Regulamin pracy zdalnej

REGULAMIN PRACY ZDALNEJ

OBOWIĄZUJĄCY W Cybernetics Solutions Sp. z o.o.

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

§1

1. Niniejszy Regulamin pracy opracowano i przyjęto na podstawie ustawy z 2 marca 2020 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.).

2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

a) pracy zdalnej – należy przez to rozumieć pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość,

b) pracowniku – należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną na podstawie stosunku pracy.

3. Pracą zdalną mogą być objęte następujące grupy pracowników: Anna Kowalska, Jan Nowak, Maria Zielińska (należy wymienić).

2. RODZAJE PRACY ZDALNEJ

§2

Uzgodniona praca zdalna

1. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

a) przy zawieraniu umowy o pracę albo

b) w trakcie zatrudnienia.

2. W przypadku pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

3. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną:

a) pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w np. art. 17f ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1923 ze zm.),

b) pracownika – rodzica:

– dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz

– dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082), również po ukończeniu przez dziecko 4 roku życia,

c) pracownicy w ciąży,

d) pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,

e) pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,

chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

4. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracowników, o którym mowa w ust. 3, pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

§3

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

1. Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:

a) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

b) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

2. Warunkiem wykonywania pracy na polecenie pracodawcy jest złożenie przez pracownika – bezpośrednio przed wydaniem polecenia – oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej, zgodnie z załącznikiem Nr 1 do Regulaminu.

3. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej jednodniowym uprzedzeniem, które może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

4. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej, pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę w postaci papierowej lub elektronicznej. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej, informując o tym pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej.

§4

Praca zdalna okazjonalna

1. Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

2. Kontrola wykonywania pracy zdalnej w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.

3. Wniosek dotyczący pracy zdalnej powinien być złożony przed rozpoczęciem pracy.

3. PRAWA I OBOWIĄZKI PRACODAWCY

§5

1. Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi odpowiedni sprzęt (laptop) umożliwiający wykonywanie pracy zdalnej. Za sprzęt służbowy pracownik odpowiada zgodnie z przepisami art. 100 i n. Kodeksu pracy.

2. Pracodawca może dopuścić świadczenie pracy zdalnej przy użyciu sprzętu pracownika, pod warunkiem że spełnia on wymagania określone w rozdziale V działu X Kodeksu pracy, co pracownik jest obowiązany potwierdzić przed rozpoczęciem pracy, przesyłając pracodawcy oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej według wzoru stanowiącego załącznik Nr 2 do Regulaminu.

3. Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przy użyciu własnego sprzętu przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą, który wynosi 200 zł.

4. Pracodawca pokrywa koszty pracy zdalnej, na które składają się: instalacja, serwis, konserwacja narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. W związku z pokryciem kosztów pracy zdalnej pracodawca zobowiązuje się wypłacać pracownikom ryczałt w wysokości 150 zł. Ryczałt jest wypłacany z dołu wraz z wypłatą najbliższego wynagrodzenia za pracę. Prawo do ryczałtu mają wyłącznie pracownicy, którzy w ramach pracy zdalnej przepracowali co najmniej 10 dni w miesiącu.

5. Pracodawca zapewnia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy, po uprzednim powiadomieniu 24h.

6. Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o nazwie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną, oraz wskazuje osobę odpowiedzialną za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej przy nawiązaniu zatrudnienia lub najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej.

7. Pracodawca nie może wydawać poleceń po godzinach pracy określonych w umowie o pracę i Regulaminie pracy.

4. PRAWA I OBOWIĄZKI PRACOWNIKA

§6

1. Pracownik wykonuje pracę zdalną w miejscu zamieszkania lub innym miejscu uzgodnionym z pracodawcą. Pracownik może uzgodnić z pracodawcą kilka miejsc świadczenia pracy, przy czym w takiej sytuacji w postaci papierowej lub elektronicznej informuje pracodawcę o konkretnym miejscu świadczenia pracy.

2. Pracownik nie może wykonywać pracy zdalnej w miejscach publicznych oraz korzystać przy świadczeniu pracy zdalnej z publicznie dostępnych połączeń z siecią Internet (np. publicznego WiFi).

3. Pracownik jest zobowiązany do wykonywania pracy zgodnie z treścią umowy o pracę oraz zakresem obowiązków.

4. Pracownik zobowiązuje się do:

a) pozostawania w dyspozycji pracodawcy w ustalonych godzinach pracy i przyjmowania do realizacji bieżących zadań przekazywanych pracownikowi w ramach zakresu jego obowiązków, w szczególności z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej,

b) potwierdzania obecności w pracy w ten sposób, że zgłasza swoją obecność w systemie firmowym o godzinie 8:00,

c) łączenia się telefonicznego lub zdalnego z pracodawcą/przełożonym w celu uczestniczenia w wideokonferencjach i przyjęcia zadań do wykonania,

d) bieżącego informowania o wynikach swojej pracy oraz przedstawiania wyników swojej pracy pracodawcy, prowadząc ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. Ewidencja powinna być sporządzana na koniec tygodnia poprzez uzupełnienie tabeli przesłanej przez pracodawcę.

5. Pracownik zobowiązany jest stosować ochronę kryptograficzną (szyfrowanie) urządzenia, które wykorzystuje do pracy zdalnej, oraz zabezpieczyć dostęp do tego urządzenia przynajmniej przy pomocy identyfikatora i hasła lub innego równoważnego zabezpieczenia.

6. Pracownik nie może użyczać sprzętu służbowego osobom postronnym, np. domownikom lub znajomym.

7. Pracownik nie powinien wynosić dokumentów w formie papierowej poza biuro, chyba że uzyska pisemną zgodę swojego przełożonego.

5. BHP W PRACY ZDALNEJ

§7

1. Praca zdalna nie obejmuje prac:

a) szczególnie niebezpiecznych;

b) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;

c) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;

d) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;

e) powodujących intensywne brudzenie.

2. Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracuje informację zawierającą:

a) zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;

b) zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;

c) czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;

d) zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

3. Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

4. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania, zgodnie z załącznikiem Nr 3 do Regulaminu.

5. Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

6. Pracownik zobowiązuje się zorganizować stanowisko do pracy zdalnej w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy, z uwzględnieniem wymagań ergonomii pracy. Stanowisko pracy powinno być, w miarę możliwości, zorganizowane w miejscu, w którym inne osoby nie mają dostępu do sprzętu służbowego pracownika.

8. W razie wystąpienia wypadku przy pracy lub chorób związanych z pracą pracownik zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym przełożonego, umożliwić pracodawcy przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, oględzin miejsca wypadku, zbadanie warunków wykonywania pracy zdalnej oraz współpracować z pracodawcą w związku z prowadzeniem takiego postępowania.

9. Oględzin miejsca wypadku dokonuje się po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej, w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika, w przypadku gdy pracownik ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie uzgodnić tego terminu, i członków zespołu powypadkowego. Zespół powypadkowy może odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.

6. OCHRONA INFORMACJI I DANYCH OSOBOWYCH

§8

1. Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.

2. Pracownik wykonujący pracę zdalną potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z procedurami, zgodnie z załącznikiem Nr 4 do Regulaminu, oraz jest obowiązany do ich przestrzegania.

3. Pracownik zobowiązuje się do zabezpieczania dostępu do sprzętu służbowego oraz posiadanych danych i informacji przed osobami postronnymi, w tym wspólnie z nim zamieszkującymi, oraz przed zniszczeniem danych.

4. Pracownik jest obowiązany przestrzegać procedury ochrony danych osobowych przyjętej u pracodawcy i korzystać wyłącznie z programów zapewnionych przez pracodawcę.

7. KONTROLA PRACY ZDALNEJ

§9

1. Pracodawca ma prawo przeprowadzać:

a) kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika,

b) kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

c) kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

2. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.

3. Pracodawca przeprowadza kontrolę przy użyciu komunikatora MS Teams, w sposób, który nie narusza prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób oraz nie utrudnia korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

4. Jeżeli pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej, uzgodnionej w trakcie trwania zatrudnienia, stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy określonych w informacji dotyczącej oceny ryzyka zawodowego lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

8. ZAKOŃCZENIE PRACY ZDALNEJ

§ 10

1. W przypadku podjęcia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia, każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 14 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

2. Pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika, o którym mowa w § 2 ust. 3 lit. a i b, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

3. Pracodawca może wyrazić zgodę na podjęcie pracy w siedzibie firmy także przez Pracownika, który został zatrudniony w trybie pracy zdalnej, o ile istnieją możliwości techniczne i organizacyjne. Brak zgody na podjęcie pracy w trybie stacjonarnym nie wymaga uzasadnienia przez Pracodawcę.

9. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 11

1. Przed przystąpieniem do wykonywania pracy zdalnej Pracownik zapoznaje z treścią niniejszego Regulaminu, co potwierdza pisemnym lub elektronicznym oświadczeniem i zobowiązaniem do jego przestrzegania. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik Nr 5 do Regulaminu.

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie znajdą wewnętrzne procedury obowiązujące u Pracodawcy oraz przepisy prawa powszechnie obowiązującego.