Umowa używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych

Prawo: praca
Kategoria: umowa
Klucze: cel służbowy, koszty, limit kilometrów, pojazd prywatny, prawo polskie, ryczałt, umowa, użytkowanie, wypowiedzenie

Umowa używania pojazdu prywatnego do celów służbowych jest dokumentem określającym warunki korzystania z prywatnego samochodu w celach związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych. W umowie powinny znaleźć się informacje dotyczące sposobu użytkowania pojazdu, warunków ubezpieczenia oraz odpowiedzialności za ewentualne szkody. Należy precyzyjnie określić zakres wykorzystywania samochodu oraz warunki związane z ponoszeniem kosztów paliwa i serwisu.

UMOWA O UŻYWANIE POJAZDU PRYWATNEGO DO CELÓW SŁUŻBOWYCH

zawarta w dniu 20.03.2024 w Warszawie pomiędzy:

1) Firma "Przykładowa" Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie

przy ulicy Polnej 12, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego

przez Warszawski Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Sądu

Rejonowego w Warszawie, NIP: 1234567890, REGON: 012345678,

reprezentowaną przez Jana Kowalskiego (Prezes Zarządu), zwaną dalej Pracodawcą

2) Anna Nowak zamieszkałą w Warszawie przy ulicy Kwiatowej 5,

legitymującą się dowodem osobistym numer ABC123456, PESEL: 12345678901,

NIP: 0987654321, zwaną dalej Pracownikiem,

łącznie zwanymi dalej stronami,

o następującej treści:

§1

1. Pracodawca upoważnia Pracownika do używania w celach służbowych pojazdu

– samochodu osobowego, będącego własnością Pracownika, marki Skoda o

pojemności silnika 1.6 cm3, numer rejestracyjny WA12345, rok produkcji 2018 w jazdach lokalnych, tj. w graniach administracyjnych Warszawa (nazwa miasta lub gminy), a Pracownik wyraża zgodę na powyższe.

2. Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa Pracodawca według

stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonej w § 2 umowy, przy czym

stawki za kilometr przebiegu zgodnie z rozporządzeniem Ministra

Infrastruktury z dnia 20.07.2002 (Dz.U. z 2002 r. Nr 137, poz. 1172), zwanym

dalej rozporządzeniem, w sprawie warunków ustalania oraz sposobu

dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów

osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy,

nie mogą być wyższe niż 0.8357.

§2

1. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne wynosić będzie 500 (ilość)

kilometrów, a stawka za kilometr przebiegu wynosi 0.70 zł (słownie:

siedemdziesiąt groszy).

2. Limit kilometrów na jazdy lokalne ustalony w zależności od liczby

mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest

zatrudniony, nie może przekroczyć, zgodnie z rozporządzeniem

(oznaczenie aktu prawnego).

3. Ryczałt należny Pracownikowi z tytułu używania pojazdu opisanego w § 1

umowy do celów służbowych będzie stanowił iloczyn przyznanego mu limitu

kilometrów i stawki za 1 kilometr.

4. Ryczałt będzie płatny w terminie 14 dni od złożenia przez

Pracownika oświadczenia o używaniu pojazdu prywatnego do celów

służbowych.

5. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do umowy. Oświadczenie to

powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer

rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności Pracownika w miejscu pracy

w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej

nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem

do celów służbowych.

6. Oświadczenie należy złożyć do 10 dnia każdego

kolejnego miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym

Pracownik używał pojazdu prywatnego do celów służbowych.

7. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 50 zł (słownie: pięćdziesiąt złotych)

za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika z powodu choroby, urlopu,

podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz

za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do

celów służbowych.

§3

1. Umowa została zawarta na czas określony.

2. Umowę zawartą na czas nieokreślony, każda ze stron może wypowiedzieć z

zachowaniem 1 - miesięcznego okresu wypowiedzenia.

3. Umowa ulega rozwiązaniu z chwilą rozwiązania umowy o pracę, jak również z

chwilą utraty przez Pracownika lub pozbawienia go własności samochodu.

4. Pracownik jest obowiązany zawiadomić niezwłocznie Pracodawcę o

ewentualnej utracie bądź pozbawieniu własności samochodu.

§4

1. Umowa wchodzi w życie z dniem jej zawarcia.

2. Wszelkie zmiany i uzupełnienia umowy wymagają formy pisemnej pod

rygorem nieważności.

3. Załączniki do umowy stanowią jej integralną część.

4. W sprawach nieunormowanych niniejszą umową będą miały zastosowanie

przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne obowiązujące akty prawne, w

szczególności rozporządzenie, o którym mowa w § 2 umowy.

5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach w polskiej

wersji językowej oraz w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach we

francuskiej wersji językowej, po jednym egzemplarzu każdej wersji językowej

dla każdej ze stron. W przypadku rozbieżności pomiędzy polską i francuską

wersją językową – wiążąca jest wersja polska. Prawem rządzącym umową jest

prawo polskie.

(podpis Pracodawcy) (podpis Pracownika)

Umowa używania pojazdu prywatnego do celów służbowych to istotny dokument regulujący kwestie związane z korzystaniem z prywatnego samochodu w celach zawodowych. Poprawnie sporządzona umowa pozwala uniknąć nieporozumień oraz określić prawa i obowiązki wszystkich stron. Ważne jest aby dokładnie sprecyzować warunki użytkowania pojazdu oraz zabezpieczyć się przed ewentualnymi ryzykami związanymi z korzystaniem z samochodu służbowego.