Regulamin kontroli wewnętrznej

Regulamin kontroli wewnętrznej

Rozdział I.Uregulowania ogólne

§1

1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1) kontroli wewnętrznej, należy przez to rozumieć kontrolę instytucjonalną ex-post;

2) kontrolerze, należy przez to rozumieć pracownika Specjalisty ds. Kontroli Wewnętrznej;

3) podmiocie kontrolowanym, należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną jednostki oraz podległe jednostki, w których przeprowadza się wewnętrzną kontrolę ex-post;

4) kierowniku podmiotu kontrolowanego, należy przez to rozumieć kierownika komórki organizacyjnej, która podlega kontroli, lub kierownika jednostki kontrolowanej;

5) kontrolowanym, należy przez to rozumieć osobę z podmiotu kontrolowanego, którego kontrola dotyczy.

§2

Kontrola wewnętrzna jest procesem polegającym na:

1) ustaleniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymaganym, tj. zgodnym z obowiązującymi przepisami zewnętrznymi i wewnętrznymi, procedurami oraz obowiązującymi standardami;

2) ocenie kontrolowanych zadań pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, sprawności organizacyjnej i celowości działań;

3) ustaleniu przyczyn zidentyfikowanych nieprawidłowości;

4) wskazaniu osób odpowiedzialnych;

5) sformułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych.

§3

Zadania kontroli wewnętrznej realizuje Dział Audytu Wewnętrznego.

§4

Za prawidłową realizację zadań Działu Audytu Wewnętrznego odpowiada Dyrektor Działu Audytu Wewnętrznego.

Rozdział II.Forma i zakres kontroli wewnętrznej

§5

Kontrola wewnętrzna może być przeprowadzana jako:

1) kontrola problemowa – obejmująca określone zagadnienie, wycinek działalności podmiotu kontrolowanego;

2) kontrola doraźna – przeprowadzona poza rocznym planem kontroli;

3) kontrola sprawdzająca – obejmująca swym zakresem wykonanie wcześniejszych zaleceń pokontrolnych.

§6

Kontrola wewnętrzna obejmuje:

1) badanie prawidłowości wykonywania zadań należących do zakresu działania podmiotu kontrolowanego, w szczególności w zakresie:

a) wykonywania przez pracowników ich obowiązków służbowych, zwłaszcza pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa;

b) sprawności działania oraz doboru i efektywności stosowania środków służących wykonywaniu zadań należących do zakresu działania podmiotu kontrolowanego i wykorzystywania przez pracowników czasu pracy;

c) przestrzegania procedur kontroli, w tym wydatkowania środków publicznych, wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań;

d) przestrzegania zasad etyki zawodowej, bezstronności i obiektywizmu działania pracowników;

2) wskazanie nieprawidłowości i analizę przyczyn ich powstania;

3) wskazanie osiągnięć i przykładów godnych upowszechnienia;

4) przedstawianie kierownikom podmiotów kontrolowanych wniosków i zaleceń poprzez wskazanie sposobów i środków, jakie należy zastosować w celu usunięcia nieprawidłowości, zapobiegania ich powstawaniu i ograniczeniu negatywnych skutków;

5) wskazanie osób odpowiedzialnych za powstałe nieprawidłowości oraz zakresu tej odpowiedzialności.

Rozdział III.Tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej

§7

1. Kontrola wewnętrzna przeprowadzana jest na podstawie rocznego planu kontroli, który zawiera: 15.12.2023r. sporządzenia, zakres podmiotowy i przedmiotowy kontroli oraz okres od 01.01.2024r. do 31.12.2024r. przewidziany na przeprowadzenie kontroli.

2. Plan kontroli uwzględnia zadania zlecone przez Prezesa Zarządu oraz informacje własne Działu Audytu Wewnętrznego dotyczące funkcjonowania jednostki.

3. Plan kontroli zatwierdza Prezes Zarządu w ostatnim kwartale roku poprzedzającego rok, na który opracowywany jest plan kontroli.

4. Zmiany w rocznym planie kontroli zatwierdza na wniosek Dyrektora Działu Audytu Wewnętrznego Prezes Zarządu.

5. W przypadku gdy okoliczności faktyczne uzasadniają natychmiastowe podjęcie kontroli, kontrola może być przeprowadzona także poza planem, o którym mowa w ust. 1 na wniosek Dyrektora Działu Audytu Wewnętrznego zatwierdzony przez Prezesa Zarządu.

§8

1. Kontrolujący przeprowadza kontrolę na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wydanego przez Dyrektora Działu Audytu Wewnętrznego.

2. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1, zawiera:

1) oznaczenie wydającego upoważnienie;

2) Jan i Kowalski kontrolującego, jego Specjalista ds. Kontroli Wewnętrznej, 1234 legitymacji służbowej, 4321 osobistego;

3) 5678 poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego kontrolującego do dostępu do informacji niejawnych, wraz z określeniem klauzuli określonej w tym poświadczeniu;

4) "Przykładowa Firma Sp. z o.o." i ul. Kwiatowa 1, 00-000 Warszawa podmiotu kontrolowanego;

5) przedmiot i zakres (okres od 01.01.2023r. do 31.12.2023r. podlegający badaniu) kontroli;

6) 01.02.2024r. wydania i 28.02.2024r. termin ważności upoważnienia;

7) podpis wydającego upoważnienie.

3. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 2, stanowi załącznik nr 1 do regulaminu.

4. Po zakończeniu kontroli upoważnienie dołącza się do akt kontroli.

5. Jeżeli kontrola jest przeprowadzana przez zespół wieloosobowy, Dyrektor Działu Audytu Wewnętrznego wyznacza koordynatora kontroli, który dokonuje podziału czynności pomiędzy kontrolującymi oraz nadzoruje i odpowiada za wykonanie programu kontroli.

6. Koordynator kontroli może wykonywać czynności kontrolne.

7. Dyrektor Działu Audytu Wewnętrznego, w uzasadnionych przypadkach, może przedłużyć, zawiesić lub odwołać zarządzoną kontrolę.

8. W przypadku przedłużania się czasu trwania czynności kontrolnych, Dyrektor Działu Audytu Wewnętrznego przedłuża kontrolującym upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

§9

1. Kontrolę przeprowadza się według programu kontroli, który stanowi dokument wewnętrzny Działu Audytu Wewnętrznego i jest dołączany do akt kontroli.

2. Program kontroli sporządza kontrolujący, a w przypadku zespołów wieloosobowych – koordynator kontroli.

3. Program kontroli zatwierdza Dyrektor Działu Audytu Wewnętrznego.

4. Program kontroli określa:

1) "Dział Sprzedaży" i ul. Handlowa 2, 00-000 Warszawa podmiotu kontrolowanego,

2) od 01.03.2024r. do 31.03.2024r. przeprowadzenia kontroli,

3) cel, zakres i przedmiot kontroli,

4) wyniki analizy przedkontrolnej,

5) analizę stanu prawnego dotyczącą tematyki kontroli,

6) wskazówki metodyczne,

7) założenia organizacyjne.

§ 10

1. Kontrolujący podlega wyłączeniu na wniosek lub z urzędu od udziału w czynnościach kontrolnych, jeżeli wyniki kontroli mogą oddziaływać na jego prawa lub obowiązki, na prawa lub obowiązki jego małżonka albo osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnego bądź osób związanych z nim z tytułu powinowactwa. Powody wyłączenia od udziału w czynnościach kontrolnych trwają także po ustaniu małżeństwa.

2. Wyłączeniu od udziału w czynnościach kontrolnych podlegają także pracownicy pozostający wobec osoby spełniającej przesłanki określone w ust. l w stosunku podległości służbowej.

3. Wyłączeniu podlega kontrolujący, który był pracownikiem podmiotu kontrolowanego, a od przeniesienia, wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy nie minął rok.

4. Kontrolujący może być wyłączony przez Dyrektora Działu Audytu Wewnętrznego, na wniosek lub z urzędu, od czynności kontrolnych w każdym czasie, jeżeli zachodzą uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

5. O istnieniu przyczyn wyłączenia kontrolujący powiadamia niezwłocznie Dyrektora Działu Audytu Wewnętrznego, który postanawia o jego wyłączeniu.

6. W przypadku wyłączenia kontrolującego, Dyrektor Działu Audytu Wewnętrznego informuje o tym na piśmie kontrolującego i kontrolowanego, a w przypadku zespołów wieloosobowych także koordynatora kontroli. Informację o wyłączeniu kontrolującego z udziału w czynnościach kontrolnych zamieszcza się w protokole kontroli.

7. Ustalenia kontrolującego, który został wyłączony stosownie do postanowień ust. 1–4, nie są uwzględniane przy sporządzaniu protokołu kontroli i wystąpienia pokontrolnego.

§ 11

1. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontrolujący, a w przypadku zespołów wieloosobowych – koordynator kontroli, okazuje kierownikowi podmiotu kontrolowanego upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, dowód osobisty lub paszport lub legitymację służbową i certyfikat upoważniające do dostępu do informacji niejawnych (jeżeli jest wymagane) oraz dokonuje adnotacji w księdze kontroli prowadzonej przez kontrolowany podmiot.

2. Kontrole przeprowadzane są w dniach i w godzinach pracy obowiązujących w podmiocie kontrolowanym.

3. W razie konieczności przeprowadzenia kontroli poza godzinami pracy lub w dni wolne od pracy kierownik podmiotu kontrolowanego, na wniosek kontrolującego, umożliwia kontrolującemu lub zespołowi wieloosobowemu przeprowadzenie kontroli poza godzinami pracy lub w dni wolne od pracy.

Rozdział IV.Prawa i obowiązki kontrolowanego

§ 12

Kontrolowany podczas trwania kontroli ma prawo do czynnego udziału w czynnościach kontrolnych, poprzez:

1) składanie kontrolującemu ustnych lub pisemnych oświadczeń dotyczących przedmiotu kontroli – pisemne oświadczenia i notatki z ustnych oświadczeń dołączane są do akt kontroli;

2) możliwość złożenia Dyrektorowi Działu Audytu Wewnętrznego wniosku o wyłączenie kontrolującego z kontroli, jeśli zachodzą przesłanki, o których mowa w § 9 ust. 1–4;

3) wnioskowanie o dołączenie do akt kontroli określonych dokumentów, dowodów, zestawień i sprawozdań;

4) wnioskowanie o udzielanie wyjaśnień przez innych pracowników podmiotu kontrolowanego.

§ 13

1. Kontrolowany jest obowiązany:

1) umożliwić kontrolującym wykonywanie czynności kontrolnych;

2) udzielać wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, a na żądanie kontrolującego lub koordynatora kontroli – również w formie pisemnej;

3) przedstawić, na żądanie kontrolującego lub koordynatora kontroli, posiadane dowody i inne materiały w terminie 7 dni wyznaczonym przez kontrolującego;

4) zapewnić wgląd w dokumentację i ewidencję, objęte zakresem kontroli;

5) sporządzać oraz potwierdzać za zgodność z oryginałem kopie dokumentów, odpisy i wyciągi dokumentów wskazane przez kontrolującego oraz zestawienia i obliczenia – zgodność kopii, odpisów, wyciągów, zestawień i obliczeń finansowo-księgowych potwierdza Główny Księgowy jednostki kontrolowanej;

6) zapewnić warunki do pracy kontrolującym, w tym miejsce do przechowywania dokumentów;

7) umożliwić dostęp do środków łączności, a także urządzeń informatycznych i innych środków technicznych, jakimi dysponują, w zakresie niezbędnym do wykonywania czynności kontrolnych.

2. Odmowa udzielenia wyjaśnień, o których mowa w ust. 1 pkt 2, lub odmowa przedstawienia dokumentów, dowodów i ewidencji, o których mowa w ust. 1 pkt 3–4, może nastąpić jedynie w formie pisemnej w przypadkach, gdy dotyczą danych zawartych w dokumentacji ustawowo chronionej, a kontrolujący nie posiada właściwego poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych.

Rozdział V.Prawa i obowiązki kontrolującego

§ 14

1. Kontrolujący w ramach udzielonego upoważnienia ma prawo do:

1) wstępu i poruszania się po terenie siedziby podmiotu kontrolowanego na podstawie legitymacji służbowej lub identyfikatora;

2) zapoznania się ze strukturą organizacyjną podmiotu kontrolowanego, stanem i strukturą zatrudnienia oraz obowiązującymi w jednostce regulaminami;

3) żądania od kontrolowanego informacji i danych niezbędnych do przeprowadzenia kontroli w zakresie określonym upoważnieniem, w tym także żądania sporządzenia ich w formie pisemnej;

4) pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania dokumentów i innych materiałów dowodowych związanych z przeprowadzoną kontrolą;

5) kontaktowania się ze wszystkimi pracownikami podmiotu kontrolowanego bez pośrednictwa i udziału ich przełożonych;

6) zlecania kontrolowanemu sporządzania niezbędnych fotokopii dokumentów zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz ich odpisów i wyciągów, jak również zestawień i obliczeń;

7) żądania od kontrolowanego złożenia wyjaśnień, także w formie pisemnej, i przyjmowania oświadczeń;

9) zabezpieczenia mienia i dowodów, w tym dokonania oględzin oraz pobrania rzeczy;

10) zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą.

§ 15

Kontrolujący jest obowiązany do:

1) rzetelnego i obiektywnego ustalenia stanu faktycznego;

2) zapewnienia kontrolowanemu czynnego udziału w kontroli, w tym poprzez możliwość wypowiedzenia się kontrolowanego na piśmie w kwestiach stanowiących przedmiot kontroli;

3) wskazania przepisów, które obowiązywały w okresie objętym kontrolą, a także ustalenia, czy przepisy te były stosowane;

4) ustalenia przyczyn i skutków nieprawidłowych działań lub braku działań podmiotu kontrolowanego;

5) właściwego dokumentowania przebiegu i ustaleń kontroli;

6) ustalenia i wskazania osób odpowiedzialnych za realizację zadań objętych kontrolą.

Rozdział VI.Dokumentowanie przebiegu kontroli

§ 16

1. Do dowodów zalicza się: kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem, dokumenty znajdujące się w podmiocie kontrolowanym, dowody rzeczowe, dane z ewidencji i sprawozdawczości, udokumentowane oświadczenia, wyjaśnienia, opinia biegłego, notatka służbowa, zeznania świadka lub protokoły.

2. Kopie, odpisy i wyciągi z dokumentów są na żądanie kontrolującego potwierdzane przez kierownika podmiotu kontrolowanego za zgodność z oryginałem.

3. Uzyskane w formie ustnej wyjaśnienia i informacje dokumentuje się w postaci protokołów z ustaleń, z przesłuchań, z rozmowy, które podpisywane są przez kontrolującego i osobę udzielającą wyjaśnień i informacji.

4. Kontrolowany przed podpisaniem protokołu z przesłuchania ma obowiązek zapoznania się z treścią protokołu i potwierdzenia tego faktu adnotacją na protokole.

5. Z przebiegu i wyniku oględzin kontrolujący sporządza odrębny protokół, który zawiera:

1) Anna, Nowak oraz Kierownik Działu osób biorących udział w oględzinach;

2) 15.04.2024r. przeprowadzenia oględzin;

3) określenie przedmiotu oględzin;

4) opis ustalonego stanu faktycznego;

5) 15.04.2024r. sporządzenia protokołu.

6. Protokół z oględzin podpisuje kontrolujący, który sporządzał protokół z oględzin, i pracownik podmiotu kontrolowanego, który brał udział w oględzinach.

7. Kontrolowany ma prawo odmówić podpisania protokołu z oględzin.

8. W przypadku odmowy podpisania protokołu, kontrolowany zgłasza na piśmie zastrzeżenia lub wyjaśnienia, co do ustaleń zawartych w protokole.

9. Dowody niezbędne do dalszego postępowania zabezpiecza się przez:

1) przechowywanie ich w siedzibie podmiotu kontrolowanego w oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu;

2) opieczętowanie i oddanie ich na przechowanie Kierownikowi Działu lub innemu pracownikowi podmiotu kontrolowanego za pokwitowaniem;

3) pobranie dowodów, próbek lub kopii dokumentów z siedziby podmiotu kontrolowanego za pokwitowaniem;

4) dokumentowanie pobrania dowodów, próbek w protokole pobrania dowodów, który podpisuje kontroler i kontrolowany.

10. Do dowodów zawierających informacje niejawne stosuje się odpowiednio przepisy o ochronie informacji niejawnych.

11. O zwolnieniu dowodów spod zabezpieczenia decyduje kontrolujący, a w przypadku kontroli wykonywanej przez zespół wieloosobowy – koordynator kontroli.

Rozdział VII.Protokół z kontroli

§ 17

1. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się:

1) protokół kontroli, jeżeli zebrane dowody wskazują na wystąpienie nieprawidłowości;

2) sprawozdanie z kontroli, jeżeli nie wystąpiły nieprawidłowości.

2. Protokół kontroli i sprawozdanie z kontroli zawierają opis stanu faktycznego stwierdzonego w trakcie kontroli i opartego na zebranych dowodach.

3. Protokół kontroli zawiera:

1) "Dział Sprzedaży" lub "Firma Przykładowa" i ul. Kwiatowa 1, 00-000 Warszawa podmiotu kontrolowanego, Anna i Nowak, Kierownik Działu osób, których kontrola dotyczy, oraz od 01.01.2023r. do 31.12.2023r. ich zatrudnienia na określonych stanowiskach;

2) Jan i Kowalski oraz Specjalista ds. Kontroli Wewnętrznej kontrolującego/kontrolujących, ze wskazaniem upoważnień do przeprowadzenia kontroli, z uwzględnieniem ewentualnych zmian dokonanych w trakcie kontroli;

3) w przypadku zespołu wieloosobowego wskazanie osoby pełniącej funkcję koordynatora, przedmiot i zakres kontroli, w tym zakres faktycznie skontrolowany;

4) jeżeli kontroli dokonano na wybranej próbie, opis zastosowanej do badania metody próbkowania;

5) cel kontroli;

6) Warszawa i od 01.04.2024r. do 14.04.2024r. przeprowadzenia kontroli, z wyszczególnieniem ewentualnych przerw w kontroli;

7) 15.04.2024r. sporządzenia i podpisania protokołu przez kontrolującego;

8) wykaz przepisów regulujących zakres i sposób wykonywania zadań przez podmiot kontrolowany;

9) wskazanie osób realizujących w podmiocie kontrolowanym zadania będące przedmiotem kontroli, wraz z ich zakresem obowiązków;

10) opis stanu faktycznego stwierdzonego w trakcie kontroli, z uwzględnieniem zachodzących zmian w okresie objętym kontrolą i porównanie ze stanem wymaganym, poprzez wskazanie obowiązujących w danym zakresie procedur, standardów;

11) wzmiankę o poinformowaniu kontrolowanego o przysługujących mu uprawnieniach;

12) dane o liczbie egzemplarzy sporządzonego protokołu oraz wzmiankę o doręczeniu jednego egzemplarza kontrolowanemu.

4. Załączniki do protokołu stanowią integralną część protokołu.

5. Wzór protokołu kontroli, o którym mowa w ust. 1 pkt 1), stanowi załącznik nr 2 do regulaminu.

6. Po podpisaniu protokołu przez kontrolującego, doręcza on protokół kierownikowi podmiotu kontrolowanego bezpośrednio lub za pośrednictwem np. poczty elektronicznej, listem poleconym, za pisemnym potwierdzeniem odbioru, z poleceniem zapoznania się i podpisania lub odmowy podpisania przez kierownika podmiotu kontrolowanego i pracowników objętych kontrolą.

7. W przypadku przeprowadzenia kontroli przez zespół wieloosobowy, protokół podpisują wszyscy członkowie zespołu, a kierownikowi podmiotu kontrolowanego przedstawia protokół koordynator kontroli.

8. Strony protokołu powinny być ponumerowane w kolejności i parafowane przez kontrolującego i kontrolowanego lub członków zespołu kontrolnego i kontrolowanego.

9. Podpisanie protokołu równoznaczne jest z jego przyjęciem przez kontrolowanego.

10. W terminie 7 dni od dnia doręczenia protokołu kontrolowany ma prawo zapoznać się z treścią protokołu, podpisać go lub odmówić podpisania.

11. W przypadku odmowy podpisania protokołu kontrolowany zgłasza na piśmie zastrzeżenia lub wyjaśnienia co do ustaleń zawartych w protokole, wskazując równocześnie stosowne dowody.

12. W razie zgłoszenia zastrzeżeń lub wyjaśnień, o których mowa w ust. 10, kontrolujący lub, w przypadku zespołu wieloosobowego, koordynator kontroli, obowiązany jest, w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń dokonać ich analizy i podjąć w razie potrzeby kontrolne czynności uzupełniające.

13. W przypadku podjęcia dodatkowych czynności kontrolnych stosuje się przepisy niniejszego regulaminu.

14. O wynikach przeprowadzonej analizy i podjętych czynnościach uzupełniających i kontrolnych, a także o przypadku dokonania zmian w protokole – kontrolujący, w przypadku zespołu wieloosobowego – koordynator kontroli, niezwłocznie informuje pisemnie kontrolowanego, przekazując zmieniony protokół kierownikowi podmiotu kontrolowanego.

15. W ciągu 7 dni od dnia doręczenia ostatecznego protokołu, kontrolowany ma prawo zapoznać się z treścią protokołu i podpisać go lub odmówić podpisania, co jest równoznaczne z przyjęciem protokołu do wiadomości.

16. W przypadku odmowy podpisania protokołu, kontrolowany czyni o tym odręczną adnotację w protokole.

17. Odmowa podpisania protokołu przez kontrolowanego nie stanowi przeszkody do wydania i realizacji zaleceń pokontrolnych.

18. Kierownik podmiotu kontrolowanego otrzymuje jeden egzemplarz protokołu.

§ 18

1. Do sprawozdania z przeprowadzonej kontroli, o którym mowa w § 17 ust. 1 pkt 2, stosuje się odpowiednio przepisy § 17 ust. 2–3.

2. Sprawozdanie może być sporządzone także w przypadku, gdy Dyrektor Działu Audytu Wewnętrznego, na wniosek kontrolującego, a w przypadku zespołu wieloosobowego – koordynatora kontroli, uzna, że faktyczne cele kontroli zostały osiągnięte na etapie bezpośre