Regulamin udostępniania informacji publicznej

Prawo

administracyjne

Kategoria

regulamin

Klucze

bip, decyzja, interes publiczny, komórka merytoryczna, komórka organizacyjna, ochrona informacji, opłaty, procedury, regulamin, rejestr, termimy, udostępnienie informacji publicznej, wniosek, zasady

Regulamin udostępniania informacji publicznej określa zasady i procedury dotyczące udostępniania informacji publicznej przez organy administracji publicznej. Dokument określa również prawa i obowiązki osób korzystających z prawa dostępu do informacji publicznej oraz warunki udostępnienia takich informacji.

Regulamin wewnętrzny w sprawie trybu postępowania z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej

§1

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) Urzędzie – rozumie się przez to Urząd Miasta Katowice;

2) BIP – rozumie się przez to Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miasta Katowice;

3) komórce organizacyjnej – rozumie się przez to departamenty, biura, wydziały, referaty oraz inne równorzędne komórki organizacyjne Urzędu;

4) komórce merytorycznej – rozumie się przez to komórkę organizacyjną, której zakresu zadań dotyczy informacja będąca przedmiotem wniosku;

5) Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy Regulamin;

6) Rejestrze – rozumie się przez to Rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej;

7) Wydziale Organizacyjnym – rozumie się przez to Wydział Organizacyjny Urzędu Miasta Katowice;

8) wniosku – rozumie się przez to wniosek o udostępnienie informacji publicznej;

9) ustawie – rozumie się przez to ustawę z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 902).

§2

1. Informacja publiczna, która nie została udostępniona w BIP, jest udostępniana na wniosek.

2. Jeżeli wnioskowana informacja została udostępniona w BIP, informuje się o tym wnioskodawcę, w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku, wskazując jednocześnie dokładny adres strony internetowej BIP zawierającej wnioskowaną informację.

3. Jeżeli informacja, która nie została opublikowana w BIP, może zostać udostępniona niezwłocznie, udostępnia się ją bez pisemnego wniosku.

4. Informacja publiczna, która nie została opublikowana w BIP oraz nie może być udostępniona niezwłocznie, jest udostępniana na pisemny wniosek bądź na wniosek złożony ustnie do protokołu. Za wniosek pisemny uznaje się w szczególności wniosek w formie papierowej, przesłanie zapytania pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem formularza elektronicznego zamieszczonego w BIP, na stronach internetowych Urzędu lub na platformie ePUAP.

5. Udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w terminie 14 dni, powiadamia się w tym terminie wnioskodawcę o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim informacja zostanie udostępniona, nie dłuższym niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku.

§3

1. Wydział Organizacyjny prowadzi Rejestr.

2. Komórka organizacyjna, do której wpłynął wniosek, przesyła jego kopię w formie elektronicznej do Wydziału Organizacyjnego najpóźniej następnego dnia roboczego po jego otrzymaniu, w celu zarejestrowania.

3. Jeżeli wniosek wpłynął do komórki merytorycznej właściwej co do całości zakresu żądanej informacji, komórka ta jest zobowiązana do jego rozpoznania.

4. Komórka organizacyjna, do której wpłynął wniosek, a która nie jest komórką merytoryczną właściwą, najpóźniej następnego dnia roboczego po otrzymaniu wniosku ustala z Wydziałem Organizacyjnym komórki merytoryczne oraz przekazuje im wniosek.

5. Komórka organizacyjna, do której wpłynął wniosek, a która jest merytorycznie właściwa do jego rozpoznania jedynie w części, najpóźniej następnego dnia roboczego po otrzymaniu wniosku ustala z Wydziałem Organizacyjnym komórki merytoryczne właściwe do rozpoznania wniosku w pozostałym zakresie oraz przekazuje im kopie wniosku.

6. Gdy zakres żądanej informacji obejmuje właściwość dwóch lub więcej komórek organizacyjnych, każda z nich rozpoznaje wniosek w zakresie swojej właściwości.

§4

1. Komórki merytoryczne dokonują analizy wniosku, żądanych w nim informacji lub dokumentów, w szczególności w celu ustalenia, czy stanowią one informację publiczną w rozumieniu ustawy oraz czy nie zachodzą przesłanki do odmowy udostępnienia informacji publicznej.

2. Jeżeli żądana informacja stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy oraz nie zachodzą przesłanki do odmowy jej udostępnienia, to:

1) w sytuacji, o której mowa w § 3 ust. 3, komórka merytoryczna udostępnia informację wnioskodawcy w sposób i w formie wskazanych we wniosku, przekazując kopię udzielonej odpowiedzi, w formie elektronicznej, Wydziałowi Organizacyjnemu.

2) w sytuacji, o której mowa w § 3 ust. 6, Wydział Organizacyjny, zależnie od okoliczności:

a) zbiera informacje od komórek merytorycznych oraz udostępnia je wnioskodawcy albo

b) wyznacza spośród komórek merytorycznych, komórkę odpowiedzialną za realizację wniosku w sposób określony w lit. a; pkt 1 stosuje się odpowiednio.

3. Jeżeli wnioskodawca żąda udostępnienia informacji na elektronicznym nośniku danych, informacje udostępnia się na nośniku pochodzącym z zasobów Urzędu. Do kosztów nośnika stosuje się § 6.

§5

1. W przypadku gdy:

1) żądana informacja nie stanowi informacji publicznej w rozumieniu ustawy, albo

2) w Urzędzie brak jest wnioskowanej informacji, albo

3) zachodzi brak możliwości udostępnienia informacji, określony w art. 16 ustawy,

należy, w terminie, o którym mowa w § 2 ust. 5, powiadomić o tym wnioskodawcę.

2. Powiadomienia dokonuje:

1) w sytuacji, o której mowa w § 3 ust. 3 – komórka merytoryczna;

2) w sytuacji, o której mowa w § 3 ust. 6 – Wydział Organizacyjny bądź komórka merytoryczna wyznaczona zgodnie z § 4 ust. 2 pkt 2 lit. b.

3. W przypadku określonym w ust. 1 pkt 3 powiadomienie powinno mieć formę pisemną oraz zawierać informację o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem, sposobie lub formie, w jakiej informacja może być udostępniona niezwłocznie, treści art. 16 ust. 2 zd. 2 ustawy.

§6

1. Gdy w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek komórka merytoryczna ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, może ona pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom.

2. Opłata jest ustalana indywidualnie i musi odpowiadać rzeczywistym kosztom udostępnienia informacji wynikającym z realizacji danego wniosku.

3. Nie pobiera się opłaty, jeżeli jej wysokość nie przekracza kwoty 10 zł.

4. Komórka merytoryczna informuje Wydział Organizacyjny o zamiarze naliczenia opłaty. Wydział Organizacyjny opiniuje pisemnie zasadność pobrania opłaty i jej wysokość ze szczególnym uwzględnieniem konieczności zapewnienia równego traktowania wnioskodawców. Opinia Wydziału Organizacyjnego jest dla komórek merytorycznych wiążąca.

5. Komórka merytoryczna powiadamia wnioskodawcę o wysokości opłaty, w terminie i na zasadach przewidzianych w art. 15 ust. 2 ustawy. Powiadomienie zawiera informację o wysokości opłaty, sposobie jej wyliczenia, możliwości dokonania zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wycofania wniosku, w terminie 14 dni od dnia doręczenia powiadomienia, ul. Rynek 1, 40-001 Katowice oraz skrytkę pocztową nr 1.

6. W sytuacji, o której mowa w § 3 ust. 6, komórki merytoryczne wspólnie ustalają wysokość opłaty oraz przygotowują projekt powiadomienia. Korespondencję z wnioskodawcą prowadzi Wydział Organizacyjny bądź komórka organizacyjna wyznaczona zgodnie z § 4 ust. 2 pkt 2 lit. b.

7. Po upływie 14 dni od dnia doręczenia powiadomienia, o ile wnioskodawca nie dokona zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo nie wycofa wniosku, informację udostępnia się w sposób i w formie wskazanych pierwotnie we wniosku.

8. W przypadku nieuiszczenia opłaty przez wnioskodawcę, podlega ona ściągnięciu w trybie przepisów o egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych.

§7

1. Jeżeli żądana informacja ma charakter informacji przetworzonej w rozumieniu ustawy, komórka merytoryczna wzywa wnioskodawcę do wskazania powodów, dla których spełnienie jego żądania będzie szczególnie istotne dla interesu publicznego. W wezwaniu określa się termin na zajęcie stanowiska przez wnioskodawcę. § 6 ust. 6 stosuje się odpowiednio.

2. Jeżeli we wniosku wykazano, że udostępnienie informacji jest szczególnie istotne dla interesu publicznego, ust. 1 nie stosuje się.

3. Po udzieleniu przez wnioskodawcę odpowiedzi na wezwanie bądź po bezskutecznym upływie terminu do jej udzielenia, komórki merytoryczne badają, czy w danej sprawie występują przesłanki przemawiające za uznaniem, że udostępnienie informacji jest szczególnie istotne dla interesu publicznego.

4. Stwierdzenie braku istnienia przesłanek, o których mowa w ust. 3, skutkuje wydaniem decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej, zgodnie z art. 16 ustawy.

§8

Komórki merytoryczne przekazują kopie powiadomień i wezwań, o których mowa w § 2 ust. 5, § 5 ust. 1, § 6 ust. 5 oraz § 7 ust. 1, w formie elektronicznej, Wydziałowi Organizacyjnemu.

§9

1. Odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania o udostępnienie informacji publicznej następuje, w przypadkach przewidzianych ustawą, w drodze decyzji wydawanej przez osobę upoważnioną.

2. Projekt decyzji przesyła się do konsultacji Wydziałowi Organizacyjnemu, który zajmuje pisemne stanowisko, co do zasadności jej wydania.

3. Projekt decyzji wymaga opinii radcy prawnego lub adwokata wykonującego obsługę prawną Urzędu.

§ 10

1. Kierownicy komórek organizacyjnych organizują pracę podległych komórek w sposób gwarantujący realizację prawa dostępu do informacji publicznej oraz przestrzeganie Regulaminu.

2. Kierownicy komórek merytorycznych mogą wyznaczyć koordynatorów dostępu do informacji publicznej.

3. Do zadań kierownika komórki merytorycznej bądź koordynatora dostępu do informacji publicznej należy udzielanie odpowiedzi na wniosek o udostępnienie informacji publicznej oraz prowadzenie korespondencji z wnioskodawcą, w tym podpisywanie pism.

§ 11

Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.

Regulamin udostępniania informacji publicznej stanowi podstawę do skutecznego i transparentnego działania organów administracji publicznej w zakresie udostępniania informacji. Zgodne z przepisami reguluje również kwestie związane z ochroną danych osobowych oraz wartość informacji publicznej dla społeczeństwa i administracji.