Polityka szkoleniowa pracowników

Załącznik Nr 1

                                                        do Zarządzenia

                                                       Nr ZP/01/2023

                                                      z dnia 30 stycznia 2023 r.

Polityka szkoleniowa pracowników

Urząd Miasta Gdańsk w Gdańsku, ul. Wały Piastowskie 24

Urząd Miasta Gdańsk w Gdańsku, ul. Wały Piastowskie 24, zwany dalej jako Urząd, zwraca szczególną uwagę na rozwój zawodowy pracowników oraz doskonalenie ich kwalifikacji i kompetencji. Polityka szkoleniowa jest narzędziem w procesie zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie, a jej konsekwentna realizacja jest pomocna w utrzymaniu wykwalifikowanych pracowników zapewniających profesjonalną realizację zadań jednostki. Urząd umożliwia pracownikom podwyższanie umiejętności i kwalifikacji w sposób elastyczny i dogodny dla nich. Polityka szkoleniowa ma także na celu zapewnienie adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej.

§1

Zasady ogólne

1. Wszyscy pracownicy Urzędu powinni posiadać jednakowy dostęp do szkoleń i możliwość podwyższania kwalifikacji zawodowych.

2. Tematyka szkoleń powinna być związana z wykonywanymi przez pracowników zadaniami, aby zapewnić ich skuteczne i efektywne realizowanie.

3. Szkolenie pracowników rozumiane jest jako systematyczny rozwój postaw, wiedzy, umiejętności i kompetencji nabytych do prawidłowego wykonywania zadań i stanowi narzędzie w procesie zarządzania zasobami ludzkimi.

4. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników jest powiązane z ciągłym doskonaleniem i rozwojem Urzędu jako jednostki, a realizowana polityka szkoleniowa ma na celu optymalne wykorzystanie środków publicznych przeznaczonych na cele szkoleniowe.

5. Udział pracowników w szkoleniach jest traktowany na równi z wykonywaniem przez nich obowiązków służbowych.

6. Koszty uczestnictwa, zakwaterowania, wyżywienia oraz dojazdu na szkolenie pokrywane są przez pracodawcę.

7. Pracodawca może wyrazić zgodę na podróż służbową prywatnym samochodem. Zasady korzystania z prywatnego samochodu na dojazd na szkolenie określają odrębne przepisy.

8. Środki finansowe na realizację polityki szkoleniowej są ustalane corocznie w wysokości adekwatnej do możliwości finansowych Urzędu Miasta Gdańsk.

9. Podstawową formę podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników stanowią szkolenia zewnętrzne i wewnętrzne.

§2

Szkolenia zewnętrzne

1. Szkolenia zewnętrzne obejmują szkolenia wyjazdowe, warsztaty, seminaria i konferencje przeprowadzane przez wyspecjalizowanych organizatorów zewnętrznych.

2. Oferty szkoleniowe, wpływające do jednostki lub uzyskane we własnym zakresie od organizatorów szkoleń, kierowane są odpowiednio do kierowników wydziałów, biur i samodzielnych stanowisk pracy.

3. Wybrana przez pracownika oferta przekazywana jest do akceptacji kierownictwa Urzędu, następnie kierowana do Starszego Specjalisty ds. Szkoleń, gdzie prowadzone są sprawy formalne związane z kierowaniem pracowników na szkolenia (zgłoszenia, delegacje służbowe itp.).

4. Po zakończeniu szkolenia pracownik przedkłada zaświadczenie (certyfikat, dyplom) o ukończeniu szkolenia, jeśli takie zostało wydane.

5. Materiały uzyskane podczas szkoleń przechowywane są w poszczególnych komórkach organizacyjnych i są ogólnie dostępne dla wszystkich zainteresowanych pracowników.

6. Starszy Specjalista ds. Szkoleń prowadzi rejestr szkoleń, którego wzór stanowi załącznik Nr 1 do polityki szkoleniowej.

§3

Szkolenia wewnętrzne

1. Szkolenia wewnętrzne mają na celu pogłębianie wiedzy i zdobywanie umiejętności przez większą grupę pracowników w zakresie dotyczącym podstawowych zagadnień prawnych, administracyjnych i organizacyjnych.

2. Organizowane są na podstawie złożonego przez pracowników jednostki zapotrzebowania lub w procedurze naprawczej w odpowiedzi na zauważone nieprawidłowości.

3. Szkolenia wewnętrzne przeznaczone są dla pracowników jednostki oraz pracowników jednostek organizacyjnych. Preferowane jest kaskadowanie wiedzy po zakończonym szkoleniu, polegające na przekazywaniu zdobytej wiedzy w procesie szkolenia szerszemu gronu pracowników jednostki.

§4

Planowanie szkoleń

1. W celu efektywnego wykorzystania środków finansowych na szkolenia dla pracowników, co roku opracowuje się plan szkoleń pracowników Urzędu.

2. W terminie do dnia 15 listopada każdego roku kierownicy komórek organizacyjnych oraz samodzielne stanowiska pracy przekazują Starszemu Specjaliście ds. Szkoleń zgłoszenie potrzeb szkoleniowych w następnym roku kalendarzowym. Wzór zgłoszenia potrzeb szkoleniowych określa załącznik Nr 2 do polityki szkoleniowej.

3. Na podstawie zgłoszonych potrzeb szkoleniowych Starszy Specjalista ds. Szkoleń przygotowuje projekt planu szkoleń i przekazuje go do akceptacji Naczelnika Wydziału Kadr.

4. Ostateczną decyzję ujęcia szkoleń w planie podejmuje Dyrektor Departamentu Administracji, biorąc pod uwagę możliwości finansowe jednostki.

5. W uzasadnionych przypadkach plan szkoleń może być modyfikowany w trakcie roku.

6. Plan szkoleń zawiera w szczególności:

a) imię i nazwisko pracownika;

b) wydział, biuro lub zajmowane stanowisko;

c) tematykę szkolenia;

d) proponowanego organizatora szkolenia;

e) szacunkowy koszt szkolenia.

7. Wzór planu szkoleń określa załącznik Nr 3 do polityki szkoleniowej.

§5

Monitorowanie

1. Starszy Specjalista ds. Szkoleń odpowiada za racjonalne gospodarowanie środkami finansowymi przeznaczonymi na szkolenia oraz monitoruje ich wykorzystanie.

2. W celu zapewnienia prawidłowego planowania, organizowania i monitorowania szkoleń Starszy Specjalista ds. Szkoleń:

1) prowadzi konsultacje z kierownikami komórek organizacyjnych i pracownikami na samodzielnych stanowiskach z zakresu zapotrzebowania na szkolenia;

2) analizuje w celu zakwalifikowania kandydata na szkolenia następujące kryteria:

a) zakres zadań na zajmowanym stanowisku;

b) dotychczasowy udział w szkoleniach.

§6

Ocena efektywności szkoleń

1. Jednostka przywiązuje szczególną wagę do jakości i efektywności szkoleń, które powinny być realizowane na wysokim poziomie merytorycznym, dydaktycznym oraz organizacyjnym, zapewniającym zaspokojenie oczekiwań pracownika, jak też pracodawcy.

2. Każdy pracownik skierowany na szkolenie otrzymuje ankietę, która służy ocenie jakości oraz przydatności przeprowadzonego szkolenia. Wzór arkusza ankiety stanowi załącznik Nr 4 do polityki szkoleniowej.

3. Każdy pracownik uczestniczący w szkoleniu jest odpowiedzialny za rzetelne i zgodne ze stanem faktycznym dokonanie oceny szkolenia oraz zwrot wypełnionego arkusza oceny do Starszego Specjalisty ds. Szkoleń.

4. Arkusze oceny szkoleń służą ocenie jakości i efektywności zrealizowanych szkoleń z punktu widzenia potrzeb pracowników urzędu i celów kontroli zarządczej.

5. Na podstawie wypełnionych ankiet Starszy Specjalista ds. Szkoleń przeprowadza analizę jakości i efektywności szkoleń.

6. Wyniki analizy bierze się pod uwagę przy planowaniu szkoleń na kolejne lata.

§7

Sprawozdawczość i dokumentacja

1. Starszy Specjalista ds. Szkoleń sporządza w terminie do końca stycznia sprawozdanie z realizacji planu szkoleń zawierające m. in.:

a) wysokość środków przeznaczonych na szkolenia w budżecie na dany rok;

b) wydatki na szkolenia na jednego pracownika;

c) liczba wszystkich szkoleń, w tym ilość szkoleń wewnętrznych.

2. Sprawozdanie powinno także zawierać wnioski dotyczące weryfikacji i rozwoju polityki szkoleniowej w jednostce. Sprawozdanie przekazywane jest do akceptacji Naczelnika Wydziału Kadr.

3. Dokumentację związaną z polityką szkoleniową prowadzi i przechowuje Starszy Specjalista ds. Szkoleń.

4. Dokumenty potwierdzające uzyskanie kwalifikacji zawodowych, w tym zaświadczenia, certyfikaty umieszczane są w teczkach osobowych pracowników.