Regulamin audytu wewnętrznego

Regulamin audytu wewnętrznego

w

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością "Słoneczny Stok"

Rozdział 1. Postanowienia ogólne

§1

1. Regulamin audytu wewnętrznego określa cele, ogólne zasady i zakres funkcjonowania audytu wewnętrznego w jednostce, status i organizację komórki audytu wewnętrznego, prawa i obowiązki oraz zakres odpowiedzialności audytora wewnętrznego i relacje audytu wewnętrznego z innymi instytucjami kontrolnymi.

2. Regulamin audytu wewnętrznego jest zgodny z misją audytu wewnętrznego i obowiązkowymi elementami Międzynarodowych ramowych zasad praktyki zawodowej (Podstawowymi zasadami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, Kodeksem etyki, Międzynarodowymi standardami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego i definicją audytu wewnętrznego).

3. Regulamin audytu wewnętrznego stanowi realizację postanowień standardu 1000 Międzynarodowych standardów praktyki zawodowej audytu wewnętrznego.

4. Regulamin audytu wewnętrznego podlega okresowemu przeglądowi i w razie potrzeby aktualizacji.

§2

Określenia użyte w regulaminie oznaczają:

1) Jednostka – jednostkę Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością "Słoneczny Stok";

2) Dyrektor lub kierownik jednostki – Dyrektora Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością "Słoneczny Stok";

3) kierownik komórki audytu wewnętrznego – audytora wewnętrznego, któremu Dyrektor powierzył kierowanie komórką audytu wewnętrznego;

4) komórka audytu wewnętrznego – komórkę organizacyjną w Spółce z ograniczoną odpowiedzialnością "Słoneczny Stok", realizującą zadania audytu wewnętrznego zgodnie z regulaminem organizacyjnym jednostki;

5) audytor wewnętrzny – osobę zatrudnioną na stanowisku audytora wewnętrznego;

6) komórka audytowana lub audytowany – komórkę organizacyjną jednostki, w której jest przeprowadzane zadanie audytowe;

7) kierownik komórki audytowanej – Kierownika Działu Sprzedaży komórek jednostki, zgodne z regulaminem), jak również osobę pełniącą określone funkcje w jednostce Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością "Słoneczny Stok";

8) pracownik – pracownika jednostki, bez względu na zajmowane stanowisko, podstawę nawiązania stosunku pracy, rodzaj i wymiar czasu pracy oraz miejsce świadczenia pracy;

9) ustawa – ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.);

10) definicja audytu wewnętrznego – definicję audytu wewnętrznego opracowaną przez The Institute of Internal Auditors (IIA);

11) Standardy audytu wewnętrznego – Międzynarodowe standardy praktyki zawodowej audytu wewnętrznego opracowane przez The Institute of Internal Auditors (IIA);

12) Kodeks etyki – Kodeks etyki opracowany przez IIA;

13) Misja audytu wewnętrznego – Misję audytu wewnętrznego opracowaną przez The Institute of Internal Auditors (IIA);

14) Międzynarodowe ramowe zasady praktyki zawodowej – zasady opracowane przez The Institute of Internal Auditors (IIA);

15) plan audytu – roczny plan audytu, o którym mowa w ustawie;

16) audyt wewnętrzny – działalność określoną w ustawie;

17) audyt zlecony – audyt wewnętrzny zlecony na zasadach określonych w ustawie;

18) zadanie audytowe – zadanie zapewniające lub czynności doradcze;

19) zadanie zapewniające – działania podejmowane w celu dostarczenia niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej, o której mowa w ustawie;

20) czynności doradcze – inne niż zadania zapewniające działania podejmowane przez audytora wewnętrznego, których charakter i zakres jest uzgodniony z kierownikiem jednostki, a których celem jest przede wszystkim usprawnienie funkcjonowania jednostki;

21) monitorowanie realizacji zaleceń – czynności podejmowane przez audytora wewnętrznego w celu ustalenia stanu realizacji zaleceń;

22) czynności sprawdzające – czynności podejmowane przez audytora wewnętrznego służące dokonaniu oceny sposobu wdrożenia i skuteczności zaleceń realizowanych przez audytowanego;

23) racjonalne zapewnienie – satysfakcjonujący poziom zaufania do wyników audytu przy danych kosztach, korzyściach i danym stopniu ryzyka;

24) wartość dodana – wartość tworzoną przez polepszenie możliwości realizacji celów organizacji oraz identyfikowanie usprawnień w jej działaniu i/lub ograniczenie ekspozycji na ryzyko;

25) ryzyko – możliwość zaistnienia zdarzenia, które będzie miało wpływ na realizację założonych celów lub zadań, mierzonego skutkiem i prawdopodobieństwem jego wystąpienia;

26) obszary działalności – zidentyfikowane obszary działalności jednostki, w których może być przeprowadzony audyt wewnętrzny.

Rozdział 2. Cele, ogólne zasady i zakres audytu wewnętrznego

§3

Audyt wewnętrzny w jednostce działa zgodnie z przepisami prawa, Podstawowymi zasadami praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, definicją audytu wewnętrznego, Kodeksem etyki i Standardami audytu wewnętrznego oraz wewnętrznymi procedurami w zakresie zasad funkcjonowania i prowadzenia audytu wewnętrznego, obowiązującymi w jednostce.

§4

1. Celem audytu wewnętrznego jest przysporzenie wartości dodanej i usprawnienie funkcjonowania jednostki przez systematyczną i dokonywaną w uporządkowany sposób ocenę procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i ładu organizacyjnego.

2. Audyt wewnętrzny wspiera kierownika jednostki w realizacji celów i zadań jednostki, dostarczając racjonalnego zapewnienia o adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej oraz poprzez czynności doradcze. Dzięki systematycznym i zdyscyplinowanym działaniom, służącym ocenie i zwiększaniu efektywności systemu kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem, przy jednoczesnym nienaruszaniu zasad obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego, przyczynia się do usprawniania funkcjonowania jednostki.

3. Audyt wewnętrzny nie odpowiada za działalność operacyjną jednostki, w tym za organizację systemu finansowo-księgowego, oraz nie przyjmuje na siebie zadań lub uprawnień z zakresu zarządzania.

4. Rolą audytu wewnętrznego jest wykrywanie i szacowanie potencjalnego ryzyka mogącego pojawiać się w ramach działalności jednostki, a także badanie i ocena systemu kontroli zarządczej w celu ograniczenia lub wyeliminowania takiego ryzyka.

§5

1. Audyt wewnętrzny może objąć swoim zakresem wszystkie obszary działania jednostki, z uwzględnieniem przepisów odrębnych.

2. Zakres audytu wewnętrznego nie może być ograniczany. Dyrektor powinien być niezwłocznie powiadamiany o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu.

Rozdział 3. Plan i sprawozdawczość

§6

1. Audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu, opartego na analizie ryzyka. W uzasadnionych przypadkach audyt wewnętrzny może być przeprowadzany poza planem.

2. Plan audytu przygotowuje kierownik komórki audytu wewnętrznego w porozumieniu z Dyrektorem, na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

3. Kierownik komórki audytu wewnętrznego w celu przygotowania planu audytu przeprowadza analizę ryzyka, która obejmuje w szczególności identyfikację obszarów działalności jednostki oraz ocenę ryzyka we wszystkich tych obszarach. Przeprowadzając analizę ryzyka, kierownik komórki audytu uwzględnia sposób organizacji kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem w jednostce oraz bierze pod uwagę w szczególności:

1) cele i zadania jednostki;

2) ryzyka wpływające na realizację celów i zadań;

3) wyniki przeprowadzonych audytów i kontroli.

4. Wynik analizy ryzyka stanowi lista wszystkich zidentyfikowanych obszarów działalności, uwzględniająca ich kolejność wynikającą z oceny ryzyka dla tych obszarów.

5. Proces analizy ryzyka powinien być udokumentowany.

6. Kierownik komórki audytu wewnętrznego, przygotowując roczny plan audytu, dokonuje podziału budżetu czasu pracy na dany rok. Informacja w tym zakresie, wyrażona w osobodniach, uwzględnia w szczególności:

1) czas przeznaczony na przeprowadzenie poszczególnych zadań zapewniających;

2) czas planowany na realizację czynności doradczych;

3) czas planowany na monitorowanie wdrożenia zaleceń oraz realizację czynności sprawdzających;

4) czas niezbędny na kontynuowanie (zakończenie) zadań audytowych z 2022 roku;

5) czas przeznaczony na doskonalenie zawodowe, szkolenia, urlopy i inne nieobecności;

6) rezerwę czasową na nieprzewidziane działania.

7. Plan audytu podpisuje kierownik komórki audytu wewnętrznego oraz Dyrektor.

8. Plan audytu jest udostępniony w jednostce na stronie intranetowej jednostki.

9. Zmiana w planie audytu wymaga pisemnego uzgodnienia pomiędzy kierownikiem komórki audytu wewnętrznego a Dyrektorem.

10. W uzasadnionych przypadkach, a w szczególności w przypadku zmiany oceny ryzyka lub wystąpienia nowych ryzyk w zakresie działania jednostki oraz znaczących zmian czynników organizacyjnych, które nie zostały uwzględnione w planie audytu, audytor wewnętrzny może przeprowadzić, w uzgodnieniu z Dyrektorem, audyt wewnętrzny poza planem.

§7

1. Sprawozdawczość z audytu wewnętrznego dotyczy przeprowadzonych zadań audytowych oraz realizacji rocznego planu audytu wewnętrznego.

2. Audytor wewnętrzny, w ramach przygotowania sprawozdania z zadania audytowego, przekazuje audytowanemu wstępne wyniki przeprowadzonego audytu wewnętrznego, w tym w szczególności ustalenia i propozycje zaleceń.

3. W celu uzgodnienia wstępnych wyników audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny może przeprowadzić naradę zamykającą.

4. Uzgodnienie wstępnych wyników audytu następuje w formie pisemnej.

5. W przypadku nieuzgodnienia wstępnych wyników audytu wewnętrznego audytowany może zgłosić pisemne zastrzeżenia do ich treści, w terminie 7 dni roboczych przez audytora wewnętrznego, nie krótszym niż 3 dni robocze od dnia poinformowania audytowanego o wstępnych wynikach audytu.

6. Audytor wewnętrzny, po uzgodnieniu wstępnych wyników audytu lub rozpatrzeniu zastrzeżeń wniesionych przez audytowanego, o których mowa w pkt 5, sporządza sprawozdanie z zadania zapewniającego, w którym przedstawia, w sposób dokładny, obiektywny, jasny, zwięzły, konstruktywny i kompletny, ustalenia i zalecenia poczynione w trakcie zadania.

7. Zakres sprawozdania z zadania zapewniającego regulują odrębne przepisy. W przypadku czynności doradczych sposób ich dokumentowania powinien być odpowiedni do rodzaju i charakteru działań podjętych przez audytora wewnętrznego.

8. Kierownik komórki audytu wewnętrznego przekazuje sprawozdanie audytowanemu i Dyrektorowi. W przypadku objęcia zakresem zadania kilku audytowanych kierownik komórki audytu wewnętrznego może przekazać audytowanym tylko część sprawozdania dotyczącą obszaru ich działalności.

9. Kierownik komórki audytowanej, w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania, ustala sposób i termin realizacji zaleceń oraz wyznacza osoby odpowiedzialne za ich realizację, powiadamiając o tym na piśmie Dyrektora i kierownika komórki audytu wewnętrznego.

10. W przypadku odmowy realizacji zaleceń kierownik komórki audytowanej przedstawia Dyrektorowi i kierownikowi komórki audytu wewnętrznego, w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania, pisemne stanowisko w tej sprawie, wskazujące na przyczyny odmowy.

11. W przypadku odmowy realizacji zaleceń przez audytowanego decyzję o ich realizacji podejmuje Dyrektor, powiadamiając o tym na piśmie audytowanego i kierownika komórki audytu wewnętrznego.

§8

Kierownik komórki audytu wewnętrznego na bieżąco informuje Dyrektora o stanie realizacji planu audytu oraz działaniach podejmowanych poza planem.

§9

Kierownik komórki audytu wewnętrznego, w terminie do końca lutego każdego roku, przedstawia Dyrektorowi sprawozdanie z wykonania planu audytu za poprzedni rok.

Rozdział 4. Realizacja zadań audytowych

§ 10

1. Audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie pisemnego upoważnienia Dyrektora.

2. Audyt wewnętrzny realizowany jest w szczególności przez zadania zapewniające i czynności doradcze.

3. Audyt wewnętrzny, w postaci zadań zapewniających, obejmuje badanie i ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności systemu kontroli zarządczej, a w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi procedurami wewnętrznymi w jednostce;

2) skuteczności i efektywności działań;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) skuteczności i efektywności przepływu informacji;

7) zarządzania ryzykiem.

4. Czynności doradcze są to inne niż zadania zapewniające działania podejmowane przez audytora wewnętrznego, których charakter i zakres jest uzgodniony z Dyrektorem, a których celem jest usprawnienie funkcjonowania jednostki. Audytor wewnętrzny wykonuje czynności doradcze na wniosek Dyrektora lub z własnej inicjatywy.

5. Czynności doradcze mogą mieć w szczególności postać: konsultacji, doradztwa, szkolenia, opiniowania, oceny, udziału w zebraniach, udziału w zespołach i komisjach w charakterze doradcy lub rutynowej wymiany informacji.

6. Zakres lub cel czynności doradczych nie może być sprzeczny z celami audytu oraz nie może powodować konfliktu interesów, a audytor wewnętrzny nie może przejmować na siebie obowiązków, odpowiedzialności lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania jednostką.

7. W celu dokonania oceny działań komórek audytowanych podjętych w związku z realizacją wydanych zaleceń audyt wewnętrzny monitoruje realizację zaleceń, a także przeprowadza czynności sprawdzające.

Rozdział 5. Status i organizacja audytu wewnętrznego

§ 11

1. Komórka audytu wewnętrznego:

1) jest samodzielną i niezależną komórką organizacyjną jednostki, usytuowaną w pionie nadzorowanym bezpośrednio przez Dyrektora, który zapewnia jej organizacyjną odrębność i ciągłość wykonywania zadań;

2) realizuje zadania audytowe z zachowaniem zasad niezależności, obiektywizmu, biegłości i należytej staranności zawodowej, rozumianych jako:

a) działanie na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa, Międzynarodowych ramowych zasad praktyki zawodowej IIA (tj. Podstawowych zasad praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, Kodeksu etyki, Standardów i definicji audytu wewnętrznego) oraz metodologii audytu wewnętrznego, zawartej w "Podręczniku" audytu wewnętrznego, obowiązującej w komórce audytu wewnętrznego,

b) formułowanie opinii w sposób bezstronny i wolny od uprzedzeń oraz unikanie konfliktu interesów,

c) posiadanie wiedzy, umiejętności i innych kompetencji niezbędnych do wykonywania powierzonych mu zadań, indywidualnie bądź w zespole audytowym,

d) działanie w sposób rozważny i kompetentny,

e) poszerzanie swojej wiedzy, umiejętności i innych kompetencji poprzez ciągły rozwój zawodowy.

2. Komórka audytu wewnętrznego nie dysponuje uprawnieniami zarządzającymi wobec komórek organizacyjnych jednostki i nie ustanawia ani nie wdraża zasad i procedur dotyczących ich funkcjonowania.

§ 12

1. Komórkę audytu wewnętrznego tworzą audytorzy wewnętrzni.

2. Komórką audytu wewnętrznego kieruje kierownik komórki audytu wewnętrznego, który podlega bezpośrednio Dyrektorowi.

3. Kierownik komórki audytu jest niezależny w zakresie planowania pracy komórki, przeprowadzania audytu wewnętrznego i składania sprawozdań.

4. Kierownik komórki audytu wewnętrznego może wystąpić do Dyrektora o wsparcie merytoryczne lub powołanie eksperta ds. IT do udziału w zadaniu audytowym.

5. Kierownik komórki audytu wewnętrznego reprezentuje komórkę zarówno wobec pracowników jednostki, jak i wobec osób z zewnątrz.

6. Kierownik komórki audytu wewnętrznego ma prawo uczestniczenia w naradach kierownictwa jednostki lub wglądu do protokołów z narad w celu uzyskiwania bieżących informacji na temat funkcjonowania jednostki.

§ 13

1. Audytor wewnętrzny nie może być narażony na jakiekolwiek próby narzucenia zakresu audytu, wpływania na sposób wykonywania pracy i informowania o jej wynikach.

2. W przypadku rzeczywistego lub domniemanego naruszenia niezależności lub obiektywizmu, np. w postaci konfliktu interesów o charakterze osobistym, ograniczenia audytu lub zakresu badania, dostępu do danych, personelu lub majątku, należy powiadomić Dyrektora.

Rozdział 6. Prawa i obowiązki pracowników komórki audytu wewnętrznego oraz zakres odpowiedzialności

§ 14

1. Audytor wewnętrzny, w zakresie wymaganym do wykonania zadań audytowych, jest uprawniony do:

1) wstępu do pomieszczeń biurowych oraz wglądu do wszelkich dokumentów, danych i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również do sporządzania ich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej;

2) żądania od pracowników jednostki ustnych i pisemnych informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia właściwego i efektywnego przeprowadzenia audytu wewnętrznego;

3) dostępu do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji do przeprowadzania audytu wewnętrznego.

2. Audytor wewnętrzny może z własnej inicjatywy składać kierownikowi komórki audytowanej lub Dyrektorowi wnioski mające na celu usprawnienie funkcjonowania tej komórki lub jednostki.

§ 15

1. Audytor wewnętrzny ma obowiązek:

1) przestrzegać zasad wynikających z przepisów prawa, Podstawowych zasad praktyki zawodowej audytu wewnętrznego, definicji audytu, Kodeksu etyki i Standardów audytu wewnętrznego oraz metodyki audytu wewnętrznego;

2) szanować wartość i własność informacji, które otrzymał, i nie ujawniać ich bez odpowiedniego upoważnienia, chyba że istnieje prawny lub zawodowy obowiązek ich ujawnienia;

3) poszerzać swoją wiedzę, umiejętności oraz podnosić kwalifikacje przez stałe doskonalenie zawodowe.

2. Audytor wewnętrzny wykonujący działalność sprzedażową bądź odpowiedzialny w przeszłości za dział sprzedaży nie powinien wykonywać zadań zapewniających dotyczących działalności, za którą był odpowiedzialny w okresie 1 roku poprzedzającym badanie.

3. Audytor wewnętrzny może świadczyć czynności doradcze w zakresie działań operacyjnych, za które był uprzednio odpowiedzialny.

§ 16

1. Audytor wewnętrzny jest odpowiedzialny za realizację audytu wewnętrznego z zachowaniem zasad: niezależności, obiektywizmu, należytej staranności oraz profesjonalizmu, rozumianych jako:

1) formułowanie opinii w sposób bezstronny i wolny od uprzedzeń oraz unikanie konfliktu interesów;

2) posiadanie wiedzy, umiejętności oraz kwalifikacji niezbędnych do wykonywania powierzonych zadań;

3) wykonywanie zadań z należytą starannością;

4) doskonalenie biegłości zawodowej oraz skuteczności i jakości usług.

2. Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za:

1) działalność operacyjną podlegającą audytowi, procesy zarządzania ryzykiem i procesy kontroli zarządczej w jednostce, ale dzięki ustaleniom i zaleceniom poczynionym w wyniku przeprowadzenia audytu wewnętrznego wspomaga Dyrektora we właściwej ich realizacji;

2) wykrywanie przestępstw gospodarczych, ale powinien posiadać wiedzę pozwalającą oszacować ryzyko przestępstw gospodarczych i zidentyfikować ewentualne przestępstwa gospodarcze, a w przypadku dostrzeżenia ww. czynów ma obowiązek powiadomić Dyrektora.

3. Audytor nie może brać udziału w działalności operacyjnej i przyjmować zadań lub uprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania jednostką, np. opracowywać procedur wewnętrznych i wdrażać ich w zakresie działalności operacyjnej jednostki.

Rozdział 7. Prawa i obowiązki kierowników i pracowników komórek organizacyjnych jednostki

§ 17

Funkcjonowanie systemu audytu wewnętrznego nie zwalnia kierowników komórek organizacyjnych jednostki z przypisanych im obowiązków związanych ze sprawowaniem przez nich kontroli zarządczej.

§ 18

1. Pracownicy komórki audytowanej mają prawo składać oświadczenia dotyczące przedmiotu zadania audytowego.

2. Kierownicy komórek audytowanych mają prawo do:

1) zapoznania się, na każdym etapie audytu, z ustaleniami audytora wewnętrznego;

2) zgłaszania propozycji działań korygujących, ograniczających zidentyfikowane ryzyko;

3) zgłaszania umotywowanych uwag i zastrzeżeń do ustaleń audytora wewnętrznego.

3. Dokumentacja audytu wewnętrznego jest udostępniana do wglądu Dyrektorowi lub upoważnionym przez niego osobom.

§ 19

Kierownicy komórek i pracownicy jednostki są zobowiązani:

1) przekazywać, w terminie wskazanym przez audytora, wszystkie materiały oraz niezbędne informacje dotyczące zakresu działania ich komórek, które audytor wewnętrzny uzna za niezbędne do realizacji celów audytu wewnętrznego;

2) współpracować z audytorem wewnętrznym w zakresie przeprowadzanych przez niego zadań audytowych.

Rozdział 8. Relacje audytu wewnętrznego z innymi komórkami i instytucjami kontrolnymi

§ 20

1. Kierownik komórki audytu wewnętrznego w zakresie wykonywania swoich zadań współpracuje z właściwymi komórkami organizacyjnymi jednostki oraz instytucjami zewnętrznymi, takimi jak np. biegły rewident.

2. Podczas planowania i wykonywania zadań audytowych kierownik komórki audytu wewnętrznego może uwzględnić, o ile jest to możliwe, plan czynności kontrolnych i sprawdzających wykonywanych przez komórki kontroli wewnętrznej i biegłego rewidenta, tak aby uniknąć niepotrzebnego nakładania się kontroli i audytów.

3. Kierownik komórki audytu wewnętrznego porozumiewa się z biegłym rewidentem za pośrednictwem lub w porozumieniu z Dyrektorem.

4. Dokumentacja z przeprowadzania audytu wewnętrznego, w tym sprawozdania i notatki z czynności sprawdzających, powinna być udostępniana biegłemu rewidentowi za pośrednictwem Dyrektora.

Rozdział 9. Procedury i program zapewnienia i poprawy jakości

§ 21

1. Metodyka audytu wewnętrznego została opisana w "Procedurze" audytu wewnętrznego, stanowiącej zbiór zasad określających sposób i tryb przeprowadzania oraz dokumentowania audytu wewnętrznego w jednostce.

2. Komórka audytu wewnętrznego dla zapewnienia wysokiej jakości i usprawnienia własnej pracy realizuje program doskonalenia jakości, obejmujący wszystkie aspekty działalności audytu.