Jednoosobowa spółka z o.o. a obowiązki wobec ZUS – Co musisz wiedzieć?

Decyzja o założeniu jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to popularny krok wśród przedsiębiorców ceniących sobie ograniczenie ryzyka majątkowego. Jednakże, forma ta wiąże się ze specyficznymi obowiązkami wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), które często bywają źródłem nieporozumień. Wiele osób zastanawia się, czy jako jedyny wspólnik takiej spółki muszą opłacać składki ZUS na takich samych zasadach jak osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Niniejszy artykuł ma na celu rozwianie tych wątpliwości i kompleksowe przedstawienie zagadnienia obowiązków ZUS w jednoosobowej spółce z o.o.

Czym jest jednoosobowa spółka z o.o. w kontekście ZUS?

Jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to forma prawna, w której całość udziałów należy do jednego wspólnika. Jest to spółka kapitałowa, posiadająca osobowość prawną, co oznacza, że stanowi odrębny podmiot od swojego założyciela. To właśnie ta odrębność i ograniczenie odpowiedzialności wspólnika do wysokości wniesionego wkładu są głównymi atutami tej formy działalności. Niemniej jednak, z perspektywy ubezpieczeń społecznych, sytuacja jedynego wspólnika jest traktowana w sposób szczególny.

Zgodnie z art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność uważa się wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz wspólników spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej. To kluczowy przepis, który determinuje obowiązki takiego wspólnika wobec ZUS. Oznacza to, że mimo iż spółka jest odrębnym bytem prawnym, jej jedyny właściciel jest traktowany przez ZUS analogicznie do osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), przynajmniej w zakresie obowiązku ubezpieczeniowego.

Warto podkreślić, że sytuacja zmienia się diametralnie, gdy spółka z o.o. ma co najmniej dwóch wspólników. Wówczas wspólnicy, o ile nie są zatrudnieni w spółce na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, czy nie pełnią funkcji członka zarządu za wynagrodzeniem podlegającym oskładkowaniu, generalnie nie podlegają obowiązkowi opłacania składek ZUS z tytułu samego posiadania udziałów.

Kluczowy obowiązek: Zgłoszenie wspólnika do ZUS

Podstawowym obowiązkiem jedynego wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. jest zgłoszenie siebie jako płatnika składek oraz jako osoby ubezpieczonej do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Proces ten należy zainicjować niezwłocznie po zarejestrowaniu spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

Zgłoszenia dokonuje się na odpowiednich formularzach:

ZUS ZFA – zgłoszenie płatnika składek (w tym przypadku wspólnika jako płatnika za samego siebie).
ZUS ZUA lub ZUS ZZA – zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i/lub zdrowotnego. ZUS ZUA składa się, gdy wspólnik podlega zarówno ubezpieczeniom społecznym, jak i zdrowotnemu. ZUS ZZA natomiast, gdy podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu (np. w przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczeń, gdzie składki społeczne są opłacane z innego tytułu, np. umowy o pracę z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym).

Termin na dokonanie zgłoszenia wynosi 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeniowego, czyli od dnia wpisu spółki do KRS lub od dnia nabycia wszystkich udziałów w spółce, jeśli stała się ona jednoosobowa w trakcie swojego istnienia. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować naliczeniem odsetek za zwłokę oraz innymi konsekwencjami ze strony ZUS.

W zgłoszeniu ZUS ZUA/ZZA należy podać odpowiedni kod tytułu ubezpieczenia. Dla wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. jest to kod 05 43 XX. Dwie ostatnie cyfry (XX) oznaczają prawo do emerytury lub renty oraz stopień niepełnosprawności (np. 00 dla osoby nieposiadającej ustalonego prawa do emerytury lub renty i nieposiadającej orzeczenia o niepełnosprawności).

Jakie składki ZUS płaci wspólnik jednoosobowej spółki z o.o.?

Wspólnik jednoosobowej spółki z o.o., traktowany jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność, ma obowiązek opłacania następujących składek ZUS:

Składki na ubezpieczenia społeczne:
- emerytalna (19,52% podstawy wymiaru),
- rentowa (8,00% podstawy wymiaru),
- wypadkowa (wysokość zróżnicowana, standardowo 1,67% podstawy wymiaru dla płatników zgłaszających do ubezpieczenia nie więcej niż 9 osób),
- chorobowa (2,45% podstawy wymiaru) – ta składka jest dobrowolna. Przystąpienie do niej daje prawo do zasiłku chorobowego w razie niezdolności do pracy.
Składka na ubezpieczenie zdrowotne:
- jej wysokość i sposób naliczania uległy istotnym zmianom w ramach Polskiego Ładu. Dla wspólników jednoosobowych spółek z o.o. jest ona ryczałtowa i wynosi 9% podstawy wymiaru stanowiącej przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale roku poprzedniego, włącznie z wypłatami z zysku, ogłaszane przez Prezesa GUS.
Składka na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy:
- Łącznie 2,45% podstawy wymiaru. Obowiązek ich opłacania istnieje, jeśli podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest co najmniej równa minimalnemu wynagrodzeniu za pracę.

Co istotne, wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. nie może skorzystać z preferencyjnych składek ZUS, takich jak "Ulga na start" (zwolnienie ze składek społecznych przez 6 miesięcy) czy "Mały ZUS Plus" (składki zależne od dochodu). Te ulgi są przewidziane wyłącznie dla osób fizycznych rozpoczynających prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej zarejestrowanej w CEIDG, a nie dla wspólników spółek kapitałowych.

Składka zdrowotna w jednoosobowej spółce z o.o. – szczegóły

Jak wspomniano, składka zdrowotna dla wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. jest ustalana ryczałtowo. Nie zależy ona od przychodów czy dochodów osiąganych przez spółkę, ani od wypłacanej dywidendy. Podstawą jej wymiaru jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw za IV kwartał poprzedniego roku, ogłaszane przez GUS. Na rok 2024, po ogłoszeniu przez GUS danych, minimalna miesięczna podstawa wymiaru składki zdrowotnej dla tej grupy przedsiębiorców wynosi 7767,85 zł (stan na styczeń 2024), co oznacza składkę w wysokości 699,11 zł (9% z 7767,85 zł). Jest to istotna różnica w porównaniu do przedsiębiorców na JDG rozliczających się na skali podatkowej czy podatku liniowym, gdzie składka zdrowotna jest powiązana z dochodem.

Warto pamiętać, że składka zdrowotna opłacana przez wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. nie podlega odliczeniu od podatku ani zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu na poziomie wspólnika.

Składki społeczne – co dokładnie obejmują?

Składki na ubezpieczenia społeczne to fundament systemu zabezpieczenia społecznego. Składka emerytalna gromadzi środki na przyszłą emeryturę. Składka rentowa zapewnia ochronę na wypadek niezdolności do pracy. Składka wypadkowa finansuje świadczenia związane z wypadkami przy pracy i chorobami zawodowymi. Jak już wspomniano, składka chorobowa jest dobrowolna, ale jej opłacanie jest warunkiem uzyskania prawa do zasiłku chorobowego, macierzyńskiego czy opiekuńczego. Decyzja o jej opłacaniu powinna być świadoma i przemyślana, biorąc pod uwagę indywidualną sytuację życiową i zawodową wspólnika.

Brak opłacania dobrowolnej składki chorobowej oznacza, że w przypadku choroby wspólnik nie otrzyma żadnych świadczeń pieniężnych z ZUS z tego tytułu, nawet jeśli spółka będzie ponosić straty z powodu jego absencji.

Podstawa wymiaru składek ZUS dla wspólnika

Dla wspólnika jednoosobowej spółki z o.o., który nie korzysta z żadnych ulg (a jak ustaliliśmy, nie ma takiej możliwości w przypadku składek społecznych), podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. Jest to tzw. "duży ZUS".

Na przykład, prognozowane przeciętne wynagrodzenie na rok 2024 wynosiło 7824 zł. Oznacza to, że minimalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. w 2024 roku to 4694,40 zł (60% z 7824 zł). Od tej kwoty naliczane są poszczególne składki procentowe (emerytalna, rentowa, wypadkowa, ewentualnie chorobowa oraz Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy).

Ten stały, relatywnie wysoki poziom obciążenia składkami ZUS, niezależny od faktycznych dochodów spółki czy wspólnika, jest jednym z głównych czynników, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze tej formy prawnej, szczególnie jeśli spodziewane przychody na początku działalności są niewielkie.

Jednoosobowa spółka z o.o. a ZUS – porównanie z innymi formami

Porównując obowiązki ZUS w jednoosobowej spółce z o.o. z innymi formami prowadzenia działalności, można zauważyć istotne różnice:

Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG): Przedsiębiorca na JDG ma dostęp do ulg (Ulga na start, preferencyjny ZUS, Mały ZUS Plus), co znacząco obniża obciążenia składkowe w pierwszych latach działalności lub przy niskich dochodach. Wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. takiej możliwości nie ma i od razu płaci pełne składki społeczne (tzw. duży ZUS) oraz ryczałtową składkę zdrowotną.
Spółka z o.o. wieloosobowa: Jeśli spółka ma co najmniej dwóch wspólników (nawet jeśli jeden z nich ma np. 99% udziałów, a drugi 1%), wspólnicy co do zasady nie podlegają obowiązkowi opłacania składek ZUS z tytułu samego bycia wspólnikiem. Obowiązek taki może powstać, jeśli są zatrudnieni w spółce (np. na umowę o pracę) lub pełnią funkcję członka zarządu na podstawie uchwały o powołaniu przyznającej wynagrodzenie (wówczas od tego wynagrodzenia płacona jest składka zdrowotna, a przy odpowiednich warunkach umowy – również społeczne).
Spółka cywilna: Wspólnicy spółki cywilnej są traktowani jak osoby prowadzące pozarolniczą działalność i podlegają obowiązkowi opłacania składek ZUS na zasadach podobnych do JDG, włącznie z możliwością korzystania z ulg.

To porównanie pokazuje, że jednoosobowa spółka z o.o., mimo swoich zalet (np. ograniczenie odpowiedzialności), pod względem obciążeń ZUS dla jedynego wspólnika jest mniej korzystna niż JDG (brak ulg) i często bardziej obciążająca niż spółka z o.o. wieloosobowa.

Czy wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. może uniknąć ZUS?

Generalnie, tak długo jak spółka z o.o. pozostaje jednoosobowa, jej jedyny wspólnik jest zobowiązany do opłacania składek ZUS na opisanych zasadach. Istnieją jednak pewne scenariusze, które mogą wpłynąć na ten obowiązek:

Sprzedaż minimalnego pakietu udziałów: Jeśli wspólnik sprzeda nawet niewielką część udziałów (np. 1%) innej osobie lub podmiotowi, spółka przestaje być jednoosobowa. W takiej sytuacji wspólnicy (o ile nie zachodzą inne tytuły do ubezpieczeń, np. zatrudnienie w spółce) nie podlegają już obowiązkowi ZUS z tytułu bycia wspólnikiem. Należy jednak pamiętać, że takie działanie musi być rzeczywiste i nie może mieć charakteru pozornego, mającego na celu wyłącznie obejście przepisów. Organy ZUS mogą kwestionować takie struktury, jeśli uznają je za sztuczne.
Zbieg tytułów do ubezpieczeń: Jeśli wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest jednocześnie zatrudniony na podstawie umowy o pracę z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym, wówczas z tytułu bycia wspólnikiem będzie obowiązkowo opłacał tylko składkę zdrowotną. Składki społeczne będą opłacane z tytułu umowy o pracę. Jeśli wynagrodzenie z umowy o pracę jest niższe niż minimalne, obowiązek opłacania składek społecznych z tytułu bycia wspólnikiem nadal istnieje. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku innych zbiegów (np. umowa zlecenie, inna działalność). Kwestie zbiegów tytułów do ubezpieczeń są złożone i zawsze warto je skonsultować ze specjalistą.

Warto zaznaczyć, że pełnienie funkcji prezesa zarządu bez wynagrodzenia lub na podstawie uchwały o powołaniu bez umowy o pracę czy zlecenia, samo w sobie nie rodzi obowiązku opłacania składek ZUS (poza sytuacją, gdy prezes jest jednocześnie jedynym wspólnikiem – wtedy płaci ZUS jako wspólnik). Jeśli jednak członek zarządu otrzymuje wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji na podstawie aktu powołania, od tego wynagrodzenia pobierana jest składka zdrowotna.

Inne formy zaangażowania w spółce a ZUS

Oprócz bycia jedynym wspólnikiem, osoba ta może być również zaangażowana w działalność spółki w innych rolach, co również ma swoje implikacje ZUS-owskie:

Wynagrodzenie członka zarządu na podstawie uchwały o powołaniu: Jeśli jedyny wspólnik jest jednocześnie prezesem zarządu i otrzymuje z tego tytułu wynagrodzenie na mocy uchwały zgromadzenia wspólników, to od tego wynagrodzenia obowiązkowo pobierana jest składka zdrowotna (9%). Składki społeczne nie są należne, chyba że istnieje odrębna umowa (np. kontrakt menedżerski traktowany jak zlecenie). Należy pamiętać, że to oskładkowanie jest niezależne od składek ZUS płaconych z tytułu bycia jedynym wspólnikiem.
Umowa o pracę lub umowa zlecenie ze spółką: Jedyny wspólnik może zawrzeć ze swoją spółką umowę o pracę lub umowę zlecenie. Wówczas z tytułu tych umów będą naliczane standardowe składki ZUS, zgodnie z przepisami dotyczącymi pracowników lub zleceniobiorców. Może to prowadzić do zbiegu tytułów do ubezpieczeń.
Dywidenda: Wypłata zysku w formie dywidendy dla wspólnika nie podlega składkom ZUS (ani społecznym, ani zdrowotnej). Dywidenda jest jednak opodatkowana 19% zryczałtowanym podatkiem dochodowym (tzw. podatek Belki).

Rozważając optymalizację obciążeń, przedsiębiorcy często analizują różne konfiguracje wynagrodzeń i form zaangażowania, jednak zawsze należy to robić z poszanowaniem przepisów i świadomością potencjalnych ryzyk, np. kwestionowania przez organy skarbowe lub ZUS pewnych rozwiązań jako mających na celu obejście prawa. Jeśli interesuje Cię temat optymalizacji podatkowej w spółce z o.o., zapraszamy do lektury innego naszego artykułu.

Podsumowanie – najważniejsze obowiązki ZUS w jednoosobowej spółce z o.o.

Podsumowując, jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, mimo swojej atrakcyjności pod względem prawnym i ochrony majątku prywatnego, nakłada na jedynego wspólnika konkretne i nieuniknione obowiązki wobec ZUS. Kluczowe punkty to:

Jedyny wspólnik jest traktowany przez ZUS jak osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą.
Musi zgłosić się do ZUS jako płatnik składek (ZUS ZFA) i jako osoba ubezpieczona (ZUS ZUA/ZZA) z kodem 05 43 XX.
Opłaca pełne składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalna, rentowa, wypadkowa; chorobowa jest dobrowolna) od podstawy nie niższej niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.
Opłaca ryczałtową składkę zdrowotną, naliczaną od przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw za IV kwartał poprzedniego roku.
Nie może skorzystać z ulg typu "Ulga na start" czy "Mały ZUS Plus".
Sytuacja zmienia się, gdy spółka staje się wieloosobowa (co najmniej dwóch wspólników).

Skonsultuj się ze specjalistą

Zagadnienia związane z obowiązkami ZUS, szczególnie w kontekście różnych form prawnych prowadzenia działalności i możliwych zbiegów tytułów do ubezpieczeń, bywają skomplikowane. Przepisy w tym zakresie podlegają częstym zmianom, a ich interpretacja może budzić wątpliwości. Dlatego, przed podjęciem decyzji o założeniu jednoosobowej spółki z o.o. lub w przypadku jakichkolwiek niejasności dotyczących bieżących obowiązków, zawsze warto skonsultować się z doświadczonym doradcą podatkowym, księgowym lub prawnikiem. Profesjonalna porada pomoże uniknąć błędów, zoptymalizować obciążenia i zapewnić spokojne prowadzenie biznesu.

Jeśli masz dodatkowe pytania lub potrzebujesz wsparcia w zakresie rozliczeń ZUS Twojej jednoosobowej spółki z o.o., skontaktuj się z nami. Chętnie pomożemy!