Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych pracowników

Klauzula dla pracowników w związku z transferem ich danych do państw trzecich na podstawie art. 49 ust. 1 lit. b RODO¹

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L z 4 maja 2016 r. 119, s. 1 ze zm.) - dalej RODO, informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Example Company Sp. z o.o., adres: ul. Kwiatowa 123, 00-000 Warszawa, telefon: +48 123 456 789

2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych przez Administratora można kontaktować się z wykorzystaniem powyższych danych lub z wyznaczonym inspektorem ochrony danych na adres e-mail: [email protected]

3. Dane będą przetwarzane w celach związanych z zatrudnieniem, w szczególności na potrzeby realizacji obowiązków służbowych, a także wykonywania przez pracodawcę obowiązków pracodawcy, płatnika składek i zaliczek na podatek dochodowy, w związku z obowiązkami pracodawcy wynikającymi z przepisów prawa prawa pracy, o ubezpieczeniu społecznym oraz ordynacji podatkowej.

4. Administrator może także przetwarzać dane w celu i zakresie niezbędnym do obrony przed roszczeniami, w związku z jego prawnie usprawiedliwionym interesem, zgodnie z przepisami kodeksu pracy.

5. Podanie danych jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa.

6. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty, które uprawnione są do ich otrzymania na mocy przepisów prawa. Ponadto dane mogą być udostępnione bankom, firmom ubezpieczeniowym, firmom zapewniającym wsparcie informatyczne, operatorom pocztowym, kontrahentom i firmami kurierskimi.

7. W związku ze specyfiką wykonywanej pracy, która wymaga kontaktów służbowych z kontrahentami z całego świata, dane mogą być transferowane do odbiorców mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, tzn. państw których systemy prawne nie dają gwarancji odpowiedniego stopnia ochrony danych. W takim wypadku podstawą transferu danych będzie zawarta umowa o pracę, do której realizowania niezbędne są kontakty z zagranicznymi kontrahentami. W celu zapewnienia jak najlepszej ochrony danych ograniczono zakres przekazywanych danych do imienia, nazwiska, stanowiska, numeru telefonu oraz adresu e-mail. W przypadku spotkań online, może włączyć kamerę i mikrofon – wówczas przekazanie danych będzie dobrowolne i realizowane na podstawie zgody.

¹ Przekazanie danych na podstawie art. 49 ust. 1 lit. b RODO może nastąpić, jeżeli przekazywanie jest sporadyczne i niezbędne w związku z umową. W ocenie, czy dany transfer będzie miał charakter sporadyczny, a jego wykonanie jest niezbędne do zrealizowania umowy, pomocne są wytyczne EROD 05/2018 w sprawie wyjątków określonych w art. 49 rozporządzenia 2016/679.

8. Dane osobowe przechowywane będą przez czas świadczenia pracy, a następnie przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (zgodnie z art. 94 kodeksu pracy).

9. Posiada prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania. Jeżeli dane będą przetwarzane na podstawie zgody, można ją wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z przepisami prawa, przetwarzania realizowanego przed jej wycofaniem.

10. Przysługuje prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).