Instrukcja przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu

Wewnętrzna instrukcja w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy

oraz finansowaniu terroryzmu

§1

Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Instrukcja określa sposób postępowania w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

2. Obowiązek ustanowienia i stosowania instrukcji wynika z art. 50 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej jako Ustawa).

3. Instrukcja opisuje sposoby identyfikacji i weryfikacji tożsamości Klienta, oceny stosunków gospodarczych, identyfikacji Klientów o statusie PEP, identyfikacji i weryfikacji tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz przeprowadzania oceny ryzyka prania pieniędzy w "Wirtualne Usługi Księgowe".

§2

Ilekroć w niniejszej instrukcji mowa jest o:

Beneficjent rzeczywisty - rozumie się:

a) Anna Nowak lub Jan Kowalski sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub Maria Wiśniewska lub Piotr Zieliński, w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna, w tym:

b) w przypadku klienta będącego Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością inną niż spółka, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym podlegającym wymogom ujawniania informacji wynikającym z przepisów prawa Unii Europejskiej lub odpowiadającym im przepisom prawa Stanów Zjednoczonych:

• Alicja Malinowska będącą udziałowcem lub akcjonariuszem klienta, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej Spółki,

• Barbara Kowalska dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym klienta, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,

• Celina Dębowska sprawującą kontrolę nad Spółką Akcyjną lub Spółką Komandytową, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji klienta, lub łącznie dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie klienta, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,

• Dorota Zawadzka sprawującą kontrolę nad klientem poprzez posiadanie w stosunku do tej Spółki uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 15 września 2000 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106), lub

• Ewa Wiśniewska zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób określonych w tiret pierwszym, drugim, trzecim i czwartym oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,

c) w przypadku klienta będącego trustem:

• Fundator,

• Powiernik,

• Protektor, jeżeli został ustanowiony,

• Beneficjent,

• Osoba sprawującą kontrolę nad trustem,

d) w przypadku klienta będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, wobec którego nie stwierdzono przesłanek lub okoliczności mogących wskazywać na fakt sprawowania kontroli nad nim przez osobę fizyczną lub osobę prawną, przyjmuje się, że taki klient jest jednocześnie beneficjentem rzeczywistym.

Członkowie rodziny Prezydenta RP (PEP) – rozumie się przez to: a) żona lub mąż pozostająca we wspólnym pożyciu z Prezydentem RP, b) dzieci Prezydenta RP i jego żony lub męża pozostającej we wspólnym pożyciu, c) rodzice Prezydenta RP.

Finansowanie terroryzmu – czyn określony w art. 165a ustawy z 2000 roku – Kodeks Karny.

AML – Anti-Money Laundering.

Kadra kierownicza wyższego szczebla – rozumie się przez to członka zarządu, dyrektora lub pracownika "Wirtualne Usługi Księgowe" posiadającego wiedzę z zakresu ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z działalnością "Wirtualne Usługi Księgowe" oraz podejmującego decyzje mające wpływ na to ryzyko.

Klient – rozumie się przez to osoba fizyczna, Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub Spółka Jawna nieposiadającą osobowości prawnej, której "Wirtualne Usługi Księgowe" świadczy usługi lub dla której wykonuje czynności wchodzące w zakres prowadzonej przez nią działalności zawodowej, w tym z którą "Wirtualne Usługi Księgowe" nawiązuje stosunki gospodarcze lub na zlecenie której przeprowadza transakcję okazjonalną.

Koordynator ds. AML – Anna Nowak, o której mowa w art. 51 Ustawy.

Listy sankcyjne – listy osób i firm publikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej na stronie podmiotowej Komisji Europejskiej, o których mowa w art. 145 ust. 1 Ustawy, oraz wykazy osób, grup i firm, przeciwko którym wprowadzone zostały w prawodawstwie Unii Europejskiej szczególne środki ograniczające stosowane wprost na terenie wspólnoty.

Nieudostępnianie wartości majątkowych – szczególny środek ograniczający, który polega na nieudostępnianiu wartości majątkowych bezpośrednio ani pośrednio osobom i firmom wpisanym na listy sankcyjne ani na ich rzecz, w szczególności polega na nieudzielaniu pożyczek, kredytu konsumenckiego lub kredytu hipotecznego, niedokonywanie darowizn, niedokonywanie płatności za towary lub usługi.

Osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne (PEP) – rozumie się przez to, z wyłączeniem grup stanowisk średniego i niższego szczebla, osoby zajmujące znaczące stanowiska publiczne lub pełniące znaczące funkcje publiczne, w tym:  prezydenta, premiera, ministra, wiceministra oraz sekretarza stanu,  członków parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych,  członków organów zarządzających partii politycznych,  członków Sądu Najwyższego, Trybunału Konstytucyjnego oraz innych organów sądowych wysokiego szczebla, których decyzje nie podlegają zaskarżeniu, z wyjątkiem trybów nadzwyczajnych,  członków rad nadzorczych banków centralnych lub zarządów banków centralnych,  ambasadorów, chargé d’affaires oraz wysokich oficerów sił zbrojnych,  członków organów administracyjnych, zarządczych lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych, spółek z udziałem Skarbu Państwa, w których ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych jednostek organizacyjnych,  dyrektorów, zastępców dyrektorów oraz członków organów zarządzających międzynarodowych organizacji lub osoby pełniące równoważne funkcje w tych organizacjach,  sędziów w Sądzie Najwyższym i centralnych organach państwowych oraz prezesów Sądu Apelacyjnego,  inne osoby zajmujące stanowiska publiczne lub pełniące funkcje publiczne w organach państwa lub centralnych organach administracji rządowej.

Osoby powiązane – rozumie się przez to: a) osoby będące beneficjentami rzeczywistymi spółek kapitałowych, spółek osobowych nieposiadających osobowości prawnej lub trustów wspólnie z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne lub utrzymujące z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne inne bliskie stosunki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, b) osoby będące jedynym beneficjentem rzeczywistym spółki kapitałowej, spółki osobowej nieposiadającej osobowości prawnej lub trustu, o których wiadomo, że zostały utworzone w celu uzyskania faktycznej korzyści przez osobę zajmującą eksponowane stanowisko polityczne.

Pranie pieniędzy – czyn określony w art. 299 ustawy z 2000 r. – Kodeks Karny.

Przeprowadzanie transakcji – rozumie się przez to wykonanie przez "Wirtualne Usługi Księgowe" zlecenia lub dyspozycji wydanej przez Klienta lub osoby działającej w jego imieniu.

Realizator ds. AML – Jan Kowalski zajmująca kierownicze stanowisko, o której mowa w art. 52 Ustawy, odpowiedzialna za zapewnienie zgodności działalności, jej pracowników oraz innych osób wykonujących na jej rzecz czynności z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, wykonująca, na podstawie umocowania, wskazane obowiązki określone w instrukcji.

Stosunki gospodarcze – rozumie się przez to stosunki "Wirtualne Usługi Księgowe" z klientem związane z działalnością zawodową "Wirtualne Usługi Księgowe", które w chwili ich nawiązywania wykazują cechę trwałości.

Transakcja – czynność prawna lub faktyczna, na podstawie której dokonuje się przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych, lub czynność prawna lub faktyczna dokonywana w celu przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych.

Transakcja okazjonalna – transakcja, która nie jest przeprowadzana w ramach stosunków gospodarczych.

Transakcja powiązana - to co najmniej dwie lub więcej transakcji jednostkowych o wartości każdej z nich poniżej 15 000 PLN jeżeli ich łączna wartość przekracza 15 000 PLN, a okoliczności ich dokonywania wskazują że posłużono się więcej niż jedną transakcją w celu uniknięcia ujawnienia wobec "Wirtualne Usługi Księgowe" przekroczenia wartości 15 000 PLN jako kwoty progowej, powodującej rejestrację transakcji. Powiązanie transakcji jednostkowych może być: 1. podmiotowe – w szczególności gdy występuje tożsamość zlecającego lub beneficjenta (a także ich rodziny, w przypadku spółek także składu ich organów) lub identyczność adresu, 2. przedmiotowe – zbieżność deklarowanej ekonomicznej treści transakcji lub jej podstawy prawnej. Transakcja powiązana może być realizowana jednym zleceniem zbiorczym albo, co jest regułą, serią zleceń (dyspozycji). Nie ustala się okresu, w którym seria zleceń może stanowić o uznaniu transakcji jednostkowych za transakcję powiązaną.

Transakcja podejrzana – transakcja, której okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, bez względu na jej wartość i charakter.

Transfer środków pieniężnych – dowolna transakcja przynajmniej częściowo realizowana elektronicznie w imieniu płatnika za pośrednictwem instytucji finansowej (np. banku) w celu udostępnienia środków pieniężnych odbiorcy za pośrednictwem instytucji finansowej, bez względu na to, czy płatnik i odbiorca są tą samą osobą (np. przelew między własnymi rachunkami), i niezależnie od tego, czy instytucja finansowa płatnika jest tożsamy z instytucją finansową odbiorcy (np. przelew w ramach jednego banku). W szczególności transferami środków pieniężnych będą spełniające powyższe warunki polecenie przelewu, polecenie zapłaty, przekaz pieniężny czy transfery wykonywane przy wykorzystaniu karty płatniczej.

Trust – rozumie się przez to regulowany przepisami prawa angielskiego stosunek prawny wynikający ze zdarzenia prawnego, umowy lub porozumienia, w tym zespołu takich zdarzeń lub czynności prawnych, na podstawie którego dokonuje się przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych na powiernika w celu sprawowania zarządu powierniczego oraz udostępniania tych wartości beneficjentom tego stosunku

Ustawa – ustawa z 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wraz z nowelizacjami.

Wartości majątkowe – prawa majątkowe lub inne mienie ruchome lub nieruchomości, środki płatnicze, instrumenty finansowe w rozumieniu ustawy z 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi, inne papiery wartościowe, waluty wirtualne oraz kruszce.

§3

Pranie pieniędzy - to podejmowanie działań (czynności) mających na celu ukrycie korzyści majątkowych uzyskanych z popełnionych przestępstw (bez względu na to, czy były one popełniane przez ukrywającego czy przez inną osobę) i nadanie im znamion legalnego pochodzenia, poprzez znalezienie (stworzenie) podstaw prawnych uzasadniających posiadanie tych korzyści majątkowych. Pieniądze pochodzą z działalności przestępczej, przynoszącej dochody, których nie można zaksięgować i zapłacić za nie podatku, dlatego też zostają wprowadzane do obiegu w sposób zamaskowany z wykorzystaniem legalnych transakcji. Proceder prania pieniędzy ma umożliwić sprawcom swobodne korzystanie z pieniędzy, w taki sposób by nie wzbudzić zainteresowania organów kontroli i ścigania.

1. Najczęstsze źródła brudnych pieniędzy to: 1) Tzw. szara strefa, czyli środki pochodzące z unikania płacenia podatków. 2) Produkcja, handel i przemyt narkotyków. 3) Zakup broni. 4) Nielegalny handel ludźmi. 5) Przestępstwa przeciwko życiu i zdrowiu, m.in. zabójstwa na zlecenie, przestępstwa porachunkowe. 6) Przestępstwa przeciwko mieniu np. napady na banki, egzekwowanie długów, wymuszanie za ochronę, kradzieże i przemyt samochodów, kradzieże i przemyt dzieł sztuki oraz antyków. 7) Przemyt różnych towarów, np. sprzętu audio-video, alkoholu, papierosów. 8) Fałszerstwa: pieniędzy, papierów wartościowych, faktur, czeków, kart kredytowych i dokumentów bankowych (polecenia przelewu/wypłaty), stempli dziennych, a także dokumentów tożsamości. 9) Defraudacje i wyprowadzanie środków finansowych z firm np. przekręty, oszustwa.

§4

1. Terroryzm – jest formą przemocy politycznej, jego najważniejszą cechą jest stosowanie przemocy lub groźby jej użycia, przy czym jest to przemoc nieprzewidywalna, drastyczna i spektakularna. Efekt zastraszania osiągany jest m.in. przez wykorzystanie w zamachach materiałów wybuchowych, przypadkowych ofiar.

2. Najczęstsze źródła Finansowania terroryzmu to: 1) Wykorzystywanie organizacji typu non-profit: stowarzyszeń, fundacji, kościołów i związków wyznaniowych np. organizacja taka prowadzi samodzielną działalność, ale część zbieranych środków przekazuje terrorystom lub też organizacja działa wyłącznie fikcyjnie, jako „przykrywka” i wszystkie zbierane środki trafiają w ręce terrorystów. Terroryści wykorzystują również takie podmioty w celach propagandowych i rekrutacyjnych poprzez ich faktyczne sponsorowanie własnymi środkami i świadczenie pomocy finansowej potrzebującym, aby mieli oni wrażenie, że otrzymują pomoc od terrorystów. 2) Dochody uzyskiwane z legalnej działalności gospodarczej osób powiązanych z terroryzmem. Wykorzystywane są tu głównie drobne podmioty prowadzące działalność związaną z obrotem gotówkowym, stosujące uproszczoną księgowość, mogą one łatwo ukryć mieszanie dochodów, gdy część środków przekazywana jest członkom organizacji terrorystycznych, np. restauracje, warsztaty rzemieślnicze, sklepy, często są to podmioty prowadzone przez członków jednej grupy etnicznej lub religijnej. 3) Dochody z działalności przestępczej – w zależności od wielkości ugrupowania i zasięgu jego działania, od popełniania prostych przestępstw typu kradzież, wyłudzenia świadczeń społecznych do zorganizowanych procederów jak handel narkotykami, handel bronią, Pranie pieniędzy, porwania dla okupu, wymuszenia, oszustwa i wyłudzenia finansowe (terroryści postępują analogicznie jak zorganizowane grupy przestępcze lub z nimi współpracują). 4) Środki przekazywane z państw wspierających terroryzm. 5) Środki pochodzą od osoby dysponującej odpowiednim majątkiem. 6) Dochody uzyskiwane z eksploatacji i sprzedaży zasobów naturalnych np. ropy naftowej w tzw. państwach upadłych ogarniętych wojną domową, w których nie ma sprawnej administracji. 7) Własne dochody członków, np. z legalnej pracy zarobkowej, zasiłków społecznych — czyli samofinansowanie się, jest możliwe w przypadku niewielkich grup terrorystycznych lub komórek działających w ramach większej sieci. W przypadku legalnych źródeł funduszy mówi się o tzw. „czyszczeniu” lub „odkażaniu” pieniędzy (ang. placement), jako przeciwieństwie brudnych pieniędzy. Środki finansowe pozyskiwane w uczciwy sposób, drogą skomplikowanych transakcji i manipulacji, trafiają do terrorystów w celu finansowania ich działalności. Wykorzystywanie nawet legalnych dochodów do Finansowania terroryzmu jest czynem zabronionym.

3. Funkcjonowanie grup terrorystycznych wymaga nie tylko pozyskiwania środków, ale również ich dystrybucję w ramach sieci. Wykorzystywane są trzy główne metody transferowania: 1) System finansowy - rozliczenia bezgotówkowe, przy wykorzystaniu różnorodnych pośredników finansowych – zapewniają szybki transfer środków pomiędzy odległymi punktami, w tym również korzystanie z kart prepaid (przedpłaconych), wykorzystaniem kryptowalut, zakładanie rachunków na słupy, fikcyjne faktury. 2) Fizyczny przewóz gotówki przez kurierów oraz tzw. systemy hawala; co zapewnia względną anonimowość, kurierzy zamiast gotówki mogą również przewozić kamienie szlachetne; 3) Międzynarodowy system wymiany handlowej, obrót towarami (np. diamentami), które są sprzedawane, a środki przeznaczane na Finansowanie terroryzmu.

§5

Fazy Prania pieniędzy i rodzaje Transakcji podejrzanych

1. Fazy Prania pieniędzy. Przyjmuje się, że typowy proceder prania pieniędzy przebiega w trzech stadiach, jednakże w praktyce nie wszystkie fazy muszą wystąpić, a czasami fazy te mogą się na siebie nakładać: 1) I faza placement; 2) II faza layering; 3) III faza integration.

2. I faza – stanowi fizyczne rozporządzenie dochodami pochodzącymi bezpośrednio z przestępstwa, poprzedzona jest najczęściej przewiezieniem gotówki jak najdalej od źródła jej pochodzenia. Polega na wprowadzeniu brudnych pieniędzy do obrotu finansowego, najczęściej poprzez wpłaty gotówkowe na rachunki bankowe, rzadziej poprzez transakcje bezgotówkowe (przelanie środków z wyłudzeń kredytów, odszkodowań z tytułu ubezpieczenia, defraudacji z rachunku). 1) Cechy: prostota, jednorodność, powtarzalność, krótkoterminowość dokonywanych transakcji. 2) Najczęściej stosowane techniki: a. tzw. smurfing – structuring lub blending – placement, tj. dokonywanie wielu depozytów lub wpłat na rachunki bankowe poniżej kwoty obligującego do wykonywania czynności identyfikacji i rejestracji transakcji w rejestrze, b. otwieranie rachunków na osoby tzw. słupy (np. bezdomnych, studentów), fałszywe nazwiska, nieistniejące firmy, stowarzyszenia, fundacje, tzw. firmy „krzaki”, c. tzw. „mieszanie”, tj. łączenie brudnych pieniędzy z legalnymi dochodami firmy. Rodzaje działalności gospodarczej przynoszące zmienne w czasie i trudne do zweryfikowania pod kątem wysokości dochody, a przez to stwarzające sposobność do „mieszania” środków, np.: kasyna, hotele, restauracje, pralnie chemiczne, bary szybkiej obsługi, d. wymiana walut lub nominałów – z niskich kwot na wysokie. 3) I faza odgrywa zasadniczą rolę w procesie prania i jest najdogodniejszym i stosunkowo najłatwiejszym momentem do wykrycia przestępstwa.

2. II faza - następuje seria transakcji mająca na celu oddzielenie brudnych pieniędzy od źródeł ich pochodzenia, celem staje się Przeprowadzenie jak największej ilości transakcji w jak najkrótszym czasie, tak by uległ zatarciu ślad wskazujący na nielegalne bądź nieujawnione pochodzenie środków, najczęściej wykorzystywane są przelewy elektroniczne. 1) Cechy: duża ilość realizowanych transakcji, transakcje często nie mają ekonomicznego uzasadnienia, prane środki często zmieniają formę, wykorzystywanie elektronicznych form przekazu pieniędzy. 2) Najczęściej stosowane techniki: a. kiting – czyli zasilanie rachunku niewielkimi wpłatami z różnych źródeł, a następnie po osiągnięciu odpowiednio wysokiego salda przelanie środków na inny rachunek, b. zakup nieruchomości, c. transfery międzynarodowe, d. cycling – polega na przelewaniu wysokich kwot na jeden rachunek, z którego są one niezwłocznie wypłacane w gotówce.

3. III faza - polega na stworzeniu rzekomego prawnego wyjaśnienia źródeł pochodzenia wypranych środków i wprowadzenie ich do legalnego obrotu poprzez: 1) transakcje kupna – sprzedaży środków trwałych (np. samochodów, mieszkań, antyków), 2) zakup upadających firm, 3) uzyskiwanie kredytu na realizację inwestycji, bez względu na jego koszt, a następnie jego szybka spłata z nielegalnych źródeł, 4) transakcje w imporcie i eksporcie – często połączone z przemytem towarów za granicę.

§6

1. Rodzaje Transakcji podejrzanych. 1) transakcja nadzwyczajna – transakcja realizowana na zapotrzebowanie Klienta w sposób kosztowny, dotycząca wysokich kwot i nieuzasadniona pod względem gospodarczym. 2) transakcja niejasna – transakcja, której sens ekonomiczno-finansowy jest niejednoznaczny, tzn. której charakterystyki finansowe są niepełne albo cel realizacji niedookreślony. 3) transakcja nietypowa – transakcja niepodobna do innych realizowanych przez danego Klienta albo określoną kategorię Klientów np. nie ma związku z profilem działalności zleceniodawcy lub też transakcja, w trakcie realizacji której sposób zachowania Klienta budzi podejrzenia pracownika np. gdy Klient dokonuje transakcji bankowych z uczestnictwem osób trzecich; transakcja lub jej niektóre elementy są nietypowe, w porównaniu z wcześniej przeprowadzanymi przez Klienta.

§7

Środki bezpieczeństwa finansowego

1. "Wirtualne Usługi Księgowe" zobowiązana jest do wykonywania środków bezpieczeństwa finansowego.

2. Środki bezpieczeństwa finansowego polegają na: a) identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości; b) identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu: - weryfikacji jego tożsamości, - ustalenia struktury własności i kontroli - w przypadku klienta będącego spółką albo fundacją nieposiadającą osobowości prawnej, c) ocenie stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskaniu informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru; d) bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych z klientem, w tym: - analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą "Wirtualne Usługi Księgowe" o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem, - badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta - w przypadkach uzasadnionych okolicznościami, - zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.

3. Środki bezpieczeństwa finansowego są stosowane w szczególności: a) przy nawiązywaniu stosunków gospodarczych; b) gdy istnieje podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu bez względu na wartość transakcji, formę organizacyjną oraz rodzaj klienta; c) gdy zachodzi wątpliwość co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.

4. Środki bezpieczeństwa finansowego powinny być stosowane wobec klientów, z którymi zawierane są umowy na dostarczenie usług/produktów polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego.

§8

Identyfikacja tożsamości klienta

1. Pracownik odpowiedzialny za obsługę lub współpracę z klientem identyfikuje: 1) tożsamość Klienta w przypadku firmy poprzez ustalenie i zapisanie: a) nazwy, b) formy organizacyjnej, c) adresu siedziby lub adresu zamieszkania, d) NIP, a w przypadku braku takiego numeru – numeru w rejestrze przedsiębiorców, numeru identyfikacji podatkowej oraz daty i miejsca urodzenia, e) imienia i nazwiska oraz PESEL lub daty urodzenia – w przypadku gdy nie nadano PESEL, oraz serii i numeru dowodu osobistego; 2) tożsamość Klienta w przypadku osoby fizycznej poprzez ustalenie i zapisanie: a) imienia i nazwiska, b) obywatelstwa, c) PESEL lub daty urodzenia – w przypadku gdy nie nadano PESEL, oraz miejsca urodzenia, d) serii i numeru dokumentu tożsamości, e) adresu zamieszkania – w przypadku posiadania tej informacji przez "Wirtualne Usługi Księgowe", f) jeżeli dłużnik jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą – dodatkowo nazwy firmy, NIP oraz adresu siedziby; 3) tożsamość osoby upoważnionej do działania przez Klienta poprzez ustalenie i zapisanie: a) imienia i nazwiska, b) obywatelstwa, c) PESEL lub daty urodzenia – w przypadku gdy nie nadano PESEL, d) miejsca urodzenia, e) serii i numeru dokumentu tożsamości, f) adresu zamieszkania.

4) Weryfikacja ustalonych danych odbywa się na podstawie: 1) dokumentów rejestrowych Klienta (KRS, CEIDG lub innych odpowiednich); 2) weryfikacji dowodów tożsamości (w przypadku osób fizycznych); 3) koncesji, licencji, zezwoleń na prowadzenie działalności lub innych dokumentów wydanych przez właściwe organy, potwierdzających uprawnienie do wykonania określonej działalności; 4) odpisów z rejestru działalności regulowanej, np. rejestru agentów nieruchomości; 5) umowy, statutu Klienta; 6) dostępnych wewnętrznych baz danych; 7) dokumentów w formie aktu notarialnego.

§9

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego

1. "Wirtualne Usługi Księgowe" w ramach stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, jest zobligowana do ustala beneficjenta rzeczywistego klienta.

2. Identyfikacja tożsamości beneficjenta rzeczywistego polega na ustaleniu i zapisaniu: 1) imienia i nazwiska; 2) obywatelstwa; oraz w przypadku możliwości uzyskania przez "Wirtualne Usługi Księgowe": 3) PESEL lub daty urodzenia – w przypadku gdy nie nadano PESEL; 4) miejsca urodzenia; 5) serii i numeru dokumentu tożsamości; 6) adresu zamieszkania.

3. Ustalenie i weryfikacja tożsamości beneficjenta rzeczywistego następują na podstawie i według poniższej kolejności oświadczenia złożonego przez klienta „Oświadczenie o beneficjencie rzeczywistym” lub wyciągu z KRS lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, w tym udostępnianych elektronicznie (KRS, CEIDG).

§ 10

Identyfikacja PEP

1. W celu ustalenia, czy klient lub beneficjent rzeczywisty jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (PEP), "Wirtualne Usługi Księgowe" przyjmuje od klienta oświadczenie w formie pisemnej „Oświadczenie PEP”, że jest on albo nie jest osobą zajmującą takie stanowisko, składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

2. W przypadku stosunków gospodarczych z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne "Wirtualne Usługi Księgowe" stosuje wobec tej osoby środki bezpieczeństwa finansowego oraz podejmuje następujące działania: 1) uzyskuje akceptację kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych z PEP; 2) stosuje odpowiednie środki w celu ustalenia źródła majątku klienta i źródła pochodzenia wartości majątkowych pozostających w dyspozycji klienta w ramach stosunków gospodarczych lub transakcji.

§ 11

Ocena ryzyka

1. "Wirtualne Usługi Księgowe" identyfikuje i przeprowadza ocenę ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu stosunków gospodarczych oraz transakcji okazjonalnych. Ocena podlega zapisaniu w formie papierowej lub elektronicznej i jest przechowywana zgodnie z poniżej przyjętymi zasadami.

2. Ocena określenia ryzyka związanego z praniem pieniędzy oraz finansowania terroryzmu została przygotowana w oparciu o obowiązujące ustawy z 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz ze strategią przyjętą przez Komisję Europejską ds. Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy oraz Finansowania Terroryzmu.

3. W oparciu o ocenę ryzyka ustala się zak