Regulamin kart płatniczych

Regulamin przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych

§1

1. Imienne, służbowe karty płatnicze przysługują:

1. Kierownikowi Działu Sprzedaży,

2. Dyrektorowi Finansowemu,

3. innym pracownikom – w szczególnie uzasadnionych przypadkach.

2. Decyzję w sprawie przyznania imiennych służbowych kart płatniczych podejmuje:

1. Zarząd Spółki w odniesieniu do Kierownika Działu Sprzedaży,

2. Prezes Zarządu w odniesieniu do Dyrektora Finansowego,

3. Dyrektor Generalny w odniesieniu do pracowników.

3. Warunkiem zawarcia umowy o korzystaniu ze służbowych kart płatniczych z Example Corporation jest pozytywna decyzja Zarządu Spółki.

4. Wniosek do Example Corporation o wydanie służbowych kart płatniczych podpisuje dwóch Członków Zarządu.

5. Służbową kartę płatniczą przyznaje się na okres 12 miesięcy.

6. Odwołanie z pełnionej funkcji, wypowiedzenie stosunku pracy lub przeniesienie na stanowisko nie uprawniające do korzystania ze służbowej karty płatniczej powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu tej karty.

§2

1. Wydatki regulowane służbowymi kartami płatniczymi winny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny zgodnie z przepisami dotyczącymi finansów publicznych.

2. Za pomocą służbowej karty płatniczej można dokonywać wyłącznie operacji finansowych bezpośrednio związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych, w wysokościach ustalonych w odrębnej umowie.

3. Użytkownik karty ma prawo realizować płatności za wszelkie uzasadnione koszty związane z realizacją zadania służbowego, za pomocą imiennej karty płatniczej, na terenie Rzeczypospolitej Polskiej i poza jej granicami.

4. Zabrania się wykorzystywania karty płatniczej do dokonywania płatności nie związanych z uzasadnionymi wydatkami służbowymi, a szczególnie do dokonywania płatności prywatnych.

5. Nieuzasadnione wydatki zrealizowane kartą płatniczą winny być potrącone z najbliższego wynagrodzenia pracownika.

6. Pracownik, który otrzymuje kartę płatniczą zobowiązany jest do złożenia oświadczenia o zapoznaniu się z niniejszym Regulaminem i wyrażeniu zgody na potrącenie z wynagrodzenia wydatków nie związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

7. Nie dopuszcza się możliwości wypłaty gotówki przy użyciu służbowej karty płatniczej, chyba, że konieczność taka wynika ze zdarzeń losowych. Obowiązek udowodnienia takiej konieczności spoczywa na użytkowniku.

8. Niewykorzystana kwota wypłaconej gotówki podlega niezwłocznemu zwrotowi na rachunek 12345678901234567890123456 lub do kasy.

§3

1. Użytkownik zobowiązany jest do przedłożenia faktury VAT dokumentującego operację finansową dokonaną za pomocą służbowej karty płatniczej w terminie:

1. 7 dni od dnia dokonania operacji finansowej na terenie Rzeczypospolitej Polskiej,

2. 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Wykorzystanie służbowej karty płatniczej niezgodnie z obowiązującymi w Example Corporation zasadami powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu wydatkowanej kwoty niezależnie od ponoszonej odpowiedzialności służbowej i dyscyplinarnej.

3. Szczegółowe zasady obiegu faktur VAT dotyczących rozliczeń dokonanych za pomocą imiennych służbowych kart płatniczych określają wewnętrzne instrukcje obiegu i kontroli dokumentów.

§4

1. Karty płatnicze mogą być używane wyłącznie przez użytkowników kart.

2. Pracownik posiadający służbową kartę płatniczą ma obowiązek przechowywania karty w sposób uniemożliwiający jej zagubienie, kradzież lub zniszczenie. W razie utraty karty, pracownik ma obowiązek niezwłocznie dokonać jej blokady oraz powiadomić Example Corporation o okolicznościach jej utraty.

3. W razie utraty przez pracownika karty płatniczej i zaniechania jej blokady we właściwym terminie, wszelkie koszty związane z utratą środków i użycie jej przez osoby do tego nieupoważnione, obciążać będą pracownika posiadacza karty płatniczej.

4. Użytkownicy kart zobowiązani są do:

1. przechowywania kart płatniczych i ochrony kodu PIN z zachowaniem należytej staranności,

2. nie przechowywania kart płatniczych razem z kodem PIN,

3. niezwłocznego zgłoszenia do Example Corporation utraty kart płatniczych, w szczególności ich kradzieży, zagubienia lub zniszczenia,

4. nie udostępniania kart płatniczych i kodu PIN osobom nieupoważnionym.