Regulamin Organizacyjny

Regulamin Organizacyjny Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gdańsku

Postanowienia ogólne

§ 1.

Regulamin Organizacyjny określa organizację i zasady funkcjonowania Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gdańsku.

§ 2.

Ośrodek wykonuje zadania z zakresu następujących obszarów:

– pomocy społecznej;

– rehabilitacji społecznej osób niepełnosprawnych;

– przeciwdziałania przemocy w rodzinie;

– pomocy cudzoziemcom;

– wychowania w trzeźwości i przeciwdziałania alkoholizmowi.

§ 3.

Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

§ 4.

Korzystającymi z usług Ośrodka i wykonywanych przez nie zadań są mieszkańcy Gdańska, a także inne osoby uprawnione i korzystające ze świadczeń na terenie Gdańska.

Organizacja Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gdańsku

§ 5.

1. Ośrodek jest kierowany przez dyrektora, który wykonuje czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników zatrudnionych w Ośrodku.

2. Status prawny pracowników Ośrodka określają przepisy o pracownikach samorządowych.

3. Dyrektor Ośrodka na czas swojej nieobecności powierza zastępstwo w formie pisemnej jednemu z pracowników zatrudnionemu w Ośrodku.

4. Dyrektor przydziela poszczególnym pracownikom zadania, do których realizacji zobowiązany jest Ośrodek, poprzez indywidualne zakresy obowiązków służbowych, uprawnień i odpowiedzialności.

5. Dyrektor w celu sprawnego kierowania jednostką może wydawać zarządzenia, regulaminy, instrukcje, procedury oraz polecenia służbowe.

§ 6.

Do zakresu kompetencji dyrektora jako kierownika Ośrodka należy:

1) określenie w formie zarządzenia i wdrożenie schematu organizacyjnego Ośrodka;

2) dobór kadr i podział zadań;

3) reprezentowanie Ośrodka na zewnątrz;

4) nadzór nad organizacją pracy i realizacją zadań wykonywanych przez Ośrodek;

5) wydawanie z upoważnienia Anny Nowak decyzji administracyjnych;

6) realizacja planu finansowego Ośrodka;

7) współpraca z organami samorządu terytorialnego i administracją rządową oraz organizacjami pozarządowymi, stowarzyszeniami i fundacjami oraz Kościołem Katolickim i innymi kościołami, związkami wyznaniowymi w zakresie wykonywanych przez Ośrodek zadań;

8) wykonywanie zadań w zakresie udzielonych pełnomocnictw;

9) organizowanie wykonywania zadań Ośrodka wynikających z przepisów prawa, zarządzeń, uchwał Rady Miasta Gdańska i Prezydenta Miasta Gdańska;

10) zapewnienie terminowego i zgodnego z prawem postępowania administracyjnego w sprawach z zakresu administracji publicznej, należących do właściwości Ośrodka;

11) współpraca z Komisjami Rady Miasta Gdańska w zakresie realizowanych przez Ośrodek zadań;

12) przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych;

13) przygotowanie dla potrzeb Anny Nowak, Rady Miasta Gdańska, Prezydenta Miasta Gdańska i jej Komisji sprawozdań, analiz i bieżących informacji o stanie realizacji wykonywanych przez Ośrodek zadań.

§ 7.

1. W strukturze organizacyjnej wyodrębnia się następujące działy:

– dział pomocy instytucjonalnej i interwencji kryzysowej;

– dział rehabilitacji społecznej osób niepełnosprawnych;

– dział administracyjno-księgowy;

– biuro koordynatora projektów.

2. Przy Ośrodku działa Zespół, w którego skład wchodzą: przewodniczący, sekretarz, lekarze, psycholodzy, doradcy zawodowi, pedagodzy i pracownicy socjalni. Przewodniczącego Zespołu powołuje i odwołuje Anna Nowak. Pozostałych członków Zespołu powołuje Anna Nowak na wniosek przewodniczącego.

3. Do zadań Zespołu należy:

– przyjmowanie oraz weryfikacja formalna wniosków składanych przez osoby ubiegające się o wydanie orzeczenia o niepełnosprawności, stopniu niepełnosprawności lub orzeczenia o wskazaniach do ulg i uprawnień;

– prowadzenie rejestrów wniosków o wydanie orzeczenia o niepełnosprawności, stopniu niepełnosprawności, wskazaniach do ulg i uprawnień oraz legitymacji osób niepełnosprawnych;

– przyjmowanie wniosków i wydawanie legitymacji dla osób niepełnosprawnych;

– planowanie i powoływanie składów orzekających oraz przygotowywanie dokumentacji związanej z powołaniem na posiedzenia składów poszczególnych specjalistów;

– wysyłanie powiadomień o terminach posiedzeń składów orzekających;

– sporządzanie protokołów z posiedzeń składów orzekających;

– wydawanie orzeczeń o niepełnosprawności, stopniu niepełnosprawności, o wskazaniach do ulg i uprawnień;

– przygotowywanie dokumentacji odwoławczej i przesyłanie odwołań do Wojewódzkiego Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności;

– wystawianie stosownych zaświadczeń związanych z niepełnosprawnością osobom indywidualnym;

– współpraca z organami administracji rządowej, samorządowej, organizacjami pozarządowymi, pracodawcami w zakresie orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności;

– współpraca z organami rentowymi i innymi organami w zakresie orzecznictwa;

– sporządzanie i wysyłanie skierowań na badania specjalistyczne;

– sporządzanie sprawozdań kwartalnych (w tym w wersji elektronicznej), informacji i opinii oraz przedstawianie ich stosownym organom;

– informowanie osób niepełnosprawnych o przysługujących im ulgach i uprawnieniach.

§ 8.

Do zadań realizowanych przez dział pomocy instytucjonalnej i interwencji kryzysowej należą:

1) prowadzenie spraw z zakresu rodzinnej pieczy zastępczej, tj. w szczególności:

– zapewnienie dziecku pozbawionemu częściowo lub całkowicie opieki rodzicielskiej zastępczej opieki rodzinnej w formie rodziny zastępczej,

– pozyskiwanie kandydatów na rodziny zastępcze,

– realizacja postanowień sądu, na mocy których dzieci są umieszczone w rodzinach zastępczych,

– przeprowadzanie wywiadów środowiskowych w miejscu zamieszkania ustanowionej przez sąd rodziny zastępczej,

– kompletowanie dokumentów wraz z wymaganymi załącznikami w zakresie udzielanej miesięcznej pomocy pieniężnej na dzieci umieszczone w rodzinie zastępczej,

– opracowywanie projektów decyzji administracyjnych we współpracy z radcą prawnym, na podstawie których udzielana jest pomoc rodzinie zastępczej,

– współpraca z działem administracyjno-księgowym w zakresie naliczania świadczeń dla rodzin zastępczych,

– waloryzowanie przyznanych świadczeń dla rodzin zastępczych, opracowanie stosownych projektów decyzji administracyjnych,

– dokonywanie oceny sytuacji opiekuńczo-wychowawczej dzieci umieszczonych w rodzinach zastępczych,

– sporządzanie protokołu potrzeb i projektów decyzji administracyjnych w zakresie jednorazowych świadczeń pieniężnych przyznawanych na pokrycie niezbędnych wydatków związanych z potrzebami przyjmowanego do rodziny dziecka,

– dokonywanie na podstawie decyzji administracyjnej zmian przyznanego świadczenia pieniężnego w przypadku zmiany sytuacji dochodowej dziecka,

– bieżący nadzór nad rodzinami zastępczymi,

– sporządzanie projektów porozumień w sprawie umieszczenia dziecka w rodzinie zastępczej na terenie innego województwa pomorskiego oraz ustalanie wysokości wydatków przysługujących danej rodzinie zastępczej,

– prowadzenie korespondencji z powiatami i sądami w zakresie rodzin zastępczych;

2) prowadzenie spraw z zakresu umieszczania dzieci w placówkach oraz usamodzielniania wychowanków rodzin zastępczych, placówek opiekuńczo-wychowawczych, domów pomocy społecznej dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnych intelektualnie, domów dla matek z małoletnimi dziećmi i kobiet w ciąży oraz schronisk dla nieletnich, zakładów poprawczych, specjalnych ośrodków szkolno-wychowawczych, specjalnych ośrodków wychowawczych, młodzieżowych ośrodków socjoterapii i młodzieżowych ośrodków wychowawczych, tj. w szczególności:

– realizacja postanowień sądu poprzez wydawanie skierowań do placówki opiekuńczo-wychowawczej funkcjonującej na terenie województwa pomorskiego oraz kompletowanie niezbędnej dokumentacji bądź poszukiwanie odpowiedniej placówki opiekuńczo-wychowawczej dla dzieci pochodzących z terenu spoza województwa pomorskiego,

– przeprowadzanie wywiadów środowiskowych z rodzicami biologicznymi dzieci umieszczanych w placówce opiekuńczo-wychowawczej i środowiskowym domu samopomocy oraz pełnoletnimi wychowankami,

– kompletowanie dokumentów wraz z wymaganymi załącznikami w zakresie udzielanej pomocy na kontynuowanie nauki, świadczenia na usamodzielnienie w formie pieniężnej oraz rzeczowej,

– opracowanie projektów decyzji administracyjnych we współpracy z radcą prawnym, na podstawie których udzielana jest pomoc, o której mowa w punkcie c,

– waloryzowanie przyznanych świadczeń dla usamodzielniających się wychowanków, opracowywanie stosownych projektów decyzji administracyjnych,

– dokonywanie na podstawie decyzji administracyjnej zmian przyznanego świadczenia pieniężnego na kontynuowanie nauki w przypadku zmiany sytuacji dochodowej lub bytowej wychowanka,

– opracowywanie projektów decyzji administracyjnych we współpracy z radcą prawnym w zakresie ponoszenia odpłatności rodziców biologicznych za pobyt dzieci w placówkach opiekuńczo-wychowawczych,

– kompletowanie dokumentacji oraz wydawanie skierowań do Domu Pomocy Społecznej, a także opracowanie projektów decyzji administracyjnych we współpracy z radcą prawnym w zakresie ponoszenia odpłatności za pobyt w Domu Pomocy Społecznej,

– bieżący nadzór nad procesami usamodzielnienia wychowanków,

– sporządzanie projektów porozumień w sprawie umieszczenia dziecka w placówce opiekuńczo-wychowawczej na terenie innego województwa,

– prowadzenie korespondencji z powiatami, sądami, szkołami i innymi instytucjami w zakresie usamodzielniających się wychowanków, ich rodziców, osób kierowanych do Domu Pomocy Społecznej.

§ 9.

Do zadań realizowanych przez dział rehabilitacji społecznej osób niepełnosprawnych należy:

1) przyjmowanie wniosków dotyczących zadań finansowanych ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, tj.:

– uczestnictwa osób niepełnosprawnych i ich opiekunów w turnusach rehabilitacyjnych,

– sportu, kultury, rekreacji i turystyki osób niepełnosprawnych,

– zaopatrzenia w sprzęt rehabilitacyjny, przedmioty ortopedyczne i środki pomocnicze przyznawane osobom niepełnosprawnym na podstawie odrębnych przepisów,

– likwidacji barier architektonicznych, technicznych oraz w komunikowaniu się w związku z indywidualnymi potrzebami osób niepełnosprawnych,

– rehabilitacji dzieci i młodzieży;

2) weryfikacja złożonych wniosków oraz dołączonych dokumentów;

3) przygotowanie informacji oraz dyspozycji dotyczących dofinansowań ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;

4) sporządzanie kwartalnych sprawozdań, analiz, ocen dotyczących realizacji zadań ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;

5) przygotowywanie zapotrzebowań na środki Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;

6) współpraca z wszystkimi instytucjami i organizacjami działającymi na rzecz osób niepełnosprawnych.

§ 10.

Do zadań realizowanych przez dział administracyjno-księgowy należy:

1) prowadzenie rejestrów wszystkich pism przychodzących do Ośrodka;

2) rozdzielanie pism dla poszczególnych pracowników po zadekretowaniu przez dyrektora;

3) prowadzenie rejestrów wszystkich pism wychodzących z Ośrodka;

4) prowadzenie książki pocztowej;

5) wykonywanie ilościowych zestawień pism zwykłych wysyłanych z Ośrodka;

6) wykonywanie czynności zgodnie z instrukcją kancelaryjną;

7) nadzór nad dokumentacją;

8) przygotowywanie list wypłat i wypłata świadczeń dla rodzin zastępczych;

9) zabezpieczanie dokumentów zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych i ich archiwizowanie;

10) prowadzenie dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych pracowników Ośrodka;

11) obsługa administracyjna interesantów;

12) obsługa finansowo-księgowa Ośrodka, środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Zespołu, Miejskiego Programu Wsparcia Rodzin, projektów systemowych realizowanych przez Ośrodek;

13) sporządzanie planów finansowych i sprawozdawczości;

14) rozliczanie inwentaryzacji majątku jednostki;

15) planowanie i nadzór nad realizacją planów i wydatków/dochodów budżetowych Ośrodka;

16) przygotowywanie wniosków o płatność projektów systemowych we współpracy z Biurem Koordynatora Projektów;

17) prowadzenie spraw kadrowych:

– akt osobowych pracowników,

– ewidencjonowanie czasu pracy,

– kontrola wpisów do rejestrów wyjść,

– prowadzenie spraw z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy;

18) prowadzenie spraw socjalnych i obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;

19) monitorowanie wydatków, przygotowywanie przelewów;

20) ewidencja druków ścisłego zarachowania i prowadzenie innych czynności wynikających z instrukcji obiegu i kontroli dokumentacji księgowej;

21) prowadzenie operacji kasowych zgodnie z instrukcją obiegu i kontroli dokumentacji księgowej;

22) zgłaszanie usterek, napraw i braków oraz zamawianie usług i towarów.

§ 11.

Do zadań biura koordynatora projektów należy:

1) koordynowanie i monitorowanie realizacji projektów systemowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego, a w szczególności:

– wybór wykonawców usług na rzecz projektów zgodnie z prawem zamówień publicznych,

– przygotowywanie umów na rzecz projektów z instytucjami zewnętrznymi oraz osobami fizycznymi,

– rekrutacja i kwalifikacja uczestników do udziału w projektach,

– monitorowanie realizacji wszystkich form wsparcia zaplanowanych w projektach,

– przygotowywanie dokumentacji, sprawozdawczości, wniosków aplikacyjnych oraz wniosków o płatność,

– promocja projektów, upowszechnianie ich rezultatów,

– współpraca z organami administracji rządowej, samorządowej oraz organizacjami pozarządowymi w zakresie realizacji projektów;

2) realizacja pracy socjalnej na rzecz uczestników projektów:

– bezpośrednie kontakty z uczestnikami projektów,

– przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych i przygotowywanie rozliczeń kosztów przejazdów dla uczestników projektów,

– kompletowanie wymaganych dokumentów,

– świadczenie specjalistycznego poradnictwa socjalnego dla uczestników projektów i w miarę możliwości dla innych klientów Ośrodka;

3) wykonywanie czynności administracyjnych związanych z realizacją projektów:

– przygotowywanie i ewidencjonowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej,

– prowadzenie korespondencji związanej z projektami w ramach posiadanych uprawnień,

– rozliczanie wysyłek pocztowych,

– potwierdzanie odbioru i opisywanie faktur, rachunków i innych dokumentów.

Tryb załatwiania skarg i wniosków

§ 12.

Dyrektor przyjmuje klientów Ośrodka w sprawie skarg i wniosków w każdy poniedziałek i w każdą środę w godzinach od 8:00 do 10:00.

§ 13.

Pracownicy Ośrodka przyjmują klientów Ośrodka od poniedziałku do piątku w godzinach pracy.

§ 14.

Skargi i wnioski są ewidencjonowane w centralnym rejestrze skarg i wniosków.

§ 15.

Sprawy niemające charakteru skargi lub wniosku są ewidencjonowane w rejestrze kancelaryjnym.

§ 16.

Rejestr skarg i wniosków prowadzony jest w dziale administracyjno-księgowym przez Jana Kowalskiego.

§ 17.

Przy rozpatrywaniu i załatwianiu skarg i wniosków stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego.

Zasady podpisywania pism

§ 18.

Do podpisu dyrektora są zastrzeżone:

1) pisma i decyzje w sprawach wynikających ze sprawowania funkcji dyrektora Ośrodka;

2) zarządzenia, procedury, instrukcje i polecenia służbowe;

3) decyzje w sprawach osobowych pracowników Ośrodka;

4) zgody na udzielenie pracownikowi urlopu bezpłatnego;

5) korespondencja wychodząca z Ośrodka, za wyjątkiem korespondencji, co do której podpisywania pracownicy Ośrodka otrzymali stosowne upoważnienie wydane przez dyrektora;

6) decyzje administracyjne, w ramach posiadanych upoważnień;

7) inne dokumenty na podstawie posiadanych upoważnień.

§ 19.

Pracownicy opracowujący pisma parafują je swoim podpisem.

Zasady gospodarki finansowej Ośrodka

§ 20.

Podstawę gospodarki finansowej Ośrodka stanowi plan finansowy dochodów i wydatków ustalany na okres roku kalendarzowego.

§ 21.

Księgowość Ośrodka opiera się na planie kont właściwym dla jednostek budżetowych.

§ 22.

Ośrodek dokonuje rozliczeń z tytułu wykonywanych zadań za pośrednictwem Banku PKO BP, co do których pracownicy Ośrodka posiadają stosowne upoważnienie.

Organizacja pracy Ośrodka

§ 23.

Ośrodek jest zakładem pracy, a dyrektor jest pracodawcą dla zatrudnionych w Ośrodku pracowników w rozumieniu przepisów kodeksu pracy.

§ 24.

Pracowników Ośrodka obowiązuje:

– całkowity zakaz wnoszenia oraz spożywania na terenie Ośrodka napojów alkoholowych oraz innych środków o charakterze odurzającym;

– opuszczania w czasie pracy, bez zgody bezpośredniego przełożonego, miejsca pracy;

– wynoszenia z miejsca pracy, bez zgody przełożonego, jakichkolwiek rzeczy niebędących własnością pracownika;

– wykorzystywania, bez zgody przełożonego, sprzętu i materiałów pracodawcy niezgodnie z przeznaczeniem do czynności niezwiązanych z wykonywaną pracą.

§ 25.

Dyrektor jest obowiązany przeciwdziałać dyskryminacji bezpośredniej lub pośredniej w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub czas nieokreślony albo w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy.

§ 26.

W przypadku otrzymania zwolnienia lekarskiego pracownik Ośrodka jest zobowiązany niezwłocznie poinformować o tym fakcie dyrektora i przedłożyć w Ośrodku dokument potwierdzający zwolnienie.

§ 27.

W przypadku konieczności skorzystania z urlopu na żądanie, pracownik Ośrodka informuje dyrektora o tym fakcie nie później niż do godziny 9:00 w dniu, w którym zaistniała potrzeba wzięcia urlopu.

§ 28.

Ośrodek funkcjonuje od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:30 do 15:30.

§ 29.

Pracowników Ośrodka obowiązuje 40 godzinny tygodniowy wymiar czasu pracy, przy czym nie dłużej niż 8 godzin pracy na dobę, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

§ 30.

W Ośrodku obowiązuje jednomiesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy.

§ 31.

Pracownicy Ośrodka w pierwszym dniu roboczym nowego roku określają pisemnie godzinę rozpoczęcia przez nich pracy, z zachowaniem dobowej normy czasu pracy dla danego pracownika. Zadeklarowany czas rozpoczęcia pracy możliwy jest od 7:00 lub 7:30.

§ 32.

Pracownicy Ośrodka potwierdzają pisemnie obecność w zakładzie pracy na liście obecności, niezwłocznie po przyjściu do Ośrodka.

§ 33.

Każde wyjście poza zakład pracy, pracownik jest zobowiązany wpisać do zeszytu wejść i wyjść służbowych lub prywatnych.

§ 34.

Zabrania się korzystania z telefonów służbowych do celów prywatnych.

Zasady działalności kontrolnej

§ 35.

Ośrodek sprawuje nadzór i kontrolę w zakresie rodzinnej pieczy zastępczej, placówek opiekuńczo-wychowawczych, domów pomocy społecznej, zadań realizowanych na rzecz osób niepełnosprawnych, organizacji pozarządowych, fundacji, stowarzyszeń, kościołów, pracodawców finansowanych ze środków PFRON.

§ 36.

Szczegółowe zasady sprawowania funkcji kontrolnych reguluje zarządzenie dyrektora w sprawie wprowadzenia Regulaminu Kontroli.

Postanowienia końcowe

§ 37.

Zmiana Regulaminu następuje w trybie właściwym dla jego uchwalenia.