Regulamin budynku biurowego

REGULAMIN BUDYNKU BIUROWEGO

 

§1

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.Właściciel Budynku Biurowego zlokalizowanego przy ul. Słoneczna 12, 00-001 Warszawa („Budynek”), wprowadza postanowienia Regulaminu Budynku Biurowego („Regulamin”) w celu:

1) utrzymania właściwego stanu technicznego Budynku;

2) zapewnienia bezpieczeństwa ludzi i mienia znajdujących się w Budynku;

3) właściwego użytkowania urządzeń i instalacji zainstalowanych w Budynku;

4) zapewnienia użytkowania Budynku i znajdujących się w nim pomieszczeń w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

2. Regulamin Budynku Biurowego stanowi integralną część umowy najmu.

3. Regulamin określa sposób zarządzania budynkiem, procedury postępowania związane z użytkowaniem budynku, jego instalacji i urządzeń.

4. Postanowienia Regulaminu są obowiązujące dla wszystkich użytkowników Budynku, w szczególności pracowników najemcy, gości, pracowników serwisów wykonujących usługi na terenie Budynku, tj. m.in. zarządca nieruchomości, ochrona, obsługa techniczna, firma sprzątająca, a także wszystkie firmy świadczące inne usługi lub wykonujące prace na zlecenie.

 

§2

SPOSÓB ZARZĄDZANIA BUDYNKIEM

1. Właściciel Budynku zatrudnia firmę zarządzającą nieruchomością, która wykonuje czynności związane z utrzymaniem Budynku w odpowiednim stanie technicznym i jego prawidłowym funkcjonowaniem („Zarządca”).

2. Aktualne dane kontaktowe dotyczące "Zarządzanie Nieruchomościami Sp. z o.o.", ul. Kwiatowa 5, 02-567 Warszawa, tel. 22 123 45 67, email: [email protected] do zarządcy odpowiedzialnego za Budynek, Właściciel przekaże Najemcy i zobowiązuje się do uaktualnienia wszelkich zmian.

3. Najemcy w sprawie funkcjonowania Budynku kontaktują się z Zarządcą Budynku. W szczególności:

1) przekazują swoje uwagi odnośnie eksploatacji budynku, utrzymania czystości powierzchni wspólnych i otoczenia budynku;

2) informują o zauważonych usterkach technicznych;

3) informują o konieczności wymiany części eksploatacyjnych np. zużytych świetlówek;

4) natychmiast informują o sytuacjach awaryjnych Zarządcę i Ochronę Budynku.

W sprawach technicznych Najemcy mogą zwracać się bezpośrednio do serwisanta, o ile zostanie wyznaczony przez Zarządcę.

Najemcy swoje uwagi powinni przekazywać w formie pisemnej za pomocą poczty elektronicznej lub faxu.

 

§3

DOSTĘP DO BUDYNKU

1. Najemcy mają dostęp do Budynku przez 24 godziny i 7 dni w tygodniu. Ograniczony dostęp do Budynku jest w okresie świątecznym Bożego Narodzenia oraz w dni świąteczne. Wejście główne Budynku jest w tym czasie zamykane.

2. Poza godzinami pracy Budynku dostęp możliwy jest dla uprawnionych pracowników Najemców i osób upoważnionych do przebywania na terenie Budynku. Ochrona ma obowiązek wpuszczenia te osoby na teren Budynku.

3. Dostęp do pomieszczeń Najemców jest ograniczony przez system kontroli dostępu. Pracownicy Najemców i pracownicy obsługi mogą wchodzić do pomieszczeń w ramach nadanych uprawnień. Poziom dostępu kart określa Zarządca lub Właściciel Budynku.

4. Właściciel i Zarządca Budynku oraz pracownicy firm obsługujących Budynek mają prawo do stałego posiadania karty dostępu.

5. Osoba nieposiadająca karty dostępu do Budynku może poruszać się po terenie Budynku, tylko w wyjątkowych sytuacjach i wyłącznie w towarzystwie Właściciela lub Zarządcy Budynku, pracownika ochrony lub innej osoby, uprawnionej do stałego posiadania karty.

 

§4

OCHRONA BUDYNKU

1. Budynek objęty jest 24-godzinnym nadzorem ochrony, który zapewnia ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych.

2. Ochrona Budynku polega na monitorowaniu zdarzeń i sytuacji w obrębie Budynku przez pracowników ochrony, którzy dokonują regularnych obchodów i inspekcji Budynku. Za pomocą systemu telewizji przemysłowej jeden z pracowników ochrony obserwuje monitory, na których znajduje się obraz z kamer rejestrujących zdarzenia.

3. W przypadku konieczności odczytu rejestru zdarzeń, osoba zainteresowana powinna złożyć pisemny wniosek do Zarządcy Budynku o umożliwienie odczytu z uzasadnieniem powodu odczytu. Odczyt zapisów rejestru zdarzeń może odbywać się wyłącznie w obecności Jana Kowalskiego i z zachowaniem przepisów RODO.

Ochrona nie może udostępniać odczytu z rejestru bez zgody Zarządcy i osobom postronnym.

4. Ochrona Budynku posiada prawo do:

1) otrzymania do wglądu dokumentu w celu ustalenia tożsamości (przy zachowaniu wymogów RODO) i uprawnień do przebywania na terenie Budynku;

2) wzywania osób do opuszczenia terenu Budynku lub jego otoczenia, które nie posiadają uprawnień do przebywania w miejscach objętych ochroną;

3) wzywania osób do opuszczenia terenu Budynku lub jego otoczenia w przypadku zakłócania przez nie spokoju i porządku Budynku;

4) wzywania grupy interwencyjnej w sytuacjach zagrożenia bezpieczeństwa Budynku;

5) ujęcia osób, które w bezpośredni sposób stwarzają zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego i chronionego mienia, w celu przekazania tych osób Policji (np. wandale, chuligani).

5. W widocznych miejscach w budynku są umieszczone informacje, o tym, że obiekt jest monitorowany i prowadzony jest rejestr nagrań a także w widocznym miejscu jest umieszczona informacja, kto jest administratorem danych osobowych "XYZ Security" zgodnie z wymogami RODO.

 

§5

RECEP cja

1. Pracownicy recepcji mają obowiązek kontrolowania gości Najemców, klientów, przedstawicieli poczty, kurierów, dostawców żywności i inne osoby przebywające na terenie Budynku.

2. Osoby wchodzące do budynku będą ewidencjonowane w rejestrze gości, prowadzonej wyłącznie w formie elektronicznej przez pracowników recepcji oraz przy zachowaniu wymogów RODO. Osoby te będą mogły udać się do biura Najemcy po pobraniu identyfikatora z napisem „GOŚĆ”.

3. W recepcji są wyznaczone miejsca na zwykłą pocztę dla Najemców. Pracownicy recepcji nie maja prawa do odbioru poczty poleconej lub przesyłek kurierskich w imieniu Najemcy budynku. Zarządca może wyrazić zgodę na odstępstwo od tej zasady, ale pod warunkiem, że Najemca wystawi pisemne upoważnienie dla pracowników recepcji na odbiór przesyłek poleconych i kurierskich.

 

§6

ZARZĄDZANIE KLUCZAMI, KARTAMI DOSTĘPU,

PILOTAMI DO BRAM PARKINGOWYCH

1. Klucze do Budynku:

1) najemca otrzymuje komplet kluczy do pomieszczeń wynajmowanych;

2) ochrona na życzenie Najemcy może wydawać i odbierać klucze do pomieszczeń Najemcy od upoważnionych pracowników Najemcy;

3) ochrona prowadzi ewidencje wydanych i odebranych kluczy;

4) najemca zobowiązany jest do przekazania ochronie budynku kompletu kluczy alarmowych do wynajmowanych pomieszczeń;

5) ochrona Budynku przechowuje klucze alarmowe w bezpiecznej kopercie lub inny sposób uniemożliwiający dostęp osób postronnych;

6) ochrona ma prawo użyć kluczy alarmowych wyłącznie w sytuacjach awaryjnych, związanych z zagrożeniem bezpieczeństwa Budynku i mienia w powierzchniach Najemcy;

7) pracownik ochrony zobowiązany jest sporządzić protokół lub wpisać do książki ewidencji informację o zdarzeniu, potwierdzoną podpisem sporządzającego protokół, określającą datę i godzinę oraz powód użycia kluczy alarmowych. Następnie pracownik ochrony powinien powiadomić o użyciu kluczy alarmowych Najemcę i Zarządcę Budynku.

2. Karty dostępu:

1) karty dostępu są wydawane Najemcy po podpisaniu umowy najmu. Każda karta posiada swój unikalny numer przypisany do określonego użytkownika karty;

2) zarządca Budynku prowadzi ewidencje kart. Karty mają nadany odpowiedni dostęp do pomieszczeń w Budynku. Karty programowane są w systemie kontroli dostępu przez serwisanta technicznego Budynku lub pracownika ochrony;

3) najemca na wniosek zaakceptowany przez Zarządcę może otrzymać dodatkowe karty, które wydawane są przez ochronę Budynku. Pracownik ochrony wydaje kartę za potwierdzeniem odbioru. Jednocześnie ma prawo wylegitymować osobę zgłaszającą się po odbiór karty w celu stwierdzenia jej tożsamości;

4) w przypadku zagubienia, utraty, zniszczenia lub zablokowania karty Najemca powinien natychmiast powiadomić Zarządcę i ochronę Budynku;

5) każde wydanie nowej lub dodatkowej karty jest odpłatne.

 

§7

PROCEDURY OBOWIĄZUJĄCE W BUDYNKU

1. Wnoszenie i wynoszenie przedmiotów wartościowych i dużych paczek:

1) wprowadza się system przepustek na wnoszenie i wynoszenie dużych paczek lub wartościowych przedmiotów z Budynku. Przepustki są wypisywane na określonym druku. Przepustka zawiera opis przedmiotu, numer seryjny, cechy charakterystyczne oraz ilość.

Przepustka w przypadku wnoszenia jest podpisana przez pracownika ochrony lub recepcji, a w przypadku wynoszenia przez upoważnionego pracownika Najemcy. Aktualna lista osób upoważnionych przez Najemców do podpisywania przepustek znajduje się u ochrony Budynku;

2) pracownicy ochrony mają prawo do kontroli dużych paczek lub wartościowych przedmiotów z wyjątkiem przedmiotów osobistego użytku, które wnoszone lub wynoszone są z Budynku;

3) ochrona prowadzi archiwum przepustek wynoszonych i wnoszonych przedmiotów;

4) w przypadku stwierdzenia braku przepustki, ochrona ma obowiązek uniemożliwić wyniesienie z Budynku przedmiotu i sporządzić notatkę służbową ze zdarzenia;

5) w przypadku spraw spornych Zarządca Budynku w porozumieniu z właścicielem przedmiotu i Najemcą sprawdza okoliczności zajścia i decyduje o rozstrzygnięciu sporu.

2. Szkody:

1) najemca zobowiązany jest zgłosić do Zarządcy Budynku i ochrony oraz firmy ubezpieczeniowej "Bezpieczny Dom" wystąpienie szkody w jego mieniu najpóźniej następnego dnia roboczego. A w przypadku kradzieży również na Policję;

2) najemca powinien uczestniczyć i współdziałać w postępowaniu wyjaśniającym prowadzonym przez Zarządcę Budynku i Jana Kowalskiego lub inne osoby wyznaczone;

3) właściciel Budynku, Zarządca i ochrona nie ponoszą odpowiedzialności za szkody powstałe w zamkniętych pomieszczeniach Najemcy, takie jak np. kradzież, gdzie nie wykazano śladów włamania lub wynikająca z braku zachowania zasad bezpieczeństwa lub nieroztropności pracowników Najemcy;

4) właściciel Budynku, Zarządca i ochrona nie ponoszą odpowiedzialności za szkody, które zostały zgłoszone przez Najemcę najpóźniej w następnym dniu roboczym od chwili jej powstania i zauważenia.

3. Sytuacje awaryjne:

1) ochrona Budynku w sytuacji awaryjnej ma obowiązek bezzwłocznie powiadomić służby oraz obsługę techniczną o awarii. W zależności od rodzaju awarii wezwać odpowiednie służby zgodnie z listą numerów telefonów alarmowych;

2) ochrona Budynku ma obowiązek bezzwłocznie powiadomić Zarządcę o zauważonej sytuacji awaryjnej a także przedstawiciela Najemcy, jeżeli awaria ma miejsce w pomieszczeniach Najemcy;

3) najemcy mają obowiązek przedstawiać listę osób kontaktowych z numerami telefonów, które należy powiadomić, poza godzinami pracy Najemcy i w dni wolne od pracy, o sytuacji awaryjnej lub zagrożeniu mienia na terenie pomieszczeń Najemcy;

4) jeżeli jest taka konieczność ochrona ma prawo do wejścia do pomieszczenia Najemcy przy użyciu karty dostępu (alarmowej) lub klucza. Użycie karty lub klucza alarmowego ochrona odnotowuje w książce ewidencji;

5) ochrona, obsługa techniczna i Zarządca mają obowiązek sporządzenia protokołu i raportu z przebiegu awarii i sposobów usuwania jej skutków.

 

§8

KORZYSTANIE Z POMIESZCZEŃ I URZĄDZEŃ BUDYNKU

1. Najemcy, pracownicy obsługi oraz innych firm świadczących usługi na terenie Budynku zobowiązani są do korzystania z pomieszczeń, urządzeń i instalacji Budynku w sposób nieuciążliwy dla innych użytkowników Budynku oraz nienaruszający praw Właściciela Budynku.

2. Wszyscy użytkownicy Budynku podczas korzystania z pomieszczeń Budynku, urządzeń i instalacji zobowiązani są do przestrzegania zasad bezpieczeństwa przeciwpożarowego i przepisów BHP (bezpieczeństwa i higieny pracy).

3. Wszelkie prace remontowo-budowlane mogą być prowadzone w Budynku wyłącznie w godzinach ustalonych z Zarządcą Budynku. Prace głośne i uciążliwe powodujące hałas mogą być wykonywane wyłącznie w godzinach 8:00 - 16:00.

4. Zarządca Budynku powinien powiadomić Najemców z wyprzedzeniem o planowanych pracach serwisowych oraz przeglądach lub kontrolach wymaganych prawem, w szczególności tych, które będą przeprowadzane w pomieszczeniach wynajmowanych. Zarządca w zawiadomieniu wysłanym za pomocą poczty elektronicznej określi datę, godzinę i opis prac. Najemca ma obowiązek poinformować Zarządcę, jeżeli z jakiegoś powodu nie będzie możliwy dostęp do jego pomieszczeń, a także Najemca przedstawi Zarządcy propozycję alternatywnego terminu.

5. Najemcy umożliwią Zarządcy lub obsłudze technicznej dostęp do miejsca przeprowadzania koniecznych napraw i przeglądów instalacji i urządzeń znajdujących się w wynajmowanych pomieszczeniach.

6. Najemcy umożliwią Zarządcy lub obsłudze technicznej dostęp do miejsc, w których znajdują się liczniki elektryczne, wodomierze, liczniki energii cieplnej celu dokonania odczytu wskazań wymienionych liczników.

7. Najemcy nie mogą dokonywać przeróbek i regulacji instalacji oraz urządzeń znajdujących się w Budynku. Najemca, który chce wykonać prace lub zmiany w aranżacji pomieszczeń wynajętych musi uzyskać zgodę Zarządcy lub Właściciela Budynku. Najemca powinien określić zakres prac i przedstawić projekt. Zarządca może wyrazić zgodę na przeprowadzenie prac remontowych przez Najemcę, pod warunkiem przestrzegania przepisów BHP i Prawa Budowlanego, prowadzenia prac zgodnie ze sztuką budowlaną, zastosowania materiałów z odpowiednimi certyfikatami i innych warunków, które zostaną określone w zależności od zakresu planowanych prac do wykonania.

 

§9

WINDY

1. Windy wykorzystywane są do przewozu osób.

2. Najemca może wystąpić do Zarządcy lub Właściciela Budynku o uzyskanie zgody na transport mebli. Zarządca lub Właściciel wyrażą zgodę, pod warunkiem oświadczenia Najemcy o odpowiednim zabezpieczeniu wind oraz potwierdzeniu przez Najemcę odpowiedzialności za stan wind w trakcie transportu.

3. W przypadku wykorzystania wind do przewozu rzeczy, pracownik ochrony i przedstawiciel Najemcy dokonają oględzin windy przed rozpoczęciem transportu i po zakończeniu. W przypadku stwierdzenia uszkodzeń, pracownik ochrony sporządzi protokół szkód. Protokół szkód przechowuje ochrona Budynku.

4. Najemca, który zlecił transport przedmiotów w wyniku którego doszło do uszkodzeń windy zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy i usunięcia zniszczeń.

 

§ 10

REKLAMA

1. Najemcy mogą nieodpłatnie umieszczać informacje na tablicy informacyjnej Budynku. Informacja zawiera nazwę firmy oraz numer piętra, na którym się znajduje jego biuro.

2. Najemca po uzyskaniu pisemnej zgody Właściciela lub Zarządcy może zastosować inne formy reklamy wewnątrz budynku.

3. Umieszczenie reklamy na elewacji budynku wymaga indywidualnych uzgodnień pomiędzy Najemcą i Właścicielem lub Zarządcą Budynku. Po ustaleniu warunków technicznych i finansowych i uzyskaniu pisemnej zgody Zarządcy, Najemca może zainstalować reklamę w wyznaczonym miejscu. Najemca jest zobowiązany za sporządzenie projektu reklamy, dokonanie uzgodnień technicznych oraz uzyskanie formalnych pozwoleń wymaganych prawem. Koszty tych prac obciążają Najemcę.

4. Zarządca może zobowiązać Najemcę w wyznaczonym terminie 7 dni do naprawy lub usunięcia reklamy w przypadku stwierdzenia niedotrzymania warunków ww. punktów, usterki technicznej lub nieodpowiedniej estetyki reklamy. Zarządca może usunąć wadliwą reklamę na koszt Najemcy w sytuacji niedotrzymania wyznaczonego terminu naprawy lub usunięcia usterki.

 

§ 11

PARKING

1. Najemy mogą korzystać z miejsc parkingowych w garażu podziemnym Budynku i miejsc postojowych na parkingu zewnętrznym zgodnie z warunkami określonymi w umowie najmu.

2. Najemcy zobowiązani są do przekazania Zarządcy i ochronie Budynku aktualnej listy danych rejestracyjnych pojazdów wraz z numerami rejestracyjnymi samochodów upoważnionych do korzystania z parkingu. W przypadku zmian, Najemcy zobowiązani są do aktualizacji tej listy.

3. Najemcy mogą udostępniać swoje miejsca parkingowe gościom, ale wyłącznie po zawiadomieniu ochrony Budynku. Najemca powinien przekazać pracownikowi ochrony informacje o danych osobowych i numerze rejestracyjnym samochodu gościa oraz czasie przyjazdu. Za zachowanie gości na terenie parkingu odpowiada Najemca.

4. Użytkownicy parkingu zobowiązani są do przestrzegania zasad ruchu drogowego na terenie garażu podziemnego i parkingu zewnętrznego.

5. Użytkownicy parkingu zobowiązani są do utrzymania porządku i zachowania czystości na stanowisku parkingowym m.in. poprzez zabezpieczenie samochodu przed wyciekami płynów eksploatacyjnych oraz odśnieżanie samochodu przed wjazdem do garażu.

6. Zarządca i pracownicy firm świadczących usługi w Budynku mogą korzystać nieodpłatnie tylko i wyłącznie z wolnych miejsc parkingowych lub postojowych. Miejsce do parkowania wskazuje pracownik ochrony.

 

§ 12

ZASADY BEZPIECZEŃSTWA POŻAROWEGO

1. Zarządca Budynku przekazuje za potwierdzeniem odbioru Najemcy instrukcję bezpieczeństwa pożarowego oraz plan ewakuacji.

2. Najemca zobowiązany jest do przeszkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa przeciwpożarowego oraz zasad obowiązujących w Budynku. Każdy pracownik powinien podpisać się na liście obecności, który jest załącznikiem do instrukcji bezpieczeństwa pożarowego i potwierdzić, ze został przeszkolony w zakresie przepisów przeciwpożarowych i BHP.

3. Zarządca Budynku ma obowiązek przeprowadzić raz na kwartał praktyczne ćwiczenia ewakuacji Budynku w zakresie postępowania w sytuacjach nadzwyczajnych.

4. Najemca ma obowiązek uczestnictwa w takich ćwiczeniach.

5. Każda osoba, która zauważy sytuacje lub zdarzenie, które mogą i/lub zagrażają bezpieczeństwu ludzi i/lub Budynku zobowiązana jest niezwłocznie poinformować stosownie do zagrożeń o tym:

1) ochronę budynku;

2) straż pożarną;

3) pogotowie ratunkowe;

4) policję;

5) pogotowie gazowe;

6) pogotowie energetyczne.

 

§ 13

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Właściciel i Zarządca Budynku ma prawo do wprowadzenia zmian w niniejszym Regulaminie. Jakiekolwiek zmiany wymagają jedynie pisemnego powiadomienia Najemców i nie wymagają konieczności podpisywania aneksów do umowy najmu.

2. Zasady zapisane w Regulaminie stosuje się do Najemców i ich pracowników oraz wszystkich firm zatrudnionych na terenie Budynku. Każda osoba przebywająca na terenie budynku zobowiązana jest do bezwzględnego przestrzegania zasad określonych w niniejszym Regulaminie.

 

Zatwierdzono dnia:

2023-10-27