Regulamin udzielania zamówień publicznych

Regulamin

Udzielania zamówień publicznych o wartości równej lub przekraczającej 130 000 zł

w Zakładzie Energetycznym "Energia Plus" Sp. z o.o.

Rozdział I. Zakres stosowania

§ 1.

1. Wprowadza się do stosowania „Regulamin udzielania zamówień publicznych w Zakładzie Energetycznym "Energia Plus" Sp. z o.o.” zwany dalej „regulaminem” (wpisać nazwę zamawiającego).

2. Przepisy regulaminu mają zastosowanie do udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi lub roboty budowlane, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych oraz ustawy z dnia 27 stycznia 2010 r. o finansach publicznych.

3. Regulamin określa zasady szczegółowej organizacji wewnętrznej postępowania przy wydatkowaniu środków publicznych.

4. Pracownicy odpowiedzialni za udzielanie zamówień publicznych są obowiązani do znajomości i stosowania odpowiednich powszechnie obowiązujących przepisów oraz regulaminu.

Rozdział II. Zasady ogólne

§ 2.

1. Użyte w regulaminie określenia oznaczają:

1) kierownik zamawiającego – Anna Kowalska albo osoby upoważnione,

2) osoba właściwa ds. finansowo-księgowych – Jan Nowak,

3) prezes UZP – prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,

4) środki publiczne – środki publiczne w rozumieniu ustawy z dnia 27 stycznia 2010 r. o finansach publicznych,

5) ustawa – ustawę z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1710),

6) wartość zamówienia – wartość, której podstawą ustalenia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku VAT, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością,

7) wnioskodawca – osobę właściwą do złożenia wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

8) zamawiający – Zakład Energetyczny "Energia Plus" Sp. z o.o.

§ 3.

1. Regulamin dotyczy zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość jest równa lub przekracza 200 000 zł.

2. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy zaniżać wartości zamówienia lub wybierać sposobu obliczenia wartości zamówienia. Zamawiający nie może także dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów ustawy, chyba że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami.

3. Warunkiem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest posiadanie odpowiednich środków finansowych przeznaczonych na realizację przedmiotu zamówienia. Potwierdzeniem posiadania środków przeznaczonych na realizację zamówienia jest składany do Działu Zamówień Publicznych wniosek w sprawie rozpoczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 4.

1. Do czynności podejmowanych przez zamawiającego i wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz do umów w sprawach zamówień publicznych stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej.

2. Reprezentację zamawiającego przy dokonywaniu czynności cywilnoprawnych, w tym przy zawieraniu umów, oraz tryb odbioru usług, dostaw lub robót budowlanych objętych umową, regulują odrębne przepisy.

Rozdział III. Zasady związane z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

§ 5.

1. Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi i roboty budowlane są realizowane przez Dział Zamówień Publicznych.

2. Wnioskodawcą jest:

1) Piotr Wiśniewski,

2) Maria Zielińska,

3) Tomasz Malinowski

3. Wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego musi zawierać co najmniej:

1) określenie przedmiotu zamówienia – nazwę zadania,

2) uzasadnienie potrzeby udzielenia zamówienia,

3) opis przedmiotu zamówienia,

4) termin realizacji zamówienia

4. We wniosku należy określić środki finansowe przeznaczone na realizację przedmiotu zamówienia, których zabezpieczenie zostało potwierdzone przez Głównego Księgowego.

§ 6.

1. Wnioskodawca jest odpowiedzialny za szczegółowe uzasadnienie celowości udzielenia zamówienia publicznego oraz za prawidłowe oszacowanie wartości i określenie przedmiotu zamówienia, w sposób zapewniający najlepsze zaspokojenie potrzeb zamawiającego.

2. Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, zgodnie z przepisami ustawy.

3. Wnioskodawca oraz osoba go nadzorująca, odpowiadają za planowanie i rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z takim wyprzedzeniem, aby czas trwania postępowania o udzielenie zamówienia nie był przeszkodą w terminowej realizacji zadań oraz w wydatkowaniu przeznaczonych na nie środków publicznych w tym roku budżetowym, na który wydatki te zostały zaplanowane.

§ 7.

1. Wnioskodawca występuje do kierownika zamawiającego z wnioskiem o wyrażenie zgody na wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

2. Zatwierdzony wniosek jest przekazywany do Działu Zamówień Publicznych w celu rozpoczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

3. Dział Zamówień Publicznych występuje do kierownika zamawiającego o powołanie komisji przetargowej do przygotowania lub przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

4. Kierownik zamawiającego powołuje komisję przetargową, określając organizację, skład oraz zakres obowiązków członków komisji, mając na celu zapewnienie:

1) sprawności jej działania,

2) indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności, z jednoczesnym uwzględnieniem rozdziału kompetencji i zasad odpowiedzialności wynikających z regulaminu organizacyjnego zamawiającego,

3) przejrzystości jej prac.

5. W skład komisji przetargowej wchodzą pracownicy wskazani przez wnioskodawcę i Dyrektora Działu, w tym pracownik merytorycznie właściwy ze względu na przedmiot zamówienia.

6. Komisja przetargowa przeprowadza postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego zgodnie z przepisami ustawy oraz regulaminem pracy komisji przetargowej, który określają odrębne przepisy.

7. Kierownik zamawiającego może powołać stałą komisję przetargową dla określonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 8.

1. Specjalista ds. Zamówień Publicznych odpowiada za zamieszczanie na stronie internetowej prowadzonego postępowania ogłoszeń, informacji i SWZ, stosownie do wymagań przepisów ustawy.

2. Decyzję o opublikowaniu ogłoszenia w inny sposób niż wymagany ustawą podejmuje Dyrektor Działu Zamówień Publicznych.

Rozdział IV. Środki ochrony prawnej

§ 9.

W zakresie czynności związanych ze środkami ochrony prawnej obowiązują następuje zasady:

1) projekt odpowiedzi na odwołanie, w tym uwzględnienia w całości lub w części odwołania, podlega uzgodnieniu z Działem Prawnym i radcą prawnym;

2) na posiedzeniu i rozprawie przed KIO oraz przed sądem okręgowym zamawiającego reprezentuje Dyrektor Działu Zamówień Publicznych, przewodniczący komisji przetargowej lub inny wyznaczony członek komisji/pracownik Działu Prawnego;

3) projekt skargi do sądu na orzeczenie KIO przygotowuje radca prawny, po uzyskaniu wszystkich niezbędnych informacji i dokumentów od Działu Zamówień Publicznych.

Rozdział V. Zasady postępowania z projektem umowy

§ 10.

1. Projekt umowy uzgodniony w toku prac komisji przetargowej i przedłożony do podpisu osobom upoważnionym do jej zawarcia w imieniu zamawiającego wymaga podpisania przez poniżej wskazane osoby w następującej kolejności:

1) Anna Kowalska,

2) Jan Nowak

2. Załącznikiem do umowy jest protokół odbioru przedmiotu zamówienia.

Protokół odbioru podpisują osoby upoważnione przez zamawiającego.

Rozdział VI. Zakończenie postępowania

§ 11.

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego sporządza się:

1) protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

2) umowę z wykonawcą

2. Członkowie komisji przetargowej są obowiązani do podpisania protokołów, o których mowa w ust. 1.

3. Kierownik zamawiającego lub osoba przez niego upoważniona zatwierdza protokoły.

4. Niezwłocznie po zakończeniu postępowania i po zatwierdzeniu protokołu postępowania przez kierownika zamawiającego lub osobę przez niego upoważnioną, Specjalista ds. Zamówień Publicznych zabezpiecza dokumentację postępowania w formie wymaganej do archiwizacji. Dokumentacja jest przechowywana na zasadach określonych w przepisach ustawy z uwzględnieniem przepisów wewnętrznych.

5. W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia kierownik komórki Działu Zamówień Publicznych w terminie 7 dni od prawomocnego unieważnienia postępowania przedstawia do uzgodnienia nowy wniosek o rozpoczęcie postępowania lub przedstawia Dyrektorowi Działu Zamówień Publicznych notatkę zawierającą opis okoliczności wyjaśniających zaniechanie powtórzenia postępowania.

Rozdział VII. Plany zamówień publicznych i sprawozdawczość

§ 12.

1. Podstawą do podjęcia działań związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi lub roboty budowlane, są plany zamówień publicznych, sporządzane przez Dział Zamówień Publicznych na okres jednego roku kalendarzowego, z uwzględnieniem art. 23 ustawy.

2. Dział Zamówień Publicznych przedkłada kierownikowi zamawiającego, w terminie 30 dni po zakończeniu roku kalendarzowego, roczne sprawozdanie o udzielonych przez zamawiającego zamówieniach publicznych w danym roku kalendarzowym.

3. Sprawozdania sporządza się zgodnie z wymaganiami ustawy i przekazuje Prezesowi UZP.