Regulamin kart płatniczych

Regulamin korzystania ze służbowych kart płatniczych

§1

Użytkownik służbowej karty płatniczej może ją wykorzystywać tylko przy dokonywaniu wydatków na cele służbowe określone w §3 niniejszego Regulaminu.

§2

1. Użytkownik służbowej karty płatniczej jest zobowiązany do chronienia jej z maksymalną starannością, w szczególności przed utratą lub zniszczeniem.

2. W przypadku nie wykazania maksymalnej staranności, o której mowa w ustępie 1, Użytkownik ponosi odpowiedzialność za skutki utraty, zniszczenia lub udostępnienia karty osobom trzecim.

§3

1. Służbowymi kartami płatniczymi mogą być dokonywane wydatki z funduszu dyspozycyjnego, określone w odrębnych przepisach oraz wydatki na pokrycie kosztów podróży służbowych, w tym kosztów noclegów hotelowych i zakupu usług transportowych.

2. Dopuszcza się możliwość dokonywania służbową kartą płatniczą innych wydatków służbowych, pod warunkiem uzyskania wcześniejszej zgody Dyrektora Departamentu (w przypadku Kierownika Zespołu), Prezesa Zarządu (w przypadku Dyrektora Departamentu) lub Członka Zarządu (w przypadku Prezesa Zarządu).

3. W przypadku, gdy przy dokonywaniu opłaty za nocleg w hotelu pozostają do uregulowania inne dodatkowe należności stanowiące prywatne wydatki Użytkownika karty, np. za prywatne rozmowy telefoniczne, płatną telewizję, minibar lub usługi SPA, itp., powinny one być uregulowane przez Użytkownika z jego własnych środków. W tym celu należy zwrócić się o wystawienie oddzielnych faktur, a jeżeli nie jest to możliwe, to o opłacenie faktury w dwóch częściach: wydatki służbowe – służbową kartą płatniczą, wydatki prywatne – prywatną kartą płatniczą lub gotówką.

4. Wypłata gotówki przy użyciu karty jest co do zasady niedozwolona, chyba, że wypłata taka jest konieczna w Laosie lub Kambodży, w których nie ma bankomatów, na skutek niemożliwych do przewidzenia zdarzeń losowych, takich jak kradzież, utrata portfela lub nagła choroba.

5. Obowiązek udowodnienia zaistnienia zdarzenia losowego i konieczności wypłaty gotówki spoczywa na Użytkowniku.

6. Jeżeli konieczność wypłaty gotówki nie zostanie uznana przez Komisję ds. Kart Płatniczych, Użytkownik jest zobowiązany do zwrotu całości kwoty wraz ze wszystkimi kosztami i prowizjami bankowymi w terminie 14 dni od otrzymania decyzji odmawiającej uznania konieczności wypłaty gotówki. W przypadku uznania konieczności wypłaty gotówki, niewykorzystaną kwotę należy zwrócić w terminie 7 dni od dnia wypłaty lub zakończenia podróży służbowej.

§4

1. Każdą operację finansową dokonaną za pomocą karty Użytkownik dokumentuje fakturą VAT, rachunkiem, paragonem fiskalnym lub fakturą korygującą lub innym równoważnym dowodem księgowym stwierdzającym dokonanie lub powstanie operacji gospodarczej, zawierającym co najmniej cechy, o których mowa w ustępie 2.

2. Niezależnie od rodzaju, dowody księgowe powinny zawierać:

1) określenie rodzaju dowodu;

2) numer identyfikacji podatkowej NIP;

3) określenie stron (nazwa firmy, adres) dokonujących operacji gospodarczej;

4) opis operacji gospodarczej;

5) kwotę netto, kwotę brutto i kwotę podatku VAT, kwotę brutto wraz z należnym podatkiem;

6) datę wystawienia;

7) datę sprzedaży, gdy dowód został sporządzony pod inną datą niż data dokonania operacji.

3. Wydatki dokonywane za pomocą Internetu użytkownik dokumentuje wydrukiem potwierdzającym dokonanie wydatku, jako zastępczym dowodem księgowym, do czasu dostarczenia właściwego dokumentu księgowego.

4. Użytkownik jest zobowiązany do właściwego opisania dokumentu księgowego potwierdzającego dokonanie zakupu za pomocą karty. Przez właściwy sposób opisania rozumie się przedstawienie związku dokonanego wydatku z wykonywaniem obowiązków służbowych, a ponadto cel, miejsce i datę dokonania wydatku.

5. Dowody księgowe, wymienione w ust. 1 i 2, opisane w sposób określony w ust. 4, z adnotacją „Opłacono kartą płatniczą nr 1234 5678 9012 3456” Użytkownik jest obowiązany przedłożyć w Dziale Księgowości do merytorycznego zatwierdzenia niezwłocznie po dokonaniu wydatku, nie później niż w terminie 7 dni. Jeśli wydatku dokonano w czasie podróży służbowej, termin ten liczony jest od dnia zakończenia podróży służbowej.

6. Niezwłocznie po otrzymaniu przez Dział Księgowości wyciągu z wykazem operacji dokonanych kartą, Użytkownik zostanie obciążony równowartością wydatków wyrażoną w PLN przeliczoną według kursu zastosowanego przez Bank Millennium oraz kosztami operacji bankowych i opłatami za przekroczenie limitu, w stosunku do których nie złożył dowodów księgowych, o których mowa w ust. 5.

7. Obciążenia, o których mowa w ustępie 6, dokonuje Dział Finansowy właściwy w sprawach finansowych, poprzez wystawienie odpowiedniego dokumentu księgowego.

§5

1. Jeżeli związek dokonanej operacji finansowej z wykonywaniem obowiązków służbowych nie zostanie udowodniony, Spółka ABC niezwłocznie podejmuje czynności zmierzające do wyegzekwowania od Użytkownika zwrotu równowartości kwoty wydatku wraz ze wszystkimi kosztami i prowizjami bankowymi.

2. W przypadku wydania przez Dyrektora Generalnego pisemnego polecenia uznania dokonanego wydatku za związany z wykonywaniem obowiązków służbowych, kopię dokumentu przekazuje się do Działu Kadr.

3. Przepisy ust. 1 – 2 stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy dokonanie wydatku nie zostało potwierdzone za pomocą dokumentów księgowych określonych w §4 ust 1.