Umowa o administrowanie nieruchomością wspólną

UWAGA:

  Niniejszy tekst stanowi przykładową propozycję umowy o administrowanie. Przed

  wykorzystaniem tekstu w praktyce, zaleca się dostosowanie umowy tak by w pełni

  odzwierciedlała potrzeby Czytelnika oraz skonsultowanie jej treści z prawnikiem.

 

Ani Autor, ani Wydawca nie ponoszą odpowiedzialności za jakiekolwiek skutki wynikłe

      z wykorzystania umowy, całości bądź jej części, w dosłownym brzmieniu

przedstawionym w niniejszej książce, bądź brzmieniu niedostatecznie zmodyfikowanym

                                             przez Czytelnika.

 

OZNACZENIE STRON UMOWY

Zawarta w     Warszawie w dniu     25.08.2023 roku

pomiędzy:

  1) Wspólnotą mieszkaniową nieruchomości położonej w     Warszawie, przy ul.     Polnej 12,

     w imieniu której działa Zarząd Wspólnoty, zwany dalej ZARZĄDEM,

     reprezentowany przez:

     1) Panią     Annę Kowalską, zamieszkałą w

          Warszawie, ul.     Polna 12/4,

          legitymującą się dowodem osobistym seria     ABC nr     1234567,

     2) Pana     Jana Nowaka, zamieszkałego w

          Warszawie, ul.     Polna 12/6,

          legitymującego się dowodem osobistym seria     DEF nr     8901234,

       zwaną dalej WSPÓLNOTĄ,

a

  2)     Zarządzanie Nieruchomościami "Wspólny Dom" Sp. z o.o., z siedzibą przy ul.     Kwiatowej 5,

       02-567 Warszawa,

       zarejestrowaną w Sądzie Rejonowym dla     m. st. Warszawy,

       XIII Wydział Gospodarczy KRS w dniu     15.03.2010 pod

       numerem KRS     0000123456, o kapitale zakładowym     50 000 zł, Regon     123456789, NIP     123-45-67-890, reprezentowaną przez Prezesa Zarządu     Tomasza Wiśniewskiego,

       zwaną dalej ADMINISTRATOREM,

zwana dalej UMOWĄ.

 

§ 1 OZNACZENIE NIERUCHOMOŚCI

1.   Strony stwierdzają, że przedmiotowa nieruchomość wspólna położona jest w

     Warszawie przy ul.     Polnej 12 i składa

     się z działki gruntu nr     123/4, obręb     5, o powierzchni     1000 m2 zabudowanej budynkiem

     wielomieszkaniowym – z wyłączeniem lokali – dla której w Sądzie Rejonowym w

       Warszawie,     X Wydział Ksiąg

     Wieczystych prowadzona jest księga wieczysta nr KW     WA1W/00123456/7.

2.   Strony stwierdzają nadto, że uchwałą WSPÓLNOTY nr     1/2023,

     podjętą w dniu     15.07.2023, dokonano wyboru, zgodnie z art. 20

     ust. 1 ustawy o własności lokali, dwuosobowego ZARZĄDU w

     osobach:     Anna Kowalska, Jan Nowak.

§ 2 ZAKRES ZLECENIA

WSPÓLNOTA zleca administrowanie nieruchomością wspólną, o której mowa w § 1 ust. 1

UMOWY, a ADMINISTRATOR powyższy obowiązek przyjmuje.

§ 3 OBOWIĄZKI ADMINISTRATORA

1.  Do obowiązków ADMINISTRATORA, w zakresie reprezentacji WSPÓLNOTY,

    należy wsparcie ZARZĄDU w:

    1) reprezentowaniu WSPÓLNOTY na zewnątrz przed organami administracji

        państwowej i samorządowej,

    2) reprezentowaniu Wspólnoty w stosunkach pomiędzy właścicielami.

2.  Do obowiązków ADMINISTRATORA, w zakresie obsługi prawnej WSPÓLNOTY,

    należy wsparcie ZARZĄDU w:

    1) reprezentowaniu WSPÓLNOTY przed sądami i organami egzekucyjnymi,

    2) opracowywaniu i opiniowaniu umów (w zakresie obsługi eksploatacyjnej i

        technicznej) zawieranych, aneksowanych i rozwiązywanych przez ZARZĄD w

        imieniu i na rzecz WSPÓLNOTY,

    3) opracowywaniu i opiniowaniu uchwał i innych aktów prawnych WSPÓLNOTY

        (Porządek Domowy, Statut Wspólnoty Mieszkaniowej itp.).

3.  Do    obowiązków     ADMINISTRATORA,     w     zakresie     obsługi     eksploatacyjnej

    WSPÓLNOTY należy wsparcie ZARZĄDU w:

    1) prowadzeniu i aktualizacji ewidencji lokali i ich użytkowników w rozbiciu na:

        a) właścicieli i najemców,

        b) metraż lokali,

        c) Jan Kowalski (Piekarnia "Rogalik") oraz 555-123-456 (fax)

           [email protected],

        d) liczbę osób zameldowanych,

        e) adres korespondencyjny,

        f) numery telefonów kontaktowych,

        g) adresy email,

        h) Anna Nowak oraz 555-987-654,

    2) weryfikowaniu stanu prawnego i faktycznego lokali i nieruchomości wspólnej,

    3) zapewnieniu bieżącej, nieprzerwanej obsługi eksploatacyjnej nieruchomości

      wspólnej    poprzez      wyszukiwanie    usługodawców,      negocjowanie      warunków

      zawieranych umów i kontrolę ich wykonania w zakresie:

      a) dostawy usług komunalnych: wody, ciepła, energii elektrycznej, gazu,

          odprowadzania ścieków oraz wywozu nieczystości stałych i innych umów

          niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania nieruchomości,

      b) utrzymania należytego porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynku

          służących do wspólnego użytku właścicieli lokali,

      c) utrzymania należytego porządku i czystości terenu działki, chodnika wzdłuż

          budynku i innych terenów, jeżeli obowiązek taki wynika z zawartych umów lub

          obowiązujących przepisów,

      d) utrzymania bezpieczeństwa (ochrony) w budynku i w obrębie posesji,

      e) ubezpieczenia nieruchomości wspólnej od ognia i innych zdarzeń losowych,

    4) udzielaniu każdemu z właścicieli lokali, na każde jego życzenie w godzinach

      funkcjonowania biura ADMINISTRATORA, wyczerpujących informacji o

      sprawach     dotyczących     administrowania    nieruchomością    wspólną     oraz     o

      rozliczeniach w zakresie dotyczącym indywidualnych lokali,

    5) zapewnieniu, w miarę zainteresowania potencjalnych najemców / dzierżawców,

      wynajęcia / wydzierżawienia pomieszczeń i lokali (w tym garaży) położonych w

      częściach wspólnych nieruchomości, o ile na ten cel są wykorzystywane,

    6) zapewnieniu, w miarę zainteresowania potencjalnych najemców / dzierżawców,

       wynajęcia / wydzierżawienia na reklamy zewnętrznych ścian oraz dachu budynku, a

       także innych części nieruchomości wspólnej, o ile na ten cel są wykorzystywane,

    7) potwierdzaniu, za zgodą właściciela, uprawnień do przebywania w jego lokalu, w

       którym ma nastąpić wymiana liczników,

    8) wydawaniu poświadczeń i zaświadczeń w stosunku do właścicieli lokali

       dotyczących zaległości czynszowych, meldunku i innych.

4.  Do obowiązków ADMINISTRATORA, w zakresie obsługi zebrań WSPÓLNOTY

    należy wsparcie ZARZĄDU w:

    1) zwoływaniu zebrań sprawozdawczych WSPÓLNOTY co najmniej raz w roku, nie

       później niż do końca pierwszego kwartału każdego roku kalendarzowego,

    2) przygotowywaniu    zebrań    włączając    w    szczególności    zapewnienie     lokalu

       umożliwiającego odbycie zebrania oraz przygotowanie porządku zebrania i

       projektów uchwał WSPÓLNOTY,

    3) zawiadamianiu właścicieli lokali na piśmie o terminie, miejscu i porządku zebrania,

       co najmniej na tydzień przed terminem zebrania; w przypadkach zamierzonej

       zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali – wskazanie

       treści tej zmiany poprzez podanie porządku zebrania oraz projektów uchwał,

    4) obsłudze zebrań WSPÓLNOTY, włączając w szczególności protokołowanie

       przebiegu zebrania, liczenie głosów oraz niezwłoczne powiadamianie w formie

       pisemnej wszystkich właścicieli lokali o treści uchwał i sposobie ich przyjęcia przez

       WSPÓLNOTĘ w trakcie zebrania,

    5) zbieraniu indywidualnie oddawanych głosów w sprawach uchwał WSPÓLNOTY

       oraz niezwłocznym powiadamianiu na piśmie (za potwierdzeniem odbioru) każdego

       właściciela lokalu o treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów

       zebranych indywidualnie.

5.  Do obowiązków ADMINISTRATORA, w zakresie obsługi technicznej WSPÓLNOTY

    należy wsparcie ZARZĄDU w:

    1) sporządzeniu protokołu zdawczo-odbiorczego przejęcia obowiązków administratora

       nieruchomości, jej dokumentacji (budowlanej, powykonawczej i książki

      obiektu budowlanego), eksploatacyjnej i finansowej od dotychczasowego

    administratora (zarządcy),

    2) przechowywaniu oraz prowadzeniu dokumentacji technicznej nieruchomości, w

      tym książki obiektu budowlanego,

    3) zapewnieniu prawidłowego użytkowania budynku i lokali oraz instalacji i urządzeń

      wentylacyjnych, instalacji ciepłej wody użytkowej, instalacji wodociągowej i

      kanalizacyjnej, instalacji i urządzeń centralnego ogrzewania, instalacji i urządzeń

      gazowych, instalacji    elektrycznej, instalacji    piorunochronowej, kanałów i

      przewodów spalinowych oraz dymowych, wewnętrznych urządzeń do usuwania

      odpadów i nieczystości stałych, instalacji dźwigowej, domofonowej, internetowej,

      antywłamaniowej, przeciwpożarowej oraz automatyki bram garażowych i zbiorczej

      anteny telewizyjnej,

    4) zapewnieniu warunków bezpieczeństwa w zakresie ochrony przeciwpożarowej,

    5) występowaniu do właścicieli lokali z wnioskiem o zezwolenie na wstęp do lokalu,

      ilekroć jest to niezbędne do przeprowadzenia kontroli, przeglądów, albo usunięcia

      awarii w nieruchomości wspólnej, a także w celu wyposażenia budynku, jego części

      lub innych lokali w dodatkowe instalacje,

    6) zapewnieniu zabezpieczania awarii oraz usuwania ich skutków na nieruchomości

      wspólnej na warunkach określonych w § 9 oraz § 11 UMOWY,

    7) zapewnieniu bieżącej, nieprzerwanej obsługi technicznej nieruchomości wspólnej

      poprzez wyszukiwanie podwykonawców, negocjowanie warunków zawieranych

      umów i kontrolę ich wykonania w zakresie:

      a)   przeglądów technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości i urządzeń

          stanowiących jej wyposażenie,

      b)   oceny stanu technicznego oraz wyznaczenia i oszacowania wartości

          niezbędnych działań inwestycyjnych (remontów i modernizacyjnych),

      c)   bieżących napraw i konserwacji nieruchomości wspólnej, a w szczególności

          dokonywania napraw budynku i jego pomieszczeń wspólnych oraz urządzeń

          technicznych umożliwiających właścicielom lokali korzystanie z oświetlenia,

          ogrzewania lokalu, ciepłej i zimnej wody, gazu, domofonu, dźwigów

          osobowych, zbiorczej anteny telewizyjnej, internetu, śmietnika i innych

          urządzeń należących do wyposażenia nieruchomości wspólnej,

      d)   remontów i modernizacji nieruchomości wspólnej,

      e)   zabezpieczania awarii na nieruchomości wspólnej i usuwania ich skutków.

6.  Do obowiązków ADMINISTRATORA, w zakresie obsługi finansowej WSPÓLNOTY

    należy wsparcie ZARZĄDU w:

    1) uzyskaniu przez WSPÓLNOTĘ numeru NIP i REGON (jeśli nie posiada),

    2) dokonaniu zgłoszenia identyfikacyjnego VAT oraz uzyskaniu z właściwego urzędu

       skarbowego zwolnienia WSPÓLNOTY z comiesięcznego raportowania CIT jeśli

       WSPÓLNOTA nie prowadzi działalności gospodarczej (jeśli nie wykonano tego do

       tej pory),

    3) otwarciu dla WSPÓLNOTY rachunku bankowego i dokonywaniu rozliczeń poprzez

       ten rachunek (jeśli rachunek nie istnieje) / dokonywaniu bieżących rozliczeń

       poprzez rachunek bankowy WSPÓLNOTY prowadzony przez         Bank PKO BP o numerze     12 3456 7890 1234 5678 9012 3456,

    4) wydzieleniu dla funduszu remontowego WSPÓLNOTY subkonta (jeśli do tej pory

       nie zostało wydzielone),

    5) prowadzeniu ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną,

       zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów

       na rzecz nieruchomości wspólnej – w zakresie i w sposób określony w odrębnej

       uchwale WSPÓLNOTY,

    6) pobieraniu i/lub rozliczaniu oraz windykacji poniższych płatności właścicieli lokali

       wnoszonych z góry do dnia 10-go każdego miesiąca:

       a) zaliczek w poczet kosztów zarządu nieruchomością wspólną,

       b) zaliczek za media dostarczane do lokali poszczególnych właścicieli,

       c) pożytków z nieruchomości wspólnej,

    7) wydaniu właścicielom książeczek opłat zaliczek,

    8) prowadzeniu rozliczeń, włączając w szczególności sprawdzanie prawidłowości

       otrzymywanych od usługodawców rachunków i faktur oraz dokonywaniu płatności

       na rzecz dostawców:

       a) usług w zakresie eksploatacji,

       b) usług technicznych,

       c) innych usług świadczonych na rzecz WSPÓLNOTY,

    9) zapewnieniu terminowego opłacania podatków, ubezpieczeń i innych opłat

       publiczno-prawnych przypadających na nieruchomość wspólną, chyba że są one

       pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali,

    10) prowadzeniu sprawozdawczości finansowej, w szczególności podatkowej (CIT-8,

        VAT-7, PIT-8C), zgodnie z obowiązującym prawem,

    11) przygotowywaniu projektów rocznych i wieloletnich planów gospodarczych

       (rzeczowo-finansowych) zarządzania nieruchomością wspólną, włączając korekty

       tych planów,

    12) sporządzaniu rocznych sprawozdań finansowych Wspólnoty najpóźniej na 15 dni

       przed terminem zebrania sprawozdawczego i przesyłanie ich do zapoznania się

       właścicielom     lokali      łącznie   z   zawiadomieniem   o    terminie zebrania

       sprawozdawczego,

    13) przygotowaniu informacji o poniesionych kosztach zarządu nieruchomości

       wspólnej, zaliczek przeznaczonych na ich pokrycie oraz pożytkach WSPÓLNOTY

       z nieruchomości wspólnej na pisemne żądanie ZARZĄDU,

    14) informację, o której mowa w pkt. 13, ADMINISTRATOR zobowiązany jest

       przedstawić maksymalnie 4 (słownie: cztery) razy w trakcie roku obrachunkowego

       (włączając sprawozdanie, o którym mowa w pkt. 12) w ramach wynagrodzenia, o

       którym mowa w § 10 ust. 1.

7.  Wsparcie ZARZĄDU, o którym mowa w niniejszym paragrafie, polega na udzieleniu

    pomocy ZARZĄDOWI bądź – gdy nie jest to sprzeczne z prawem – samodzielnym

    wykonywaniu ww. czynności przez pracowników ADMINISTRATORA w zakresie

    wynikającym z bieżących uzgodnień pomiędzy stronami UMOWY.

8.  ADMINISTRATOR z chwilą wejścia UMOWY w życie, nie bierze na siebie

    odpowiedzialności za zdarzenia wynikłe z zastanego stanu nieruchomości przekazanej

    do administrowania, które pociągnęłyby za sobą kary finansowe nałożone przez

    instytucje i organa kontrolne, jak również nie bierze odpowiedzialności cywilnej za

    szkody pozostające w związku przyczynowym z nienależytym stanem technicznym

    przekazanej nieruchomości.

§ 4 ZAKAZ PODZLECANIA USŁUGI ADMINISTROWANIA

1.  ADMINISTRATOR samodzielnie wykonuje czynności administrowania wymienione w

    Umowie i nie może przenieść obowiązków z niej wynikających na osoby trzecie.

2.  Administrowanie nieruchomością wspólną rozumiane jest w UMOWIE jako

    planowanie, organizowanie, koordynowanie oraz kontrolowanie wykonania czynności,

    o których mowa w § 3 UMOWY, w szczególności zaś jako zapewnienie – bezpośrednio

    przez ADMINISTRATORA, bądź pośrednio przez zatrudnianych przez niego w

    imieniu i na rzecz WSPÓLNOTY usługodawców – bieżącego utrzymania

    nieruchomości wspólnej w stanie co najmniej nie pogorszonym oraz doradztwa na rzecz

    właścicieli lokali i ZARZĄDU w zakresie uzasadnionego inwestowania w tę

    nieruchomość zgodnie z rocznym i wieloletnim planem gospodarczym zarządzania

    nieruchomością wspólną.

§ 5 OBOWIĄZKI WŁAŚCICIELI

1.  Właściciele lokali zobowiązani są w szczególności do:

    1) ponoszenia wydatków związanych z utrzymaniem swoich lokali, a w szczególności

       z tytułu opłat za energię elektryczną i cieplną, wodę, gaz, odprowadzanie ścieków

       oraz wywóz nieczystości,

    2) utrzymywania swoich lokali w należytym stanie technicznym i sanitarnym, a w

       szczególności ponoszenia kosztów remontów i modernizacji tych lokali,

    3) przestrzegania wewnętrznych regulaminów WSPÓLNOTY, w szczególności

       Porządku Domowego i Statutu Wspólnoty,

    4) korzystania z nieruchomości wspólnej w sposób nie utrudniający korzystania przez

       innych właścicieli lokali oraz współdziałania z nimi w ochronie nieruchomości

       wspólnej,

    5) aktywnego uczestniczenia w bieżącym utrzymaniu i uzasadnionym inwestowaniu w

       nieruchomość wspólną,

    6) terminowego, wnoszenia opłat

       związanych z zarządzaniem nieruchomości