Instrukcja zarządzania magazynem

Prawo

handlowe

Kategoria

instrukcja

Klucze

dokumentacja magazynowa, ewidencja zapasów, instrukcja magazynowa, inwentaryzacja zapasów, odpowiedzialność magazyniera, przechowywanie zapasów, zarządzanie magazynem

Instrukcja zarządzania magazynem jest niezwykle ważnym dokumentem dla każdej firmy działającej w branży logistycznej. W dokumencie zawarte są kluczowe informacje dotyczące optymalizacji procesów magazynowych, zarządzania zapasami oraz zasad organizacji przestrzeni magazynowej. Dzięki tej instrukcji pracownicy odpowiedzialni za magazynowanie będą mieli jasno określone zadania i procedury, co pozwoli uniknąć chaosu i zwiększyć efektywność działania magazynu.

Instrukcja magazynowa

ul. Polna 12300-001 WarszawaStyczeń 2024

1

1.1 Instrukcja ustala zasady dokumentowania przychodu, rozchodu oraz stanów magazynowych.

1.2 Instrukcja ustala też zasady przechowywania zapasów w magazynie oraz osoby odpowiedzialne za prawidłowe zarządzanie zapasami magazynowymi.

1.3 Instrukcja magazynowa została przygotowana przez Głównego księgowego i zatwierdzona przez Kierownika jednostki.

1.4 Instrukcja ta jest dokumentem wewnętrznym i określa zasady zarządzania magazynem w firmie: Firma Przykładowa Sp. z o.o.

1.5 Instrukcja magazynowa obowiązuje od dnia 01.01.2024.

2

2.1 Zapasy rzeczowych składników majątku firmy podlegają ewidencji księgowej.

2.2 Zapasy te przechowywane są w magazynie.

2.3 Przyjęcie i rozchód zapasów magazynowych może odbyć się jedynie na podstawie odpowiednich dokumentów magazynowych.

2.4 Przyjęcie zapasów dokumentuje się przyjęciami zewnętrznymi PZ, przyjęciami wewnętrznymi PW, przesunięciami międzymagazynowymi MM+.

2.5 Rozchód zapasów dokumentuje się wydaniem zewnętrznym WZ, rozchodem wewnętrznym RW, przesunięciami międzymagazynowymi MM-.

2.6 Dokumenty PZ i WZ należy zweryfikować w oparciu o dokumenty handlowe, czyli fakturę zakupu i fakturę sprzedaży w celu ustalenia ewentualnych nieścisłości i braków.

2.7 Wszelkie różnice wynikające z dokumentów, o których mowa w pkt 2.6 należy niezwłocznie wyjaśnić i przekazać informacje o istniejących różnicach do działu księgowego.

3

3.1 Zapasami w magazynie zarządza Magazynier.

3.2 Magazynier jest obowiązany prowadzić ewidencję ilościową (i wartościową) przyjętych i rozchodowanych zapasów.

3.3 Magazynier odpowiada za prawidłową ewidencję przyjętych i wydanych zapasów.

3.4 Magazynier powinien dbać o prawidłowe i staranne przechowywanie zapasów.

3.5 W przypadku stwierdzenia zaniedbania podczas przechowywania zapasów, które skutkowało utratą części, całości lub indywidualnych właściwości zapasów, Magazynier zostanie pociągnięty do odpowiedzialności finansowej w wysokości poniesionej straty. Może zostać także odsunięty od pełnionych obowiązków.

3.6 Magazynier może zostać odsunięty od pełnionych obowiązków również w przypadku, kiedy kontrola stwierdzi bałaganiarstwo i nieporządek w magazynie.

3.7 Na koniec każdego miesiąca, Magazynier obowiązany jest przygotować, w formie wydruków komputerowych i przekazać do księgowości: kartotekę magazynową wraz z obrotami za dany miesiąc, raport przychodów i rozchodów zapasów magazynowych, stan magazynu na ostatni dzień miesiąca, a także inne wydruki wymagane przez dział księgowy.

3.8 W przypadku stwierdzenia kradzieży lub innej szkody i utraty zasobów Magazynier niezwłocznie powinien powiadomić Kierownika jednostki.

3.9 Jeśli kradzież, utrata zasobów jest efektem zaniedbania lub celowego działania Magazyniera bądź osób z nim współpracujących, które odpowiadały za prawidłowe i staranne prowadzenie magazynu - firma obciąży kosztami zakupu utraconych zapasów i ewentualnymi innymi kosztami, związanymi z utratą tych zapasów, osobę lub osoby odpowiedzialne.

4

4.1 Magazynier, jest odpowiedzialny za przygotowanie dokumentacji do przeprowadzenia inwentaryzacji zapasów.

4.2 Inwentaryzacja zapasów jest przeprowadzana każdego roku, drogą spisu z natury, w ciągu ostatniego miesiąca kalendarzowego.

4.3 Dodatkowe inwentaryzacje są przeprowadzane w sytuacji, kiedy stwierdzone zostaną niedobory zapasów, dokonana zostanie kradzież, a także w przypadku likwidacji firmy, jak również w każdym innym uzasadnionym i koniecznym przypadku.

5

5.1 Wszelkie zmiany w gospodarowaniu zapasami magazynowymi wymagają umieszczenia ich w powyższej instrukcji.

5.2 Wszystkie zmiany zatwierdza kierownik jednostki.

Dokument zatwierdził                                     Dokument przygotował

Jan Kowalski                                               Anna Nowak

15.01.2024                                               (Główny księgowy)

Podsumowując, Instrukcja zarządzania magazynem to niezbędne narzędzie dla każdej firmy, która chce działać sprawnie i efektywnie w obszarze logistyki. Dzięki klarownym zasadom i procedurom zawartym w dokumencie, zarządzanie magazynem stanie się bardziej przejrzyste i skuteczne, co przyczyni się do poprawy rentowności i zadowolenia klientów.