Instrukcja inwentaryzacyjna

Załącznik Nr 3

do Zarządzenia Nr 12/2024

Częstotliwość i zasady inwentaryzacji oraz weryfikacji aktywów i pasywów

1. Inwentaryzacja jest ważnym narzędziem kontroli i ochrony mienia Zakładów Produkcyjnych "Alfa", a także weryfikacji prawidłowości danych wykazywanych w sprawozdaniu finansowym. Metody inwentaryzacji należy dostosowywać odpowiednio do rodzajów inwentaryzowanych składników oraz uwarunkowań Zakładów Produkcyjnych "Alfa".

2. Przy ustalaniu częstotliwości spisów z natury należy odpowiednio uwzględniać okoliczność, że mienie Zakładów Produkcyjnych "Alfa" znajduje się na terenie strzeżonym.

3. Postanowienia wskazane w instrukcji inwentaryzacyjnej nie ograniczają uprawnień Dyrektora Finansowego Zakładów Produkcyjnych "Alfa" do zarządzania inwentaryzacji tak często i w takim zakresie, jak będzie wymagać tego interes Zakładów Produkcyjnych "Alfa".

4. Pełną inwentaryzację okresową/doraźną należy przeprowadzać na dzień zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, a także na dzień, w którym na skutek wypadków losowych lub innych (kradzież, pożar itp.) część składników majątkowych została zniszczona, uszkodzona lub przywłaszczona.

5. Inwentaryzacje okolicznościowe (doraźne) przeprowadzone w zakresie czasowym zgodnym z przepisami ustawy o rachunkowości oraz niniejszej instrukcji mogą być uznane przez Dyrektora Finansowego Zakładów Produkcyjnych "Alfa" za inwentaryzacje okresowe wykonane w ramach inwentaryzacji rocznej.

6. W harmonogramie inwentaryzacji okresowej terminy spisów z natury należy tak ustalić, aby składniki majątku powierzone jednej osobie materialnie odpowiedzialnej (grupie osób materialnie współodpowiedzialnych) były objęte spisem w jednym terminie. W jednym terminie powinny być też spisane takie same składniki majątku, powierzone różnym osobom materialnie odpowiedzialnych (grupom osób materialnie współodpowiedzialnych), lecz znajdujące się w położonych blisko siebie komórkach organizacyjnych Zakładów Produkcyjnych "Alfa" – chyba że wykluczy się samowolne przemieszczanie (przesuwanie) składników majątku.

7. Harmonogramy inwentaryzacji powinny być ustalone w taki sposób, aby wyniki inwentaryzacji, ujęte w protokołach końcowych Działu Logistyki Zakładów Produkcyjnych "Alfa", mogły być dostarczone do księgowości Działu Księgowości, co najmniej z miesięcznym wyprzedzeniem przed terminem sporządzenia bilansu rocznego.

8. Harmonogramy inwentaryzacji zatwierdza Dyrektor Finansowy Zakładów Produkcyjnych "Alfa" na wniosek przewodniczącego Działu Logistyki Zakładów Produkcyjnych "Alfa".

9. Spisu z natury dokonuje się przy wykorzystaniu arkuszy niezawierających danych ilościowych ani wartościowych o spisywanych składnikach majątkowych.

10. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych oraz rozliczyć i ująć w księgach rachunkowych.

11. Zasady inwentaryzowania składników majątkowych Zakładów Produkcyjnych "Alfa" stosuje zgodnie z zarządzeniem Dyrektora Generalnego Zakładów Produkcyjnych "Alfa" z dnia 20.03.2023 r. w sprawie Zasad Inwentaryzacji, z zastosowaniem metod inwentaryzacji opisanych w poniższych punktach I, II oraz III.

I. W drodze spisu z natury ustala się następujące składniki majątku:

1. Na koniec każdego roku kalendarzowego przeprowadza się spis z natury:

    1) środków pieniężnych w kasie oraz druków ścisłego zarachowania;

    2) materiałów odpisywanych w ciągu roku w koszty w dniu zakupu;

    3) zapasów wydawnictw, dla których stosuje się uproszczenie zaliczania na bieżąco w koszty zakupu materiałów i usług do ich wytworzenia;

    4) zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego Zakładów Produkcyjnych "Alfa".

2. W ostatnim kwartale roku przeprowadza się:

    1) co 2 lata – spis z natury materiałów, towarów i wydawnictw własnych, znajdujących się w magazynach strzeżonych i objętych ewidencją ilościowo-wartościową;

    2) co najmniej raz w ciągu 4 lat – inwentaryzację środków trwałych (zarówno wysokocennych, jak i niskocennych) oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

3. Spisowi z natury podlegają również zapasy obce materiałów lub towarów, znajdujące się w Zakładach Produkcyjnych "Alfa", oraz inne składniki majątkowe (np. środki trwałe) powierzone do sprzedaży, przechowania lub używania – w terminie spisu określonej grupy majątkowej. O wynikach spisu należy powiadomić Firmę "Beta".

4. Prawa autorskie podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji z częstotliwością określoną w Ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych, które przewiduje ich weryfikację co 3 lata od daty zakończenia poprzedniej kontroli, a za zgodą Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego termin ten może być wydłużony do 5 lat.

5. Zbiory biblioteczne podlegają skontrum z częstotliwością przewidzianą w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego – raz na 5 lat lub raz na 10 lat w zależności od liczebności i dostępności zbiorów (Zakładów Produkcyjnych "Alfa" wskazuje obowiązujący ją termin).

6. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury polega na:

    1) ustaleniu rzeczywistej wartości majątku, przez przeliczenie i zmierzenie, oraz ujęciu ustalonych ilości w arkuszu spisowym;

    2) wycenie stwierdzonych ilości;

    3) porównaniu ilości i wartości zinwentaryzowanych składników majątkowych z zapisami ksiąg rachunkowych;

    4) ustaleniu ewentualnych różnic i wyjaśnieniu przyczyn ich powstania;

    5) ujęciu wyników inwentaryzacji w księgach rachunkowych.

II. Inwentaryzacji w drodze potwierdzenia salda lub weryfikacji podlegają następujące składniki aktywów i pasywów:

1. Na 31.12.2024 r. każdego roku Zakładów Produkcyjnych "Alfa" potwierdza stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych (także lokat) drogą potwierdzenia salda.

2. Należności oraz powierzone Kontrahentowi "Gamma" własne składniki majątkowe uzgadnia się w drodze potwierdzenia salda w ostatnim kwartale roku z firmami prowadzącymi księgi rachunkowe.

3. Jeżeli potwierdzenia dokonuje się na inny dzień niż 31.12.2024 r., tj. 30.11.2024 r., 31.10.2024 r., stan należności z poszczególnymi Kontrahentami podlega weryfikacji przez analizę kont rozrachunków, a w szczególności przez analizę przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą potwierdzenia a 31.12.2024 r., z uwzględnieniem i rozliczeniem ewentualnych różnic.

4. Należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, dotyczące tytułów publicznoprawnych, spornych i wątpliwych lub z innych powodów niemożliwych do uzgodnienia w drodze potwierdzenia salda, podlegają na koniec roku weryfikacji, polegającej na wyspecyfikowaniu salda na podstawie dokumentów, deklaracji lub zapisów.

5. Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony (takie jak budowle, grunty, urządzenia wbudowane itp.), środki trwałe w budowie (nakłady inwestycyjne księgowane na koncie 080 – z wyjątkiem maszyn i urządzeń podlegających spisowi) oraz wartości niematerialne i prawne podlegają weryfikacji na koniec roku drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami w celu ustalenia realnej wartości tych składników.

6. Pozostałe aktywa i pasywa, niewymienione wyżej – w tym szczególnie zobowiązania – podlegają weryfikacji na koniec roku w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, w celu ustalenia realnej wartości tych pozycji bilansu.

7. Rozpoczęcie inwentaryzacji może rozpocząć się najwcześniej po 01.10.2024 r., zakończyć powinno się nie później niż 31.12.2024 r.

III. Przyjmuje się następujące metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych:

1. W Zakładach Produkcyjnych "Alfa" sporządza się inwentaryzację aktywów według stanu na ostatni dzień roku obrotowego, na podstawie zarządzenia Dyrektora Generalnego Zakładów Produkcyjnych "Alfa" oraz zasad Ustawy o Rachunkowości.

2. Zarządzenie Dyrektora Generalnego Zakładów Produkcyjnych "Alfa" w sprawie inwentaryzacji określa: skład Komisji Inwentaryzacyjnej, przedmiot inwentaryzacji ze wskazaniem pól spisowych, okres rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji, metodę inwentaryzowania, metodę wyceny i rozliczenia.

3. Inwentaryzację wartości niematerialnych i prawnych powierza się Głównemu Księgowemu Zakładów Produkcyjnych "Alfa". Jest ona przeprowadzana na podstawie wewnętrznych przepisów, wśród nich:

    1) Regulamin Inwentaryzacji;

    2) Instrukcja Inwentaryzacji Wartości Niematerialnych i Prawnych;

    3) Polityka Rachunkowości.

    1. Inwentaryzacje środków trwałych przeprowadza się zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości, wydanym na podstawie Rozporządzenia Komisji Europejskiej.