Umowa outsourcingu usług HR

Umowa

dotycząca realizacji outsourcingu usług HR z dnia 01.07.2023 r., zawarta w Warszawie,

pomiędzy:

    Cybernetics Solutions sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, zarejestrowaną w Sądzie

    Rejonowym w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego,

    pod numerem 000543212, której członkami zarządu są Anna Kowalska i Jan Nowak,

    a której kapitał zakładowy wynosi 100 000 ( sto tysięcy ) zł, reprezentowaną przez Annę Kowalską,

    zwaną dalej zleceniodawcą

a

    Maria Zielińska, prowadzącą działalność gospodarczą pod firmą HR Experts

    z siedzibą w Krakowie, 1234567890, zwaną dalej zleceniobiorcą,

łącznie zwanymi stronami lub każda z osobna stroną

                                           1§

                                         Przedmiot umowy

1. Zleceniodawca zleca, a Zleceniobiorca zobowiązuje się do świadczenia outsourcingu usług

    HR (zwanych także „pracami”), w szczególności polegającego na:

    a) planowaniu ścieżek kariery w strukturze Zleceniodawcy,

    b) organizacji szkoleń poszerzających kompetencje pracowników Zleceniodawcy,

    c) planowaniu i nadzorowaniu procesów rekrutacji oraz szkoleń,

    d) innych działaniach, mających na celu usprawnienie procesu komunikacji wewnątrz

     firmy Zleceniodawcy,

    e) wsparcia w dokonywaniu ocen okresowych obejmujących osiągnięcia pracowników

     Zleceniodawcy (w tym roczny proces ewaluacji kompetencji),

    f) negocjacji warunków zatrudnienia,

    g) nadzorowania zasad awansu,

    h) kontakcie z Uczelniami Wyższymi oraz firmami organizującymi szkolenia

     pracownicze,

    i) nadzorowaniu polityki personalnej w strukturze organizacyjnej Zleceniodawcy,

    j) doradzaniu zarządowi firmy w zakresie wprowadzanych nowych zasad, obejmujących

     swym zakresem działania w zakresie personalnym,

    k) oraz pozostałych działań opisanych w Załączniku nr 1 „Implementacja procesów HR

     oraz polityki personalnej w Spółkach”, będącym częścią niniejszej umowy.

2. Dla potrzeb niniejszej umowy Strony ustalają, iż Zleceniobiorca odpowiadać będzie

bezpośrednio przed Zarządem Zleceniodawcy (zwany dalej „Zarządem”), a jego pozycja

w strukturze organizacyjnej Zleceniodawcy będzie analogiczna jak dla Dyrektorów

Zarządzających, co zapewni prawidłowe wykonanie usługi opisanej w pkt 1.

                                           2§

         Realizacja przedmiotu umowy i zobowiązania wzajemne Stron

1. W celu umożliwienia Zleceniobiorcy prawidłowej realizacji umowy Zleceniodawca:

a) wyraża zgodę, aby Zleceniobiorca posługiwał się w komunikacji wewnątrz, jak i na

  zewnątrz firmy powierzoną mu w ramach umowy funkcją, określoną przez Strony jako

  „Human Resources Manager”, wszelkimi znakami handlowymi oraz nazwami własnymi,

  identyfikującymi go jako członka organizacji Zleceniodawcy, mającymi istotny wpływ na

  postrzeganie wizerunku firmy, w ramach prowadzonych działań w imieniu i na rzecz

  Zleceniodawcy przez Zleceniobiorcę,

b) zapewni na czas realizacji umowy Zleceniobiorcy dostęp do akt osobowych,

  dokumentów i materiałów mogących mieć istotny wpływ na dokonywanie ocen i analiz

  w ramach realizacji usługi opisanej w § 1 pkt 1,

c) udostępni miejsce do wykonywania zadań w jego siedzibie (w tym dostęp do

  pomieszczeń konferencyjnych) na czas realizacji usługi, dla której niezbędna jest

  obecność Zleceniobiorcy, w celu jej wykonania, zapewniając takim działaniom

  zachowanie poufności przetwarzanych dokumentów i danych personalnych osób,

  opisanej w niniejszej umowie,

d) zapewni Zleceniobiorcy dostęp do: konta poczty elektronicznej w ramach posiadanej

  przez siebie infrastruktury teleinformatycznej, linii telefonicznej, urządzeń biurowych (tj.

  drukarka, skaner, fax, etc.) materiałów eksploatacyjnych i biurowych (papier, koperty,

  etc.), niezbędny do realizacji działań wynikających ze świadczonej usługi, na koszt

  własny Zleceniodawcy,

2. W ramach niniejszej umowy Zleceniobiorca zobowiązany jest w szczególności do:

a) wywiązania się ze świadczonych usług opisanych w § 1 pkt 1 w wymiarze 160 godz.

  miesięcznie

b) przeprowadzania łącznie do 5 procesów rekrutacyjnych miesięcznie na rzecz

  Zleceniodawcy lub Innovative Tech Sp.z o.o., ul. Nowa 1, Warszawa, z którą to

  Zleceniodawca pozostaje w relacji partnerskiej, w związku z przynależnością do jednej

  grupy kapitałowej. Przez termin „proces rekrutacyjny” rozumie się: rekrutację jednej

  osoby. Strony zgodnie postanawiają, że maksymalna liczba trwających procesów

  rekrutacyjnych wynosi 15 na kwartał. Strony zgodnie postanawiają, że w przypadku

  niezakończenia procesu rekrutacyjnego w danym okresie (miesięcznie lub kwartalnie) nie

  jest możliwe rozpoczęcie kolejnego procesu rekrutacyjnego, jeśli liczba trwających

  procesów rekrutacyjnych wynosi 5 na miesiąc lub 15 na kwartał

c) posługiwania się za wiedzą i zgodą Zleceniodawcy, z własnych urządzeń tj. komputer

  osobisty, skonfigurowanych i zabezpieczonych w sposób wskazany przez Zleceniodawcę,

  na zasadach określony szczegółowo w wewnętrznych dokumentach organizacji

  Zleceniodawcy

d) pozostawienia do dyspozycji Zleceniodawcy w trakcie trwania jak i po zakończeniu

  niniejszej umowy, bez przenoszenia majątkowych praw autorskich lub pokrewnych

  posiadanej wiedzy (know-how), wszelkich wytworzonych przez Zleceniobiorcę,

  dokumentów, instrukcji, materiałów szkoleniowych, regulaminów, itd. z prawem do ich

  zwielokrotniania i udostępniania w ramach organizacji Zleceniodawcy na dowolnym polu

  eksploatacji

e) Zleceniodawca upoważnia Zleceniobiorcę do przetwarzania danych osobowych

  zawartych w zbiorach prowadzonych przez Zleceniodawcę

f) Zleceniodawca wyraża zgodę, aby Zleceniobiorca, mógł zlecać część wykonywanych

  przez niego zadań (jak np.: przygotowanie materiałów szkoleniowych, „headhuntingu” przy

  procesie rekrutacji) podwykonawcy, z zastrzeżeniem, iż nie wpłynie to na koszt umowy,

g) Zleceniobiorca zobowiązuje się do organizowania w ramach potrzeby i po

  wcześniejszej akceptacji kosztów przez Zleceniodawcę, szkoleń zewnętrznych. Do jego

  zadań będzie należało: negocjowanie ceny oraz wybór dostawcy ww. usług.

                                           3§

                 Czas trwania umowy i warunki szczególne

1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony, od dnia 01.08.2023 r.

2. Każda ze stron może rozwiązać umowę z zachowaniem 3 miesięcznego okresu

wypowiedzenia przypadającego na koniec miesiąca kalendarzowego. Początek okresu

wypowiedzenia zaczyna się z pierwszym dniem miesiąca kalendarzowego następującego po

miesiącu dokonania wypowiedzenia.

                                           4§

                                         Wynagrodzenie

1. Z tytułu wykonywania niniejszej umowy Zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie

ryczałtowe w wysokości 8 000 PLN netto + należny podatek vat 23% (osiem tysięcy złotych netto)

miesięcznie.

2. W przypadku większego nakładu prac w danym miesiącu przez Zleceniobiorcę, niż

wymieniono w § 2 pkt 2, Zleceniobiorcy należy się dodatkowe wynagrodzenie, którego

wypłata wymaga uprzedniej zgody Zarządu w przedmiocie dodatkowych prac. W takim

przypadku Zleceniobiorca informuje Zarząd o zakresie dodatkowych prac i czasie

koniecznym do ich wykonania. Zleceniobiorcy przysługuje dodatkowe wynagrodzenie

w wysokości 100 zł (słownie: sto złotych netto) za każdą rozpoczętą godzinę

dodatkowych prac. Zleceniodawca może odmówić zapłaty jedynie w przypadku, gdy

dodatkowe prace zostały wykonane bez zgody Zarządu.

3. Zleceniodawca dokona przelewu bankowego na rzecz Zleceniobiorcy na podstawie

prawidłowo wystawionej faktury VAT (FV).

4. FV będzie wystawiana do 10 dnia każdego miesiąca a jej termin płatności będzie datowany

na ostatni dzień danego miesiąca.

                                           5§

                                        Poufność informacji

1. Strony zobowiązują się do zachowania poufności wszelkich informacji uzyskanych przez

Strony w związku z wykonaniem umowy (podczas jej trwania, jak i po wygaśnięciu).

Obowiązek ten nie dotyczy informacji, które zostały udostępnione stronie trzeciej za zgodą

Strony, której informacje dotyczą, a także tych informacji, których zachowanie poufności

zostało ograniczone do 2 lat, wyszczególnionych w pkt 2 poniżej.

2. Strony zobowiązują się w trakcie trwania umowy jak i w okresie 5 lat po jej wygaśnięciu

do:

a) zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących ich działalności,

b) zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku z realizacją

  świadczonej usługi określonej umową,

c) nie ujawniania żadnych informacji, które mogłyby narazić Strony, ich klientów

  i pracowników na szkody, bez względu na ich charakter (tzn. materialne i niematerialne),

.3 Żadna ze Stron bez zgody drugiej Strony nie ujawni informacji poufnej jakiejkolwiek

Stronie Trzeciej. Przez Stronę Trzecią należy rozumieć osobę fizyczną lub prawną

niezwiązaną kapitałowo, organizacyjnie lub na zasadzie podległości służbowej ze

Zleceniodawcą. W przypadkach wątpliwych Zleceniobiorca uzyska zgodę Zleceniodawcy

na ujawnienie informacji. Opisana w niniejszym ustępie umowy klauzula poufności nie

dotyczy osób zajmujących stanowiska kierownicze w podmiotach powiązanych finansowo

  lub organizacyjnie ze Zleceniodawcą

                                           6§

               Prawo właściwe i rozwiązywanie sporów

1. Strony oświadczają, iż postanowienia umowy mają pierwszeństwo w stosowaniu przed

wszelkimi innymi uregulowaniami wewnętrznymi Stron.

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy prawa

polskiego.

3. W przypadku powstania sporu na tle wykonania niniejszej Umowy, Strony dołożą

wszelkich starań do osiągnięcia ugody, jednakże gdyby okazało się to niemożliwe,

przedmiot sporu zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla

siedziby Zleceniobiorcy.

                                           7§

                                     Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym

egzemplarzu dla Zleceniobiorcy i Zleceniodawcy.

 

              (zleceniodawca)                              (zleceniobiorca)