Ochrona danych osobowych w postępowaniu cywilnym

Sąd w postępowaniu cywilnym musi uwzględniać interesy osób trzecich dotyczące ochrony danych osobowych, zwłaszcza gdy chodzi o przedstawienie dokumentów zawierających dane osobowe. Sprawa dotyczyła sporu między spółkami SB i PN oraz konieczności przedstawienia rejestru pracowników w kontekście wymogów RODO. Trybunał podkreślił konieczność zgodności przetwarzania danych w postępowaniu sądowym z prawem, zwłaszcza z art. 6 ust. 1 lit. e) RODO.

Tematyka: dane osobowe, RODO, postępowanie cywilne, interesy osób trzecich, dowód sądowy, proporcjonalność, minimalizacja danych

Sąd w postępowaniu cywilnym musi uwzględniać interesy osób trzecich dotyczące ochrony danych osobowych, zwłaszcza gdy chodzi o przedstawienie dokumentów zawierających dane osobowe. Sprawa dotyczyła sporu między spółkami SB i PN oraz konieczności przedstawienia rejestru pracowników w kontekście wymogów RODO. Trybunał podkreślił konieczność zgodności przetwarzania danych w postępowaniu sądowym z prawem, zwłaszcza z art. 6 ust. 1 lit. e) RODO.

Nakazując przedstawienie dokumentu stanowiącego dowód faktu istotnego dla rozstrzygnięcia sprawy, sąd
musi wziąć pod uwagę interesy osób trzecich, których dane osobowe są zawarte w tym dokumencie. Dotyczy
to przykładowo rejestru pracowników, zawierający dane osobowe osób trzecich, zebrane w innym celu niż
postępowanie cywilne.
Stan faktyczny
Spółka SB wybudowała dla spółki PN budynek biurowy. Osoby wykonujące roboty na tej budowie odnotowywały
swoją obecność w elektronicznym rejestrze pracowników. Rejestr pracowników dostarczała spółka EA, która działała
w imieniu SB.
SB wniósł do szwedzkiego Sądu powództwo o zapłatę za wykonane roboty, żądając od PN zapłaty kwoty, zdaniem
SB, odpowiadającej pozostałej należności do zapłaty przez PN. Natomiast PN twierdziła, że liczba godzin
przepracowanych przez pracowników SB jest niższa od wskazanej w tym wniosku. Jednocześnie PN wniósł
o nakazanie EA przedstawienia rejestru pracowników SB w niezmienionej postaci lub ewentualnie z zakryciem
osobistych numerów identyfikacyjnych osób, których dane dotyczą.
SB sprzeciwił się temu żądaniu, podnosząc, że jest ono sprzeczne z art. 5 ust. 1 lit. b) rozporządzenia Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem
danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego
rozporządzenia o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, s. 1; dalej: RODO). Rejestr pracowników SB
zawiera bowiem dane osobowe, które zebrano w celu umożliwienia szwedzkiemu organowi podatkowemu
przeprowadzania kontroli działalności tej spółki, oraz że ujawnienie tych danych przed sądem nie byłoby zgodne
z tym celem.
Rejestr pracowników jako dowód
Zgodnie z art. 4 pkt. 2 RODO pojęcie „przetwarzanie” zdefiniowano jako operację lub zestaw operacji
wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub
niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, wykorzystywanie, ujawnianie, rozpowszechnianie lub innego
rodzaju udostępnianie. W ocenie TSUE wynika z tego, że nie tylko utworzenie i prowadzenie elektronicznego rejestru
pracowników stanowią przetwarzanie danych osobowych objęte przedmiotowym zakresem stosowania RODO (wyrok
TSUE z 30.5.2013 r., Worten, C-342/12, 
, pkt 19), lecz także przedstawienie jako dowodu dokumentu
cyfrowego lub fizycznego, zawierającego takie dane osobowe, nakazane przez sąd w ramach postępowania
sądowego.
Trybunał podkreślił, że każde przetwarzanie danych osobowych, w tym przetwarzanie przez organy publiczne takie
jak sądy, musi spełniać warunki zgodności z prawem określone w art. 6 RODO. Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e)
RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem, gdy jest ono niezbędne do wykonania zadania realizowanego
w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.
Trybunał stwierdził, że przetwarzanie danych osobowych w innym celu niż ten, w którym dane te zostały zebrane,
musi opierać się nie tylko na prawie krajowym, lecz także stanowić w demokratycznym społeczeństwie
niezbędny i proporcjonalny środek w rozumieniu art. 6 ust. 4 RODO i gwarantować jeden z celów, o których
mowa w art. 23 ust. 1 RODO. Zgodnie z art. 23 ust. 1 lit. f) RODO wśród tych celów wskazano „ochronę
niezależności sądów i postępowania sądowego”.
Trybunał orzekł, że art. 6 ust. 3 i 4 RODO należy interpretować w ten sposób, że ten przepis ma zastosowanie
w ramach sądowego postępowania cywilnego, do przedstawienia jako dowodu rejestru pracowników
zawierającego dane osobowe osób trzecich, zebrane głównie do celów kontroli podatkowej.
Interes osób, których dane dotyczą
Trybunał podkreślił, że każde przetwarzanie danych osobowyc, z zastrzeżeniem odstępstw dopuszczalnych w art. 23
RODO, powinno być zgodne z zasadami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych oraz praw osoby, której
dane dotyczą, określonymi, odpowiednio, w rozdziałach II i III tego rozporządzenia. W szczególności każde
przetwarzanie danych osobowych powinno, po pierwsze, być zgodne z zasadami określonymi w art. 5 RODO, a po
drugie - spełniać warunki zgodności z prawem, wymienione w art. 6 RODO (wyrok TSUE z 6.10.2020 r., La
Quadrature du Net i in., C-511/18, C‑ 512/18 i C-520/18, 
, pkt 208, sprawy połączone).




W niniejszej sprawie Sąd odsyłający wskazuje, że przy ocenie kwestii, czy należy nakazać przedstawienie
dokumentu zawierającego dane osobowe, właściwe przepisy rozdziału 38 RB nie ustanawiają wyraźnego wymogu
uwzględnienia interesów osób, których dane osobowe są przedmiotem danej sprawy. Zgodnie ze szwedzkim
orzecznictwem te przepisy wymagają jedynie wyważenia znaczenia dowodu i interesu strony przeciwnej
w nieujawnianiu spornych informacji. Trybunał wskazał, że przepisy RB dotyczą przedstawienia dokumentu jako
dowodu, mogą one obejmować przypadki przetwarzania danych osobowych uznane za zgodne z prawem na
podstawie przepisów art. 6 ust. 3 i 4 w zw. z art. 23 ust. 1 lit. f) RODO i art. 23 ust. 1 lit. j) RODO. Jest tak w zakresie,
w jakim te przepisy RB, po pierwsze, mają na celu zapewnienie prawidłowego przebiegu postępowania
sądowego poprzez zagwarantowanie podmiotowi prawa możliwości dochodzenia swoich praw, jeżeli istnieje
„uzasadniony interes dowodowy”, oraz po drugie, że są one niezbędne i proporcjonalne do tego celu. Zdaniem
TSUE wynika z tego, że w celu zbadania tych wymogów sąd krajowy jest zobowiązany uwzględnić występujące
w postępowaniu przeciwstawne interesy przy ocenie celowości nakazania przedstawienia dokumentu zawierającego
dane osobowe osób trzecich. Trybunał podkreślił, że rezultat dokonanego wyważenia, jakiego powinien dokonać sąd
krajowy, może różnić się zarówno w zależności od okoliczności każdej sprawy, jak i rodzaju danego postępowania.
Prawo do skutecznej ochrony sądowej
Trybunał stwierdził, że w celu zapewnienia jednostkom możliwości korzystania z prawa do skutecznej ochrony
sądowej, a w szczególności z prawa do rzetelnego procesu w rozumieniu art. 47 KPP, należy uznać, że strony
postępowania cywilnego powinny mieć możliwość dostępu do dowodów niezbędnych do wystarczającego wykazania
zasadności ich zarzutów, co może ewentualnie obejmować dane osobowe stron lub osób trzecich. Zatem rozważenie
występujących w postępowaniu interesów stanowi część badania niezbędności i proporcjonalności środka,
przewidzianych w art. 6 ust. 3 i 4 RODO, które są warunkami zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych.
Zasada proporcjonalności
Trybunał wskazał, że należy również wziąć pod uwagę art. 5 ust. 1 RODO, a w szczególności zasadę „minimalizacji
danych” zawartą w art. 5 ust. 1 lit. c) RODO, która wyraża zasadę proporcjonalności. Zgodnie z tą zasadą
minimalizacji danych dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do
celów, w których są przetwarzane (wyrok TSUE z 22.6.2021 r., Latvijas Republikas Saeima (Punkty karne), C-
439/19, 
, pkt 98). Sąd krajowy jest zatem zobowiązany do ustalenia, czy ujawnienie danych osobowych jest
adekwatne i stosowne dla zapewnienia realizacji celu określonego we właściwych przepisach prawa krajowego, oraz
czy ten cel nie może zostać osiągnięty za pomocą mniej inwazyjnych środków dowodowych.
W przypadku gdy przedstawienie dokumentu zawierającego dane osobowe okaże się uzasadnione, z tej zasady
wynika ponadto, że jeżeli tylko część tych danych wydaje się niezbędna do celów dowodowych, sąd krajowy
powinien rozważyć podjęcie dodatkowych środków w zakresie ochrony danych, takich jak zdefiniowana w art. 4 pkt. 5
RODO pseudonimizacja nazwisk osób, których dane dotyczą, lub wszelkich innych środków mających na celu
zminimalizowanie przeszkody w korzystaniu z prawa do ochrony danych osobowych, jaką stanowi przedstawienie
takiego dokumentu.
Trybunał orzekł, że art. 5 i 6 RODO należy interpretować w ten sposób, iż przy ocenie kwestii, czy należy
nakazać przedstawienie dokumentu zawierającego dane osobowe, sąd krajowy jest zobowiązany uwzględnić
interesy osób, których dane dotyczą, i wyważyć je w zależności od okoliczności każdej sprawy, rodzaju
postępowania w sprawie i z należytym uwzględnieniem wymogów wynikających z zasady proporcjonalności,
a w szczególności wymogów wynikających z zasady minimalizacji danych, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c)
RODO.

Komentarz
W niniejszym wyroku TSUE po raz kolejny potwierdził, że RODO stosuje się w krajowych postępowaniach cywilnych,
a precyzyjnie co do przepisów, które regulują uprawnienia i obowiązki sądów krajowych, w przypadku gdy
zobowiązują one uczestnika postępowania do przedstawienia dokumentu jako środka dowodowego. Trybunał
przyznał, że takie przedstawienie dokumentów stanowi przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu RODO,
a zatem w przypadku gdy żąda się przedstawienia dokumentu zawierającego dane osobowe jako dowód, sądy
muszą zawsze brać pod uwagę interesy osób, których dane dotyczą. Ponadto TSUE uznał, że przy podejmowaniu
w postępowaniu cywilnym decyzji w sprawie wydania postanowienia o ujawnieniu określonych informacji do celów
dowodowych, które pociąga za sobą przetwarzanie danych osobowych, sąd krajowy powinien przeprowadzić
badanie proporcjonalności z uwzględnieniem interesów osób, których dane dotyczą, i których dane osobowe mają
zostać przetworzone, oraz wyważyć je względem interesu, jaki strony postępowania mają w uzyskaniu dowodów.
Dokonując takiej oceny proporcjonalności, sąd krajowy powinien kierować się zasadami określonymi w art. 5 RODO,
w tym zasadą minimalizacji danych.
Niniejszy wyrok ma pełne zastosowanie do interpretacji odpowiednich polskich przepisów, w tym art. 248 KPC.

Wyrok TSUE z 2.3.2023 r., Norra Stockholm Bygg, C-268/21, 






Wyrok TSUE potwierdził zastosowanie RODO w postępowaniach cywilnych, szczególnie w kontekście przetwarzania danych osobowych jako dowodów. Sądy muszą uwzględniać interesy osób, których dane dotyczą, oraz przestrzegać zasad proporcjonalności i minimalizacji danych przy wymaganiu przedstawienia dokumentów jako dowodów.