Regulamin zebrania właścicieli lokali

§1

1. Zebranie Właścicieli lokali (zwane dalej ZEBRANIEM), tworzących wspólnotę mieszkaniową (zwaną dalej WSPÓLNOTĄ) nieruchomości położonej w Warszawie przy ulicy Polnej 12 (zwanej dalej NIERUCHOMOŚCIĄ), zwołuje się w celu podjęcia uchwał właścicieli lokali (zwanych dalej WŁAŚCICIELAMI) w sprawach przekraczających zakres zwykłego zarządu oraz sformułowania zaleceń WŁAŚCICIELI dla zarządu wspólnoty w sprawach bieżących.

2. ZEBRANIE zwoływane jest przez zarząd wspólnoty (zwany dalej także ZARZĄDEM), z zastrzeżeniem § 4 ust. 1 i § 5 ust. 4. ZARZĄD wykonuje wszystkie czynności organizacyjne związane z przygotowaniem ZEBRANIA.

3. ZEBRANIE zwołuje się w czasie wolnym od pracy, w lokalu odpowiednim dla tego rodzaju zebrań i zdolnym pomieścić wszystkich WŁAŚCICIELI.

4. O ZEBRANIU ZARZĄD zawiadamia każdego WŁAŚCICIELA na piśmie przynajmniej na 10 dni przed terminem ZEBRANIA. W zawiadomieniu należy podać termin, miejsce i porządek obrad. Wraz z zawiadomieniem ZARZĄD dostarcza każdemu WŁAŚCICIELOWI projekty uchwał, które będą przedmiotem głosowań, oraz spis właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej.

§2

ZEBRANIA są:

1) coroczne (zwyczajne),

2) nadzwyczajne.

§3

1. ZEBRANIE coroczne (zwyczajne) przeprowadza się zgodnie z przepisami art. 30 ustawy o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 r. (tekst jedn.: Dz.U. 2023 poz. 1212) zwanej dalej WłLokU, w terminie nie późniejszym niż 30 czerwca każdego roku.

2. Wraz z zawiadomieniem o ZEBRANIU corocznym ZARZĄD dostarcza każdemu WŁAŚCICIELOWI następujące dokumenty:

1) sprawozdanie z wykonania planu gospodarczego w roku minionym;

2) plan gospodarczy Wspólnoty na rok bieżący.

3. ZARZĄD, na pisemną prośbę WŁAŚCICIELA, zobowiązany jest przekazać mu aktualną wersję następujących dokumentów:

1) Deklaracja (Statut),

2) Regulamin zebrania właścicieli,

3) Regulamin pracy zarządu wspólnoty,

4) Regulamin porządku domowego.

4. DOKUMENTY wymienione w ust. 2 pkt 1 i 2 muszą mieć charakter rzeczowo-finansowy, to znaczy muszą określać rodzaj każdego wydatku i jego wielkość.

§4

1. Jeżeli ZEBRANIE coroczne (zwyczajne) nie zostało zwołane przez ZARZĄD w terminie określonym w § 3 ust. 1, może je zwołać każdy z WŁAŚCICIELI.

2. WŁAŚCICIEL, który zwołuje ZEBRANIE coroczne (zwyczajne) w trybie określonym w ust. 1, wykonuje wszystkie czynności organizacyjne związane z przygotowaniem ZEBRANIA. W razie potrzeby przeprowadza on również głosowania uzupełniające w drodze indywidualnego zbierania głosów.

3. WŁAŚCICIEL, który jako pierwszy zwołał ZEBRANIE coroczne w trybie ust.1, może żądać od WSPÓLNOTY zwrotu kosztów organizacji zebrania, łącznie z wynagrodzeniem za włożoną pracę. Kwotę na pokrycie tych kosztów potrąca się z wynagrodzenia ZARZĄDU.

§5

1. ZEBRANIE nadzwyczajne zwołuje się, zgodnie z art. 31 WłLokU, z inicjatywy ZARZĄDU albo na wniosek WŁAŚCICIELI lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać określenie spraw, które mają być przedmiotem obrad, a także projekty uchwał.

3. ZARZĄD ma obowiązek zwołać zebranie nadzwyczajne w ciągu 14 dni po od złożenia wniosku, o którym mowa w ust. 1 – chyba że wnioskodawcy proponują termin późniejszy; w takim przypadku obowiązuje termin wskazany przez wnioskodawców.

4. Jeżeli ZARZĄD nie zwołał zebrania nadzwyczajnego w terminie określonym w ust. 3, może je zwołać każdy WŁAŚCICIEL, na zasadach określonych w § 4.

§6

1. Pełnoprawnymi uczestnikami ZEBRANIA – z prawem udziału w głosowaniach nad uchwałami – są wyłącznie członkowie WSPÓLNOTY lub ich pełnomocnicy. Jeżeli lokal stanowi współwłasność, jego współwłaściciele obowiązani są wybrać pełnomocnika, który będzie ich reprezentować na ZEBRANIU; zasady wyboru pełnomocnika ustalają współwłaściciele lokalu, kierując się przepisami Kodeksu cywilnego o współwłasności.

2. Pełnoprawni uczestnicy ZEBRANIA podpisują listę obecności, na której przy każdym Janie Kowalskim WŁAŚCICIELA oznaczona jest wielkość udziału, jakim on dysponuje.

3. W ZEBRANIU uczestniczą również przedstawiciele ZARZĄDU, którzy składają sprawozdania, przedstawiają projekty uchwał i odpowiadają na pytania WŁAŚCICIELI.

4. W ZEBRANIU mogą uczestniczyć, z głosem doradczym, także inne osoby, w szczególności najemcy lokali w NIERUCHOMOŚCI.

§7

1. ZEBRANIE otwiera przedstawiciel ZARZĄDU. Zarządza on wybór Przewodniczącego ZEBRANIA. W wyborach Przewodniczącego każdy pełnoprawny uczestnik ZEBRANIA dysponuje jednym głosem.

2. Przewodniczącym ZEBRANIA może zostać wyłącznie WŁAŚCICIEL, jego przedstawiciel ustawowy lub pełnomocnik.

3. Do zadań Przewodniczącego ZEBRANIA należy:

1) przewodniczenie obradom,

2) przestrzeganie porządku obrad, przyjętego przez WŁAŚCICIELI,

3) udzielanie głosu w dyskusji, a także ograniczanie czasu trwania wypowiedzi,

4) zarządzanie głosowań nad uchwałami,

5) ogłaszanie wyników głosowań.

4. Przewodniczący ZEBRANIA może powołać do współpracy Sekretarza i/lub Asesora. Sekretarzem lub Asesorem może zostać wyłącznie WŁAŚCICIEL, jego przedstawiciel ustawowy lub pełnomocnik.

5. W celu sprawnego liczenia głosów Przewodniczący ZEBRANIA może zarządzić wybory Komisji Skrutacyjnej. Do Komisji Skrutacyjnej może być wybrany wyłącznie WŁAŚCICIEL, jego przedstawiciel ustawowy lub pełnomocnik.

§8

1. Z ZEBRANIA sporządza się protokół. Za sporządzanie protokołu odpowiedzialny jest ZARZĄD.

2. Protokół musi zawierać treść uchwał poddanych pod głosowanie i wyniki głosowań.

3. Protokół winien być zredagowany w ciągu 7 dni po terminie ZEBRANIA, a po zredagowaniu – podpisany przez Przewodniczącego ZEBRANIA i co najmniej jedną osobę spośród innych pełnoprawnych jego uczestników.

4. Protokół sporządzony w formie określonej w ust. 3 winien być w ciągu 14 dni po zebraniu udostępniony WŁAŚCICIELOM. Protokół jest przechowywany w dokumentacji WSPÓLNOTY przez ZARZĄD. Na pisemne żądanie WŁAŚCICIELA, ZARZĄD sporządzi dlań niezwłocznie kopię protokołu.

§ 9.

ZARZĄD przeprowadza głosowanie uzupełniające – drogą indywidualnego zbierania głosów – nad uchwałami, które nie zostały na ZEBRANIU ani podjęte, ani odrzucone większością głosów WSPÓLNOTY. Raporty z głosowań uzupełniających, podpisane przez przedstawiciela ZARZĄDU, dołącza się do protokołu zebrania.

§ 10.

W głosowaniach nad uchwałami może uczestniczyć wyłącznie WŁAŚCICIEL, który złożył do dokumentacji WSPÓLNOTY dokument poświadczający jego prawo własności lokalu (lokali).

§ 11.

1. Głosowania nad uchwałami, prowadzone zarówno na ZEBRANIU, jak drogą indywidualnego zbierania głosów, przeprowadza się pisemnie, na karcie do głosowania, która musi zawierać treść uchwały – z powołaniem na podstawę prawną – i następujące rubryki:

1) Imię i Nazwisko, a dla osób prawnych "Firma Przykładowa" WŁAŚCICIELA,

2) ul. Kwiatowa 7, 00-000 Warszawa,

3) wielkość udziału WŁAŚCICIELA w nieruchomości wspólnej,

4) „głosuję za uchwałą”,

5) „głosuję przeciwko uchwale”,

6) data.

2. WŁAŚCICIEL składa podpis w rubryce 4 lub 5 karty, o której mowa w ust. 1. Datę (rubryka 6) wpisują tylko te osoby, które oddały głos „za” lub „przeciw”.

3. WŁAŚCICIEL, który wziął udział w głosowaniu, otrzymuje niezwłocznie kopię karty do głosowania, o której mowa w ust. 1.

§ 12.

1. Uchwałę WŁAŚCICIELI można podjąć w trybie indywidualnego zbierania głosów przez ZARZĄD, jeżeli:

1) uchwała musi być podjęta w trybie pilnym; ZARZĄD musi w takim wypadku przedstawić WŁAŚCICIELOM odpowiednie uzasadnienie na piśmie;

2) przewidywany koszt zwołania ZEBRANIA byłby niewspółmiernie duży w stosunku do wagi sprawy będącej przedmiotem uchwały;

3) uchwała, którą poddano pod głosowanie na ZEBRANIU, nie uzyskała wymaganej większości, ale z analizy rezultatów głosowania wynika, że może taką większość uzyskać dzięki głosom WŁAŚCICIELI, którzy w ZEBRANIU nie uczestniczyli bądź wstrzymali się od głosu.

2. W głosowaniu w trybie indywidualnego zbierania głosów uczestniczą wyłącznie WŁAŚCICIELE, którzy w ZEBRANIU nie uczestniczyli bądź wstrzymali się od głosu.

§ 13.

1. Uchwały podejmuje się zgodnie z przepisami art. 23 WłLokU, to znaczy większością głosów WSPÓLNOTY, liczoną według wielkości udziałów, chyba że w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego WŁAŚCICIELA przypada jeden głos – z zastrzeżeniem ust. 2.

2.

1) jeżeli suma udziałów w nieruchomości wspólnej nie jest równa 1 albo większość udziałów należy do jednego WŁAŚCICIELA, na żądanie WŁAŚCICIELI posiadających łącznie co najmniej 1/5 udziałów w nieruchomości wspólnej wprowadza się głosowanie według zasady, że na każdego WŁAŚCICIELA przypada jeden głos – przy czym przez „jednego właściciela” rozumie się jedną osobę fizyczną lub prawną posiadającą jeden lub więcej lokali w NIERUCHOMOŚCI, a także ogół współwłaścicieli jednego lokalu.

2) wniosek o zmianę zasady głosowania, o którym mowa w punkcie 1, winien być zgłoszony na piśmie przed głosowaniem lub dołączony do wniosku o przeprowadzenie głosowania albo do wniosku o zwołanie ZEBRANIA. W trakcie ZEBRANIA wniosek może być zgłoszony ustnie; w takim przypadku jednak treść wniosku oraz Imię (Firma) WŁAŚCICIELI, którzy głosowali za jego przyjęciem, wraz z przypadającymi im udziałami w nieruchomości wspólnej – muszą być wpisane do protokołu ZEBRANIA.

3. Uchwała o zmianie zasad zarządzania (sposobu zarządu) nieruchomością wspólną, a także uchwały powodujące zmiany w stanie majątkowym WŁAŚCICIELI, muszą być zaprotokołowane przez notariusza, a ich postanowienia – wpisane do księgi wieczystej.

4. Uchwałę uważa się za podjętą z dniem, w którym oddano za nią większość głosów właścicieli lokali. W razie przedłużającego się braku zgody wymaganej większości ZARZĄD może żądać rozstrzygnięcia przez sąd, którego orzeczenie zastąpi uchwałę właścicieli – zgodnie z przepisem art. 24 WłLokU.

§ 14

1. O treści każdej podjętej uchwały ZARZĄD powiadamia każdego WŁAŚCICIELA na piśmie – za pokwitowaniem, zawierającym datę przyjęcia powiadomienia.

2. Jeżeli ZARZĄD nie zdoła w ciągu 7 dni od podjęcia uchwały uzyskać pokwitowania, o którym mowa w ust.1, kieruje do WŁAŚCICIELA list polecony zawierający treść uchwały – pod adres wskazany wcześniej przez WŁAŚCICIELA. Za datę powiadomienia uznaje się w takim wypadku datę stempla pocztowego.

3. WŁAŚCICIEL nie jest obowiązany stosować się do uchwały, o której treści nie został powiadomiony na piśmie.