Zasady polityki rachunkowości

Zasady polityki rachunkowości

§1

Księgi rachunkowe – ogólne zasady

1. Księgi rachunkowe Zakładu Produkcyjnego "Słonecznik" Sp. z o.o. prowadzone są w języku polskim i walucie polskiej.

2. Rokiem obrotowym Zakładu Produkcyjnego "Słonecznik" Sp. z o.o. jest rok kalendarzowy, który rozpoczyna się 1 stycznia, a kończy 31 grudnia.

3. W skład roku obrotowego wchodzą okresy sprawozdawcze, którymi są kolejne miesiące kalendarzowe.

4. Prowadzenie ksiąg rachunkowych powierzono podmiotowi uprawnionemu do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, którym jest Biuro Rachunkowe "Omega" ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa.

5. Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, który jest dniem bilansowym, a otwiera na pierwszy dzień nowego roku obrotowego.

6. Księgi rachunkowe są prowadzone przy użyciu komputera z wykorzystaniem oprogramowania wspomagającego ich prowadzenie. Program komputerowy stosowany w Zakładzie Produkcyjnym "Słonecznik" Sp. z o.o. zabezpiecza powiązanie poszczególnych zbiorów stanowiących księgi rachunkowe w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Dziennik umożliwia uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Ewidencja księgowa na kontach księgi głównej spełnia zasadę podwójnego księgowania, zasadę systematycznego i chronologicznego prowadzenia ewidencji na kontach księgi głównej oraz zapewnia chronologiczne ujęcie wszystkich zdarzeń, kolejną numerację, ciągłość liczenia sum zapisów i umożliwienie jednoznacznego powiązania ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi w dzienniku.

7. Księgi rachunkowe Zakładu Produkcyjnego "Słonecznik" Sp. z o.o. obejmują:

   1) dziennik i konta księgi głównej służące do chronologicznego i systematycznego ujęcia wszystkich zdarzeń i operacji gospodarczych,

   2) konta ksiąg pomocniczych.

8. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się dla:

   1) środków trwałych,

   2) wartości niematerialnych i prawnych,

   3) środków trwałych w budowie,

   4) rozrachunków z odbiorcami i dostawcami,

   5) rozrachunków z pracownikami,

   6) operacji sprzedaży,

   7) kosztów,

   8) odpisów amortyzacyjnych,

   9) operacji gotówkowych.

9. Rachunek zysków i strat sporządza się zgodnie z załącznikiem nr 4 do ustawy o rachunkowości.

10. W celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego Zakładu Produkcyjnego "Słonecznik" Sp. z o.o. ustala się, że jako kwoty istotne traktuje się te, które przekraczają: 1% sumy bilansowej wynikającej ze sprawozdania finansowego Zakładu Produkcyjnego "Słonecznik" Sp. z o.o. za poprzedni okres sprawozdawczy, a w pierwszym roku działania jednostki jest to kwota 5000 zł.

11. W sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy o rachunkowości oraz nieokreślonych w niniejszym załączniku do zarządzenia stosuje się Krajowe Standardy Rachunkowości (zapis fakultatywny).

§2

Zakładowy plan kont

1. Ustala się dwucyfrowy symbol kont syntetycznych.

2. Prowadzona bieżąca aktualizacja kont syntetycznych nie wymaga odrębnego zarządzenia prezesa jednostki.

3. Wydruk stosowanych kont syntetycznych powinien być aktualizowany co najmniej na zakończenie roku obrotowego.

(TUTAJ PLAN KONT)

§3

Zasady działania kont syntetycznych

(TUTAJ PLAN KONT – opis do kont)

§4

Określenie metody wyceny aktywów i pasywów

1. Do wyceny aktywów i pasywów stosuje się następujące kategorie:

   1) cena nabycia, na którą składa się cena zakupu składnika aktywów, koszty transportu, załadunku, ubezpieczenia transportu, cło, koszty związane z przystosowaniem aktywa do używania, niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług i podatek akcyzowy; cenę nabycia pomniejszają ewentualne rabaty i upusty ceny;

   2) koszt wytworzenia produktu, który obejmuje koszty związane z wytworzeniem produktu, których poniesienie jest niezbędne w związku z wyprodukowaniem produktu;

   3) cena sprzedaży netto, będąca możliwą do uzyskania ceną sprzedaży składnika aktywów (bez naliczonego podatku od towarów i usług i podatku akcyzowego), pomniejszoną o rabaty, opusty i inne koszty związane z dokonaniem czynności sprzedaży;

   4) kwota wymaganej lub wymagająca zapłaty, którą jest wyrażona w jednostkach pieniężnych kwota należności, której zapłaty oczekuje jednostka, lub kwota zobowiązania, która powinna zostać zapłacona kontrahentowi;

   5) wartość nominalna, czyli kwota uwidoczniona na środkach pieniężnych (monetach, banknotach, czekach, akcjach, obligacjach itd.).

2. Definicje użytych w polityce rachunkowości określeń oraz zasady ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych:

   1) do środków trwałych zalicza się rzeczowe aktywa trwałe (z wyjątkiem tych zaliczanych do inwestycji) o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby Zakładu Produkcyjnego "Słonecznik" Sp. z o.o., są to w szczególności:

      a) nieruchomości – w tym: grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntów, budowle i budynki, będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,

      b) maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,

      c) ulepszenia w obcych środkach trwałych,

      d) inwentarz żywy,

      e) obce środki trwałe używane przez Zakład Produkcyjny "Słonecznik" Sp. z o.o. na podstawie umowy leasingu finansowego zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości;

   2) składniki majątkowe, których okres użytkowania wynosi więcej niż rok i których cena nabycia lub koszt wytworzenia nie przekracza 3500 zł, są zaliczane do środków trwałych o niskiej wartości oraz amortyzowane jednorazowo;

   3) składniki majątkowe, których okres użytkowania wynosi więcej niż rok i których cena nabycia lub koszt wytworzenia nie przekracza 10000 zł, są zaliczane do kosztów bieżącego okresu jako koszty zużycia materiałów;

   4) środki trwałe niewymienione w pkt 2 i 3 są amortyzowane okresowo, amortyzacja rozpoczyna się od miesiąca następnego po miesiącu, w którym przyjęto środek trwały do używania;

   5) każdy środek trwały klasyfikowany jest zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych (KŚT);

   6) za wartości niematerialne i prawne uznaje się nabyte, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania: autorskie prawa majątkowe, koncesje, licencje, prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych lub zdobniczych, know-how, o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok, wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością;

   7) za wartość początkową środka trwałego przyjmuje się:

      a) cenę nabycia, powiększoną o koszty odsetek od zobowiązań rozłożonych na raty finansujących nabycie środka trwałego, różnice kursowe wynikające z zakupu środka trwałego, opłaty notarialne i skarbowe związane z nabyciem środka trwałego, jeżeli zostały naliczone do dnia przyjęcia środka trwałego do używania,

      b) koszt wytworzenia,

      c) wartość rynkową, w przypadku nabycia środka trwałego w drodze darowizny lub w inny nieodpłatny sposób, za którą przyjmuje się wartość z dnia nabycia określoną na podstawie przeciętnych cen stosowanych w danej miejscowości podobnego środka trwałego;

   8) jeżeli środki trwałe nabyte drogą darowizny wymagają montażu, ich wartość powiększa się o wydatki poniesione na montaż;

   9) wartość początkową środka trwałego podwyższa się, jeżeli uległ on ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji – o sumę wydatków na jego ulepszenie;

   10) podstawowym narzędziem ewidencyjnym środków trwałych jest „Księga inwentarzowa środków trwałych”, prowadzona z podziałem na grupy i rodzaje środków trwałych;

   11) ewidencja środków trwałych o wartości początkowej niższej niż 3500 zł prowadzona jest w księgach inwentarzowych z oznaczeniem „Księga inwentarzowa środków trwałych o niskiej wartości”;

   12) „Księga inwentarzowa środków trwałych” obejmuje m.in. następujące pozycje:

      a) numer inwentarzowy środka trwałego oraz numer fabryczny dla przedmiotów, które ten numer posiadają,

      b) nazwę i charakterystykę środka trwałego umożliwiającą jego identyfikację,

      c) wartość początkową i jej zmiany,

      d) określenie rodzaju przychodu, datę i źródło nabycia lub wytworzenia, numery i symbole dowodów, na podstawie których wpisano obiekt do książki,

      e) określenie rodzaju rozchodu oraz datę operacji,

      f) osoby materialnie odpowiedzialne i komórki organizacyjne, w których znajdują się środki trwałe;

   13) ewidencję wartości niematerialnych i prawnych w księgach inwentarzowych ujmuje się według zasad określonych dla środków trwałych;

   14) odpisów amortyzacyjnych dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości na ustalony okres amortyzacji; przy ustalaniu okresu amortyzacji i rocznej stawki amortyzacji uwzględnia się okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, na który ma wpływ m.in. zużycie fizyczne środka trwałego, intensywność jego eksploatacji czy wydajność (liczba godzin jego pracy lub liczba wytwarzanych produktów);

   15) okres przewidywanej użyteczności środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej określa się w pełnych miesiącach;

   16) okresy amortyzacji są zbieżne z okresami amortyzacji określonymi w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych;

   17) w stosunku do rzeczowych aktywów obrotowych stosuje się ewidencję ilościowo-wartościową, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych;

   18) wartość stanu wycenia się na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych;

   19) inwentaryzację składników aktywów i pasywów prowadzi się według zasad określonych w instrukcji inwentaryzacyjnej.

3. Początkowa wycena aktywów i pasywów innych niż środki trwałe i wartości niematerialne i prawne:

   18) nieruchomości oraz wartości niematerialne i prawne zaliczane do inwestycji wycenia się według ceny nabycia;

   19) długotrwałe i krótkoterminowe aktywa finansowe wycenia się według ceny nabycia lub ceny zakupu, jeżeli koszty przeprowadzenia i rozliczenia transakcji nie są istotne;

   20) należności wycenia się według wartości nominalnej;

   21) materiały, towary i półprodukty i wyroby gotowe wycenia się według ceny zakupu lub według ceny nabycia, lub w cenach przyjętych do ewidencji, z uwzględnieniem różnic pomiędzy tymi cenami a rzeczywistymi cenami ich nabycia albo zakupu (tutaj należy dokładnie określić przyjęte zasady wyceny);

   22) środki pieniężne i inne aktywa pieniężne wycenia się według wartości nominalnej;

   23) kapitał własny wykazuje się w wartości nominalnej;

   24) rezerwy wycenia się w wysokości oszacowanej kwoty zobowiązania, które spółka będzie miała obowiązek wypełnić w przyszłości;

   25) kredyty i pożyczki wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty, po doliczeniu należnych odsetek;

   26) zobowiązania inne niż wymienione w pkt 8 wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty;

   27) zobowiązania w walutach obcych ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich powstania odpowiednio:

      a) po kursie kupna lub sprzedaży walut stosowanym przez bank, z którego spółka korzysta w przypadku operacji sprzedaży lub kupna walut oraz operacji zapłaty należności lub zobowiązań,

      b) po kursie średnim ustalonym dla danej waluty przez NBP na ten dzień, chyba że w zgłoszeniu celnym lub innym wiążącym jednostkę dokumencie ustalony został inny kurs – w przypadku pozostałych operacji,

      c) zobowiązania z tytułu importu wycenia się po kursie z dokumentu SAD;

   28) przychody przyszłych okresów wycenia się w wartości nominalnej.

4. Bilansowa wycena aktywów i pasywów:

   1) na dzień bilansowy środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne (również te zaliczane do inwestycji) wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne i odpisy z tytułu utraty wartości;

   2) na dzień bilansowy środki trwałe w budowie wycenia się w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości;

   3) na dzień bilansowy udziały w innych jednostkach zaliczone do aktywów trwałych wycenia się według ceny nabycia, pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości;

   4) na dzień bilansowy inwestycje krótkoterminowe wycenia się według ceny (wartości) rynkowej;

   5) na dzień bilansowy rzeczowe składniki aktywów obrotowych wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia;

   6) na dzień bilansowy wszelkie należności i udzielone pożyczki wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty;

   7) na dzień bilansowy zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty;

   8) na dzień bilansowy udziały (akcje) własne wycenia się według cen nabycia;

   9) na dzień bilansowy kapitały (fundusze) własne, z wyjątkiem udziałów (akcji) własnych, oraz pozostałe aktywa i pasywa wycenia się w wartości nominalnej;

   10) na dzień bilansowy rezerwy wycenia się w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej wartości (tutaj należy zawrzeć szczegółowe zasady szacowania przez jednostkę rezerw i rozliczeń międzyokresowych kosztów biernych, np.: „rozliczenia międzyokresowe kosztów biernych związane z naprawami gwarancyjnymi z tytułu sprzedanych produktów/towarów tworzy się w wysokości 2% przychodów netto ze sprzedaży”);

   11) na dzień bilansowy składniki aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych wycenia się po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP;

   12) produkcja w toku ustalona na koniec okresu sprawozdawczego zostaje przeksięgowana na konto „Półprodukty”.

§5

System przetwarzania danych

1. Księgi rachunkowe Zakładu Produkcyjnego "Słonecznik" Sp. z o.o. prowadzone są przy użyciu programu Rachmistrz GT.

2. Program Rachmistrz GT jest stosowany od dnia 01.01.2020 r. jako program podstawowy służący do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

3. Program jest aktualizowany przez producenta – autoryzowanego dystrybutora firmy "Insoft" z siedzibą w ul. Polna 22, 80-001 Gdańsk, zgodnie ze zmianami przepisów prawa podatkowego i bilansowego.

4. Program składa się z następujących modułów:

   1) „Środki trwałe”,

   2) „Kasa”,

   3) „Rachunki bankowe”,

   4) „Rozrachunki”,

   5) „Sprzedaż”,

   6) „Zakupy”,

   7) „Kadry i płace”.

5. Zbiory danych tworzące księgi rachunkowe Zakładu Produkcyjnego "Słonecznik" Sp. z o.o. znajdują się na serwerze o nr. seryjnym SN123456789 oraz na dyskach zewnętrznych/płytach CD w siedzibie firmy.

6. Serwer działa na podstawie systemu operacyjnego Windows Server 2019 zainstalowanego na komputerze o numerze seryjnym PC987654321 i wykorzystuje jego zbiory danych niezbędne do prawidłowego funkcjonowania.

7. Program Rachmistrz GT realizuje wszystkie podstawowe operacje księgowe: tworzenie planu kont, księgowania dokumentów, automatyczne tworzenie bilansu zamknięcia, tworzenie gotowych raportów, zestawień i sprawozdań.

8. Podstawowe funkcje programu Rachmistrz GT wykorzystywane przez Zakład Produkcyjny "Słonecznik" Sp. z o.o. to:

   1) stworzenie planu kont powiązanego ze wzorami sprawozdań finansowych,

   2) definiowanie kont podpowiadanych przy wprowadzaniu dokumentów sprzedaży i zakupu,

   3) podpowiadanie skróconej nazwy konta podczas dekretacji dokumentu na kontach,

   4) dziennik księgowań prowadzony automatycznie przez program,

   5) możliwość definiowania własnych rodzajów dokumentów na podstawie dokumentów wzorcowych,

   6) możliwość dołączania do każdego dokumentu dodatkowego opisu lub komentarza w formie notatki,

   7) kontrola poprawności wprowadzonych danych pod względem rachunkowym oraz bilansowania się dokumentów,

   8) automatyczna wycena bilansowa wartości na kontach wyrażonych w walutach obcych,

   9) automatyczne księgowania różnic kursowych i odsetek za zwłokę,

   10) automatyczne naliczanie odsetek za zwłokę w płatnościach; możliwość wystawiania not odsetkowych,

   11) automatyczne zestawianie kompensaty rozrachunków wzajemnych z kontrahentem,

   12) zapewnienie ciągłości rozliczeń, np. z dostawcami i odbiorcami, przez wprowadzenie nierozliczonych transakcji do obrotów rozpoczęcia,

   13) drukowanie przelewów, wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald i zestawień transakcji,

   14) prowadzenie raportu kasowego z możliwością wprowadzania faktur VAT z uwzględnieniem rejestrów VAT,

   15) definiowanie rejestrów VAT, układów bilansu, rachunku zysków i strat oraz parametrów stałych (np. wysokości odsetek),

   16) pełna obsługa rozliczeń VAT przy transakcjach zagranicznych,

   17) automatyczne przenoszenie kwoty z rejestru na właściwe strony kont przy wprowadzaniu danych dla VAT.

§6

Ochrona dokumentów i ksiąg rachunkowych

1. Fizycznemu zabezpieczeniu, zapewniającemu należytą ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych, podlegają następujące elementy systemu rachunkowości:

   1) sprzęt komputerowy wspomagający księgowość jednostki,

   2) księgowy system informatyczny,

   3) zapasowe kopie zapisów księgowych,

   4) zasady (polityka) rachunkowości,

   5) księgi rachunkowe,

   6) dowody księgowe,

   7) dokumentacja inwentaryzacyjna,

   8) sprawozdania finansowe.

2. Pomieszczenia, w których używany jest sprzęt komputerowy wspomagający księgowość, zamykane są na klucz, który przechowuje się w sejfie w gabinecie prezesa.

3. Po godzinach pracy w pomieszczeniach przebywać może tylko osoba sprzątająca lub pracownik posiadający zezwolenie prezesa na pracę w godzinach popołudniowych lub dniach wolnych od pracy.

4. Dowody księgowe oraz dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w oryginalnej postaci.

5. Dokumenty przechowywane są w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze oraz w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

6. W celu prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosowane są:

   1) nośniki danych odporne na zagrożenia, w postaci dysków twardych i płyt CD,

   2) systematycznie tworzone rezerwowe kopie zbiorów danych zapisanych na trwałych nośnikach informacji.

7. Program Rachmistrz GT zapewnia ochronę danych zarówno przed dostępem osób niepowołanych, jak i przed zniszczeniem w wyniku niewłaściwego działania użytkownika lub uszkodzenia systemu. Ochrona danych jest możliwa m.in. poprzez automatyczne wykonywanie kopii bezpieczeństwa.

8. Program Rachmistrz GT prowadzi listę osób mających do niego dostęp. Wejście do programu jest zabezpieczone kluczami dostępu, które posiadają wyłącznie uprawnione do tego osoby.

9. Uprawnienia pracowników, w zakresie użytkowania poszczególnych modułów oraz funkcji programu czy możliwości i zakresu wprowadzania zmian, są definiowane indywidualnie.

10. Dane wprowadzane do programu są od razu zapisywane na twardym dysku komputera. W razie nagłego zaniku napięcia czy utraty zasilania może być utracona jedynie pozycja akurat wpisywana.

11. Wyznacza się administratora programu: informatyka, Jana Kowalskiego, który odpowiada za codzienne, systemowe archiwizowanie danych, tworzenie kopii bezpieczeństwa, funkcjonowanie serwera i zasilanie urządzeń.

12. Kopie zapasowe należy wykonywać raz w miesiącu poprzez zapisywanie skompensowanych danych na dodatkowym dysku twardym lub płycie CD.

§7

Udostępnienie sprawozdań finansowych, dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz innych dokumentów z zakresu rachunkowości

1. Udostępnienie sprawozdań finansowych, dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz innych dokumentów z zakresu rachunkowości:

   1) na potrzeby wewnętrzne w siedzibie Zakładu Produkcyjnego "Słonecznik" Sp. z o.o. do wglądu po uzyskaniu zgody prezesa,

   2) na zewnątrz, po uzyskaniu pisemnej zgody prezesa oraz pozostawieniu pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów.

2. Na potrzeby realizowanych programów międzynarodowych oraz dofinansowanych z funduszy unijnych mogą zostać tworzone kserokopie sprawozdań finansowych oraz dowodów księgowych niezbędnych w procesie realizowania i rozliczania programów.

§8

Przechowywanie dokumentów, ksiąg rachunkowych, sprawozdań

1. Przechowywane dokumenty powinny być ułożone w odpowiedniej kolejności, w podziale na grupy tematyczne, miesiące i lata.

2. Dokumenty są oznakowane nazwą jednostki, do której należą, miejscem przechowywania, nazwą dokumentów (np. faktury sprzedaży), symbolem akt (kategoria A lub B), określeniem okresu, którego dotyczą (rok, miesiąc), numerem ewidencyjnym.

3. Akta oznaczone symbolem A stanowią materiały archiwalne przechowywane trwale, którymi są sprawozdania finansowe.

4. Akta oznaczone symbolem B to akta przechowywane przez ograniczony okres, po którym są niszczone. Cyfra arabska po symbolu B (np. B-5) oznacza liczbę lat przechowywania dokumentów, która jest liczona od początku roku następnego po roku obrotowym, którego dane dokumenty dotyczą.

5. Księgi rachunkowe są przechowywane przez okres pięciu lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.

6. Dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości jest przechowywana przez okres pięciu lat, licząc od upływu jej ważności.

7. Dokumenty inwentaryzacyjne są przechowywane przez okres pię