Procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu

Wewnętrzna procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy orazfinansowaniu terroryzmu

 

Wersja Data wejścia w życie Osoba odpowiedzialna za                                    realizację procedury     1.0 01.01.2023 Jan Kowalski

 

I. Podstawa prawna i zakres procedury

1. Podstawą prawną wprowadzenia wewnętrznej procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu jest art. 50 ustawy z dnia 10 lutego 2023 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. 2023 poz. 345 ze zm.).

2. Niniejsza procedura określa zasady postępowania w obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, obejmując w szczególności określenie:

1) czynności podejmowanych w celu rozpoznania i ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem na poziomie instytucji obowiązanej do stosowania ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

2) zasad rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną klienta, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu w ramach bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych z klientem;

3) zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz przechowywania dokumentów oraz informacji związanych z ich stosowaniem;

4) zasad wykonywania obowiązków w zakresie przekazywania informacji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej i jednostek prokuratury;

5) zasad upowszechniania wśród pracowników wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

6) zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

7) zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

II. Definicje

1. Beneficjent rzeczywisty – rozumie się przez to każdą osobę fizyczną sprawującą bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każdą osobę fizyczną, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna, w tym:

1) w przypadku osoby prawnej innej niż spółka, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym podlegającym wymogom ujawniania informacji wynikającym z przepisów prawa Unii Europejskiej lub odpowiadających im przepisów prawa państwa trzeciego:

a) osobę fizyczną będącą udziałowcem lub akcjonariuszem, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,

b) osobę fizyczną dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,

c) osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji lub które łącznie dysponują więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,

d) osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną poprzez posiadanie uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. 2021 poz. 217 ze zm.),

e) osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w tiret pierwszym-czwartym oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;

2) w przypadku trustu lub fundacji rodzinnej:

a) założyciela, w tym fundatora w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 2018 r. o fundacji rodzinnej (Dz.U. 2018 poz. 1496),

b) powiernika, w tym członka zarządu w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 2018 r. o fundacji rodzinnej,

c) nadzorcę, jeżeli został ustanowiony, w tym członka rady nadzorczej w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 2018 r. o fundacji rodzinnej,

d) beneficjenta, w tym beneficjenta w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 2018 r. o fundacji rodzinnej lub – w przypadku, gdy osoby fizyczne czerpiące korzyści z danego trustu nie zostały jeszcze określone – grupę osób, w których głównym interesie powstał lub działa trust,

e) inną osobę sprawującą kontrolę nad trustem lub fundacją rodzinną,

f) inną osobę fizyczną o uprawnieniach lub obowiązkach równoważnych do określonych w lit. a-e;

3) w przypadku osoby fizycznej, wobec której nie stwierdzono przesłanek lub okoliczności mogących wskazywać na fakt sprawowania kontroli nad nią przez inną osobę fizyczną lub osoby fizyczne, przyjmuje się, że taka osoba fizyczna jest jednocześnie beneficjentem rzeczywistym.

2. Blokada rachunku – rozumie się przez to czasowe uniemożliwienie korzystania i dysponowania ze wszystkich lub części wartości majątkowych gromadzonych na rachunku, w tym również przez instytucję obowiązaną.

3. Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych to system informatyczny, utworzony i zarządzany przez Ministra Finansów, w którym są gromadzone i przetwarzane informacje o beneficjentach rzeczywistych podmiotów wymienionych w art. 2 ust. 1 pkt 1 oraz informacje o osobach, o których mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. 2023 poz. 345 ze zm.), tj. osobach uprawnionych do reprezentacji tych podmiotów albo powiernikach lub osobach zajmujących stanowisko równoważne.

4. Członek rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne – rozumie się przez to:

1) małżonka lub osobę pozostającą we wspólnym pożyciu z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne;

2) dziecko osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne i jego małżonka lub osoby pozostającej we wspólnym pożyciu;

3) rodziców osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne.

5. Finansowanie terroryzmu – rozumie się przez to czyn określony w art. 165a kk.

6. Generalny Inspektor Informacji Finansowej – Generalny Inspektor Informacji Finansowej, organ administracji rządowej właściwy w sprawach przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, o którym mowa w art. 68 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. 2023 poz. 345 ze zm.).

7. Instytucja obowiązana – w kontekście niniejszej procedury to "Przykładowa Firma Sp. z o.o.".

8. Klient – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której instytucja obowiązana świadczy usługi lub dla której wykonuje czynności wchodzące w zakres prowadzonej przez nią działalności zawodowej, w tym z którą instytucja obowiązana nawiązuje stosunki gospodarcze, lub na zlecenie której przeprowadza transakcję okazjonalną, przy czym w przypadku umowy ubezpieczenia przez klienta instytucji obowiązanej rozumie się ubezpieczającego, a w przypadku umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy, o której mowa w art. 306 i art. 307 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. 2020 poz. 1526 ze zm.), przez klienta instytucji obowiązanej rozumie się wyłącznie akcjonariusza, zastawnika lub użytkownika akcji podlegającego wpisowi do tego rejestru w związku z transakcją stanowiącą podstawę dokonania wpisu.

9. Obowiązki AML – obowiązki wynikające z ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. 2023 poz. 345 ze zm.).

10. Osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne – rozumie się przez to, z wyłączeniem grup stanowisk średniego i niższego szczebla, osoby zajmujące znaczące stanowiska publiczne lub pełniące znaczące funkcje publiczne, w tym:

1) głowy państw, głowy rządów, ministrów, wiceministrów oraz sekretarzy stanu;

2) członków parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych;

3) członków organów zarządzających partii politycznych;

4) członków sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych wysokiego szczebla, których decyzje nie podlegają zaskarżeniu, z wyjątkiem trybów nadzwyczajnych;

5) członków trybunałów obrachunkowych lub zarządów banków centralnych;

6) ambasadorów, chargés d'affaires oraz wyższych oficerów sił zbrojnych;

7) członków organów administracyjnych, zarządczych lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych, spółek z udziałem Skarbu Państwa, w których ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych;

8) dyrektorów, zastępców dyrektorów oraz członków organów organizacji międzynarodowych lub osoby pełniące równoważne funkcje w tych organizacjach;

9) dyrektorów generalnych w urzędach naczelnych i centralnych organów państwowych oraz dyrektorów urzędów wojewódzkich;

10) inne osoby zajmujące stanowiska publiczne lub pełniące funkcje publiczne w organach państwa lub centralnych organach administracji rządowej.

11. Osoba znana jako bliscy współpracownicy osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne – rozumie się przez to:

1) osoby fizyczne będące beneficjentami rzeczywistymi osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustów wspólnie z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne lub utrzymujące z taką osobą inne bliskie stosunki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą;

2) osoby fizyczne będące jedynym beneficjentem rzeczywistym osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustu, o których wiadomo, że zostały utworzone w celu uzyskania faktycznej korzyści przez osobę zajmującą eksponowane stanowisko polityczne.

12. Państwo trzecie wysokiego ryzyka – rozumie się przez to państwo identyfikowane na podstawie informacji pochodzących z wiarygodnych źródeł, w tym raportów z ewaluacji krajowych systemów przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu przeprowadzanych przez FATF oraz organy lub organizacje z nią powiązane, jako nieposiadające skutecznego systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu lub posiadające znaczące braki w systemie przeciwdziałania praniu pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu.

13. Pranie pieniędzy – rozumie się przez to czyn określony w art. 299 kk.

14. Procedura – niniejsza wewnętrzna procedura przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

15. Przeprowadzenie transakcji – rozumie się przez to wykonanie przez instytucję obowiązaną dyspozycji lub zlecenia wydanych przez klienta lub osobę działającą w jego imieniu.

16. Rachunek – rozumie się przez to:

1) rachunek płatniczy w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (t.j. Dz.U. 2021 poz. 1907 ze zm.);

2) rachunek bankowy i rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej niebędące rachunkami płatniczymi;

3) rachunek papierów wartościowych i rachunek zbiorczy oraz służący do ich obsługi rachunek pieniężny, w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (t.j. Dz.U. 2022 poz. 1500 ze zm.);

4) rejestr uczestników funduszu lub ewidencję uczestników funduszu inwestycyjnego zamkniętego;

5) prowadzony w formie elektronicznej zbiór danych identyfikacyjnych zapewniających osobom uprawnionym możliwość korzystania z jednostek walut wirtualnych, w tym przeprowadzania transakcji ich wymiany;

6) rachunek derywatów w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi.

17. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1 ze zm.).

18. Stosunki gospodarcze – rozumie się przez to stosunki instytucji obowiązanej z klientem związane z działalnością zawodową instytucji obowiązanej, które w chwili ich nawiązywania wykazują cechę trwałości.

19. Transakcja – rozumie się przez to czynność prawną lub faktyczną, na podstawie której dokonuje się przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych, lub czynność prawną lub faktyczną dokonywaną w celu przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych.

20. Transakcja podejrzana – transakcja, której okoliczności wskazują, że mogą one mieć związek z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, w szczególności transakcje niespójne ze znanym i udokumentowanym charakterem działalności klienta lub nietypowe obroty dla danego rodzaju rachunku. Symptomami wskazującymi na transakcje podejrzane są m.in.: transakcje skomplikowane lub opiewające na wysokie kwoty, które nie są uzasadnione okolicznościami przeprowadzenia transakcji, są niejednoznaczne w kontekście ekonomiczno-finansowym (transakcje niejasne), transakcje, które nie są podobne do innych realizowanych przez danego klienta, przeprowadzane w nietypowy sposób, np. nie mają związku z zakresem jego działalności, niezgodne z profilem klienta (transakcje nietypowe), transakcje zlecane przez klienta realizowane w sposób kosztowny, transakcje, które nie mają uzasadnienia pod względem prawnym i gospodarczym (transakcje nadzwyczajne).

21. Trust – rozumie się przez to regulowany przepisami prawa obcego stosunek prawny wynikający ze zdarzenia prawnego, umowy lub porozumienia, w tym zespołu takich zdarzeń lub czynności prawnych, na podstawie którego dokonuje się przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych na powiernika w celu sprawowania zarządu powierniczego oraz udostępniania tych wartości beneficjentom tego stosunku oraz fundację rodzinną w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 2018 r. o fundacji rodzinnej.

22. Ustawa AML – ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. 2023 poz. 345 ze zm.).

23. Wartości majątkowe – rozumie się przez to prawa majątkowe lub inne mienie ruchome lub nieruchomości, środki płatnicze, instrumenty finansowe w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi, inne papiery wartościowe, aktywa wirtualne oraz waluty wirtualne.

24. Wstrzymanie transakcji – rozumie się przez to czasowe ograniczenie korzystania i dysponowania wartościami majątkowymi polegające na uniemożliwieniu przeprowadzenia przez instytucję obowiązaną określonej transakcji lub większej liczby określonych transakcji.

III. Obowiązki pracowników oraz pracodawcy

1. "Przykładowa Firma Sp. z o.o." jest instytucją obowiązaną w rozumieniu art. 2 ust. 1 ustawy AML.

2. Każdy pracownik i współpracownik zobowiązani są zapoznać się z niniejszą procedurą i stosować jej zapisy w codziennej pracy w zakresie wymaganym opisem stanowiska pracy lub umową zawartą z "Przykładowa Firma Sp. z o.o.".

3. Wzór oświadczenia o zapoznaniu się z procedurą i zobowiązaniu do jej stosowania stanowi Załącznik nr 1 do procedury.

IV. Osoba odpowiedzialna za koordynację realizacji obowiązków

1. Pracownikiem odpowiedzialnym za zapewnienie zgodności z przepisami ustawy AML w rozumieniu art. 51 tej ustawy jest Anna Nowak, który pełni rolę AML Officer.

2. Do obowiązków AML Officer należy również przekazywanie do GIIF zawiadomień w przypadku zdiagnozowania podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, a do jednostek prokuratury, w uzasadnionych przypadkach, podejrzenia innych niż pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu naruszeń prawa o znamionach czynów zabronionych przez przepisy karne.

V. Ocena ryzyka instytucji obowiązanej

1. Ocenę ekspozycji własnej na ryzyko prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, uwzględniającą czynniki ryzyka dotyczące:

1) klientów,

2) produktów i usług,

3) państw lub obszarów geograficznych,

4) transakcji oraz

5) kanałów dystrybucji produktów i usług,

– sporządza AML Officer w postaci elektronicznej i na bieżąco aktualizuje w związku ze zmianami czynników ryzyka, o których mowa powyżej, w żadnym przypadku nie rzadziej jednak niż co 2 lata.

2. Przy ocenie ekspozycji własnej na ryzyko należy uwzględnić obowiązującą krajową ocenę ryzyka sporządzaną co 2 lata przez Ministra Finansów i dostępną na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (aktualizowaną nie rzadziej niż co 2 lata).

3. Niewyczerpujący i poglądowy katalog rekomendowanych kryteriów wewnętrznej oceny ekspozycji na ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu stanowi Załącznik nr 2, a formularz wewnętrznej oceny ekspozycji na ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu stanowi Załącznik nr 3 do niniejszej procedury.

VI. Środki bezpieczeństwa finansowego

1. Instytucje obowiązane stosują wobec swoich klientów środki bezpieczeństwa finansowego. "Przykładowa Firma Sp. z o.o." jest instytucją obowiązaną w rozumieniu art. 2 ust. 1 ustawy AML.

2. Instytucje obowiązane rozpoznają ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz oceniają poziom rozpoznanego ryzyka.

3. Instytucje obowiązane dokumentują rozpoznane ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz jego ocenę, uwzględniając w szczególności czynniki dotyczące:

1) rodzaju klienta;

2) obszaru geograficznego;

3) rodzaju produktów, usług i sposobów ich dystrybucji;

4) poziomu środków deponowanych przez klienta lub wartości przeprowadzonych transakcji;

5) celu, regularności lub czasu trwania stosunków gospodarczych.

4. Instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego w zakresie i z intensywnością, które uwzględniają rozpoznane ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną.

5. Środki bezpieczeństwa finansowego obejmują:

1) identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości;

2) identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu:

a) weryfikacji jego tożsamości,

b) ustalenia struktury własności i kontroli – w przypadku klienta będącego osobą prawną, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub trustem;

3) ocenę stosunków gospodarczych i stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;

4) bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym:

a) analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem,

b) badanie źródła pochodzenia środków będących w dyspozycji klienta, w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,

c) zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.

6. Stosując środki bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w pkt VI.5 niniejszej procedury, identyfikuje się osobę upoważnioną do działania w imieniu klienta oraz weryfikuje jej tożsamość i umocowanie do działania w imieniu klienta.

7. Zastosowane środki bezpieczeństwa finansowego należy udokumentować, podobnie jak wyniki bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji. Na żądanie organów, o których mowa w art. 70 ustawy AML, instytucja obowiązana wykazuje, że przy uwzględnieniu poziomu rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną zastosowała odpowiednie środki bezpieczeństwa finansowego.

8. Instytucja obowiązana stosuje środki bezpieczeństwa finansowego w przypadku:

1) nawiązywania stosunków gospodarczych;

2) przeprowadzania transakcji okazjonalnej:

a) o równowartości 15 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane, lub

b) która stanowi transfer środków na kwotę przekraczającą równowartość 1 000 euro;

3) podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;

4) wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.

9. Ponadto instytucja obowiązana stosuje środki bezpieczeństwa finansowego również w odniesieniu do klientów, z którymi utrzymuje stosunki gospodarcze, z uwzględnieniem rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, w szczególności, gdy:

1) doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych;

2) doszło do zmiany uprzednio ustalonych danych dotyczących klienta lub beneficjenta rzeczywistego.

10. Instytucja obowiązana może stosować uproszczone środki bezpieczeństwa finansowego w przypadkach, w których ocena ryzyka, o której mowa w art. 33 ust. 1 ustawy AML, potwierdziła niższe ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Uproszczone środki mogą obejmować np.:

1) sprawdzenie tożsamości klienta lub beneficjenta rzeczywistego w trakcie nawiązywania stosunku gospodarczego;

2) sprawdzenie tożsamości klienta lub beneficjenta rzeczywistego w momencie, gdy transakcja przekroczy określony pułap lub po upływie roku trwania relacji gospodarczej.

11. Normalne środki bezpieczeństwa finansowego polegają na realizacji obowiązków określonych w pkt VI.5 niniejszej procedury.

12. W celu starannej realizacji normalnych środków bezpieczeństwa finansowego dokonuje się aktualizację posiadanych dokumentów i informacji, w odniesieniu do klientów zaklasyfikowanych do kategorii ryzyka „standard”, wobec czego:

1) przy każdym kontakcie z klientem powinno się zweryfikować informację, czy jego dane identyfikacyjne, dane beneficjenta/beneficjentów rzeczywistych i złożone dokumenty są aktualne;

2) w przypadku powzięcia informacji, że posiadane dokumenty są nieaktualne lub w przypadku zmiany kategorii ryzyka klienta na „wysokie” podejmuje się czynności związane z dodatkową weryfikacją wskazaną w wzmożonych środkach bezpieczeństwa procedury (pkt VI.13 niniejszej procedury);

3) co najmniej raz na 2 lata dokonuje się weryfikacji danych zawartych w dokumentacji klienta, potwierdzonej sporządzeniem kopii aktualnych dokumentów dostarczonych przez klienta lub wydrukiem dokumentów z publicznie dostępnych wiarygodnych źródeł, w szczególności na stronach internetowych: https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu lub https://www.gov.pl/web/kas/rejestr-centralny-beneficjentow-rzeczywistych lub https://bip.kprm.gov.pl/kpr/bip-rady-ministrow/skad-rzadu/.

13. Wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego polegają na realizacji obowiązków określonych w pkt VI.5. niniejszej procedury oraz ponadto na:

1) dokonywaniu dodatkowej weryfikacji klienta na podstawie dokumentów i informacji publicznie dostępnych lub dokumentów potwierdzających tożsamość oraz miejsce zamieszkania, za które uznaje się w szczególności:

a) inny dokument ze zdjęciem,

b) dokumenty podatkowe,

c) polisy ubezpieczeniowe nie starsze niż 6 miesięcy,

d) aktualny wyciąg z rachunku bankowego prowadzonego na terenie państwa członkowskiego,

e) aktualny rachunek za czynsz, prąd, wodę, gaz, energię, telefon, itp. wysyłane na adres klienta,

f) zaświadczenie o zameldowaniu,

g) prawo jazdy,

h) informacje, dane klienta pozyskane ze strony internetowej https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu lub https://www.gov.pl/web/kas/rejestr-centralny-beneficjentow-rzeczywistych lub https://bip.kprm.gov.pl/kpr/bip-rady-ministrow/skad-rzadu/,

i) akt notarialny.

14. Jako wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego w trakcie trwania umowy z klientem instytucja obowiązana powinna:

1) systematycznie monitorować transakcje;

2) pozyskiwać informacje przy każdym kontakcie z klientem, czy jego dane identyfikacyjne, dane beneficjenta/beneficjentów rzeczywistych i złożone dokumenty są aktualne;

3) co najmniej raz na rok przeprowadzać weryfikację danych zawartych w dokumentacji Klienta, potwierdzoną sporządzeniem kopii aktualnych dokumentów dostarczonych przez Klienta lub wydrukiem dokumentów z publicznie dostępnych wiarygodnych źródeł, w szczególności na stronach internetowych: https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu lub https://www.gov.pl/web/kas/rejestr-centralny-beneficjentow-rzeczywistych lub https://bip.kprm.gov.pl/kpr/bip-rady-ministrow/skad-rzadu/;

4) pozyskiwać dodatkowe informacje o kliencie, charakterze, celu stosunków gospodarczych, w celu uzyskania bardziej kompletnego profilu klienta, na przykład poprzez przeszukanie Internetu, źródeł medialnych. Informacje, których należy poszukiwać, to m.in. niekorzystne doniesienia medialne, negatywne informacje o powiązaniach klienta z krajami wyższego ryzyka i osobami lub podmiotami mogącymi mieć wpływ na jego działalność.

15. W odniesieniu do instytucji będących korespondentami z państw innych niż państwa członkowskie Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego stosowane są wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego.

16. W przypadku nawiązywania lub kontynuacji stosunków gospodarczych z klientem powiązanym z krajem trzecim wysokiego ryzyka, instytucja obowiązana uzyskuje, dodatkowe informacje o:

1) kliencie oraz beneficjencie rzeczywistym;

2) zamierzonym charakterze stosunków gospodarczych;

3) źródle środków klienta oraz beneficjenta rzeczywistego i źródle pochodzenia środków pozostających w dyspozycji klienta oraz beneficjenta rzeczywistego w ramach stosunków gospodarczych z klientem lub transakcji;

4) przyczynach i okolicznościach zamierzonych lub przeprowadzonych transakcji.

17. W przypadku gdy