Umowa dostawy sprzętu komputerowego

Projektowane postanowienia umowy

Umowa Nr 2023/K/001

zawarta w dniu 25 sierpnia 2023 roku w Warszawie pomiędzy:

Kompania Sp. z o.o., który reprezentują:

1. Jan Kowalski

2. Anna Nowak

zwanym dalej „Zamawiającym”,

a

Technologia S.A.

zwanymi dalej łącznie „Stronami”, a oddzielnie „Stroną”.

W wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn.: Zakup sprzętu komputerowego, w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019), zwanej dalej „Ustawą”, Strony zawarły umowę, zwaną dalej „Umową”, o następującej treści:

§1

Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest dostawa fabrycznie nowych notebooków z zainstalowanym systemem operacyjnym i licencją na ten system, zwanych dalej „Sprzętem”, w maksymalnej liczbie do 100 sztuk, na zasadach i warunkach określonych w Umowie, udzielenie gwarancji na zasadach określonych w § 4 Umowy oraz wymiana akumulatorów na zasadach określonych w § 3 ust. 12 Umowy.

2. Licencje na system operacyjny, o których mowa w ust. 1, będą licencjami bezterminowymi i Wykonawca oświadcza, że jest uprawniony do ich udzielenia Zamawiającemu na podstawie zawartych umów bądź innych ustaleń z producentem systemu operacyjnego, albo jego odpowiednich części składowych, oraz oświadcza, że nie narusza jakichkolwiek praw osób trzecich, w tym w szczególności autorskich praw majątkowych lub niemajątkowych takich osób. Szczegółowe warunki korzystania z systemu operacyjnego, w tym wskazanie pól eksploatacji, regulują warunki licencyjne określone przez producenta systemu operacyjnego dostępne na jego stronach internetowych: www.example.com, które stanowią również Załącznik Nr 1 do Umowy.

3. W ramach przedmiotu Umowy dostawa Sprzętu będzie realizowana w dwóch etapach: Etap Pierwszy – Podstawowy oraz Etap Drugi – Opcjonalny, z zastrzeżeniem postanowień § 3 ust. 2–5 Umowy.

4. W ramach przedmiotu Umowy Wykonawca przeprowadzi instruktaż, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 2 Umowy.

5. W ramach przedmiotu Umowy Wykonawca dostarczy Zamawiającemu sterowniki dla Sprzętu, o których mowa w § 3 ust. 6 Umowy.

6. Specyfikacja Materiałowo-Cenowa Sprzętu określona jest w Załączniku Nr 2 do Umowy.

7. Specyfikacja Techniczna Sprzętu dla Etapu Pierwszego – Podstawowego i Etapu Drugiego – Opcjonalnego określona jest w Załączniku Nr 3 do Umowy.

8. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć Sprzęt posiadający certyfikat bezpieczeństwa (CE), zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

§2

Zobowiązania Wykonawcy

1. W ramach Umowy Wykonawca zobowiązuje się do:

1) Powiadomienia Zamawiającego o terminie dostarczenia Sprzętu, z wyprzedzeniem co najmniej dwóch Dni roboczych, zgodnie z Rozdzielnikiem Dostaw Etapu Pierwszego – Podstawowego i Etapu Drugiego – Opcjonalnego zawartym w Załączniku Nr 4 do Umowy. Przez Dzień roboczy należy rozumieć każdy dzień tygodnia od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni wolnych od pracy określonych w art. 1 ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U. z 2015 r. poz. 90) oraz sobót.

2) Przeprowadzenia instruktażu w zakresie obsługi technicznej i programowej Sprzętu dla maksymalnie 20 pracowników Zamawiającego. Instruktaż obejmować będzie:

a) budowę i możliwości rozbudowy Sprzętu,

b) programy konfiguracyjne, diagnostyczne i zabezpieczające Sprzęt,

c) obsługę i optymalizację działania Sprzętu.

Instruktaż odbędzie się we wskazanej jednostce organizacyjnej Zamawiającego w terminach uzgodnionych między Stronami, nie później niż do 30 dni kalendarzowych od daty podpisania Protokołu Odbioru Końcowego Etapu Pierwszego – Podstawowego, którego wzór stanowi Załącznik Nr 5 do Umowy. Potwierdzeniem przeprowadzenia instruktażu będzie lista obecności uczestników szkolenia.

3) Utylizacji na swój koszt w okresie gwarancji zużytych, szkodliwych dla środowiska podzespołów Sprzętu przez Wykonawcę w ramach Umowy, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 maja 2001 r. o obowiązkach przedsiębiorców z zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej (Dz.U. z 2018 r. poz. 886). Odbiór od Zamawiającego, nie częściej niż raz na pół roku, zużytych podzespołów Sprzętu odbędzie się na koszt Wykonawcy w terminie 14 dni od przekazania żądania odbioru mailem na [email protected] wskazany w § 10 ust. 1 pkt 1 Umowy, z zastrzeżeniem uszkodzonych dysków twardych, które podlegają zatrzymaniu przez Zamawiającego, w tym także dysków w urządzeniach zastępczych. Przez „podzespół Sprzętu” należy rozumieć elementy wchodzące w skład Sprzętu, w szczególności: płytę główną, procesor, wyświetlacz, klawiaturę, dysk twardy, zasilacz, moduł pamięci, napęd optyczny, karty rozszerzeń.

2. Wykonawca oświadcza, że zawarcie i wykonywanie Umowy nie stanowi naruszenia żadnych praw osób trzecich.

3. Wykonawca zwalnia Zamawiającego od wszelkiej odpowiedzialności w przypadku jakichkolwiek roszczeń osób trzecich, powstałych w związku z wykonywaniem przez Wykonawcę Umowy.

4. W przypadku jakiegokolwiek sporu prawnego o naruszenie praw strony trzeciej, w związku z zawarciem i wykonywaniem przez Wykonawcę Umowy, Wykonawca podejmie na swój koszt wszelkie działania w celu rozwiązania takiego sporu łącznie z prowadzeniem postępowania sądowego.

5. Wykonawca zobowiązany jest do naprawienia wszelkich szkód powstałych w związku z zawarciem i wykonywaniem przez Wykonawcę Umowy, zarówno po stronie Zamawiającego, jak i osób trzecich.

6. Za działania i zaniechania osób pracujących na rzecz Wykonawcy przy realizacji Umowy, a w szczególności jego pracowników i podwykonawców, Wykonawca odpowiada jak za własne działania i zaniechania.

§3

Sposób realizacji i odbioru przedmiotu Umowy

1. Wykonanie Etapu Pierwszego – Podstawowego, o którym mowa w § 1 ust. 3 Umowy, dla ilości Sprzętu zgodnych z Załącznikiem Nr 4 do Umowy (Etap Pierwszy – Podstawowy) nastąpi w terminie do 30 dni kalendarzowych od daty zawarcia Umowy, na podstawie Rozdzielnika Dostaw, którego wzór stanowi Załącznik Nr 4 do Umowy.

2. Wykonanie Etapu Drugiego – Opcjonalnego, o którym mowa w § 1 ust. 3 Umowy, nastąpi w terminie do 14 dni kalendarzowych od przekazania Wykonawcy, sporządzonego w formie pisemnej lub w formie elektronicznej, Zlecenia Dostawy, stanowiącego Załącznik Nr 6 do Umowy. Zlecenie Dostawy może zostać przekazane Wykonawcy nie później niż do końca 90 dnia od daty zawarcia Umowy.

3. Za datę wykonania Etapu Pierwszego – Podstawowego i Etapu Drugiego – Opcjonalnego uznaje się datę podpisania protokołów końcowych, o których mowa w ust. 8.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia ilości Sprzętu w Etapie Drugim – Opcjonalnym bądź całkowitej rezygnacji z Etapu Drugiego – Opcjonalnego, a Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tego tytułu, na co Wykonawca wyraża zgodę.

5. Niedostarczenie Wykonawcy przez Zamawiającego, sporządzonego w formie pisemnej lub w formie elektronicznej, Zlecenia Dostawy w terminie określonym w ust. 2 jest równoznaczne z rezygnacją przez Zamawiającego z Etapu Drugiego – Opcjonalnego.

6. Wykonawca w terminie do 7 Dni roboczych od dnia zawarcia Umowy dostarczy, do siedziby Zamawiającego wszystkie niezbędne sterowniki w formie standardowej oraz paczek do systemu SCCM (System Center Configuration Manager) dla Sprzętu będącego przedmiotem Umowy.

7. Odbiory Sprzętu w ramach każdego etapu zostaną przeprowadzone w trzech fazach:

1) faza pierwsza – odbiór ilościowy,

2) faza druga – odbiór techniczny,

3) faza trzecia – odbiór końcowy.

8. Dokonanie każdego z odbiorów, o których mowa w ust. 7, w tym odbioru sterowników, o których mowa w ust. 6, będzie potwierdzone odpowiednim Protokołem, którego wzór stanowi Załącznik Nr 7 do Umowy, podpisanym przez przedstawicieli Wykonawcy i Zamawiającego. Protokoły Odbioru: Ilościowego, Technicznego, Końcowego Etapu Pierwszego – Podstawowego i Końcowego Etapu Drugiego – Opcjonalnego zostaną przygotowane przez Wykonawcę, przy czym protokoły w postaci papierowej należy sporządzić w 2 egzemplarzach każdy.

9. Odbiory ilościowe i techniczne zostaną zorganizowane przez Wykonawcę na jego koszt w miejscu przez niego wskazanym w lokalizacji usytuowanej w granicach miasta Warszawa.

10. Odbiór ilościowy ma na celu przeliczenie oraz sprawdzenie numerów fabrycznych Sprzętu przez przedstawicieli Zamawiającego.

11. Odbiór techniczny ma na celu przeprowadzenie próby techniczno-eksploatacyjnej Sprzętu z każdej partii dostawy. Odbiór techniczny rozpocznie się po podpisaniu Protokołu Odbioru Ilościowego w terminie ustalonym przez Strony. Próba techniczno-eksploatacyjna wszystkich egzemplarzy Sprzętu będzie obejmować:

1) sprawdzenie kompletności wyposażenia zgodnie z opisem Specyfikacji Technicznej Sprzętu,

2) sprawdzenie zgodności oprogramowania z udzieloną licencją,

3) porównanie zgodności konfiguracji dostarczonego Sprzętu ze Specyfikacją Techniczną Sprzętu,

4) przeprowadzenie testów wydajnościowych dostarczonego Sprzętu obejmujących do 20% losowo wybranych przez Zamawiającego egzemplarzy Sprzętu i sprawdzenie spełnienia warunków Zamawiającego (Załącznik Nr 3 do Umowy),

5) przeprowadzenie 24-godzinnego testu standardowym oprogramowaniem testującym dostarczonym przez Zamawiającego dla wszystkich egzemplarzy Sprzętu, na które Zamawiający posiada licencje.

12. Po upływie 6 miesięcy od daty podpisania, odpowiednio dla danego etapu, Protokołu Końcowego Etapu Pierwszego – Podstawowego i Protokołu Końcowego Etapu Drugiego – Opcjonalnego, w terminie 14 dni kalendarzowych, Wykonawca dokona wymiany akumulatorów w dostarczonym w ramach Umowy Sprzęcie. Wykonawca wymieni akumulatory na fabrycznie nowe, z datą produkcji późniejszą niż 3 miesięcy od daty podpisania, odpowiednio dla danego etapu, Protokołu Końcowego Etapu Pierwszego – Podstawowego i Protokołu Końcowego Etapu Drugiego – Opcjonalnego. Wykonawca gwarantuje poprawną pracę wymienionych akumulatorów ze Sprzętem zakupionym w ramach Umowy, a ich parametry nie będą gorsze od akumulatorów podlegających wymianie. Wykonawca dostarczy i dokona wymiany akumulatorów w dostarczonym Sprzęcie w jednostkach organizacyjnych Zamawiającego. Wymiana zostanie potwierdzona podpisanym przez Strony bez zastrzeżeń Protokołem Naprawy/Wymiany, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik Nr 8 do Umowy.

13. Warunkiem podpisania każdego Protokołu Odbioru Technicznego będzie pozytywny wynik próby techniczno-eksploatacyjnej.

14. W przypadku, gdy próby techniczno-eksploatacyjne ujawnią wady Sprzętu, Wykonawca, w terminie do 3 Dni roboczych od dnia otrzymania od Zamawiającego, na [email protected] e-mail Wykonawcy wskazany w § 10 ust. 1 pkt 1, informacji o ujawnionych wadach, zapewni Sprzęt wolny od wad w celu wykonania tej próby. W przypadku, jeżeli Sprzęt nie przejdzie prób z wynikiem pozytywnym, Wykonawca zapłaci karę umowną, o której mowa w § 9 ust. 1 pkt 1 Umowy, obliczoną za okres do dnia zapewnienia Sprzętu wolnego od wad lub odstąpienia przez Zamawiającego od Umowy w tym zakresie. W przypadku dostarczenia przez Wykonawcę po raz trzeci Sprzętu, który nie przejdzie z wynikiem pozytywnym próby techniczno-eksploatacyjnej lub awaryjność badanej partii Sprzętu w trakcie odbioru technicznego przekroczy dopuszczalny poziom 2% awaryjności tego Sprzętu, Zamawiający uprawniony będzie do odstąpienia od Umowy, a Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w tym zakresie.

15. Odbiór końcowy danego etapu realizacji Umowy ma na celu potwierdzenie wykonania przedmiotu Umowy oddzielnie dla Etapu Pierwszego – Podstawowego i Etapu Drugiego – Opcjonalnego realizacji Umowy. Warunkiem koniecznym podpisania Protokołu Odbioru Końcowego Etapu Pierwszego – Podstawowego i Końcowego Etapu Drugiego – Opcjonalnego będą podpisane bez zastrzeżeń Protokoły Odbioru Ilościowego i Protokoły Odbioru Technicznego. Do czasu podpisania, odpowiednio dla danego etapu, Protokołu Odbioru Końcowego Etapu Pierwszego – Podstawowego i Końcowego Etapu Drugiego – Opcjonalnego odpowiedzialność za Sprzęt leży po stronie Wykonawcy. Z chwilą podpisania, odpowiednio dla danego etapu, Protokołu Odbioru Końcowego Etapu Pierwszego – Podstawowego i Końcowego Etapu Drugiego – Opcjonalnego, na Zamawiającego przechodzą korzyści i ciężary związane ze Sprzętem oraz niebezpieczeństwo przypadkowej utraty lub uszkodzenia Sprzętu.

16. W przypadku, gdy Sprzęt będzie przywożony spoza Unii Europejskiej, Wykonawca odpowiedzialny jest za jego import, w tym za odprawę celną.

§4

Warunki gwarancji

1. Wykonawca na dostarczony Sprzęt udziela 24-miesięcznej gwarancji oraz rozszerzonej rękojmi, których bieg rozpoczyna się, odpowiednio dla danego etapu, z dniem podpisania bez zastrzeżeń przez Strony Protokołów: Odbioru Końcowego Etapu Pierwszego – Podstawowego i Końcowego Etapu Drugiego – Opcjonalnego. 24-miesięczna gwarancja obejmuje również akumulatory w Sprzęcie. Jeżeli wydajność akumulatorów w dostarczonym Sprzęcie spadnie poniżej 70% ich mocy nominalnej, Wykonawca na żądanie Zamawiającego wymieni takie akumulatory na fabrycznie nowe.

2. Wykonawca dostarczy, najpóźniej do dnia podpisania Protokołu Odbioru Końcowego Etapu Pierwszego – Podstawowego i Końcowego Etapu Drugiego – Opcjonalnego dla danego etapu, dokument potwierdzający wykupienie od producenta Sprzętu, rozszerzonej gwarancji dla tego Sprzętu na okres 36 miesięcy wraz z warunkami rozszerzonej gwarancji producenta Sprzętu.

3. W okresie gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do usuwania ujawnionych usterek uniemożliwiających poprawne funkcjonowanie Sprzętu, zwanych dalej „wadami” lub dostarczenia Sprzętu wolnego od wad na zasadach określonych w Umowie.

4. W przypadku wymiany przez Wykonawcę Sprzętu wadliwego na wolny od wad, Strony podpiszą Protokół Wymiany, według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 9 do Umowy. Gwarancja na wymieniony Sprzęt biegnie na nowo, liczona będzie od daty podpisania danego Protokołu Wymiany.

5. Po 3 naprawach tego samego podzespołu Sprzętu w tym samym egzemplarzu Sprzętu Wykonawca zobowiązuje się wymienić wadliwy egzemplarz Sprzętu na nowy wolny od wad w przypadku, gdy w jakimkolwiek podzespole Sprzętu występuje wada.

6. Wykonawca zapewni w okresie objętym gwarancją naprawę uszkodzonego Sprzętu w miejscu jego użytkowania. W przypadku wymiany podzespołów Sprzętu Wykonawca zobowiązany jest do zainstalowania fabrycznie nowych podzespołów Sprzętu.

7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca użytkowania części Sprzętu do innych jednostek organizacyjnych Zamawiającego objętych świadczeniem usług gwarancyjnych, wymienionych w Załączniku Nr 10 do Umowy. O takiej zmianie Zamawiający poinformuje Wykonawcę każdorazowo, w formie pisemnej lub w formie elektronicznej, z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. W takich przypadkach, Wykonawca zapewni w okresie objętym gwarancją naprawę uszkodzonego Sprzętu w tych jednostkach organizacyjnych.

8. Zamawiający w okresie gwarancji zgłasza wszelkie wady lub usterki techniczne Sprzętu do Wykonawcy. Czas naprawy liczony jest od momentu przesłania przez Zamawiającego zgłoszenia na [email protected] e-mail Wykonawcy [email protected] do momentu odbioru naprawionego Sprzętu, potwierdzonego Protokołem Naprawy/Wymiany którego wzór stanowi Załącznik Nr 8 do Umowy. Czas naprawy nie może przekroczyć:

1) dla Sprzętu zlokalizowanego w Warszawie i najbliższych okolicach (do 50 km) – 8 godzin roboczych,

2) dla Sprzętu w pozostałych jednostkach organizacyjnych Zamawiającego, których wykaz zawiera Załącznik Nr 10 do Umowy – do końca następnego Dnia roboczego.

Godziny robocze rozumiane są jako godziny od 8:00 do 16:00 w Dni robocze. Zgłoszenia awarii będą przyjmowane przez Wykonawcę w Dni robocze w godzinach od 8:00 do 16:00 pod +48 123 456 789 e-mail: [email protected].

9. W przypadku gdy czas naprawy przekracza czas określony w ust. 8 lub z przyczyn technicznych naprawa nie może być wykonana w jednostkach organizacyjnych Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do zainstalowania, przed upływem umownego terminu na wykonanie naprawy, urządzenia zastępczego o takich samych lub wyższych parametrach, lub wymiany uszkodzonego Sprzętu na nowy o takich samych lub wyższych parametrach. Czas naprawy lub wymiany w tym przypadku nie może przekroczyć 3 Dni roboczych od dnia przesłania przez Zamawiającego zgłoszenia awarii/wady lub usterki technicznej na zasadach określonych w ust. 8. Po upływie tego terminu Zamawiający ma prawo do otrzymania nowego Sprzętu, o takich samych lub wyższych parametrach, w miejsce uszkodzonego oraz do obciążenia Wykonawcy karami umownymi zgodnie z § 9 ust. 1 pkt 2 Umowy. Wykonawca po otrzymaniu od Zamawiającego zawiadomienia o przekroczeniu tego terminu, dostarczy Zamawiającemu w terminie 2 dni nowy Sprzęt, a Zamawiający dokona zwrotu Wykonawcy dotychczasowego Sprzętu. Odbiór przez Zamawiającego nowego Sprzętu nastąpi na zasadach określonych w ust. 7.

10. W okresie gwarancji wszelkie koszty naprawy, w tym koszt transportu, ponosi Wykonawca.

11. Dyski twarde zainstalowane w Sprzęcie i dostarczone w ramach naprawy przez Wykonawcę mogą być sprawdzane, testowane i naprawiane jedynie w miejscu ich użytkowania. W przypadku konieczności wymiany dysków na nowe, Zamawiający zatrzyma uszkodzone dyski bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Zamawiający jest uprawniony do zatrzymania – bez dodatkowych kosztów – także dysków twardych znajdujących się w urządzeniach zastępczych dostarczonych przez Wykonawcę.

12. Jeżeli w okresie gwarancji w 5% lub więcej procentach Sprzętu awarii ulegną tego samego rodzaju podzespoły Sprzętu, Wykonawca wymieni te podzespoły w całym, dostarczonym w ramach Umowy Sprzęcie lub dokona wymiany całego Sprzętu na nowy. W przypadku gdy wymiana podzespołu nie jest możliwa, Wykonawca zgodnie z zapisami § 9 ust. 1 pkt 3 Umowy wymieni Sprzęt na inny model o parametrach nie niższych od Sprzętu będącego przedmiotem Umowy. Wymiana zostanie dokonana w terminie 7 Dni roboczych od otrzymania przez Wykonawcę żądania wymiany ze strony Zamawiającego.

13. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego w trakcie biegu okresu gwarancji wady lub usterki technicznej jakiegoś podzespołu Sprzętu w dostarczonym Sprzęcie, Wykonawca na własny koszt wymieni te podzespoły na nowe, wolne od wad.

14. Każda wymiana Sprzętu lub podzespołu Sprzętu musi być potwierdzona Protokołem Naprawy/Wymiany podpisanym przez obie Strony.

15. Numer seryjny wymienionego Sprzętu nie może być identyczny z numerem seryjnym występującym w jakimkolwiek protokole odbioru w ramach Umowy.

16. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego informowania Zamawiającego, w formie pisemnej lub w formie elektronicznej, o wprowadzonych przez producenta modyfikacjach Sprzętu, a w