Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr ZAR/2023/07/12

z dnia 12 lipca 2023 r.

Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

1. Księgi rachunkowe jednostki budżetowej Szkoła Podstawowa nr 1 w Warszawie są prowadzone w siedzibie jednostki w ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa.

2. Księgi rachunkowe jednostki budżetowej Szkoła Podstawowa nr 1 w Warszawie są prowadzone komputerowo, z wyjątkiem ksiąg inwentarzowych środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (taki zapis jest konieczny, jeżeli księgi inwentarzowe nie są prowadzone komputerowo).

3. Księgi rachunkowe jednostki budżetowej Szkoła Podstawowa nr 1 w Warszawie są prowadzone przy użyciu komputera w programie „Finanse Publiczne v.2”, opracowanym przez firmę SoftSolutions Sp. z o.o. Data rozpoczęcia eksploatacji programu 1 stycznia 2020 r., aktualnie użytkowana wersja 2.5.1.

4. Program komputerowy spełnia wymagania wynikające z art. 10 ust. 1 pkt 3b ustawy o rachunkowości i zapewnia wzajemne powiązania poszczególnych zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe jako całość. Ponadto oddzielne komputerowe zbiory danych są równoważne z dziennikiem, księgą główną, księgami pomocniczymi, zestawieniem obrotów i sald księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych.

5. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej.

6. Celem prowadzenia ksiąg rachunkowych jednostki jest wierne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej z uwzględnieniem podstawowych zasad rachunkowości i zapisów określonych w art. 40 ustawy o finansach publicznych oraz przepisów wykonawczych do ustawy.

7. Rokiem obrotowym jest rok budżetowy, tj. okres 12 miesięcy od 1 stycznia 2023 r. do 31 grudnia 2023 r. każdego roku kalendarzowego, a najkrótszymi okresami sprawozdawczymi są poszczególne miesiące w roku obrotowym.

8. Jednostka budżetowa Szkoła Podstawowa nr 1 w Warszawie sporządza poniższe rodzaje sprawozdań:

1) sprawozdania budżetowe,

2) sprawozdania w zakresie operacji finansowych,

3) sprawozdania finansowe,

4) sprawozdania statystyczne.

Okresy sprawozdawcze przypadają na okresy miesięczne, kwartalne i roczne, w zależności od rodzaju sprawozdań. Okresy sprawozdawcze, za które jednostka budżetowa Szkoła Podstawowa nr 1 w Warszawie sporządza powyższe sprawozdania, są określone w przepisach wprowadzających obowiązek sporządzania poszczególnych sprawozdań.

Uwaga: jednostka w polityce rachunkowości może wyszczególnić rodzaje sporządzanych sprawozdań i ich terminy.

9. W ciągu roku obrotowego do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego wprowadza się operacje gospodarcze dotyczące tego okresu, jeżeli dokumentujące je dowody wpłynęły do jednostki Szkoła Podstawowa nr 1 w Warszawie nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca po okresie sprawozdawczym. Jeżeli ten dzień przypada na dzień wolny od pracy, wówczas dowody potwierdzające operacje gospodarcze ewidencjonuje się do okresu, którego dotyczą, jeśli wpłyną do ostatniego dnia roboczego przed 10. dniem następnego miesiąca. Operacje gospodarcze potwierdzone dowodami otrzymanymi po 10. dniu następnego miesiąca są ewidencjonowane w księgach rachunkowych tego miesiąca, w którym zostały otrzymane. Zasady te nie dotyczą ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych na przełomie roku obrotowego.

10. W ciągu roku obrotowego księgi rachunkowe są zamykane za poszczególne okresy sprawozdawcze (miesiące) po sporządzeniu sprawozdań, nie później niż do 15. dnia następnego miesiąca po okresie sprawozdawczym. Jeśli ten dzień przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, księgi rachunkowe są zamykane w pierwszym dniu po tych dniach.

11. Na koniec roku obrotowego w danym roku budżetowym – do czasu wstępnego zamknięcia ksiąg rachunkowych – ujmuje się wszystkie operacje gospodarcze dotyczące danego roku obrotowego, również wówczas, gdy dowody te mają datę wystawienia w roku następnym po dniu bilansowym. Po sporządzeniu sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, w księgach zamykanego roku obrotowego i w sprawozdaniu finansowym za ten rok uwzględnia się istotne zdarzenia powstałe po sporządzeniu sprawozdania finansowego (dotyczy jednostek, których sprawozdania finansowe podlegają zatwierdzeniu).

12. Księgi rachunkowe otwiera się – na początek każdego następnego roku obrotowego – w ciągu 14 dni od dnia zaistnienia tego zdarzenia.

13. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki powinno nastąpić:

I wariant

Do 30 czerwca roku następnego, w jednostkach, w których sprawozdanie finansowe nie podlega zatwierdzeniu.

II wariant

W ciągu 30 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy, w jednostkach, w których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu lub wchodzi w skład sprawozdania finansowego podlegającego zatwierdzeniu.

14. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzone, stwierdzające dokonanie zdarzenia:

1) zewnętrzne obce – otrzymywane od kontrahentów,

2) zewnętrzne własne – przekazane w oryginale kontrahentom,

3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki,

4) zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

5) korygujące poprzednie zapisy,

6) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

7) rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

15. Gdy jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą dokonania zapisu.

16. W odniesieniu do zakupu materiałów, towarów, usług dowodami zastępczymi mogą być WZ - Wydania Zewnętrzne.

17. Przeksięgowania z kont 750 i 760 dokonuje się raz w roku na podstawie rocznego sprawozdania finansowego.

Dopuszczalne są również okresowe przeksięgowania sprawozdań finansowych – należy wówczas określić, jak często mają następować, np. miesięcznie lub kwartalnie.

18. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód (egzemplarz dowodu), podstawę zapisu stanowi oryginał dowodu.

19. W przypadku zniszczenia lub zaginięcia dowodu księgowego, zapisu w ewidencji finansowo-księgowej dokonuje się na podstawie duplikatu tego dokumentu.

20. W jednostce stosowany jest obrót pieniężny bezgotówkowy. Obrót gotówkowy jest stosowany w sporadycznych sytuacjach: zakup biletów komunikacji miejskiej, drobne zakupy papiernicze.

21. Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

1) dziennik,

2) księgę główną,

3) księgi pomocnicze,

4) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych.

22. Jeżeli jednostka prowadzi dzienniki częściowe, należy je wyszczególnić, np. gdy w jednostce stosuje się dzienniki częściowe grupujące zdarzenia według rodzaju operacji występujących na określonych rachunkach bankowych. W jednostce można wyszczególnić np. następujące dzienniki częściowe dla:

1) rachunkowości podatkowej,

2) wydatków budżetowych i dochodów budżetowych, z wyjątkiem podatków i opłat, które są ujmowane w dzienniku przeznaczonym dla rachunkowości podatkowej,

3) depozytów,

4) środków pomocowych,

5) Rachunku bankowego do obsługi dotacji.

Za dany okres sprawozdawczy sporządza się zestawienie obrotów dzienników częściowych.

23. Stosownie do art. 13 ust. 4 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, są:

1) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą,

2) oznaczone nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,

3) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,

4) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

24. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest automatyczna kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald. Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych składają się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.

25. Na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy o rachunkowości zapisy w księgach rachunkowych są dokonywane w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany (dotyczy techniki ręcznej, która jest już prowadzona w ograniczonym zakresie).

26. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera stosuje się właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu (regularne kopie bezpieczeństwa, hasła dostępu, kontrola uprawnień).

27. Zapis księgowy w prowadzonych księgach rachunkowych zawiera:

1) datę dokonania operacji gospodarczej,

2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,

3) zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienie treści skrótów lub kodów,

4) kwotę i datę zapisu,

5) oznaczenie kont, których dotyczy.

28. W grupowaniu dowodów księgowych oraz w zapisach księgowych stosuje się poniższe rodzaje dowodów księgowych (symbole przykładowe):

1) FK - faktury i rachunki oraz inne równoważne im dowody księgowe,

2) PK - polecenia księgowe,

3) RK - raporty kasowe,

4) WB - wyciągi bankowe,

5) BO - bilans otwarcia,

6) BZ - bilans zamknięcia.

29. Zapisów dotyczących operacji wyrażonych w walutach obcych dokonuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej.

30. Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej są powiązane ze sobą w sposób umożliwiający ich sprawdzenie.

31. Zapisy w księgach rachunkowych są dokonane w sposób zapewniający ich trwałość przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. Zapisy w księgach rachunkowych mają charakter uporządkowany i są dokonywane chronologicznie.

I wariant

Księgi rachunkowe drukuje się nie później niż na koniec roku obrotowego.

II wariant

Treści ksiąg rachunkowych przenosi się na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

32. Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, oraz umożliwia uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

33. Zapisy w dzienniku są kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku umożliwia ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.

34. Zapis księgowy w komputerowym programie służącym do ewidencji księgowej posiada automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

35. Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zapisów zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.

36. Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

37. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się dla (wyszczególnić – na przykład):

1) środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,

2) rozrachunków z kontrahentami,

3) rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia,

4) operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych, np. FV 2023/0001 - FV 2023/9999),

5) operacji zakupu (obce faktury i inne dowody ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych, np. od 0001/2023 do 9999/2023),

6) kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów,

7) operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy,

8) Rozliczeń z tytułu dotacji.

Sumy sald ksiąg pomocniczych powinny być zgodne z saldami ksiąg księgi głównej.

38. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające:

1) symbole lub nazwy kont,

2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i obroty narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,

3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, sumę obrotów za okres sprawozdawczy i sumę obrotów narastająco od początku roku obrotowego oraz sumę sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.

39. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

40. Konta pozabilansowe pełnią funkcję informacyjno-kontrolną i są prowadzone z zachowaniem zapisu jednokrotnego.

Od 1 stycznia 2022 r. jednostki budżetowe, które do prowadzenia ksiąg stosują zaawansowany system informatyczny oparty na platformie SAP, w którym dane przypisane do kont pozabilansowych są ewidencjonowane w pomocniczym module finansowym i pochodzą z zarejestrowanych w systemie dowodów księgowych, nie muszą stosować symboli kont. Ten fakt powinien być odnotowany w polityce rachunkowości.

41. Odstępuje się od księgowania czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych, ze względu na fakt, że kwoty nie różnią się istotnie w poszczególnych latach i nie zniekształcają w sposób istotny wyniku finansowego.

42. Koszty wynikające z faktur, obejmujących okres na przełomie miesięcy i lat, ujmuje się w ciężar ostatniego miesiąca, którego faktura dotyczy, niezależnie od daty wystawienia faktury.

43. Uwzględniając zasadę istotności, próg istotności ogólnej ustalono w wysokości 0,5% sumy bilansowej.

Ustawa o rachunkowości nie określa progu istotności, dopuszcza natomiast stosowanie uproszczeń. Do ustalenia progu istotności należy podejść indywidualnie, uwzględniając zakres działalności jednostki oraz jej specyfikę. Kierownik jednostki może ustalić kilka kwotowych progów istotności, oddzielnych np. dla grup rzeczowych aktywów obrotowych, rozliczeń międzyokresowych, które łącznie nie mogą przekroczyć istotności ogólnej.

Istotność ogólną można wyrazić w odniesieniu do sumy bilansowej, sumy przychodów ze sprzedaży, kapitału (funduszu) własnego czy wyniku finansowego – w kontekście sprawozdania finansowego jako całości bądź jego poszczególnych pozycji lub ich grup.

Wskaźniki przyjmowane w jednostkach biznesowych, np. wynik finansowy, nie zawsze są odpowiednie dla jednostek budżetowych. W jednostkach budżetowych można przyjąć wskaźnik istotności np. w odniesieniu do sumy bilansowej w zakresie bilansu czy kosztów w zakresie rachunku zysków i strat.

44. Inne ustalenia (np. dotyczące rozliczania wpłat z tytułu należności publicznoprawnych i cywilnoprawnych, zasad umarzania należności itp.).

45. Podstawą zapisów księgowych są dowody księgowe określone w art. 20-26 ustawy o rachunkowości.

46. Dokumenty finansowo-księgowe ujmuje się w danym miesiącu nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca (wyznaczyć termin, który zapewnia terminowe sporządzanie sprawozdawczości).

47. W ciągu roku obrotowego poszczególne miesiące są zamykane do dnia 10 (określić termin zamknięcia).

48. Na przełomie roku obrotowego dokumenty finansowo-księgowe ujmuje się w księgach rachunkowych danego roku obrotowego – do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego wszystkie dokumenty dotyczące tego roku.

49. Po sporządzeniu sprawozdania finansowego, jeżeli sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, to do danego roku obrotowego ujmuje się dokumenty mające charakter istotny, a dokumenty mające charakter nieistotny ujmuje się w księgach roku następnego po roku obrotowym. Jeżeli sprawozdanie finansowe nie podlega zatwierdzeniu, po sporządzeniu sprawozdania finansowego wszystkie operacje gospodarcze ujmuje się w księgach roku, w którym wpłynęły dokumenty.