Zarządzenie w sprawie zasad kontroli zarządczej

Zarządzenie Nr 12/2024

Wójta Gminy Jabłonna

z dnia 24.05.2024

 

w sprawie: zasad kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy w Jabłonna.

 

Działając na podstawie art. 69 ust.1 pkt 2 w zw. z art. 68 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o finansach publicznych (Dz.U. 2013 poz. 885)

zarządzam, co następuje:

 

§1

Ustalone zarządzeniem zasady kontroli zarządczej mają zastosowanie do Urzędu Gminy Jabłonna, określając podstawowe reguły funkcjonowania systemu kontroli zarządczej oraz założenia organizacyjne tego systemu.

 

§2

1. Kontrolę zarządczą w Urzędzie Gminy Jabłonna stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji zadań i celów w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie, w szczególności zgodności działania z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi; wiarygodności sprawozdań; ochrony zasobów; przestrzegania i promowania etycznego zachowania; efektywności i skuteczności przepływu informacji; zarządzania ryzykiem.

3. Elementem kontroli zarządczej są procedury i mechanizmy kontroli finansowej, zapewniające prawidłowe prowadzenie gospodarki finansowej.

4. Kontrola instytucjonalna wykonywana jest przez pracowników Referatu Kontroli i Skarg Urzędu Gminy Jabłonna.

5. Tryb i zasady przeprowadzania kontroli, o której mowa w ust.4 określa odrębne zarządzenie Wójta Gminy Jabłonna.

 

§3

1. Zapewnienie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków Wójta Gminy Jabłonna.

2. Monitorowanie i koordynację systemu kontroli zarządczej w imieniu Wójta Gminy Jabłonna zapewnia Sekretarz Gminy Jabłonna we współpracy z Zespołem ds. Zarządzania Ryzykiem i Kierownikiem Referatu Kontroli i Skarg.

 

§4

System kontroli zarządczej funkcjonujący w Urzędzie Gminy Jabłonna uwzględnia standardy kontroli zarządczej ogłoszone przez Ministra Finansów w Komunikacie nr 1/2016 z dnia 16 lutego 2016 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.

 

§5

System kontroli zarządczej funkcjonuje w pięciu zasadniczych, wzajemnie powiązanych, obszarach, na które składają się: środowisko wewnętrzne, zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontrolne, informacja i komunikacja, monitoring i ocena.

 

§6

Realizacja standardów kontroli zarządczej odnoszących się do środowiska wewnętrznego polega, w szczególności na:

a) optymalnym, adekwatnym do realizowanych zadań określeniu struktury organizacyjnej Urzędu Gminy Jabłonna;

b) jednoznacznym, w formie pisemnej, określeniu obowiązków pracowników Urzędu Gminy Jabłonna, jak również precyzyjnym ustaleniu zakresu udzielonych przez Wójta Gminy Jabłonna upoważnień do wydawania decyzji, wykonywania obowiązków w zakresie gospodarki finansowej, w tym w odniesieniu do zamówień publicznych oraz do załatwiania innych spraw w jego imieniu;

c) promowaniu postaw etycznych wśród pracowników Urzędu Gminy Jabłonna;

d) zapewnieniu podnoszenia kwalifikacji przez pracowników Urzędu Gminy Jabłonna;

e) zapewnieniu jasnych i jednoznacznych reguł wynagradzania pracowników oraz ich nagradzania za wykonywaną pracę;

f) zapewnieniu jasnych i jednoznacznych kryteriów naboru pracowników oraz awansu wewnętrznego.

 

§7

Kształtowaniu środowiska wewnętrznego służą procedury i mechanizmy zawarte, w szczególności w:

a) Statucie Gminy Jabłonna;

b) Regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy Jabłonna;

c) Regulaminie pracy Urzędu Gminy Jabłonna;

d) Regulaminie wynagradzania pracowników Urzędu Gminy Jabłonna;

e) Regulaminie okresowej oceny pracowników Urzędu Gminy Jabłonna;

f) Zakresach czynności pracowników.

 

§8

Sekretarz Gminy Jabłonna, Skarbnik Gminy Jabłonna oraz kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu Gminy Jabłonna zobowiązani są do bieżącej analizy unormowań wewnętrznych kształtujących środowisko wewnętrzne oraz sygnalizowania Wójtowi Gminy potrzeby zmian lub aktualizacji tych unormowań.

 

§9

1. Zarządzanie ryzykiem realizowane jest poprzez określanie celów priorytetowych dla poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy Jabłonna, identyfikację i analizę zagrożeń dla ich realizacji oraz podejmowanie decyzji i działań odnoszących się do tych zagrożeń.

2. Zasady zarządzania ryzykiem określa odrębne zarządzenie Wójta Gminy Jabłonna.

 

§ 10

Realizacja standardów kontroli zarządczej odnoszących się do mechanizmów kontroli polega, w szczególności na:

a) pisemnym dokumentowaniu systemu kontroli zarządczej;

b) określeniu zasad wykonywania nadzoru nad realizacją zadań przez poszczególne komórki organizacyjne Urzędu Gminy Jabłonna;

c) zapewnieniu rzetelnego rejestrowania operacji finansowych i gospodarczych;

d) zapewnieniu weryfikacji operacji finansowych i gospodarczych przez pracowników w ramach posiadanych przez nich upoważnień;

e) zapewnieniu ochrony mienia i innych zasobów znajdujących się w Urzędzie Gminy Jabłonna;

f) ustaleniu zasad dostępu do zasobów informatycznych oraz ich ochrony przez nieautoryzowanymi zmianami, utratą lub uszkodzeniem.

 

§ 11

Dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią, w szczególności:

a) Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Jabłonna;

b) Przyjęte zasady rachunkowości;

c) Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych;

d) Instrukcja ewidencji i inwentaryzacji majątku;

e) Instrukcja ochrony danych osobowych;

f) Instrukcja kasowa;

g) Zasady ochrony danych przetwarzanych w systemach informatycznych;

h) Regulamin kontroli finansowej;

i) Regulamin udzielania zamówień publicznych;

j) Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej 130 000 zł;

k) Instrukcja postępowania w zakresie przeciwdziałania wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu;

l) Zakresy czynności pracowników Urzędu Gminy Jabłonna;

m) Udzielone przez Wójta Gminy Jabłonna upoważnienia i pełnomocnictwa.

 

§ 12

Przez zasoby Urzędu Gminy Jabłonna należy rozmieć wszelkie zasoby o charakterze materialnym i niematerialnym, dane i informacje przetwarzane w formie papierowej i w systemach informatycznych.

 

§ 13

Sekretarz Gminy Jabłonna zobowiązany jest do zapewnienia dostępności dokumentacji systemu kontroli zarządczej dla pracowników Urzędu Gminy Jabłonna.

 

§ 14

Rejestr udzielonych upoważnień i pełnomocnictw prowadzony jest przez Referat Organizacyjny i Kadr Urzędu Gminy Jabłonna.

 

§ 15

Sekretarz Gminy Jabłonna, Skarbnik Gminy Jabłonna oraz kierownicy komórek organizacyjnych sprawują bieżący nadzór nad wykonywaniem zadań przez podległych im pracowników.

 

§ 16

1. Ustalając mechanizmy kontroli zarządczej należy zapewnić ich skuteczność w zakresie oceny danej działalności w oparciu o kryteria zgodności z prawem, gospodarności, celowości i rzetelności.

2. Funkcjonujące w ramach mechanizmów kontroli zarządczej mechanizmy kontroli finansowej powinny odnosić się, w szczególności do:

a) wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;

b) wydatkowania środków publicznych w wysokości i terminach wynikających z zaciągniętych zobowiązań;

c) wydatkowania środków publicznych w granicach limitów wydatków ujętych w planie finansowym;

d) zapewnienia rzetelnej ewidencji operacji finansowych i gospodarczych oraz opartej na ewidencji sprawozdawczości finansowej;

e) prawidłowego dokumentowania operacji finansowych i gospodarczych.

 

§ 17

Szczegółowe zasady wykonywania kontroli finansowej określa odrębne zarządzenia Wójta Gminy Jabłonna.

 

§ 18

Realizacja standardów kontroli zarządczej odnoszących się do informacji i komunikacji polega, w szczególności na:

a) zidentyfikowaniu rodzajów informacji wpływających i gromadzonych w Urzędzie Gminy Jabłonna oraz sposobów jej przechowywania;

b) zapewnieniu pracownikom Urzędu Gminy Jabłonna bieżącego dostępu do informacji niezbędnych do prawidłowego wykonywania obowiązków;

c) zapewnieniu bieżącego i efektywnego przepływu informacji między komórkami organizacyjnymi Urzędu Gminy Jabłonna;

 

§ 19

Zasady gromadzenia i przepływu informacji określają odrębne unormowania, w tym Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Jabłonna oraz zasady przetwarzania danych w systemach informatycznych.

 

§ 20

Realizacja standardów kontroli zarządczej odnoszących się do monitorowania i oceny polega, w szczególności na:

a) zapewnieniu bieżącego monitorowania i oceny skuteczności funkcjonowania systemu kontroli zarządczej przez kadrę kierowniczą Urzędu Gminy Jabłonna;

b) przeprowadzeniu, co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej;

c) wykorzystaniu wyników audytu wewnętrznego prowadzonego w Urzędzie Gminy Jabłonna.

 

§ 21

Zasady i terminy samooceny systemu kontroli zarządczej określa odrębne zarządzenie Wójta Gminy Jabłonna.

 

§ 22

Oceniając stan kontroli zarządczej Wójt Gminy Jabłonna wykorzystuje wyniki procesów monitorowania, samooceny oraz audytu wewnętrznego.

 

§ 23

Wykonanie zarządzenia powierza się Zastępcy Wójta Gminy Jabłonna, Sekretarzowi Gminy Jabłonna, Skarbnikowi Gminy Jabłonna oraz kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Gminy Jabłonna.

 

§ 24

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania.