Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych kontrahentów

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych kontrahentów będących osobami fizycznymi oraz osób działających w imieniu kontrahentów¹

Zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia od dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) „RODO”: informujemy, że:

1. Administratorem Pani/a danych osobowych jest Firma Przykładowa Sp. z o.o. z siedzibą w ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa adres e-mail: [email protected], tel. +48 123 456 789.

2. W sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/a danych przez Administratora można kontaktować się z wykorzystaniem powyższych danych adresowych lub z wyznaczonym u Administratora Inspektorem ochrony danych na adres e-mail: [email protected]

3. Jeżeli Pani/a dane osobowe nie zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio, otrzymał je od kontrahenta w imieniu, którego Pan/i działa w zakresie niezbędnym do zrealizowania postanowień umownych/zlecenia (dane kontaktowe). Przetwarzanie danych osób działających w imieniu kontrahenta opiera się o prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest sprawna realizacja postanowień umownych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Administrator będzie przetwarzał Pani/a dane, jako strony umowy, w celu:

- zawarcia i realizacji umów oraz zleceń, w szczególności w związku z prowadzoną korespondencją służbową (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

- rozpatrywania reklamacji, a także w celach dokumentacyjnych, aby wykazać prawidłowość realizacji swoich zobowiązań, w ramach prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

- w celu wystawienia i przekazania faktur, prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej, realizując obowiązki prawne ciążące na administratorze (art. 6 ust 1 lit. c RODO).

5. Odbiorcami Pani/a danych osobowych mogą być wyłącznie podmioty, które uprawnione są do ich otrzymania na mocy przepisów prawa (np. KAS, sądy). Ponadto Pani/a dane mogą być udostępnione kurierom, operatorom pocztowym, firmie windykacyjnej Windykacja Sp. z o.o., kancelarii prawnej Kancelaria Adwokacka Jan Kowalski i firma hostingowa Hosting Solutions.

6. Pani/a dane osobowe przechowywane będą przez okres realizacji umowy, następnie przez 5 lat wskazany przez przepisy podatkowe i rachunkowe. W celach dokumentacyjnych dane będą przechowywane do czasu przedawnienia możliwości dochodzenia roszczeń.

7. Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.

8. Ma Pan/i prawo wniesienia skargi na realizowane przez administratora przetwarzanie Pani/a danych do Prezesa UODO (www.uodo.gov.pl).

9. Podanie przez Pana/ią danych osobowych jest dobrowolne, jednakże w przypadku ich niepodania nie będzie możliwa realizacja celów przetwarzania, w szczególności zrealizowania umowy czy wystawienia faktury.

10. Pani/a dane mogą być udostępnione do Stany Zjednoczone Ameryki/Amazon Web Services, tzn. serwery AWS w USA. Administrator informuje, że transfer danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

¹ Klauzula jest skierowana do osób fizycznych będących kontrahentami (np. prowadzących JDG), a także osób działających w imieniu kontrahentów, np. wpisanych do umowy.