Procedura prowadzenia Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych

Prawo: dane
Kategoria: regulamin
Klucze: dane osobowe, dostęp, działania następcze, firma, informacja, organy ścigania, procedura, przechowywanie danych, rejestr zgłoszeń wewnętrznych, trasparency, zasady, zgłoszenia wewnętrzne

Procedura prowadzenia Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych ma na celu ustalenie zasad i procedur dotyczących rejestracji zgłoszeń wewnętrznych w firmie. Dokument określa sposób zgłaszania incydentów, awarii lub innych problemów, a także odpowiedzialności za ich rejestrowanie oraz przetwarzanie. Procedura ma na celu zapewnienie szybkiego i skutecznego reagowania na zgłoszenia oraz prowadzenia wszechstronnej dokumentacji wewnętrznej.

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH – PROCEDURA OBOWIĄZUJĄCA W Firma Przykładowa Sp. z o.o.

1. Wstęp

Niniejsza procedura obowiązująca w Firma Przykładowa Sp. z o.o. określa zasady prowadzenia Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych.

2. Rejestr Zawiadomień Wewnętrznych

1. Spółka prowadzi Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych.

2. Rejestr, o którym mowa w pkt 1, zawiera w szczególności informacje o:

a. numerze zgłoszenia;

b. przedmiocie naruszenia;

c. ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa zgłaszającego;

d. 24.05.2023 r. dokonania zgłoszenia wewnętrznego;

e. informację o podjętych działaniach następczych;

f. 15.06.2023 r. zakończenia sprawy.

3. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych jest prowadzony według wzoru z Załącznika Nr 1 do niniejszej Procedury.

4. Dostęp do Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych przysługuje wyłącznie:

a. Anna Kowalska

b. Jan Nowak

c. Maria Zielińska

d. Piotr Wiśniewski

5. Dostęp do Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych przysługuje także organom ścigania w związku z przeprowadzanymi czynnościami wynikłymi z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

6. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych są przechowywane przez 5 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończenia postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

7. Administratorem danych zgromadzonych w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych jest Firma Przykładowa Sp. z o.o.

3. Postanowienia końcowe

1. Procedura obowiązuje od dnia 01.01.2024 r.

2. Załączniki stanowią integralną część Procedury.

Załącznik Nr 1. Wzór Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych

Numerzgłoszenia(narastająco)

Przedmiotnaruszenia

Dane osobowezgłaszającegooraz osoby, której dotyczyzgłoszenie,niezbędne doidentyfikacjitych osób

Adres dokontaktuzgłaszającego

Datadokonaniazgłoszeniawewnętrznego

Informacja opodjętychdziałaniachnastępczych

Datazakończeniasprawy

Procedura prowadzenia Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych stanowi ważny element systemu zarządzania jakością w firmie, pozwalając na rzetelne dokumentowanie wszelkich zdarzeń oraz ich analizę. Dzięki sprecyzowanym procedurom rejestracji, firma może skutecznie monitorować sytuacje wymagające interwencji oraz podejmować odpowiednie działania naprawcze, co przyczynia się do poprawy efektywności działań i zwiększenia satysfakcji klientów.