Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych pracowników

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych pracowników

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Firma "Przykładowy Zakład Produkcyjny" Sp. z o.o. ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa, zwany dalej Administratorem.

2. Inspektorem Ochrony Danych Osobowych jest Jan Kowalski, e-mail: [email protected], tel. 555-123-456.

3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem oraz realizacją stosunku pracy, a mianowicie (poniższy katalog zostaje podany przykładowo):

a) zawarcia i realizacji umowy o pracę, w szczególności wystawienia skierowania na badania wstępne, okresowe oraz kontrolne, prowadzenia akt pracowniczych, rozliczania listy płac i wypłaty wynagrodzeń, rozliczania zwolnień lekarskich i przyznanych zasiłków, przygotowania oraz realizacji aneksów zmieniających warunki zatrudnienia, przygotowywania wypowiedzenia umowy o pracę, przygotowania oraz nałożenia kar porządkowych, realizacji zajęcia wynagrodzenia za pracę, wystawiania oraz doręczenia świadectwa pracy, wystawiania oraz wysyłki dokumentacji PIT, przygotowania i doręczenia innych niż wymienione powyżej dokumentów związanych ze stosunkiem pracy;

b) opieki medycznej lub ochrony ubezpieczeniowej dla pracowników i członków rodzin pracowników;

c) świadczeń dodatkowych dla pracowników oraz członków rodzin pracowników (np. dofinansowanie wypoczynku pracownika, bony świąteczne, bilety do kina/teatru, karty Multisport);

d) uczestnictwa w szkoleniach prowadzonych przez osoby trzecie;

e) bezpieczeństwa i higieny pracy (szkolenia BHP, przygotowanie dokumentacji zaistniałych wypadków).

4. Podstawę prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych stanowią (poniższy katalog zostaje podany przykładowo):

a) wykonanie umowy, której jest Pani/Pan Stroną;

b) konieczność wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z: Kodeksu pracy, Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych;

c) prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora, np. udzielanie odpowiedzi na Pani/Pana pisma i wnioski;

d) udzielona przez Panią/Pana zgoda.

5. Pani/Pana dane osobowe Administrator może przekazać odpowiednim odbiorcom, w szczególności podmiotom zewnętrznym, takim jak (poniższy katalog zostaje podany przykładowo):

a) Zakład Ubezpieczeń Społecznych;

b) Urząd Skarbowy;

c) Państwowa Inspekcja Pracy;

d) Firma "Księgowość XYZ";

e) Firma "Medycyna Pracy ABC";

f) Firma "Szkolenia DEF";

g) Firma "Catering GHI";

h) Firma "Transport JKL";

i) Firma "Ochrona MNO";

j) Firma "Sprzątanie PRS";

k) Firma "IT Serwis TUV";

l) Policja.

6. Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych do państw trzecich (tj. państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego obejmującego Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię) oraz do organizacji międzynarodowych. Jeśli jednak zaistnieje powyższa potrzeba, Administrator będzie przekazywać dane osobowe, zapewniając odpowiedni poziom ich ochrony oraz stosując odpowiednie przepisy prawa.

7. Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych osobowych i wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania – w przypadkach i na zasadach określonych w przepisach RODO.

8. Przysługuje Pani/Panu także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie ich danych osobowych narusza przepisy RODO.

9. W każdym czasie ma Pani/Pan prawo cofnięcia wyrażonej zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, którego dokonano na podstawie zgody udzielonej przed jej cofnięciem.

10. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres trwania stosunku pracy oraz w obowiązkowym okresie przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy i akt osobowych po jego ustaniu, ustalonym zgodnie z odrębnymi przepisami. Przykładowe okresy, przez jakie Pani/Pana dane osobowe mogą być przechowywane po ustaniu stosunku pracy:

a) akta pracownicze – 50 lat (Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej);

b) dokumentacja płacowa - 5 lat (art. 70 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej)

11. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

(Anna Nowak)

* Niepotrzebne skreślić/usunąć.