Oświadczenie o zachowaniu poufności

Oświadczenie w sprawie poufności danych

Upoważniony przez Pracodawcę – Fabryka Mebli "Dąb" Sp. z o.o. („Spółkę”) do wykonywania funkcji Członka Komisji Socjalnej, których celem jest przyznanie pracownikom świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych („Cel”), zobowiązuję się:

§1

1. Wykorzystywać lub stosować Informacje Poufne Spółki wyłącznie na użytek Celu.

2. Zachować w tajemnicy i nie ujawnić nikomu bezpośrednio ani pośrednio – z wyjątkiem realizacji Celu – Informacji Poufnych, tj. w szczególności:

a) jakichkolwiek informacji, materiałów lub dokumentów przekazanych Zobowiązanemu w związku z wykonywaniem Celu,

b) jakichkolwiek informacji, materiałów lub dokumentów uzyskanych od osób trzecich w związku z realizacją Celu,

c) jakichkolwiek wyników prac uzyskanych w związku z realizacją Celu oraz wszelkich związanych z tym informacji, materiałów i dokumentów,

d) wszelkich przekazywanych sobie wzajemnie informacji technicznych, technologicznych, ekonomicznych, finansowych, handlowych, prawnych, organizacyjnych Spółki, danych osobowych lub innych otrzymanych, uzyskanych lub przekazanych sobie wzajemnie – niezależnie od ich formy i bezpośredniego źródła – w trakcie realizacji Celu.

3. Zobowiązany i Spółka niniejszym oświadczają, że wszelkie dokumenty, informacje, materiały oraz dokumenty, do których Zobowiązany będzie miał dostęp w związku z uczestnictwem w okresowych spotkaniach komisji socjalnej, na których przyznawane są pracownikom świadczenia z funduszu socjalnego stanowią informacje poufne Spółki. W przypadku konieczności lub obowiązku Spółki przekazania Zobowiązanemu jakichkolwiek innych dokumentów, informacji, materiałów, które nie zostały uwzględnione w zdaniu pierwszym powyżej, Spółka każdorazowo poinformuje Zobowiązanego o charakterze udostępnionego dokumentu w formie pisemnej, w szczególności poinformuje Zobowiązanego czy udostępnione dokumenty stanowią informacje poufne Spółki.

4. Zobowiązuje się nie wykorzystywać, nie kopiować, nie adaptować, nie zmieniać, nie ujawniać, ani nie stosować Informacji Poufnych Spółki do żadnego innego celu lub celów własnych innych niż Cel określony powyżej.

5. Zobowiązuje się zapewnić odpowiedni i bezpieczny sposób przechowywania wszystkich Informacji Poufnych otrzymanych i utrwalonych w jakiejkolwiek formie w czasie, gdy znajdują się one w ich posiadaniu.

6. Na wniosek Spółki, zobowiązują się zwrócić lub zniszczyć na własny koszt wszelkie materiały zawierające jakiekolwiek Informacje Poufne Spółki wraz ze wszystkimi kopiami będącymi w jej posiadaniu oraz przekazać Spółce rozsądne dowody ich zniszczenia.

§2

Wymogi zawarte w § 1 nie będą miały zastosowania odnośnie do jakiejkolwiek Informacji lub jej części przekazanych sobie wzajemnie, które:

a) są opublikowane, znane i oficjalnie podane do publicznej wiadomości bez naruszania zobowiązań o poufności;

b) zostały przekazane przez osobę trzecią w zgodzie z przepisami prawa i bez naruszania jakichkolwiek zobowiązań o ich nieujawnianiu;

c) zostaną ujawnione za uprzednią pisemną zgodą Spółki;

d) zostaną ujawnione w oparciu o powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy, w szczególności ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, z zastrzeżeniem, że Zobowiązany uprzednio każdorazowo poinformuje Spółkę o przekazaniu jakiejkolwiek Informacji (lub jej części) dotyczących Spółki, uzyskanych w związku z pełnioną funkcją, podmiotom i osobom niezwiązanym ze Spółką.

§3

Odpowiedzialność za naruszenie niniejszego Oświadczenia podlega zasadom określonym przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz gdy ma zastosowanie, ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny.

§4

Zobowiązanie wynikające z niniejszego Oświadczenia wiąże Zobowiązanego bezterminowo od daty jego złożenia.

Uwagi

1. Obowiązek pracodawcy zaspokajania w miarę posiadanych środków potrzeb socjalnych pracowników jest zarazem jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy (art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy). Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych:

– fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia 2023 r. na początku roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,

– pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia 2023 r. na początku roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej,

– pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników,

– pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia 2023 r. na początku roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 3 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe,

– pracodawcy, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia 2023 r. na początku roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym kwartale roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy,

– u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania.

2. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

3. Z art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wynika, że jedynie w przypadku, gdy organizacje związkowe mają wspólne, ale negatywne, stanowisko, regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może być zmieniony jednostronnie przez pracodawcę. Natomiast jeżeli związki zawodowe nie uzgodniły wspólnego stanowiska, pracodawca może dokonać jednostronnych zmian tego regulaminu (wyrok SN z 23.09.2009 r., I PK 76/09). „Wspólnie uzgodnione stanowisko” wszystkich organizacji związkowych albo organizacji reprezentatywnych, o którym mowa w art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, oznacza stanowisko jednolite, przedstawione we wspólnym piśmie adresowanym do pracodawcy” (wyrok SN z 23.09.2009 r., I PK 76/09).

4. Regulamin ZFŚS jest źródłem prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 Kodeksu pracy.

5. To, jakie świadczenia pracodawca będzie finansował ze środków ZFŚS, zależy od postanowień regulaminu ZFŚS obowiązującego w firmie. Fundusz socjalny jest jednak instytucją mającą łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin, a jego adresatami są zwłaszcza rodziny o najniższych dochodach – dlatego realizowanie ze środków funduszu innych celów jest dopuszczalne w bardzo ograniczonym zakresie.

6. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS.

7. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

8. Kryterium, według którego pracodawca ocenia sytuację pracownika (przychód, dochód, dochód netto według deklaracji PIT-37 na członka rodziny), częstotliwość i formę oświadczenia o sytuacji pracownika, powinien określać regulamin ZFŚS i załączniki do niego.

9. W ramach procedury przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz ustalania wysokości dopłat z funduszu wymagane jest uzyskanie określonych informacji o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu, a zatem dochodzi do przetwarzania danych osobowych. Podstawą przetwarzania danych będzie w tym przypadku art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy w odniesieniu do danych zwykłych, a art. 9 ust. 2 lit. b RODO odnośnie do danych szczególnej kategorii, w szczególności zdrowia. W celu dostosowania polskiego porządku prawnego do RODO, w Kodeksie pracy dodano art. 88 (ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych).

10. Poważnym błędem pracodawców przy ustalaniu treści regulaminu ZFŚS i rozdzielaniu świadczeń z ZFŚS jest pominięcie dochodów członków rodziny pracownika i rozdzielanie świadczeń tylko na podstawie przychodu na członka rodziny wyliczonego wyłącznie w oparciu o wysokość zarobków uzyskiwanych przez pracownika w zakładzie pracy.

11. Art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, określający zasady udostępniania danych na potrzeby przyznawania usług i świadczeń, nie odnosi się do całości działalności socjalnej zakładu pracy. Zgodnie z treścią art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, odnosi się on wyłącznie do przyznawania ulgowych usług i świadczeń oraz określania wysokości dopłat. W przypadku więc, gdy regulamin przewiduje wydatkowanie środków również na inne cele (mieszczące się w ramach działalności socjalnej), może on ustalać inne zasady korzystania z tych świadczeń niż zastosowanie kryterium socjalnego (np. zasadę powszechnej możliwości korzystania z imprez kulturalnych na równych zasadach dla wszystkich zatrudnionych). Możliwość wydatkowania środków z funduszu z pominięciem kryterium socjalnego wywołuje jednak spory w doktrynie prawa i jest niejednolicie oceniana w orzecznictwie (np. wyrok SN z 20.01.2005 r., I PK 185/04 i odmiennie – wyrok SN z 7.04.2004 r., I PK 453/03).

12. Osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu są nie tylko pracownicy i ich rodziny, ale również emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zostały przyznane określone uprawnienia do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych przez fundusz (art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

13. Roszczenia pracowników o świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ulegają przedawnieniu jak roszczenia ze stosunku pracy, tj. 3 lata na podstawie art. 291 § 1 Kodeksu pracy (wyrok SN z 27.04.2005 r., II PK 258/04).

14. Związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na fundusz. Ponadto wydatkowanie przez pracodawcę środków z funduszu socjalnego podlega kontroli Państwowej Inspekcji Pracy i może podlegać kontroli przez zakładową organizację związkową.