Materialnoprawne i procesowe aspekty formy dokumentowej i dokumentu

Materialnoprawne i procesowe aspekty formy dokumentowej i dokumentu

Forma dokumentowa jako postać szczególnej formy czynności prawnej

Rozważania na temat formy dokumentowej należy zacząć od jej umiejscowienia w normatywnej strukturze form czynności prawnych. Forma ta została wprowadzona do polskiego systemu prawnego wraz z nowelizacją Kodeksu cywilnego oraz Kodeksu postępowania cywilnego ustawą z 10 lipca 2015 roku, która weszła w życie 8 września 2016 roku.

Nowelizacja ta wprowadziła formę dokumentową do Kodeksu cywilnego (art. 772) jako kolejną formę szczególną czynności prawnych. Została ona także zdefiniowana w art. 773 KC, który określa, że dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. W ślad za tymi zmianami dokonano również modyfikacji przepisów proceduralnych, w tym dodano art. 243¹ KPC.

Normatywna konstrukcja formy dokumentowej i dokumentu

Forma dokumentowa składa się z dwóch elementów:

• Przedmiotowy – oświadczenie woli musi być złożone w postaci dokumentu;
• Funkcjonalny – dokument musi umożliwiać ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Art. 773 KC definiuje dokument jako nośnik informacji, przy czym ustawodawca nie narzuca konkretnych wymogów co do rodzaju nośnika (np. papier, tworzywo sztuczne, forma elektroniczna) ani sposobu utrwalenia informacji (np. tekst, obraz, dźwięk). Istotne jest jedynie, aby treść dokumentu była dostępna dla osoby, do której oświadczenie jest kierowane. Tym samym dokumenty elektroniczne, takie jak e-maile, wiadomości tekstowe czy strony internetowe, mogą spełniać wymogi formy dokumentowej, o ile umożliwiają identyfikację składającego oświadczenie.

Funkcje i skutki niedochowania formy dokumentowej

Forma dokumentowa pełni przede wszystkim funkcje:

• Informacyjną – pozwala stronom na jednoznaczne komunikowanie oświadczeń woli;
• Dokumentacyjną – umożliwia zachowanie treści oświadczeń dla przyszłych odniesień;
• Dowodową – stanowi podstawę dla dowodzenia treści oświadczeń w sądzie.

Forma dokumentowa może być zastrzeżona pod rygorem ad probationem (dla celów dowodowych) lub ad eventum (dla wywołania określonych skutków prawnych). Przykładami zastosowania tej formy są rozwiązanie umowy lub odstąpienie od niej, gdzie dokonanie takich czynności może nastąpić w formie dokumentowej nawet wtedy, gdy umowa była zawarta w formie pisemnej lub elektronicznej.

Aspekty prawnoprocesowe dokumentu

Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego wprowadziła istotne zmiany w zakresie dowodów z dokumentów. Art. 243¹ KPC wyraźnie wskazuje, że przepisy dotyczące dokumentów odnoszą się do tych zawierających tekst i umożliwiających ustalenie ich wystawców. W praktyce oznacza to, że np. wiadomości e-mail lub dokumenty elektroniczne mogą być używane jako dowód w postępowaniu cywilnym, o ile spełniają powyższe kryteria.

W przypadku dokumentów tekstowych brak podpisu nie wyklucza ich mocy dowodowej, jednak wymaga ustalenia tożsamości osoby składającej oświadczenie. Z kolei dokumenty sporządzone w formie elektronicznej podlegają dodatkowym przepisom dotyczącym badania ich autentyczności (art. 254 KPC).

Podsumowanie

Forma dokumentowa została wprowadzona do polskiego systemu prawnego w celu liberalizacji przepisów dotyczących formy czynności prawnych oraz dostosowania regulacji do realiów obrotu elektronicznego. Dokumenty, które spełniają wymogi formy dokumentowej, mogą być wykorzystywane jako dowody w postępowaniach sądowych, pod warunkiem że pozwalają na ustalenie osoby składającej oświadczenie.