Regulamin wyjazdów służbowych

Regulamin wyjazdów służbowych obowiązujący w Cybernetics Sp. z o.o.

Rozdział 1

Postanowienia wstępne

§1

1. Regulamin dotyczy rozliczania kosztów wyjazdów mających charakter podróży służbowych, innych wyjazdów oraz wyjazdów na szkolenia pracowników Cybernetics Sp. z o.o..

2. Ilekroć w regulaminie mowa o:

1) pracodawcy – rozumie się przez to Cybernetics Sp. z o.o.;

2) pracowniku – rozumie się przez to osobę zatrudnioną u pracodawcy na podstawie umowy o pracę;

3) podróży służbowej – rozumie się przez to wyjazd na polecenie pracodawcy (przełożonego) w celu wykonania zadania (zadań) służbowego poza stałe miejsce pracy (miejsce docelowe wyjazdu znajduje się poza określonym w umowie o pracę stałym miejscem (punktem, obszarem) pracy);

4) innym wyjeździe służbowym – rozumie się przez to wyjazd w obrębie obszaru będącego stałym miejscem pracy, poza miejscowość zamieszkania pracownika lub miejscowość, w której znajduje się biuro (odział) w celu realizacji zadań służbowych (spotkania biznesowe, narada, spotkania organizowane przez pracodawcę podsumowujące rok itp.);

5) wyjeździe na szkolenie – rozumie się przez to wyjazd poza miejscowość zamieszkania pracownika lub poza siedzibę pracodawcy (oddziału, biura) niemający charakteru podróży służbowej ani innego wyjazdu służbowego, który odbywa się z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy, w porozumieniu z pracownikiem; wyjazd na szkolenie może być wyjazdem indywidualnym pracownika, jak również wyjazdem zorganizowanym przez pracodawcę dla grupy pracowników. W przypadku, gdy wyjazd na szkolenie odbywa się na polecenie pracodawcy odpowiednio stosuje się do niego regulacje dotyczące podróży służbowych lub innych wyjazdów służbowych;

6) stałym miejscu pracy – rozumie się przez to określony w umowie o pracę jako stałe miejsce pracy punkt w ramach określonej miejscowości lub obszar (np. województwo) wykonywania zadań służbowych; wykonywanie zadań służbowych w miejscu pracy (punkcie lub obszarze) nie stanowi podróży służbowej.

3. Do stosowania niniejszego regulaminu obowiązani są wszyscy pracownicy pracodawcy.

4. Pracodawca umieszcza regulamin na wewnętrznej stronie intranetowej, jak również podaje w ten sposób do wiadomości pracowników jakiekolwiek zmiany regulaminu.

§2

1. Pracownicy dokonują rozliczenia wszystkich wyjazdów za pomocą programu DelegacjePRO, przy użyciu komputera lub aplikacji na urządzenia mobilne.

2. Instrukcje obsługi programu i aplikacji wskazanych w ust. 1 stanowią załączniki do regulaminu.

Rozdział 2

Podróże służbowe

§3

1. Należność z tytułu diet za czas podróży służbowych na terenie Polski oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,

b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

2. Dieta nie przysługuje:

1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika;

2) jeżeli pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie.

3. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie – 25% diety;

2) obiad – 50% diety;

3) kolacja – 25% diety.

4. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie odpowiednio stosuje się obniżenie diety wskazane w ust. 3.

5. Pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej na terenie kraju przysługuje, zgodnie z regulaminem wynagradzania obowiązującym u pracodawcy dieta za dobę podróży służbowej w wysokości 38 zł. Kwota diety ustalona w wysokości przekraczającej kwoty ustalone na podstawie rozporządzenia Dz.U. 2022 poz. 2555 stanowi przychód pracownika obciążony zaliczką na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składam na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

6. Pracownikowi nie są zwracane koszty poniesione na wyżywienie, poza rozliczeniem wydatków związanych ze spotkaniami biznesowymi, pod warunkiem przedstawienia dokumentu potwierdzającego wydatek (rachunek, faktura) opisanego przez pracownika (nawa klienta, cel spotkania).

7. Dieta wskazana w ust. 1 rozliczana jest zgodnie z przepisami rozporządzenia Dz.U. 2022 poz. 2555.

8. Dieta wskazana w ust. 5 obniżana jest odpowiednio o każdy posiłek (śniadanie, obiad i kolację) zapewniony pracownikowi przez pracodawcę. Przez zapewnienie posiłku należy rozumieć wszystkie sytuacje, w których pracodawca wprost bądź pośrednio przyczynił się do zapewnienia pracownikowi posiłku (m.in. umożliwienie spożycia posiłku w ramach opłaty za nocleg, posiłek zapewniony w trakcie spotkania biznesowego, którego koszty ponosił zarówno pracodawca, jak i kontrahent).

9. Pracownik obowiązany jest przy składaniu rozliczenia delegacji wskazać posiłki zapewnione mu podczas wyjazdu w znaczeniu, jaki wynika z ust. 8.

10. Pracownikowi przysługują również świadczenia ryczałtowe na zasadach wskazanych w rozporządzeniu Dz.U. 2022 poz. 2555.

§4

1. Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

1) lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;

2) lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;

3) morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

2. W odniesieniu do czasu dojazdu pracownika do granicy, na lotnisko stosuje się przepisy dotyczące krajowej podróży służbowej.

3. Diety w zagranicznych podróżach służbowych przysługują w wysokości wynikającej z załącznika do rozporządzenia Dz.U. 2022 poz. 2555.

4. Dieta w zagranicznej podróży służbowej przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej określonego przez pracodawcę.

5. Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a) do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

6. Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z powyższymi zasadami.

7. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie – 15% diety;

2) obiad – 30% diety;

3) kolacja – 30% diety.

8. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie odpowiednio stosuje się pomniejszenia wskazane w ust. 7.

9. Pracownik obowiązany jest przy składaniu rozliczenia delegacji wskazać posiłki zapewnione mu podczas wyjazdu w znaczeniu, jaki wynika z ust. 7.

10. Pracownikowi przysługują również świadczenia ryczałtowe (ryczałt na dojazd z lotniska i do lotniska, ryczałt na przejazdy komunikacją miejską) na zasadach wskazanych w rozporządzeniu Dz.U. 2022 poz. 2555.

§5

1. Pracownikowi przebywającemu w krajowej podróży służbowej zwrot kosztów noclegu przysługuje w wysokości stwierdzonej rachunkiem (fakturą), nie wyższej jednak niż 200 zł za jedną noc.

2. Pracownikowi przebywającemu w zagranicznej podróży służbowej zwrot kosztów noclegu przysługuje w wysokości stwierdzonej rachunkiem (fakturą), nie wyższej jednak niż do wysokości limitu dla państwa, w którym odbywa się nocleg określonego w załączniku do rozporządzenia Dz.U. 2022 poz. 2555.

3. Nocleg w delegacji krajowej i zagranicznej powinien być przez pracownika lub pracodawcę zarezerwowany przed wyjazdem w podróż służbową. Pracownik przedstawia przełożonemu koszt noclegu wynikający z rezerwacji.

4. Odstępstwa od zasady wskazanej w ust. 3 dopuszczalne są ze względu na wysoki stopień skomplikowania lub nagłość wyjazdu.

5. W przypadku, gdy nocleg w delegacji krajowej lub zagranicznej nie został zarezerwowany przed wyjazdem, przekroczenie limitu na nocleg, o którym mowa w ust. 1 i 2, powinno być – w miarę możliwości – uzgodnione z pracodawcą i musi być bezwzględnie uzasadnione na piśmie przez pracownika przy rozliczaniu podróży służbowej.

6. Pracownik powinien pobrać z miejsca noclegu w delegacji (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) a następnie przekazać pracodawcy do rozliczenia tej delegacji dokument (fakturę) potwierdzający koszt noclegu. W wyjątkowych i odpowiednio uzasadnionych przez pracownika przypadkach można przyjąć do rozliczenia kosztów podróży oświadczenie pracownika o poniesionym wydatku (gdy nie ma możliwości uzyskania faktury potwierdzającej ten wydatek). Pracodawca zastrzega sobie prawo weryfikacji oświadczenia pracownika w kwestii poniesionych kosztów noclegu w delegacji.

§6

1. Pracownik może wnioskować o zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy, do którego to pojazdu używania pracownik posiada tytuł prawny.

2. Wniosek wskazany w ust. 1 przekazywany jest do Dyrektora Działu Administracji w terminie nie późniejszym niż na 3 dni przed wyjazdem w podróż służbową, a w przypadku, gdy termin ten nie może być dotrzymany z uwagi na nagłość wyjazdu – niezwłocznie po otrzymaniu polecenia wyjazdu służbowego.

3. W przypadku wyrażenia przez pracodawcę zgody na wniosek wskazany w ust. 1 zwrot kosztów użytkowania pojazdu w podróży służbowej dokonywany będzie na podstawie przedstawionej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu, przy zastosowaniu stawki za kilometr przebiegu wynikającej z rozporządzenia Dz.U. 2022 poz. 2555.

§7

1. Poza świadczeniami określonymi regulaminem oraz w rozporządzeniu Dz.U. 2022 poz. 2555 pracownikowi przysługuje zwrot wydatków, których poniesienie było niezbędne w celu wykonania zleconego mu w ramach podróży służbowej zadania służbowego.

2. Warunkiem zwrotu wydatków określonych w ust. 1 jest każdorazowe uzgodnienie danego wydatku z pracodawcą przed jego poniesieniem.

3. W szczególnych przypadkach, gdy uprzednie uzgodnienie wydatku, o którym mowa w ust. 1, z pracodawcą jest niemożliwe pracownik może dokonać wydatku powiadamiając o tym fakcie niezwłocznie pracodawcę (przełożonego). Pracownikowi przysługuje wówczas zwrot tylko tych poniesionych kosztów, bez których poniesienia zadanie służbowe nie mogłoby zostać wykonane, o ile poniesiona kwota nie była nadmierna.

4. W sytuacjach wskazanych w ust. 2 i 3 pracownik przy rozliczeniu podróży służbowej składa pisemne wyjaśnienie dotyczące przyczyn uzasadniających dokonanie wydatku.

§8

1. Pracownikowi wyjeżdżającemu w podróż służbową przyznawana jest zaliczka w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji wszystkich przewidywalnych przed wyjazdem kosztów podróży.

2. Za przyznanie zaliczki uznaje się wypłatę gotówki, jak również umożliwienie pracownikowi korzystania ze służbowej karty kredytowej lub debetowej.

3. Zaliczka powinna zostać przez pracownika rozliczona w terminie rozliczenia podróży służbowej.

§9

1. Rozliczenie podróży służbowej dokonywane jest przez pracownika w terminie 7 dni od dnia jej zakończenia.

2. Do rozliczenia pracownik dołącza oryginalne faktury, rachunki, bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Udokumentowanie dowodami potwierdzającymi wydatek nie dotyczy diet oraz innych ryczałtów.

3. W przypadku braku możliwości przedstawienia dokumentu potwierdzającego wydatek pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku, jego rodzaju i kwocie oraz przyczynach uniemożliwiających przedstawienie dowodu potwierdzającego wydatek.

4. W razie potrzeby pracodawca zażąda złożenia wraz z rozliczeniem delegacji pisemnego oświadczenia o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. Oświadczenia będą weryfikowane przez pracodawcę. W razie poświadczenia w nich nieprawdy będą wyciągane konsekwencje dyscyplinarne. Zakres oświadczenia wskazany jest w załączniku nr 1 do regulaminu.

Rozdział 3

Inne wyjazdy służbowe

§ 10

1. Pracownikowi odbywającemu inny wyjazd służbowy nie przysługuje dieta.

2. W przypadku, gdy podczas innego wyjazdu służbowego pracodawca, za zgodą pracownika pokrywa (rozlicza) koszty indywidualnego wyżywienia pracownika po stronie pracownika powstaje przychód, który stanowi podstawę naliczenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

3. Zasada wskazana w ust. 2 nie dotyczy posiłków spożywanych podczas spotkań biznesowych, wspólnych obiadów kolacji itp., gdy nie ma możliwości ustalenia wartości posiłku spożytego przez pracownika.

§ 11

1. Środek transportu podczas innego wyjazdu służbowego zapewnia lub ponosi koszty przejazdu pracodawca.

2. W przypadku pracowników dysponujących samochodami służbowymi wyjazd odbywa się przy użyciu samochodu służbowego. W sytuacji, gdy jest to niecelowe lub niemożliwe, pracodawca wyraża zgodę na pokrycie kosztów przejazdu środkiem transportu publicznego każdorazowo określanego przez pracodawcę.

§ 12

1. W przypadku, gdy powrót z innego wyjazdu służbowego do miejsca zamieszkania pracownika jest niecelowy (np. w związku z kontynuowaniem wyjazdu kolejnego dnia), związany ze znaczną odległością lub może prowadzić do uszczuplenia minimalnego odpoczynku dobowego pracodawca pokrywa pracownikowi koszty noclegu.

2. Koszt noclegu nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

3. Pracownikowi zwrot kosztów noclegu przysługuje w wysokości stwierdzonej rachunkiem (fakturą), nie wyższej jednak niż 250 zł za jedną noc.

4. Nocleg powinien być przez pracownika lub pracodawcę zarezerwowany przed wyjazdem. Pracownik przedstawia przełożonemu koszt noclegu wynikający z rezerwacji.

5. Odstępstwa od zasady wskazanej w ust. 4 dopuszczalne są ze względu na wysoki stopień skomplikowania lub nagłość wyjazdu.

6. W przypadku, gdy nocleg nie został zarezerwowany przed wyjazdem, przekroczenie limitu na nocleg, o którym mowa w ust. 3, powinno być – w miarę możliwości – uzgodnione z pracodawcą i musi być bezwzględnie uzasadnione na piśmie przez pracownika przy rozliczaniu wyjazdu.

7. Pracownik powinien pobrać z miejsca noclegu, a następnie przekazać pracodawcy do rozliczenia tej delegacji dokument (fakturę) potwierdzający koszt noclegu. W wyjątkowych i odpowiednio uzasadnionych przez pracownika przypadkach można przyjąć do rozliczenia kosztów oświadczenie pracownika o poniesionym wydatku (gdy nie ma możliwości uzyskania faktury potwierdzającej ten wydatek). Pracodawca zastrzega sobie prawo weryfikacji oświadczenia pracownika w kwestii poniesionych kosztów noclegu w delegacji.

§ 13

1. Wydatki niezbędne dla realizacji zadań służbowych ponoszone przez pracownika zwraca pracodawca.

2. Wszelkie koszty związane z realizacją zadań służbowych niewymienione w § 9–11 ponoszone są po uprzednim uzgodnieniu z pracodawcą (przełożonego).

3. Rozliczenie poniesionych kosztów przez pracownika następuje na podstawie przedstawionych przez niego dokumentów potwierdzających wydatki, w terminie 14 dni od zakończenia wyjazdu.

Rozdział 4

Wyjazdy na szkolenia

§ 14

1. W razie wyjazdów na szkolenia organizowane dla grupy pracowników przez pracodawcę pracodawca pokrywa koszty dojazdu, zapewnia noclegi oraz wyżywienie.

2. Rozliczenie indywidualnie poniesionych kosztów przez pracownika następuje na podstawie przedstawionych przez niego dokumentów potwierdzających wydatki, w terminie 7 dni od zakończenia wyjazdu.

§ 15

1. W przypadku łącznego wyjazdu grupy pracowników pracodawca zapewnia transport zbiorowy pracowników lub przejazd odbywa się indywidualnie.

2. W przypadku indywidualnego dojazdu pracownika, pracodawca przed wyjazdem określa rodzaj transportu.

3. Pracownik może wnioskować o zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy, do którego to pojazdu używania pracownik posiada tytuł prawny.

4. Wniosek wskazany w ust. 3 przekazywany jest do Kierownika Działu Szkoleń w terminie nie późniejszym niż na 2 dni przed wyjazdem.

5. W przypadku wyrażenia przez pracodawcę zgody na wniosek wskazany w ust. 3 zwrot kosztów użytkowania pojazdu w podróży służbowej dokonywany będzie na podstawie przedstawionej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu, przy zastosowaniu stawki za kilometr przebiegu wynikającej z rozporządzenia Dz.U. 2022 poz. 2555.

§ 16

1. Zakres kosztów ponoszonych przez pracodawcę związanych z indywidualnymi szkoleniami pracowników wynika z zawartej z pracownikiem umowy szkoleniowej.

2. W umowie określa się zakres świadczeń obowiązkowych (urlop szkoleniowy, zwolnienie z całości lub części dnia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia) ze strony pracodawcy oraz sposób ich wykorzystywania, jak też zakres świadczeń dodatkowych, którymi mogą być przykładowo: pokrycie kosztów szkolenia, kosztów przejazdów, wyżywienia.

Rozdział 5

Postanowienia końcowe

§ 17

1. W zakresie nieuregulowanym regulaminem stosuje się przepisy powszechnie obowiązujące, w szczególności rozporządzenia Dz.U. 2022 poz. 2555, Dz.U. 2019 poz. 1645.

2. Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.01.2024r..