Zarządzenie w sprawie zasad rachunkowości

Wzór zarządzenia w sprawie ustalania zasad (polityki) rachunkowości

Zarządzenie

Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 1 im. Jana Kowalskiego w Gdańsku

w Gdańsku Nr 12/2024

z dnia 25.01.2024 r. w sprawie ustalenia zasad (polityki) rachunkowości

1. Na podstawie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U z 2023 r. Nr 123, poz. 1234 ze zm.) ustalam zasady (politykę) rachunkowości dla Szkoły Podstawowej nr 1 im. Jana Kowalskiego w Gdańsku – samorządowego zakładu budżetowego, będącej jednostką organizacyjną podległą samorządowi Gdańsk/Gdańsk Gdańsk.

2. Zakład Szkoła Podstawowa nr 1 im. Jana Kowalskiego w Gdańsku prowadzi rachunkowość zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.). Na podstawie art. 40 ustawy wprowadzam zasady rachunkowości i plan kont określony rozporządzeniem Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. – w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861 ze zm.) – zwane dalej rozporządzeniem w sprawie szczególnych zasad.

3. Ustalam, że zgodnie z § 18 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad:

- rokiem obrotowym jest rok budżetowy,

- okresem sprawozdawczym jest miesiąc.

4. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej.

5. Operacje gospodarcze dotyczące przychodów i kosztów ujmowane są w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą memoriału, z zastrzeżeniem, że dowody, które wpłynęły do jednostki po dniu 15 miesiąca (można wstawić inną datę) następującego po miesiącu, który aktualnie podlega ewidencji, mogą w trakcie roku obrotowego zostać ujęte w miesiącu ich wpływu z zachowaniem przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.

6. Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego zawiera załącznik nr 1 do Zarządzenia.

7. Wykaz kont księgi głównej oraz przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej zawiera załącznik nr 2 do Zarządzenia.

8. Opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów stanowi załącznik nr 3 do Zarządzenia.

9. Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych:

Księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem udokumentowanego programu Rachunkowość Szkolna autorstwa Firma "EduSoft" Sp. z o.o. z siedzibą w ul. Morska 10, 80-001 Gdańsk. Stosownie do zarządzenia kierownika jednostki program ten jest wykorzystywany przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w okresie od 01.01.2024 r. do 31.12.2024 r., w wersji 2.5.

Zmiany wersji oprogramowania wprowadzane są aneksami kierownika jednostki do niniejszego Zarządzenia.

System rachunkowości informatycznej obejmuje następujące moduły:

- finansowo-księgowy – dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienie obrotów i sald,

- środki trwałe – księgi pomocnicze,

- kadry i płace,

- faktura pro.

(tu należy wpisać własne moduły)

Posiadana przez jednostkę dokumentacja użytkownika jest zgodna z wymogami ustawy o rachunkowości i zawiera m.in.:

- wykaz programów,

- procedury wraz z opisem algorytmów i parametrów,

- opis programowych zasad ochrony danych, a w szczególności metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,

- wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesie przetwarzania danych.

10. System ochrony danych w jednostce (tu należy sprawdzić, jaki system posiada zakład).

Programowe zasady ochrony danych

Programowe zasady ochrony danych w jednostce, a w szczególności metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, określone zostały w instrukcji użytkownika – w załączniku nr 4 do niniejszych Zasad.

Ochrona dokumentów i ksiąg rachunkowych

Fizyczne zabezpieczenie zewnętrzne zapewnia ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych do następujących elementów systemu rachunkowości i dokumentacji jednostki:

- sprzętu komputerowego wspomagającego księgowość,

- księgowego systemu informatycznego,

- kopii zapasowych zapisów księgowych,

- zasad rachunkowości,

- ksiąg rachunkowych,

- dowodów księgowych,

- dokumentacji inwentaryzacyjnej,

- sprawozdań finansowych.

Do prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych są stosowane:

- nośniki danych odporne na zagrożenia zniszczeniem,

- systematycznie tworzone rezerwowe kopie zbiorów danych zapisanych na trwałych nośnikach informacji,

- programy komputerowe i dane informatycznego systemu rachunkowości chronione przed dostępem osób nieupoważnionych i zniszczeniem poprzez zastosowanie właściwych rozwiązań organizacyjnych i programowych.

Stosuje się zasadę, że kompletne księgi rachunkowe drukowane są nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy niż 5 lat.

Okresy przechowywania zbiorów

Trwałe przechowywanie

Trwałemu przechowywaniu podlegają roczne sprawozdania finansowe.

Okresowe przechowywanie

Okresowemu przechowywaniu podlegają:

- karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;

- dowody księgowe – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;

- dowody księgowe dotyczące inwestycji wieloletnich – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym inwestycja została ostatecznie zakończona, rozliczona i przyjęta do eksploatacji bądź dla inwestycji nieprzyjętych – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym dokonano ostatniej transakcji z nią związanj;

- dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu ich ważności;

- dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;

- księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe i dokumenty – przez okres 5 lat.

Powyższe terminy oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory (dokumenty) dotyczą.

Udostępnianie danych i dokumentów

Udostępnienie sprawozdań finansowych, dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz innych dokumentów z zakresu rachunkowości ma miejsce:

- w ul. Morska 12, 80-002 Gdańsk do wglądu po uzyskaniu zgody osoby upoważnionej do reprezentacji podmiotu,

- poza ul. Morska 12, 80-002 Gdańsk po uzyskaniu pisemnej zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej i pozostawieniu pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów.

11. Zarządzenie wchodzi w życiem z dniem podjęcia z mocą obowiązującą od 01.01.2024 r.

(tu ewentualnie wzmianka o uchyleniu poprzedniego zarządzenia w tej sprawie)

12. Wykonanie Zarządzenia powierza się Głównemu księgowemu.