Regulamin udzielania zamówień

Regulamin udzielania zamówień o wartości mniejszej niż 130 000 złotych

zwany dalej „regulaminem”

 

§1

Zasady ogólne

1. Regulamin stosuje się do udzielania zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130 000 zł, zwanych dalej „zamówieniami”, na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm., zwanej dalej: Pzp).

2. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad:

1) zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości;

2) racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy i oszczędny.

3. Zamówienia współfinansowane ze środków Unii Europejskiej lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie Regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z odrębnych przepisów i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.

4. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy Szkoły Podstawowej nr 1 w Warszawie zapewniający bezstronność i obiektywizm.

5. Za przestrzeganie przepisów regulaminu odpowiedzialni są pracownicy Szkoły Podstawowej nr 1 w Warszawie w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.

6. Jeżeli Dyrektor uzna to za wskazane, może do przeprowadzenia postępowania powołać zespół pracowników, określając jego zakres zadań.

 

§2

Obliczenie wartości szacunkowej

1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia Dyrektor szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia:

1) czy istnieje obowiązek stosowania Pzp,

2) czy wydatek ma pokrycie w planie finansowym.

2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług.

3. Szacunkową wartość zamówienia ustala się, z zastrzeżeniem ust. 4, przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod:

1) analizy cen rynkowych,

2) analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w analogicznym okresie roku poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez GUS,

3) analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez GUS.

4. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia (np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi.

5. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia mogą być w szczególności:

1) zapytanie w zakresie ceny skierowane do potencjalnych wykonawców wraz z odpowiedziami wykonawców,

2) wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą),

3) kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących podobny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia.

6. Jeżeli ustalenie wartości szacunkowej odbywa się na podstawie ust. 3 pkt 2, dokumentowanie ustalenia wartości zamówienia nie jest konieczne.

7. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania przepisów powszechnie obowiązujących.

 

§3

Wszczęcie postępowania

1. Postępowanie w trybach, o których mowa w § 4 pkt 2–5 wszczyna się poprzez złożenie do Dyrektora wniosku przez pracownika upoważnionego.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:

1) numer ewidencyjny (nie dotyczy zakupów drobnych),

2) opis przedmiotu zamówienia,

3) uzasadnienie dotyczące potrzeby udzielenia zamówienia,

4) szacunkową wartość zamówienia,

5) wskazanie źródła finansowania z planu finansowego,

6) informację o łącznej wartości zamówień podobnych w danym roku budżetowym,

7) proponowany tryb wyboru oferty.

3. Po potwierdzeniu pokrycia wydatku w planie finansowym wniosek podlega zatwierdzeniu przez Dyrektora.

 

§4

Tryby udzielania zamówień

Zamówienia mogą być udzielane w następujących trybach:

1) zakupy drobne,

2) badanie rynku,

3) postępowanie ograniczone,

4) postępowanie otwarte,

5) negocjacyjnym.

 

§5

Zakupy drobne

1. Dla zamówień, których jednorazowa wartość nie przekracza kwoty 3000 zł netto, nie jest wymagane stosowanie postanowień niniejszego regulaminu, z tym zastrzeżeniem, że wydatek musi być realizowany przez upoważnionego pracownika z zachowaniem zasad racjonalności i efektywności wydatkowania środków publicznymi.

2. Zamówienia, których jednorazowa wartość nie przekracza kwoty 3000 zł netto, podlegają umieszczeniu w rejestrze.

 

§6

Badanie rynku

1. Przed udzieleniem zamówienia, którego wartość mieści się w przedziale od 3000 zł do 10 000 zł netto, przeprowadza się analizę rynku, w tym internetowych narzędzi do porównywania cen, dostępnych cenników itp. materiałów. Upoważniony pracownik ma obowiązek pozyskania informacji na temat ceny przedmiotu zamówienia od co najmniej 3 potencjalnych podmiotów.

2. W uzasadnionych przypadkach, niezależnie od wykonania czynności, o których mowa w ust. 1, upoważniony pracownik może postanowić o wysłaniu zapytania ofertowego do 5 wykonawców.

 

§7

Postępowanie ograniczone

1. Przed udzieleniem zamówienia, którego wartość mieści się w przedziale od 10 000 zł do 50 000 zł netto, wysyła się zapytanie ofertowe do co najmniej 3 wykonawców wykonujących działalność zgodną z przedmiotem zamówienia.

2. Oferty mogą być składane wyłącznie w postaci elektronicznej. Do udzielenia zamówienia wystarczające jest, aby wpłynęła co najmniej jedna ważna oferta.

3. W uzasadnionych przypadkach, niezależnie od wykonania czynności, o których mowa w ust. 1, upoważniony pracownik może postanowić o umieszczeniu na stronie internetowej ogłoszenia o zamówieniu. Treść ogłoszenia jest tożsama z treścią zapytania ofertowego.

4. W uzasadnionych przypadkach upoważniony pracownik może zdecydować o wysłaniu zapytania ofertowego do większej liczby wykonawców niż wskazana w ust. 1.

5. Oferty złożone przez wykonawców mogą być przedmiotem dalszych negocjacji.

6. Jeżeli przeprowadzono negocjacje, o których mowa w ust. 5, zamawiający może wezwać wykonawców do złożenia ofert uwzględniających efekty przeprowadzonych negocjacji.

 

§8

Postępowanie otwarte

1. Przed udzieleniem zamówienia, którego wartość przekracza 50 000 zł, ale jest niższa niż 130 000 zł netto, na stronie internetowej umieszcza się ogłoszenie o wszczęciu postępowania.

2. W uzasadnionych przypadkach upoważniony pracownik może zdecydować o wysłaniu zapytania ofertowego bezpośrednio do znanych zamawiającemu wykonawców wykonujących działalność zgodną z przedmiotem zamówienia.

3. Oferty mogą być składane wyłącznie w postaci elektronicznej. Do udzielenia zamówienia wystarczające jest, aby wpłynęła co najmniej jedna ważna oferta.

4. Oferty złożone przez wykonawców mogą być przedmiotem dalszych negocjacji.

5. Jeżeli przeprowadzono negocjacje, o których mowa w ust. 4, zamawiający może wezwać wykonawców do złożenia ofert uwzględniających efekty przeprowadzonych negocjacji.

 

§9

Tryb negocjacyjny

1. Jeśli z dostępnych zamawiającemu informacji wynika, że zamówienie może zostać zrealizowane przez jednego wykonawcę, upoważniony pracownik sporządza notatkę, w której wskazuje wykonawcę zamówienia wraz z uzasadnieniem jego wyboru. Notatkę zatwierdza Dyrektor.

2. Zamówienie może zostać udzielone wybranemu wykonawcy w przypadku:

1) gdy przedmiot zamówienia jest dostępny wyłącznie od jednego wykonawcy,

2) zamówień z zakresu działalności kulturalnej,

3) wystąpienia sytuacji losowej o obiektywnym charakterze powodującej, że zamówienie może realizować jeden wykonawca,

4) gdy realizacja przedmiotu zamówienia związana jest z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów (w szczególności autorskich praw majątkowych),

5) udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej,

6) konieczności wykonania zamówień dodatkowych lub uzupełniających do uprzednio zawartej umowy,

7) gdy ze względu na awarię niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia.

3. Upoważniony pracownik może zdecydować o przeprowadzeniu negocjacji z wykonawcą.

4. Upoważniony pracownik może zdecydować o wezwaniu wykonawcy do złożenia oferty wstępnej.

 

§ 10

Zapytanie ofertowe

1. Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności:

1) opis przedmiotu zamówienia,

2) opis kryteriów wyboru oferty,

3) istotne postanowienia umowy,

4) formularz ofertowy,

5) termin ważności oferty,

6) wskazanie żądanych dokumentów.

2. Zapytanie ofertowe może, jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami, zawierać również:

1) informację o żądaniu wniesienia przez wykonawców wadium w wysokości do 5% wartości zamówienia,

2) informację o żądaniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości do 10% wartości zamówienia.

3. Wzór zapytania stanowi załącznik do regulaminu.

 

§ 11

Kryteria wyboru oferty najkorzystniejszej

Kryteriami wyboru wykonawcy są cena albo cena i inne kryteria, umożliwiające uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności:

1) jakość,

2) funkcjonalność,

3) parametry techniczne,

4) koszty eksploatacji,

5) serwis,

6) termin realizacji zamówienia,

7) doświadczenie wykonawcy,

8) poziom wiedzy specjalistycznej wykonawcy.

 

§ 12

Warunki udziału w postępowaniu

1. Jeżeli jest to wskazane ze względu na przedmiot i warunki realizacji zamówienia, zapytanie ofertowe może zawierać również warunki udziału w postępowaniu, jakie zostaną postawione wykonawcom.

2. Warunki stawiane wykonawcom mogą dotyczyć w szczególności posiadania licencji, uprawnień budowlanych, polisy ubezpieczeniowej lub wpisu do rejestru działalności regulowanej.

 

§ 13

Oferta pozostawiona bez rozpoznania

1. Jeżeli zamawiający posiada informacje podważające uczciwość wykonawcy, wskazujące na jego nierzetelność, przypadki naruszenia etyki zawodowej, przestępstwa skarbowe lub wskazujące, że nie wykonał lub nienależycie wykonał wcześniejsze zamówienie zarówno dla jednostek sektora publicznego, jak i podmiotów prywatnych zamawiający może pozostawić jego ofertę bez rozpoznania.

2. Jeżeli oferta, która została złożona przez wykonawcę, o którym mowa w ust. 1, była ofertą z najniższą ceną, upoważniony pracownik sporządza uzasadnienie pozostawienia oferty bez rozpoznania.

 

§ 14

Udzielenie zamówienia

1. Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami regulaminu.

2. Po dokonaniu badania i oceny ofert upoważniony pracownik składa do Dyrektora wniosek o udzielenie zamówienia.

3. Wniosek o udzielenie zamówienia zawiera w szczególności:

1) szacunkową wartość zamówienia,

2) informacje o trybie wyboru wykonawcy,

3) nazwę, adres wybranego wykonawcy,

4) uzasadnienie wyboru oferty,

5) cenę wybranej oferty.

4. Do wniosku o udzielenie zamówienia należy dołączyć dokumentację z przeprowadzonej czynności wyboru wykonawcy.

5. Po dokonaniu akceptacji wniosku o udzielenie zamówienia przez Dyrektora upoważniony pracownik przygotowuje projekt umowy uwzględniający istotne postanowienia umowy stanowiące załącznik do zapytania ofertowego i przekazuje go do akceptacji Dyrektora oraz Radcy Prawnego.

6. Udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej, formie elektronicznej lub formie dokumentowej. Jeżeli umowa zawierana jest w formie dokumentowej w postaci elektronicznej zawarcie następuje z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.

7. Umowę w formie pisemnej sporządza się co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, na kolejno numerowanych i parafowanych przez strony kartach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a drugi dla zamawiającego.

8. Umowę zawiera się obowiązkowo w formie pisemnej albo w formie elektronicznej, jeżeli:

1) przedmiotem zamówienia są usługi sprzątania lub usługi cateringowe,

2) przedmiotem zamówienia są roboty budowlane,

3) wartość umowy przekracza kwotę 50 000 zł netto,

4) Dyrektor uzna to za uzasadnione.

9. Jeżeli wyboru wykonawcy dokonano w trybie postępowania otwartego, informację o udzieleniu zamówienia zamieszcza się na stronie internetowej niezwłocznie po zawarciu umowy. Jeżeli wyboru wykonawcy dokonano w trybie ograniczonym, informację o udzieleniu zamówienia przekazuje się niezwłocznie po zawarciu umowy wykonawcom, którzy złożyli oferty.

10. W informacji o udzieleniu zamówienia podaje się nazwę, adres wybranego wykonawcy, a także cenę wybranej oferty.

 

§ 15

Dokumentacja

1. Upoważniony pracownik dokumentuje czynności ustalenia szacunkowej wartości zamówienia oraz przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia w sposób pozwalający na ich weryfikację pod kątem zachowania zasad, o których mowa w § 1 ust. 2.

2. Dokumentację z przeprowadzonych czynności, o których mowa w ust. 1, przechowuje upoważniony pracownik przez 5 lat od dnia, w którym udzielono zamówienia.

3. Umowę zawartą po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia przechowuje się co najmniej 5 lat od końca roku, w którym nastąpiło zawarcie umowy.

4. W przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony przechowuje się je co najmniej 5 lat od końca roku, w którym nastąpiło zakończenie wykonywania umowy.

 

§ 16

Brak obowiązku stosowania Regulaminu

1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Dyrektor może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania regulaminu lub jego części, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, dokumentuje się w postaci notatki służbowej, podlegającej zatwierdzeniu przez Dyrektora. W notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulaminu. Notatkę służbową przechowuje się przez 5 lat od dnia, w którym udzielono zamówienia.

3. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej lub innych mechanizmów finansowych.

 

§ 17

Rejestr zamówień

1. Dyrektor wskazuje Głównego Księgowego jako osobę prowadzącą rejestr zamówień podprogowych.

2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1, zawiera informacje obejmujące w szczególności:

1) numer ewidencyjny zamówienia,

2) tryb udzielenia zamówienia,

3) określenie przedmiotu zamówienia,

4) datę zawarcia umowy,

5) nazwę wykonawcy, któremu udzielono zamówienia,

6) wskazanie wartości zawartej umowy,

7) wskazanie okresu obowiązywania umowy,

8) wskazanie osoby odpowiedzialnej za realizację umowy.

3. Rejestr prowadzony jest w postaci elektronicznej.