Opis systemu przetwarzania danych

Załącznik Nr 1/2023

do zarządzenia Nr 12/2023

z dnia 2023-07-15

 

Opis systemu przetwarzania danych

 

I. Wykaz programów komputerowych dopuszczonych do stosowania w systemie przetwarzania danych w Firma Przykładowa Sp. z o.o.

1. Firma Przykładowa Sp. z o.o., dalej jako: „Instytucja”, stosuje system przetwarzania danych przy użyciu komputera. Księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego Rachunkowość PRO, wykonanego przez SoftSolutions Inc., zakupionego w firmie Komputery i Oprogramowanie, dowód zakupu: FV/2023/05/123.

Instrukcja programu stanowi załącznik Nr 2/2023 do zarządzenia.

Lp. Nazwa programu Wersja oprogramowania Data rozpoczęcia jego eksploatacji (zgodnie z decyzją kierownika Instytucji)

 

2. Program Rachunkowość PRO jest podzielony na następujące moduły, związane z prowadzeniem rachunkowości Instytucji:

1) moduł: Finanse i Księgowość,

2) moduł: Płace,

3) moduł: Kadry,

4) moduł: Kasa,

5) moduł: Środki trwałe,

6) Zarządzanie dokumentami

 

II. Ogólne zasady działania programów i lokalizacja zbiorów

1. Zbiory danych stanowiące księgi rachunkowe Instytucji znajdują się na jej serwerze o numerze rejestracyjnym SRV/2023/01 i numerze inwentarzowym INV/2023/001.

2. Program działa na podstawie systemu operacyjnego Windows Server 2022, zainstalowanego na serwerze Instytucji.

 

III. Opis systemu przetwarzania danych

1. System przetwarzania danych tworzą moduły (programy) wymienione w wykazie programów komputerowych (w punkcie I.2).

2. Ogólna charakterystyka i funkcje programów (modułów):

1) Moduł: Finanse i Księgowość umożliwia ewidencję operacji gospodarczych, generowanie raportów finansowych, oraz analizę danych finansowych.

2) Moduł Płace: służy do naliczania wynagrodzeń, generowania list płac, oraz obsługi deklaracji podatkowych.

3) Moduł Kadry: umożliwia zarządzanie danymi pracowników, ewidencję urlopów, oraz generowanie raportów kadrowych.

 

IV. Charakterystyka programów (modułów) przetwarzania danych

1. Ogólna charakterystyka i funkcje programu (modułu):

Moduł: Finanse i Księgowość stanowi główną część systemu przetwarzania danych w Instytucji. W module tym są prowadzone:

1) dziennik – jako zbiór danych, zawierający chronologicznie zarejestrowane w danym okresie sprawozdawczym i zadekretowane dokumenty zewnętrzne obce i własne oraz wewnętrzne dowody księgowe;

2) księga główna – służąca do chronologicznego oraz systematycznego ujęcia wszystkich zdarzeń oraz operacji gospodarczych, które wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym;

3) księgi pomocnicze – stanowiące uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej w ujęciu systematycznym, obejmujące:

a) rozrachunki z odbiorcami i dostawcami według kontrahentów,

b) rozrachunki publicznoprawne,

c) ewidencję szczegółową dla potrzeb VAT (rejestry zakupów i sprzedaży),

d) ewidencję szczegółową transakcji w walutach obcych,

e) ewidencję szczegółową kosztów operacyjnych według ich rodzajów.

 

Główną część modułu: Finanse i Księgowość stanowi zakładowy plan kont, dostosowany do wymogów przyjętego w zasadach (polityce) rachunkowości wykazu ksiąg rachunkowych oraz do ustalonych zasad prowadzenia ewidencji szczegółowej do poszczególnych kont księgi głównej.

 

2. Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych:

Bilans otwarcia roku obrotowego generowany jest automatycznie na podstawie bilansu zamknięcia roku poprzedniego, co zapewnia możliwość kontrolowania poprawności wykonania tej czynności przez operatora programu.

Moduł: Finanse i Księgowość umożliwia zamknięcie ksiąg rachunkowych, zgodnie z postanowieniami art. 12 ust. 5 ustawy o rachunkowości, które polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

 

3. Przenoszenie zbiorów danych tworzących pomocnicze księgi rachunkowe do systemu podstawowego:

Zapisy księgowe pochodzące z modułów – zbiorów tworzących pomocnicze księgi rachunkowe (ewidencję szczegółową) – powinny być wprowadzane do modułu głównego automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności przez zdefiniowane algorytmy dekretacji. Zapisy te spełniają warunki określone w art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości, w szczególności z następujących powodów:

1) zapewniają ich trwałą i czytelną postać,

2) umożliwiają stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,

3) zapewniają możliwość sprawdzenia poprawności przetworzenia określonych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

4) zapewniają ochronę danych źródłowych w miejscu ich wprowadzania, dzięki zapewnieniu ich niezmienności przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów, na zasadach określonych w zakładowych przepisach dotyczących ochrony danych.

 

4. Komputerowe wydruki danych:

 

System informatyczny umożliwia dokonywanie wydruków ujmujących wprowadzone dane w różnych przekrojach. Wydruki komputerowe spełniają wymogi określone w art. 13 ust. 2–6 ustawy o rachunkowości, a w szczególności:

1) są trwale oznaczone nazwą skróconą FP Sp. z o.o. oraz zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej,

2) są wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, miesiąca i daty sporządzenia,

3) mają automatycznie numerowane strony z oznaczeniem pierwszej i ostatniej (koniec wydruku) oraz sumowanie na kolejnych stronach w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym,

4) są oznaczone nazwą programu przetwarzania danych.

Wszystkie dowody księgowe przenoszone za pośrednictwem urządzeń łącznością są oznaczane, przez ich zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych, w sposób automatyczny wcześniej zdefiniowany i zgodny z przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości. Każdy z tabulogramów na każdej stronie – od pierwszej do ostatniej – oznaczony jest Kowalski osoby sporządzającej dokument.

 

5. Archiwum:

Archiwum dotyczy modułów (programów) wymienionych w wykazie programów komputerowych (punkt I.2).

Zgromadzone w systemie dane Firma Przykładowa Sp. z o.o. zabezpiecza przez archiwizację baz danych na koniec każdego miesiąca. Archiwizacja następuje w drodze zapisu danych na nośnik CD, który jest składowany w bezpiecznym miejscu przez osobę odpowiedzialną za te czynności.