Regulamin udzielania zamówień publicznych

REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

w

Spółka "Słoneczny Promyk" Sp. z o.o.

Rozdział I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§1

Przepisy ogólne

1. Regulamin określa zasady udzielania zamówień publicznych w Spółce "Słoneczny Promyk" Sp. z o.o. (zwanej dalej: „Spółka”).

2. Regulamin ma zastosowanie do wszystkich Komórek organizacyjnych.

3. Regulamin stosuje się do zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane realizowane w Spółce "Słoneczny Promyk" Sp. z o.o. na podstawie PZP.

4. Zamówienie publiczne jest przygotowywane, przeprowadzane i udzielane zgodnie z przepisami PZP, a w przypadku zamówień współfinansowanych z funduszy Unii Europejskiej lub przewidzianych do współfinansowania dodatkowo z uwzględnieniem aktualnych obowiązujących Wytycznych.

5. Regulaminu nie stosuje się do zamówień, do których zastosowania nie mają regulacje PZP, tj. zamówień, których wartość bez podatku od towarów i usług jest mniejsza niż 130 000 zł oraz wyłączonych spod stosowania PZP.

6. Regulaminu nie stosuje się do konkursu. W przypadku organizacji konkursu ustala się regulamin konkursu.

§2

Definicje

1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1) „Dyrektorze” – należy przez to rozumieć Prezesa Zarządu komórki organizacyjnej lub inną osobę upoważnioną;

2) „Kierowniku zamawiającego” – należy przez to rozumieć Dyrektora lub inną osobę upoważnioną;

3) „Kierowniku komórki organizacyjnej” – należy przez to rozumieć kierownika komórki organizacyjnej, o której mowa w pkt 5;

4) „Komisji Przetargowej” – należy przez to rozumieć komisję przetargową powołaną przez Dyrektora do przeprowadzenia albo przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

5) „Komórce organizacyjnej” – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną, zgodnie z definicją wskazaną w Regulaminie Organizacyjnym Spółka "Słoneczny Promyk" Sp. z o.o., wnioskującą o udzielenie zamówienia;

6) „Kierowniku Komórki ds. zamówień” – należy przez to rozumieć kierownika komórki ds. zamówień, o której mowa w pkt 7;

7) „Komórce ds. zamówień” – należy przez to rozumieć Dział Zamówień Publicznych;

8) „Progach unijnych” – należy przez to rozumieć kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 3 ust. 1 PZP;

9) „Regulaminie” – należy przez to rozumieć niniejszy regulamin;

10) „Rejestrze” – należy przez to rozumieć Rejestr postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzony przez Komisję ds. zamówień;

11) „SWZ” – należy przez to rozumieć Specyfikację Warunków Zamówienia;

12) „PZP” – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych oraz akty wykonawcze wydane na jej podstawie;

13) „Wniosku” – należy przez to rozumieć wniosek o zamiarze udzielenia zamówienia publicznego;

14) „Wytycznych” – należy przez to rozumieć instrument prawny określający ujednolicone warunki i procedury wdrażania Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego skierowane do Instytucji Zarządzających oraz stosowane przez te instytucje na podstawie Umowy Partnerstwa oraz przez beneficjentów na podstawie Umowy o dofinansowanie albo Decyzji o dofinansowaniu;

15) „Zamawiającym” – należy przez to rozumieć Spółka "Słoneczny Promyk" Sp. z o.o..

2. Pozostałe określenia, niewskazane w ust. 1, a użyte w Regulaminie należy interpretować zgodnie z ich definicją zawartą w PZP.

3. W zakresie nieuregulowanym Regulaminem zastosowanie mają przepisy PZP.

Rozdział II

PLANY I USTALENIE WARTOŚCI

§3

Planowanie

1. Kierownik komórki organizacyjnej identyfikuje potrzebę udzielenia zamówienia publicznego, dokonując oceny celowości udzielenia zamówienia z punktu widzenia potrzeb Zamawiającego i realizowanych przez niego zadań.

2. W odniesieniu do udzielania zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne Komórka organizacyjna zobowiązana jest poprzedzić wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego analizą potrzeb i wymagań, przeprowadzoną zgodnie z art. 83 PZP, chyba, że zachodzi podstawa udzielenia zamówienia w trybie:

1) negocjacji bez ogłoszenia, o której mowa w art. 306 ust. 1 pkt 2 PZP (tj. gdy ze względu na nagłą awarię systemu informatycznego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego) lub

2) w trybie zamówienia z wolnej ręki, o którym mowa w art. 322 ust. 1 pkt 1 PZP (tj. gdy ze względu na wyłączność praw autorskich, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe udzielenie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia).

3. Zamawiający, w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządza plany postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewiduje przeprowadzić w danym roku finansowym. Plan postępowań Zamawiający zobowiązany jest zamieścić w BZP oraz na stronie internetowej Zamawiającego oraz dokonywać jego aktualizacji.

4. Kierownik Komórki organizacyjnej w terminie do dnia 30 września / 31 października danego roku budżetowego przekazuje Kierownikowi Komórki ds. zamówień wstępny plan postępowań na następny rok budżetowy sporządzony w oparciu o bieżące potrzeby i zaplanowane środki budżetowe wraz z informacją o planowanej dacie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, orientacyjnej wartości zamówienia, przedmiocie zamówienia.

5. Niezwłocznie po przyjęciu budżetu lub planu finansowego na dany rok budżetowy przez uprawniony organ Kierownik Komórki organizacyjnej jest zobowiązany przekazać Kierownikowi Komórki ds. zamówień zatwierdzony plan postępowań. Kierownik Komórki organizacyjnej jest również zobowiązany niezwłocznie i na bieżąco przekazywać Kierownikowi Komórki ds. zamówień każdą zmianę i aktualizację planu postępowań o udzielenie zamówień.

6. Plan postępowań jest podstawą udzielania zamówień w Spółce "Słoneczny Promyk" Sp. z o.o., zgodnie z PZP.

7. Udzielanie zamówień poza planem postępowań możliwe jest tylko w przypadkach uzasadnionych koniecznością realizacji zadań związanych z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych, których nie można było przewidzieć w momencie sporządzania planu lub jego aktualizacji, a z udzieleniem zamówienia nie można zwlekać do kolejnej aktualizacji planu.

8. Udzielenie zamówienia poza planem postępowań wymaga wskazania przyczyn wystąpienia klęski żywiołowej, dla których zamówienie nie zostało ujęte w planie, a jednocześnie zachodzi konieczność jego realizacji.

§4

Szacowanie wartości zamówienia

1. Wartość zamówień związanych z działalnością Oddziału Sprzedaży Spółka "Słoneczny Promyk" Sp. z o.o. określa się w ramach każdego Oddziału odrębnie¹.

2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.

3. Niedopuszczalne jest, w celu uniknięcia stosowania przepisów PZP, zaniżanie wartości zamówienia lub wybieranie sposobu obliczania wartości zamówienia.

4. Nie można dokonywać podziału zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów PZP, chyba że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami.

5. W przypadku, gdy przewidziano udzielenie zamówień, o których mowa w art. 34 ust. 4 PZP, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość tych zamówień.

6. Przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia, z uwzględnieniem opcji oraz wznowień.

7. Wartość zamówienia ustala się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 12 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, z tym, że w przypadku zamówień udzielanych w częściach powyższe terminy odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań.

8. Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się w oparciu o regulacje Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 23 grudnia 2021 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym.

9. Wartość zamówienia na usługi lub dostawy ustalona winna być w oparciu o rzetelną analizę uwiarygodniającą ustaloną wartość szacunkową, w szczególności przeprowadzone badania rynku, analizę ofert rynkowych itp.

10. Za prawidłowość ustalenia wartości szacunkowej zamówienia odpowiada Kierownik komórki organizacyjnej.

Rozdział III

PRZYGOTOWANIE I PROWADZENIE POSTĘPOWANIA

§5

Zasady dotyczące przygotowania i prowadzenia postępowania

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia przygotowuje i przeprowadza się w sposób:

1) zapewniający uczciwą konkurencję oraz równe traktowanie wykonawców;

2) przejrzysty;

3) efektywny.

2. Zamówienia udziela się w sposób zapewniający:

1) najlepszy stosunek jakości do ceny dostaw, usług oraz robót budowlanych, uzasadnioną charakterem zamówienia, w ramach środków publicznych, które zamawiający może przeznaczyć na jego realizację, oraz

2) uzyskanie najlepszych efektów zamówienia, w tym efektów społecznych, o ile którykolwiek z tych efektów jest możliwy do uzyskania w danym zamówieniu, w stosunku do poniesionych nakładów.

3. W przypadku zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego i przetargu ograniczonego, a w pozostałych trybach Zamawiający może udzielić zamówienia w przypadkach określonych w PZP.

4. W przypadku zamówień o wartości mniejszej niż progi unijne Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie zapytania ofertowego, a w pozostałych trybach Zamawiający może udzielić zamówienia w przypadkach określonych w PZP.

5. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada Dyrektor. Osoby inne niż Dyrektor odpowiadają za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w wyznaczonym zakresie oraz na określonych etapach czynności.

6. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a wykonawcą odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, z uwzględnieniem wyjątków określonych w PZP.

§6

Przygotowanie Wniosku

1. Wniosek należy sporządzić na wzorze stanowiącym załącznik nr 1 do Regulaminu.

2. Komórka organizacyjna przekazuje wypełniony Wniosek do Kierownika Komórki ds. zamówień w formie elektronicznej.

3. Komórka ds. zamówień weryfikuje projekt Wniosku pod względem zgodności z PZP oraz zgłasza ewentualne uwagi do Komórki organizacyjnej.

4. Kierownik Komórki ds. zamówień uzgadnia ostateczną treść Wniosku pod względem zgodności z PZP.

5. Komórka organizacyjna:

1) uzyskuje potwierdzenie zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia;

2) uzyskuje zatwierdzenie Wniosku przez Dyrektora.

6. Kierownik Komórki ds. zamówień rejestruje wniosek w Rejestrze prowadzonym przez Komórkę ds. zamówień.

7. Rejestr zawiera co najmniej następujące informacje: numer Wniosku, datę wpływu Wniosku, przedmiot zamówienia, wartość zamówienia, tryb udzielenia zamówienia, datę wszczęcia postępowania, datę zakończenia postępowania w zakresie stosownym do zakresu informacji przekazywanych Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w ramach sprawozdania rocznego².

§7

Osoby uczestniczące w postępowaniu

1. Zatwierdzając Wniosek, Dyrektor powierza czynności w postępowaniu Kierownikowi komórki organizacyjnej lub Komisji Przetargowej.

2. Dyrektor może także powierzyć Komisji Przetargowej dokonaanie innych czynności niż czynności w postępowaniu oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia.

3. Komisja Przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do konkretnego postępowania.

4. Stałą Komisję Przetargową powołuje i odwołuje Dyrektor w drodze zarządzenia.

5. W przypadku, gdy nie została powołana stała Komisja Przetargowa, Kierownik komórki organizacyjnej wnioskuje o powołanie Komisji Przetargowej. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu.

6. Tryb pracy Komisji Przetargowej określa regulamin Komisji Przetargowej stanowiący załącznik nr 3 do Regulaminu.

7. Dla zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne, powołanie Komisji Przetargowej nie jest obligatoryjne. W takim przypadku Kierownik komórki organizacyjnej wyznacza co najmniej dwie osoby cechujące się odpowiednią wiedzą i doświadczeniem i zapewniające bezstronność i obiektywizm.

8. Osoby uczestniczące w postępowaniu na kolejnych etapach zobowiązane są zachować bezstronność i obiektywizm w toku całego postępowania.

9. Członkowie Komisji Przetargowej składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej, w formie pisemnej oświadczenie, o którym mowa w art. 96 ust. 2 PZP. Oświadczenie o braku okoliczności wyłączających z postępowania składa się przed wszczęciem postępowania, a oświadczenie o braku istnienia tych okoliczności w toku postępowania w terminie 3 dni od dnia zaistnienia okoliczności wyłączających. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do Regulaminu.

10. Członkowie Komisji Przetargowej składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej, w formie pisemnej, oświadczenie, o którym mowa w art. 96 ust. 4a PZP. Oświadczenie składa się przed wszczęciem postępowania. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do Regulaminu.

11. Przed odebraniem oświadczenia, o którym mowa w ust. 9 lub 10 powyżej, Dyrektor lub osoba, której powierzył czynności w postępowaniu, informuje osoby składające oświadczenie o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.

12. Na każdym etapie procedury osoba, która uzna, że powstała okoliczność wyłączająca ją z udziału w postępowaniu, jest zobowiązana powiadomić o tym fakcie Dyrektora, składając odpowiednio oświadczenie, o którym mowa w ust. 9 lub 10 powyżej.

13. W przypadku gdy przedmiot zamówienia wymaga specjalistycznej wiedzy, Dyrektor może – z własnej inicjatywy – powołać eksperta do wykonania określonych czynności.

14. Osoby uczestniczące w postępowaniu o udzielenie zamówienia zobowiązane są zwracać uwagę na działania wykonawców, których konsekwencje mają wpływ na przebieg postępowania oraz mogą stanowić czyn nieuczciwej konkurencji w szczególności na etapie składania ofert. W przypadku stwierdzenia takich działań należy poinformować o tym fakcie Dyrektora oraz podjąć działania przewidziane w PZP.

§8

Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

1. Uzyskanie wszelkich informacji, które zostaną wprowadzone do ogłoszenia o zamówieniu, pod względem merytorycznym oraz technicznym należy do Komórki organizacyjnej.

2. Komórka organizacyjna przed wszczęciem postępowania może przeprowadzić dialog techniczny, zwracając się do potencjalnych wykonawców, ekspertów lub innych podmiotów. Dialog techniczny może być wykorzystane przy opisie przedmiotu zamówienia, pod warunkiem że nie powoduje to zakłócenia konkurencji ani naruszenia zasad równego traktowania wykonawców.

3. Komórka organizacyjna sporządza opis przedmiotu zamówienia zgodnie z zasadami określonymi w PZP. W opisie przedmiotu zamówienia:

1) nie można wskazywać znaku towarowego, patentu, pochodzenia lub producenta, źródła lub szczególnego procesu, który charakteryzuje produkty lub usługi dostarczane przez konkretnego wykonawcę, jeżeli mogłoby to doprowadzić do uprzywilejowania lub wyeliminowania niektórych wykonawców lub produktów, chyba że nie można opisać przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny i zrozumiały sposób, a wskazaniu takiemu towarzyszą słowa „lub równoważny” oraz wskazano w opisie przedmiotu zamówienia kryteria równoważności;

2) na usługi lub roboty budowlane należy określić minimalne wymagania w zakresie kwalifikacji zawodowych przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie liczby zatrudnionych osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu czynności zawodowych w sposób określony w odrębnych przepisach;

3) należy określić wymagania środowiskowe odnoszące się w szczególności do procesu projektowania, do oznakowania ekologicznego, do kryteriów zrównoważonego rozwoju, realizacji wymaganych dostaw, usług lub robót budowlanych, lub do samego przedmiotu zamówienia, nawet jeżeli te czynniki nie są ich zasadniczym elementem, pod warunkiem że są one związane z przedmiotem zamówienia oraz proporcjonalne do jego wartości i celów;

4) w przypadku zamówień przeznaczonych do udzielenia zamówienia na potrzeby własne Zamawiającego, w tym pracowników Spółka "Słoneczny Promyk" Sp. z o.o., należy uwzględnić wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych lub dostosowania dla osób niepełnosprawnych użytkowników, chyba że nie jest to uzasadnione charakterem przedmiotu zamówienia;

5) można określić aspekty społeczne, które mogą obejmować zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami – zgodnie z art. 70 PZP;

6) można określić warianty;

7) należy określić minimalne wymagania odnoszące się do co najmniej jednej podstawowej cechy lub funkcji składających się na przedmiot zamówienia, jeżeli kryterium oceny ofert jest „koszt cyklu życia” lub „najniższa cena”³.

4. W celu wszczęcia postępowania Kierownik Komórki organizacyjnej, wraz z zatwierdzonym Wnioskiem, przekazuje do Kierownika Komórki ds. zamówień odpowiednio przygotowane przez właściwe służby lub podpisane przez siebie następujące dokumenty i informacje:

1) wszelkie informacje, które zostaną wprowadzone do ogłoszenia o zamówieniu;

2) projekt opisu przedmiotu zamówienia sporządzony z uwzględnieniem zasad określonych w ust. 3, a także minimalne wymagania w przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 7;

3) projekt kryteriów oceny ofert, wagi punktowe, jeżeli są ustalone;

4) kryteria selekcji, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze wykonawcy, wraz z podaniem poziomu zdolności technicznej i zawodowej oraz sytuacji ekonomicznej i finansowej, a jeżeli z uzasadnionych przyczyn nie jest możliwe na etapie wszczęcia postępowania, wskazanie minimalnych poziomów tych kryteriów;

5) informacje dotyczące wadium (jeżeli są wymagane);

6) informacje dotyczące zamówienia innowacyjnego (jeżeli dotyczy);

7) kryteria selekcji lub zasady, które będą miały zastosowanie w celu ograniczenia liczby kandydatów w przypadku, gdy w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia wpłynie więcej niż pięć wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;

8) inne informacje niezbędne do przygotowania ogłoszenia o zamówieniu.

5. Komórka ds. zamówień opracowuje ogłoszenie o zamówieniu i SWZ, przy udziale Komórki organizacyjnej w określonym zakresie i w szczególności w oparciu o dostarczone przez nią informacje wskazane w ust. 4.

6. Komórka ds. zamówień przedkłada do publikacji kompletną SWZ albo inny dokument, jeżeli w wybranym trybie udzielenia zamówienia projekt SWZ nie jest wymagany do wszczęcia postępowania.

Rozdział IV

POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

§9

Przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia publicznego

1. W procesie przeprowadzenia postępowania Komórka ds. zamówień lub Komisja Przetargowa w przypadku, o którym mowa § 7 ust. 2, odpowiada za:

1) publikację ogłoszenia o zamówieniu;

2) przygotowanie odpowiedzi na pytania z proponowanymi przez Komórkę organizacyjną wyjaśnieniami SWZ lub ogłoszenia o zamówieniu oraz przekazanie Działowi Prawnemu tych wyjaśnień i zmian.

2. W procesie przeprowadzenia postępowania Komórka organizacyjna odpowiada za:

1) udzielanie wyjaśnień merytorycznych;

2) przekazanie do Komórki ds. zamówień niezbędnych informacji;

3) uzyskanie decyzji Dyrektora odnośnie do wyboru oferty w przypadku, gdy najniższa cena oferty przekracza kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

3. W procesie przeprowadzenia postępowania Komisja Przetargowa odpowiada, zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie Komisji, za przygotowanie do zatwierdzenia przez Dyrektora propozycji dokonania czynności zgodnie z przepisami PZP.

4. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego kończy się wyborem najkorzystniejszej oferty albo unieważnieniem postępowania.

5. Komórka ds. zamówień, przy wsparciu Komórki organizacyjnej i Działu Prawnego, organizuje podpisanie umowy, a także do podpisu przez uprawnione osoby.

Rozdział V

UMOWA O ZAMÓWIENIE PUBLICZNE

§ 10

Realizacja zamówienia publicznego

1. Nadzór nad prawidłową realizacją zamówienia prowadzony jest przez Komórkę organizacyjną.

2. Komórka organizacyjna jest odpowiedzialna za kontrolę terminowości i jakości wykonania przedmiotu zamówienia oraz za wyegzekwowanie od wykonawcy zabezpieczenia należytego wykonania umowy zgodnie z PZP (jeżeli żądano wadium).

3. W przypadku konieczności sporządzenia aneksu do umowy Komórka organizacyjna jest odpowiedzialna za uzgodnienie pod względem merytorycznym treści aneksu z Działem Prawnym oraz z komórką ds. zamówień i podpisanie aneksu z wykonawcą.

4. Niezwłocznie Komórka organizacyjna przekazuje do Komórki ds. zamówień wszelkie informacje niezbędne do przygotowania i publikacji ogłoszenia o zmianie umowy, w przypadkach, o których mowa w art. 455 ust. 1 PZP.

§ 11

Wykonanie umowy

1. Komórka organizacyjna sporządza raport z realizacji umowy, o którym mowa w art. 463 ust. 1 PZP. Raport sporządzany jest w przypadku, gdy:

1) na realizację zamówienia wydatkowano kwotę co najmniej o 50% od wartości kosztorysu inwestorskiego;

2) na wykonawcę zostały nałożone kary umowne w wysokości co najmniej 10% wartości wynagrodzenia wykonawcy;

3) wystąpiły opóźnienia w realizacji umowy przekraczające:

a) co najmniej 6 miesięcy, w przypadku zamówień na roboty budowlane o wartości równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro – 130 000 zł, a dla dostaw lub usług – 130 000 euro,

b) co najmniej 3 miesiące, w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty 30 000 euro – 130 000 zł, a dla dostaw lub usług – 130 000 euro;

4) wykonawca odstąpił od umowy w całości lub w części, albo dokonał jej rozwiązania w całości lub w części.

2. W raporcie Komórka organizacyjna dokonuje analizy przyczyn zaistniałych okoliczności.

3. Raport zawiera co najmniej:

1) wskazanie kwoty, którą wydatkowano na realizację zamówienia, oraz porównanie jej z wartością kosztorysu oraz ceną oferty, podaną w ofercie, albo ceną oferty wynikającą z umowy, jeżeli w ofercie podano ceny jednostkowe lub stawki;

2) wskazanie opóźnień, o których mowa w pkt 1, oraz ich przyczyn;

3) uzasadnienie przyczyn nałożenia kar umownych, w tym ich wysokość;

4) rekomendacje co do ewentualnej zmiany sposobu realizacji zamówienia lub określenia przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem zasad efektywnego wydatkowania środków publicznych.

4. Wzór raportu stanowi Załącznik nr 6 do Regulaminu.

5. Komórka organizacyjna sporządza raport w terminie 30 dni od dnia:

1) wykonania umowy lub jej rozwiązania albo

2) odstąpienia od umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo rozwiązania.

6. Komórka organizacyjna w terminie 7 dni⁵ od wykonania umowy przekazuje Komórce ds. zamówień informacje niezbędne do sporządzenia i publikacji ogłoszenia o wykonaniu umowy, zgodnie z art. 461 PZP.

7. Komórka ds. zamówień w terminie 30 dni od wykonania umowy publikuje ogłoszenie o wykonaniu umowy w BZP.

Rozdział VI

POSTĘPOWANIE ODWOŁAWCZE

§ 12

Środki ochrony prawnej

1. W przypadku wniesienia odwołania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego Dyrektor zapewnia udział pełnomocnika w charakterze reprezentanta przed Krajową Izbą Odwoławczą lub sądem powszechnym lub innym organem.

2. Kierownik Komórki ds. zamówień przekazuje niezwłocznie Kierownikowi Komórki organizacyjnej oraz Działowi Prawnemu kopię wniesionych odwołań w celu przygotowania odpowiedzi.

3. Komórka organizacyjna, a w razie potrzeby również Dział Prawny, analizuje wydane w sprawie odwołania orzeczenie pod kątem możliwości wniesienia skargi w oparciu o przepisy Kpa.

Rozdział VII

PROTOKÓŁ I KONTROLA

§ 13

Dokumentowanie przebiegu postępowania

1. Zamawiający dokumentuje przebieg postępowania o udzielenie zamówienia, sporządzając w jego toku protokół.

2. Protokół przechowywany jest zgodnie z zasadami wynikającymi z PZP i przepisów wewnętrznych dotyczących obiegu dokumentów w Spółce "Słoneczny Promyk" Sp. z o.o..

§ 14

Kontrola postępowań

1. W przypadku kontroli postępowania, w razie potrzeby Kierownik Komórki organizacyjnej wyznacza osobę odpowiedzialną za kontakt z organem kontrolującym.

2. Wyznaczona osoba zobowiązana jest do współpracy z organem kontrolującym w toku prowadzonych czynności i udzielania wyjaśnień w obrębie posiadanej wiedzy i zakresu działania Komórki organizacyjnej

¹ Zapis odnoszący się do podmiotów zamawiających składających się z kilku jednostek organizacyjnych. Jeżeli wyodrębniona jednostka organizacyjna zamawiającego, posiadająca osobowość prawną, udziela zamówienia związanego z jej własną działalnością, wartość udzielanego zamówienia ustala się odrębnie od wartości zamówień udzielanych przez inne jednostki organizacyjne tego zamawiającego posiadające osobowość prawną (art. 6 ust. 1 pkt 2 PZP). ² Zawartość rejestru należy ustalić w odniesieniu do potrzeb danej instytucji zamawiającej. ³ Zapis zalecany tylko w odniesieniu do