwentaryzacyjnych (komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych, itp.);

3) podejmowanie innych niezbędnych decyzji i postanowień w sprawie inwentaryzacji (np. unieważnienie spisu, przeprowadzenie spisu dodatkowego itp.);

4) zatwierdzenie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych;

5) podejmowanie decyzji i wydanie poleceń w sprawie wykorzystania na przyszłość wyników, stwierdzeń, spostrzeżeń poczynionych w trakcie inwentaryzacji.

6. Zadania Jana Kowalskiego realizowane w procesie inwentaryzacji:

1) formułowanie wniosków w sprawie: powoływania przewodniczącego (lub pełnego składu) komisji inwentaryzacyjnej, a także różnych rzeczoznawców w ramach potrzeb do oszacowania majątku, unieważnienia określonych spisów oraz przeprowadzania spisów dodatkowych (uzupełniających);

2) sprawowanie ogólnego nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych;

3) uzgadnianie z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej, terminarzy wykonywania poszczególnych etapów czynności inwentaryzacyjnych;

4) zapewnienie wykonania następujących czynności:

a. uzgodnienia ewidencji księgowej z ewidencją prowadzoną w poszczególnych rejonach spisowych,

b. dokonanie inwentaryzacji składników polegającej na uzgodnieniu sald z kontrahentami,

c. zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,

5) dokonanie rozliczenia i zaksięgowania różnic inwentaryzacyjnych,

6) wycena arkuszy spisowych,

7) ustalenie i wycena różnic inwentaryzacyjnych.

7. Do uprawnień i obowiązków Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy:

1) stawianie wniosków w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych oraz w sprawie zmian lub uzupełnień w ich składzie,

2) ustalenie zakresu czynności dla członków komisji,

3) przeprowadzenie szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych,

4) organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji rzeczowych i pieniężnych składników majątku oraz dopilnowanie ich wykonania we właściwym terminie; do prac tych należy w szczególności sprawdzenie czy:

a. środki trwałe i wyposażenie w użytkowaniu są oznakowane,

b. materiały podstawowe, materiały pomocnicze, wyposażenie w magazynie zostały poukładane w sposób przejrzysty umożliwiający łatwy dostęp oraz łatwe i szybkie ich przeliczenie lub przeważenie; przy każdym artykule znajdującym się w magazynie winna być umieszczona wywieszka zawierająca nazwę artykułu oraz indeks materiałowy; materiały zakupione ze środków inwestycyjnych winny być składowane oddzielnie od pozostałych materiałów,

c. opakowania zostały poukładane według poszczególnych rodzajów oraz posegregowane, stosownie do ich stanu i przydatności.

8. Przewodniczący w uzasadnionych przypadkach może wnioskować w sprawie:

1) zmiany terminu inwentaryzacji;

2) inwentaryzacji niektórych składników majątku na podstawie obliczeń technicznych lub szacunku,

3) powołanie fachowców lub rzeczoznawców do ustalenia stanów faktycznych składników majątkowych, inwentaryzowanych na podstawie obmiaru lub szacunku,

4) przeprowadzenie spisów uzupełniających lub powtórnych,

5) zarządzenie w uzasadnionych przypadkach przyjęcia lub wydania składników majątku w czasie spisu,

6) kontrolowanie przygotowań do spisów oraz przebiegu spisów z natury,

7) dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie,

8) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i postawienie wniosków w sprawie ich rozliczenia,

9) przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych,

10) stawianie wniosków w sprawie sposobu zagospodarowania ujawnionych w czasie inwentaryzacji zapasów niepełnowartościowych, zbędnych lub nadmiernych oraz w sprawie usprawnień gospodarki rzeczowymi i pieniężnymi składnikami majątku;

9. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może część z wymienionych czynności zlecić do wykonania członkom komisji inwentaryzacyjnej oraz przewodniczącym zespołów spisowych; nie zwalnia go to jednak od odpowiedzialności za ich prawidłowe i terminowe wykonanie.

10. Do obowiązków zespołu spisowego należy:

1) uczestnictwo w szkoleniu przed inwentaryzacyjnym,

2) właściwa gospodarka arkuszami spisowymi,

3) pobieranie oświadczeń od osób materialnie odpowiedzialnych,

4) dokonanie spisu zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną,

5) uczestnictwo przy otwieraniu, zamykaniu i plombowaniu pomieszczeń rejonów spisowych w czasie trwania spisu z natury,

6) dokonanie oceny przydatności inwentaryzowanych składników oraz stanu ich zabezpieczenia,

7) poprawne opracowanie spisów z natury,

8) przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie na wyznaczonym polu spisowym (przez określenie pola spisowego należy rozumieć konkretne pomieszczenie, halę, magazyn itp., każdy z tych obiektów może być podzielony dodatkowo na kilka pól spisowych, o ile wydający zarządzenie wewnętrzne o przeprowadzeniu spisu z natury uzna, iż jest to konieczne do prawidłowego przeprowadzenia spisu oraz zabezpieczenia warunków do bieżącej realizacji określonych zadań jednostki),

9) takie zorganizowanie pracy, aby normalna działalność inwentaryzowanej komórki organizacyjnej nie doznała zakłóceń,

10) właściwe zabezpieczenie magazynów i składowisk na czas spisu przed nie kontrolowaną zmianą miejsca kontrolowania spisywanych składników majątku,

11) terminowe przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych z inwentaryzacji oraz informacji o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowości, zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku i zabezpieczenia ich przed zniszczeniem lub zagarnięciem.

11. Zadania osób odpowiedzialnych materialnie:

1) udział w szkoleniu przed inwentaryzacyjnym,

2) przygotowanie ewidencji składników i uzgodnień z księgowością,

3) przygotowanie do inwentaryzacji rejonów spisowych i znajdujących się w nich składników,

4) nieprzerwane uczestnictwo w czynnościach inwentaryzacyjnych,

5) złożenie oświadczeń zespołowi spisowemu,

6) podanie właściwych danych (ilościowych) i dopilnowanie wpisania ich do arkuszy spisowych,

7) udzielenie wszechstronnych wyjaśnień.

ROZDZIAŁ V

Spis z natury

§8

1. Przed rozpoczęciem spisu z natury muszą być wykonane następujące czynności:

1) sprawdzenie czy środki trwałe posiadają oznakowania pozwalające na ich identyfikacj