Regulamin udzielania zamówień publicznych

REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH w Elektrociepłownia Miejska Sp. z o.o.

§1

Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady udzielania zamówień publicznych w Elektrociepłownia Miejska Sp. z o.o. (zwanej dalej: „Elektrociepłownia”).

2. Regulamin ma zastosowanie do wszystkich Komórek organizacyjnych.

3. Regulamin stosuje się do zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane realizowane w Krakowie na podstawie Prawa zamówień publicznych.

4. Zamówienie publiczne jest przygotowywane, przeprowadzane i udzielane zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych, a w przypadku zamówień współfinansowanych z funduszy Unii Europejskiej lub przewidzianych do współfinansowania dodatkowo z uwzględnieniem aktualnych obowiązujących Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

5. Regulaminu nie stosuje się do zamówień, do których zastosowania nie mają regulacje Prawa zamówień publicznych.

6. Regulaminu nie stosuje się do konkursu. W przypadku organizacji konkursu ustala się regulamin konkursu.

§2

Definicje

1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1) „Dyrektorze” - należy przez to rozumieć Prezesa Zarządu lub inną osobę upoważnioną;

2) „Kierowniku zamawiającego” - należy przez to rozumieć Głównego Księgowego lub inną osobę upoważnioną;

3) „Kierowniku komórki organizacyjnej” – należy przez to rozumieć kierownika komórki organizacyjnej, o której mowa w pkt 5;

4) „Komisji Przetargowej” – należy przez to rozumieć komisję przetargową powołaną przez Dyrektora do przeprowadzenia albo przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

5) „Komórce organizacyjnej” - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną, zgodnie z definicją wskazaną w Zarządzeniu nr 12/2023 w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Elektrociepłownia Miejska Sp. z o.o., wnioskującą o udzielenie zamówienia;

6) „Komórce ds. zamówień” – należy przez to rozumieć Dział Zamówień Publicznych;

7) „Progach unijnych” – należy przez to rozumieć kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 3 ust. 1 Prawa zamówień publicznych;

8) „Regulaminie” – należy przez to rozumieć niniejszy regulamin;

9) „Rejestrze” – należy przez to rozumieć Rejestr postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzony przez Komórkę ds. zamówień;

10) „SWZ” – należy przez to rozumieć Specyfikację Warunków Zamówienia;

11) „PrZamPubl” - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych oraz akty wykonawcze wydane na jej podstawie;

12) „Wniosku” – należy przez to rozumieć wniosek o zamiarze udzielenia zamówienia publicznego;

13) „Wytycznych” – należy przez to rozumieć instrument prawny określający ujednolicone warunki i procedury wdrażania funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności skierowane do Instytucji Zarządzających Programami Operacyjnymi oraz stosowane przez te Instytucje Zarządzające Programami Operacyjnymi na podstawie art. 37 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 oraz przez Instytucje Pośredniczące na podstawie art. 37 ust. 1 pkt 1 lit. b rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013;

14) „Zamawiającym” - należy przez to rozumieć Elektrociepłownia Miejska Sp. z o.o.;

2. Pozostałe określenia, nie wskazane w ust. 1, a użyte w Regulaminie należy interpretować zgodnie z ich definicją zawartą w PrZamPubl.

3. W zakresie nieuregulowanym Regulaminem zastosowanie mają przepisy PrZamPubl.

§3

Zasady planowania

1. Zamawiający, w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez Radę Nadzorczą, sporządza plany postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewiduje przeprowadzić w danym roku finansowym. Plan postępowań Zamawiający zobowiązany jest zamieścić w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej www.elektrocieplowniamiejska.pl oraz dokonywać jego aktualizacji.

2. Kierownik Komórki organizacyjnej w terminie do dnia 31 stycznia danego roku budżetowego przekazuje Kierownikowi Komórki ds. zamówień wstępny plan postępowań na I kwartał sporządzony w oparciu o bieżące potrzeby i zaplanowane środki budżetowe, a jeżeli zamówienia są objęte projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej – na cały okres realizacji projektu, wraz z informacją o planowanej dacie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, planowanej wartości zamówienia, przedmiocie zamówienia.

3. Niezwłocznie po przyjęciu budżetu lub planu finansowego na dany rok budżetowy przez Radę Nadzorczą Kierownik Komórki organizacyjnej jest zobowiązany przekazać Kierownikowi Komórki ds. zamówień zatwierdzony plan postępowań. Kierownik Komórki organizacyjnej jest również zobowiązany niezwłocznie i na bieżąco przekazywać Kierownikowi Komórki ds. zamówień każdą zmianę i aktualizację planu postępowań o udzielenie zamówień.

4. Przy opracowaniu planu postępowań należy uwzględnić szacunkowy czas przygotowania oraz prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, o którym mowa w § 5 ust. 6 i 7 Regulaminu.

5. W odniesieniu do udzielania zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, Komórka organizacyjna zobowiązana jest poprzedzić wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego analizą potrzeb i wymagań, przeprowadzoną zgodnie z art. 83 i nast. PrZamPubl.

§4

Szacowanie wartości zamówienia

1. Wartość zamówień związanych z działalnością Elektrociepłowni określa się w ramach każdego działu odrębnie.

2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością.

3. Zamawiający nie może dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów PrZamPubl, chyba że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami.

4. Zamawiający nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów PrZamPubl zaniżać wartości zamówienia lub wybierać sposobu obliczenia wartości zamówienia.

5. W przypadku, gdy przewiduje się udzielenie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 PrZamPubl, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość tych zamówień.

6. Przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem opcji oraz wznowień.

7. Wartość zamówienia ustala się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 12 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, z tym że w przypadku zamówień udzielanych w częściach powyższe terminy odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań.

8. Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się w oparciu o regulacje art. 34 PrZamPubl.

9. Wartość zamówienia na usługi lub dostawy ustalona winna być w oparciu o rzetelną analizę uwiarygodniającą ustaloną wartość szacunkową, w szczególności przeprowadzone rozeznanie rynku, analizę ofert cenowych itp.

10. Za prawidłowość ustalenia wartości szacunkowej zamówienia odpowiada Kierownik komórki organizacyjnej.

§5

Zasady dotyczące przygotowania i prowadzenia postępowania

1. W przypadku zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego i przetargu ograniczonego, a w pozostałych trybach Zamawiający może udzielić zamówienia w przypadkach określonych w PrZamPubl.

2. W przypadku zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne, Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie podstawowym, a w pozostałych trybach Zamawiający może udzielić zamówienia w przypadkach określonych w PrZamPubl.

3. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada Dyrektor. Pracownicy Działu Zamówień Publicznych odpowiadają za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w zakresie czynności faktycznych oraz czynności merytorycznych związanych z opracowaniem dokumentacji postępowania.

4. Identyfikacja potrzeby udzielenia zamówienia publicznego należy do obowiązków Kierownika komórki organizacyjnej.

5. Kierownik komórki organizacyjnej dokonuje oceny celowości udzielenia zamówienia z punktu widzenia potrzeb firmy i realizowanych zadań a w przypadku zamówień współfinansowanych lub przewidzianych do współfinansowania ze środków UE dokonuje także analizy wskaźników związanych z metodą oceny projektów.

6. Czas jaki należy przyjąć przy opracowaniu planu postępowań (bez uwzględnienia ryzyka związanego z odwołaniami) wynosi około 3 miesięcy – dla postępowań o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej progi unijne oraz około 1 miesiąca dla postępowań o wartości szacunkowej mniejszej od progów unijnych. Wpływ odwołań stanowi ryzyko niedotrzymania planu postępowań.

7. Czas, jaki należy przyjąć przy opracowaniu planu postępowań wynosi około 4 miesięcy dla postępowań o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej progi unijne oraz około 2 miesięcy dla postępowań o wartości szacunkowej mniejszej od progów unijnych.

§6

Przygotowanie Wniosku

1. Wniosek należy sporządzić na wzorze stanowiącym załącznik nr 1 do Regulaminu.

2. Komórka organizacyjna przekazuje wypełniony Wniosek do Kierownika Komórki ds. zamówień w formie elektronicznej.

3. Komórka ds. zamówień weryfikuje Wniosek pod względem zgodności z PrZamPubl oraz zgłasza ewentualne uwagi do Komórki organizacyjnej.

4. Kierownik Komórki ds. zamówień uzgadnia treść Wniosku pod względem zgodności z PrZamPubl.

5. Komórka organizacyjna:

1) przesyła Wniosek do akceptacji Dyrektora;

2) po uzyskaniu akceptacji Dyrektora, wprowadza dane;

3) rejestruje Wniosek w Rejestrze.

6. Rejestr zawiera co najmniej następujące informacje: numer Wniosku, datę wpływu Wniosku, datę akceptacji Wniosku, przedmiot zamówienia, wartość zamówienia, tryb postępowania. Rejestr może ponadto zawierać inne informacje dokumentujące przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§7

Osoby uczestniczące w postępowaniu

1. Czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Dyrektor powierza Kierownikowi komórki organizacyjnej lub Komisji Przetargowej.

2. Dyrektor może także powierzyć Komisji Przetargowej dokonanie innych czynności, niż przygotowanie i przeprowadzenie postępowania oraz czynności związanych z udzieleniem zamówienia.

3. Komisja Przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do konkretnego postępowania.

4. Stałą Komisję Przetargową powołuje i odwołuje Dyrektor w drodze Zarządzenia.

5. W przypadku, gdy nie została powołana stała Komisja Przetargowa Kierownik komórki organizacyjnej wnioskuje o powołanie Komisji Przetargowej. Wniosek o powołanie Komisji Przetargowej stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.

6. Tryb pracy Komisji Przetargowej określa Regulamin Pracy Komisji Przetargowej stanowiący załącznik nr 4 do Regulaminu.

7. Dla zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne, powołanie Komisji Przetargowej nie jest obowiązkowe. W takim przypadku Dyrektor wyznacza pracownika Działu Zamówień Publicznych za prowadzenie postępowania.

8. Kierownik komórki organizacyjnej jest obowiązany wskazać osoby, co do których nie zachodzą przeszkody do udziału w postępowaniu.

9. Osoby, o których mowa w ust. 8, zobowiązane są do zachowania bezstronności i obiektywizmu w toku całego postępowania.

10. Osoby, o których mowa w ust. 8, składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, w formie pisemnej oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o którym mowa w art. 56 ust. 2 PrZamPubl.

11. Osoby, o których mowa w ust. 8, składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, w formie pisemnej, oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o którym mowa w art. 56 ust. 3 PrZamPubl.

12. Przed złożeniem oświadczenia, o którym mowa w ust. 10 lub 11 powyżej, Dyrektor lub osoba przez niego upoważniona, uprzedza osoby, o których mowa w ust. 8 o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

13. Na każdym etapie procedury osoba, o której mowa w ust. 8 jest zobowiązana zaktualizować składając oświadczenie, o którym mowa w ust. 10 lub 11 powyżej.

14. W przypadku, gdy przedmiot zamówienia wymaga specjalistycznej wiedzy Dyrektor może z własnej inicjatywy lub na wniosek Kierownika komórki organizacyjnej lub Komisji Przetargowej, powołać eksperta do udziału w postępowaniu.

15. Eksperci zobowiązani są do zachowania poufności oraz bezstronności. W przypadku konfliktu interesów należy niezwłocznie poinformować Dyrektora.

§8

Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

1. Komórka organizacyjna uzyskuje opinie ekspertów, które zostaną wprowadzone do SWZ pod względem merytorycznym.

2. Komórka organizacyjna sporządza SWZ zgodnie z zasadami określonymi w PrZamPubl. W SWZ:

 1) nie można wskazywać konkretnego znaku towarowego, jeżeli mogłoby to doprowadzić do ograniczenia konkurencji chyba że jest to uzasadnione a wskazaniu takiemu towarzyszą słowa "lub równoważny" oraz wskazano w SWZ kryteria równoważności;

 2) na usługi lub roboty budowlane należy określić wymagania dotyczące kwalifikacji zawodowych osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w odrębnych przepisach;

 3) należy określić procesy i metody produkcji, odnoszące się, w szczególności do pozyskiwania surowców, lub do procesów przetwarzania, nawet jeżeli te czynniki nie są ich istotnym elementem, pod warunkiem że są one związane z przedmiotem zamówienia oraz proporcjonalne do jego wartości i celów;

 4) w przypadku zamówień przeznaczonych do wykorzystania przez osoby niepełnosprawne, w tym przez pracowników zamawiającego, należy uwzględnić wymagania dostępności chyba że jest to nieuzasadnione;

 5) można określić wymagania środowiskowe, które mogą obejmować etapy cyklu życia produktu lub usługi – zgodnie z art. 96 ust. 1 PrZamPubl;

 6) można określić warunki udziału w postępowaniu;

 7) należy określić wymagania odnoszące się co najmniej do oznakowania środowiskowego, jeżeli przedmiotem zamówienia są produkty energochłonne*.

*zapis wymagany tylko w odniesieniu do niektórych zamawiających (patrz art. 246 ust. 1 PrZamPubl).

3. Komórka organizacyjna przed wszczęciem postępowania może przeprowadzić dialog techniczny, zwracając się do potencjalnych wykonawców, których wiedza i doświadczenie mogą być wykorzystane przy opracowywaniu SWZ, pod warunkiem że nie powoduje to zakłócenia konkurencji.

4. W celu wszczęcia postępowania Kierownik Komórki organizacyjnej przekazuje do Kierownika Komórki ds. zamówień odpowiednio: następujące dokumenty:

 1) Wniosek, SWZ, a jeżeli SWZ jest objęta tajemnicą przedsiębiorstwa, na pierwszej stronie musi dodatkowo znaleźć się klauzula "tajemnica przedsiębiorstwa" zgodnie z wewnętrznymi zasadami;

 2) wzór umowy sporządzony z uwzględnieniem zasad określonych w ust. 2 a także załącznik dotyczący wymagań w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 7;

 3) warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert, jeżeli są ustalone;

 4) opis sposobu obliczenia ceny, wraz z podaniem informacji o wagach i sposobie oceny ofert, a jeżeli wprowadzono kryteria pozacenowe, wskazanie współczynników wagowych tych kryteriów;

 5) aktualizację informacji zawartych we Wniosku;

 6) uzasadnienie wyboru trybu, o ile wybrano tryb inny niż podstawowy na skutek szczególnego charakteru zamówienia lub innych okoliczności;

 7) informacje dotyczące sposobu składania ofert;

 8) listę wymaganych dokumentów;

 9) informacje o projektach unijnych (jeżeli są wymagane);

 10) informacje o środkach odwoławczych (jeżeli dotyczy);

 11) kryteria, które będą miały zastosowanie w celu odrzucenia ofert w przypadku, gdy w wyniku badania ofert okaże się, że liczba ofert nieodrzuconych jest większa niż wynosi limit określony w SWZ;

 12) inne niezbędne informacje.

5. Komórka ds. zamówień opracowuje ogłoszenie o zamówieniu i dokumentację przetargową, przy udziale Komórki organizacyjnej w zakresie merytorycznym i w szczególności w oparciu o dostarczone przez nią informacje wskazane w ust. 4.

6. Komórka ds. zamówień przedkłada do akceptacji Dyrektora ogłoszenie o zamówieniu i dokumentację przetargową.

§9

Przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia publicznego

1. W procesie przeprowadzenia postępowania Komórka ds. zamówień lub Komisja Przetargowa w przypadku, o którym mowa § 7 ust. 2 odpowiada za:

 1) publikację ogłoszenia o zamówieniu;

 2) udzielanie odpowiedzi na pytania wykonawców / wyjaśnianie treści SWZ.

2. W procesie przeprowadzenia postępowania Komórka organizacyjna odpowiada za:

 1) weryfikację ofert pod względem formalnym;

 2) ocenę ofert pod względem merytorycznym;

 3) przygotowanie projektu umowy w przypadku, gdy wartość zamówienia przekracza 100 000 zł.

3. W procesie przeprowadzenia postępowania Komisja Przetargowa odpowiada, zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie Pracy Komisji Przetargowej, za wszystkie czynności zgodnie z przepisami PrZamPubl.

4. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego kończy się udzieleniem zamówienia albo unieważnieniem postępowania.

5. Komórka ds. zamówień, przy wsparciu Komórki organizacyjnej i Działu Prawnego sporządza umowę i protokół z postępowania a także do dokumentowania postępowania.

§ 10

Realizacja zamówienia publicznego

1. Nadzór nad realizacją zamówienia jest prowadzony przez Komórkę organizacyjną.

2. Komórka organizacyjna jest odpowiedzialna za wszystkie czynności związane z realizacją umowy zgodnie z PrZamPubl (jeżeli żądano zabezpieczenia należytego wykonania umowy).

3. W przypadku zmian umowy, Komórka organizacyjna jest odpowiedzialna za konsultacje z Działem Prawnym i uzyskanie zgody Dyrektora.

4. Niezwłocznie po zawarciu umowy Komórka organizacyjna przekazuje do Komórki ds. zamówień wszelkie informacje dotyczące realizacji umowy wraz z kopią zawartej umowy, w przypadkach, o których mowa w art. 455 ust. 1 pkt 3 i 4 PrZamPubl.

§ 11

Środki ochrony prawnej

1. W przypadku wniesienia odwołania Dyrektor zapewnia udział radcy prawnego w charakterze pełnomocnika, przed Krajową Izbą Odwoławczą lub Sądem.

2. Kierownik Komórki ds. zamówień przekazuje niezwłocznie Kierownikowi Komórki organizacyjnej odwołanie.

3. Komórka organizacyjna a w razie potrzeby również Dział Prawny analizuje odwołanie pod kątem możliwości jego uwzględnienia w oparciu o okoliczności faktyczne sprawy.

§ 12

Dokumentowanie przebiegu postępowania

1. W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia sporządza się w formie elektronicznej protokół będący dokumentacją postępowania.

2. Dokumentacja jest przechowywana zgodnie z zasadami wynikającymi z PrZamPubl i przepisami wewnętrznymi w Elektrociepłownia Miejska Sp. z o.o.

§ 13

Kontrola postępowań

1. W przypadku kontroli zewnętrznej, w razie potrzeby Kierownik Komórki organizacyjnej wyznacza pracownika za koordynację działań związanych z kontrolą.

2. Wyznaczony pracownik jest do współpracy z organem kontrolującym w toku przeprowadzanych czynności i udostępniania dokumentacji w obrębie swoich kompetencji.