Procedura realizacji praw osób których dane dotyczą w ramach postępowań sądowych

Procedura realizacji praw osób, których dane dotyczą, wynikających z RODO, w ramach postępowań sądowych

§ 1. Zakres podmiotowy i przedmiotowy Procedury

1. Procedura realizacji praw osób, których dane dotyczą, wynikających z RODO, w ramach postępowań sądowych, zwana dalej Procedurą, określa sposób realizowania praw uczestników postępowań sądowych, wynikających z postanowień rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, w związku z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych.

2. Do przestrzegania postanowień Procedury zobowiązane są wszystkie osoby zatrudnione w Sądzie Okręgowym w Warszawie, w szczególności osoby zatrudnione w Biurze Obsługi Interesanta lub innych komórkach organizacyjnych sądu, otrzymujące żądania realizacji praw wskazanych w ust. 3 poniżej, w dowolnej formie.

3. Procedura określa sposób realizacji praw osób, których dane dotyczą – uczestników postępowań sądowych, wynikających z art. 15 – 22 RODO, w tym:

    1) prawa do uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych (na podstawie art. 13 lub art. 14 RODO);

    2) prawa do uzyskania dostępu do danych osobowych i uzyskania kopii danych osobowych (art. 15 RODO);

    3) prawa do sprostowania danych osobowych (art. 16 RODO);

    4) prawa do usunięcia danych osobowych (art. 17 RODO);

    5) prawa do ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO);

    6) prawa do przenoszenia danych osobowych (art. 20 RODO);

    7) prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (art. 21 RODO);

    8) prawa do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

§ 2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych uczestników postępowań sądowych przetwarzanych w Sądzie Okręgowym w Warszawie jest Prezes Sądu Okręgowego w Warszawie oraz, w zakresie danych osobowych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe, Minister Sprawiedliwości, w zakresie danych osobowych przetwarzanych w postępowaniach sądowych w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości albo wykonywania zadań z zakresu ochrony prawnej są sądy.

§ 3. Realizacja prawa do uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych

Realizacja prawa do uzyskania informacji o zasadach przetwarzania danych osobowych w Sądzie Okręgowym w Warszawie (tzw. klauzula informacyjna) pozyskanych od osoby, której dane dotyczą (na podstawie art. 13 RODO), następuje poprzez umieszczenie informacji określonych w art. 13 ust. 1 RODO na stronie podmiotowej www.warszawa.so.gov.pl sądu, a także w widocznym miejscu w budynku sądu (np. na tablicy ogłoszeń).

Sąd Okręgowy w Warszawie odstępuje od realizacji obowiązku informacyjnego odnośnie do danych osobowych pozyskanych w inny sposób niż od osoby, której dane dotyczą, na podstawie art. 14 ust. 5 lit. d) RODO.

§ 4. Realizacja prawa dostępu do danych osobowych

Sąd Okręgowy w Warszawie nie realizuje prawa dostępu do danych osobowych na podstawie art. 15 RODO w ramach przetwarzania dotyczącego sprawowania wymiaru sprawiedliwości. Dostęp stron i uczestników postępowania do ich danych osobowych zawartych w aktach postępowania realizowany jest na podstawie przepisów szczególnych.

§ 5. Realizacja prawa do sprostowania danych osobowych

Sąd Okręgowy w Warszawie nie realizuje prawa do sprostowania danych osobowych (żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, poprawienia nieprawidłowych danych osobowych) na podstawie art. 16 RODO w ramach przetwarzania dotyczącego sprawowania wymiaru sprawiedliwości. Tryb sprostowania danych osobowych w ramach postępowań sądowych realizowany jest na podstawie przepisów szczególnych.

§ 6. Realizacja prawa do usunięcia danych osobowych

Sąd Okręgowy w Warszawie realizuje prawo do usunięcia danych osobowych, na podstawie złożonego przez uczestnika postępowania wniosku, w przypadku zaistnienia jednej z przesłanek określonych w art. 17 RODO, w szczególności, jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane (np. upłynął już czas dopuszczalnego przetwarzania, w tym przechowywania danych osobowych).

§ 7. Realizacja prawa do ograniczenia przetwarzania danych osobowych

Sąd Okręgowy w Warszawie nie realizuje prawa do ograniczenia przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 18 RODO w ramach przetwarzania dotyczącego sprawowania wymiaru sprawiedliwości.

§ 8. Realizacja prawa do przenoszenia danych osobowych

Sąd Okręgowy w Warszawie nie realizuje prawa do przenoszenia danych osobowych na podstawie art. 20 RODO, polegającego na przekazaniu w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dotyczących jej danych osobowych, które dostarczyła administratorowi, w ramach przetwarzania dotyczącego sprawowania wymiaru sprawiedliwości, z uwagi wyłączenie wynikające z art. 23 ust. 1 RODO.

§ 9. Realizacja prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych

Sąd Okręgowy w Warszawie realizuje prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w art. 21 RODO, na podstawie pozytywnej oceny złożonego przez uczestnika postępowania wniosku, o ile przetwarzanie danych osobowych oparte było o przesłankę z art. 6 ust. 1 lit. e) RODO – realizacja zadań publicznych lub wykonywanie władzy publicznej powierzonej administratorowi. Po otrzymaniu żądania, sąd ocenia, czy prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych osobowych przez sąd są nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

§ 10. Informowanie o prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Sąd Okręgowy w Warszawie informuje osoby, których dane są lub mogą być przetwarzane w ramach postępowań sądowych, o prawie wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, tj. prezesa właściwego Urzędu Ochrony Danych Osobowych – dla Sądu Okręgowego w Warszawie, prezesa właściwego Urzędu Ochrony Danych Osobowych – dla Sądu Apelacyjnego w Warszawie, Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – dla Ministra Sprawiedliwości.

Informowanie o właściwych organach nadzorczych następuje w sposób określony w § 3.

§ 11. Składanie wniosków

    1. Wnioskodawca może złożyć wniosek w dowolnej formie (pisma złożonego osobiście lub drogą pocztową, elektronicznej za pomocą środków komunikacji elektronicznej), o ile umożliwia ona identyfikację wnioskodawcy.

    2. W przypadku, gdy do realizacji wniosku konieczne jest potwierdzenie tożsamości osoby, której dane dotyczą, sąd może zażądać od wnioskodawcy dodatkowych danych osobowych w celu weryfikacji jego tożsamości.

    3. Wszystkie składane wnioski są rejestrowane.

§ 12. Udzielanie odpowiedzi

    1. Sąd Okręgowy w Warszawie udziela odpowiedzi na każdy wniosek dotyczący przetwarzania danych osobowych, w tym także w przypadku braku możliwości jego realizacji.

    2. W przypadku braku możliwości podjęcia działań na żądanie wnioskodawcy, sąd informuje go o przyczynach niepodjęcia działań, możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz o przysługujących mu środkach ochrony prawnej przed sądem.

    3. Odpowiedzi na wnioski są rejestrowane.

§ 13. Terminy

    1. Sąd Okręgowy w Warszawie udziela odpowiedzi na każdy wniosek dotyczący przetwarzania danych osobowych, w terminie nie dłuższym niż miesiąc od dnia otrzymania żądania.

    2. Jeżeli nie jest możliwe udzielenie odpowiedzi w terminie wskazanym w ust. 1 powyżej z powodu skomplikowanego charakteru żądania lub ich liczby, sąd przedłuża termin realizacji wniosku o kolejne dwa miesiące.

    3. W przypadku przedłużenia terminu, o którym mowa w ust. 2 powyżej, sąd informuje osobę, której dane dotyczą, w terminie miesiąca od wpływu żądania, o przedłużeniu terminu i przyczynach opóźnienia.